GOBIERNO DEL ESTADO DE QUINTANA ROO

Colegio de Estudios Científicos y Tecnológicos del Estado

Plantel Cancún 1

ALUMNA: Alina Lucero Cen May. FECHA:

PROFESOR: Mtra. Laura Margarita Gil Polanco. GRADO: 3 GRUPO: A PARCIAL:

ESPECIALIDAD: Técnico en servicios de hotelería. TURNO: MATUTINO.

MÓDULO 2: Atiende al huésped en el área de división cuartos.

SUBMÓDULO: 2-Atiende al huésped en el área de recepción.

Actividad: Formatos y controles

Los documentos respecto a los que se utilizan en la hotelería, específicamente en

el área de recepción nos ayudan a tener acceso a cualquier tipo de información ya
sea del huésped, habitaciones, facturas, quejas… sin embargo, estos están
divididos en dos partes: documentos operacionales y documentos administrativos

Documentos operacionales

Son documentos de cualquier tipo, que la gerencia usa para especificar la

operación y el detalle de los controles para poder así entender sus procesos. La
mayoría de los hallazgos que resultan la auditoria se identifican en la revisión de
estos documentos los cuales son de este tipo: políticas, estándares, líneas y
procedimientos

A continuación, algunos documentos operacionales:

Tarjeta de registro

Es un documento el cual es utilizado con el propósito de recaudar la mayor

información posible sobre las personas que toman el servicio en dichos
establecimientos.

Datos que incluyen:

 Nombre del huésped

 Dirección
 País de origen
 Número de personas en la
habitación
 Número de cuartos asignados
 Tarifa aplicada
 Plan de alimentos
 Quién reservó la habitación
 Quién pagará la estancia
 Clave del segmento de
mercado que aplique
 Número de folio o número de
reserva dado por el sistema
 Fecha de entrada
 Fecha de salida
 Firma del huésped y de las personas que ocupan la misma habitación
 Observaciones
Estado de cuenta o folio

El estado de cuenta es un documento que provee información detallada sobre las

transacciones, montos a pagar y el estado que tiene una cuenta en particular.

Datos que incluye:

 Número de cuarto
 Nombre del huésped
 Número de personas
 Dirección del huésped
 Quién reserva
 Quién paga
 Tarifa que se va aplicar
 Número de folio o reserva
 Plan de alimentos
 Fecha de entrada
 Fecha de salida
 Observaciones
Facturas

La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una

factura, la operación no es válida a efectos formales

Datos que incluyen:

 Registro Federal de Causantes

 Dirección fiscal del huésped
 Número de folio consecutivo
 Fecha de entrada y salida
 Número de personas
 Habitación
 Fecha que se realiza
 Iva
 Días
 Cargos
 Pagos
 Total
Hoja o carta de bienvenida

La carta de bienvenida la utilizan los hoteles para crear una excelente primera
impresión ya que constituye el inicio de la estancia del huésped y puede marcar la
diferencia en su experiencia global. Puesto que proporciona un toque personal que
los huéspedes valoran enormemente. Es una demostración de la importancia que
le da el hotel en cuestión a la satisfacción de sus clientes.

datos que incluye:

 nombre del hotel

 bienvenida al huésped
 lugar y fecha
 firma del director general en
representación del hotel
Pase de salida

Comprobante que indica que el huésped ya no tiene deuda alguna con el hotel, y
con este documento el se pueda retirar

Datos que incluye:

 Nombre del huésped

 Número de cuarto
 Número de folio
 Fecha de entrada
 Fecha de salida
 Hora de salida
 Tarifa
 Procedencia
 Quién reserva
 Quién paga
 Observaciones
Papeleta de salida de dinero

es un documento probatorio de uso interno que justifica la salida de dinero de Caja

en aquellos casos en que el gasto es pequeño y no existe otro documento que

datos que incluye:

 Nombre del huésped

 Hora de salida
 Fecha de salida
 Motivo
 Firma del gerente, huésped,
cajera
Formato ajustes

El formato de ajustes es un tipo de informe de auditoría nocturna que se genera

en hoteles para registrar los cambios realizados en las transacciones del día. Este
informe es importante para asegurarse de que todas las transacciones se hayan
registrado correctamente y que no haya errores en los registros financieros. El
formato de ajustes incluye detalles sobre los cambios realizados en las
transacciones, como correcciones de precios, ajustes de impuestos y descuentos
aplicados. También puede incluir información sobre las cancelaciones y las
reservas modificadas.

datos que incluye:

 fecha
 nombre
 motivo del ajuste
 total
 firma de gerente, cajero, jefe
de área, huésped
Formatos misceláneos

es el comprobante y soporte de pago de algún servicio extraordinario. Pueden ser

vales por cambios de divisas y vales de caja.

datos que incluye:

 fecha
 nombre del huésped
 folio
 cuarto
 concepto
 importe
 total
 firma del que autoriza, cajero y
huésped
Documentos administrativos

Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos

de la Administración. Dicha comunicación es tanto interna - entre las unidades que
componen la organización administrativa como externa, como tal y con la finalidad
de evitar cualquier falta de información que pudiera repercutir en pérdidas
financieras o problemas contables.

A continuación, algunos documentos administrativos:

Requisición de almacén

formato de requisición podrá solicitar papelería que necesita al departamento

encargado. Este documento de uso interno, ayuda a llevar el control de todas las
solicitudes.

Datos que incluye:

 Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe

estar pre-impreso.

 Departamento solicitante.

 Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.

 Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona

que realiza la autorización correspondiente.

 Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar

datos imprecisos.

 Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la

compra.
Control de quejas de huéspedes

Es una reclamación formal cuando un proveedor te perjudica directamente al no

respetar los términos y condiciones en que contratas un servicio o adquieres un
bien.

Datos que incluye:

 Nombres y apellidos completos

 Dirección de notificación
 Teléfono
 Gmail
 Lugar/fecha y hora
 Descripción donde detalle los hechos que dan origen a la solicitud de
queja y reclamo
 Incluya anexos de prueba, es decir agregar la documentación que
sustente el derecho de petición.
Vales de caja

Documento administrativo empleado para dejar constancia de

un préstamo solicitado, y con el que se adquiere el compromiso de retribuirlo
luego.

Datos que lleva:

 Fecha
 Nombre y Firma del
autorizado
 Nombre y firma del que lo
recibe
 Importe
 Concepto
 Fecha
Cambio de divisas

El documento de cambio es un formulario que se utiliza para registrar las

transacciones y la transformación de una moneda extranjera a moneda nacional

Datos que lleva:

 Fecha
 Huésped
 País
 Tipo de divisa
 Cantidad
 Denominación
  Serie
 Cambio
 Subtotal
 Firma, nombre y cargo del que lo elaboro
 Total

Sobre de concentración

El archivo de concentración se instaura como el mecanismo encargado de la

recepción de toda documentación que haya pasado su periodo de trámite.

Tiene como finalidad reunir en un solo informe todos los datos estadísticos y
contables referentes a la ocupación de las habitaciones del hotel, así como los
ingresos generados por concepto de las rentas y los planes de alimentos del día
que corresponda al reporte.
datos que lleva:

 Fecha
 Cajero
 Departamento
 Turno
 Ventas en efectivo
 Pago a huéspedes
 Tarjetas de créditos
 Cupones
 Vales
 Propinas
 Ingresos netos
 Faltantes
 Sobrantes
 Total
 Neto a depositar

Reporte de cierre de turno

Elaborado al final de cada turno, este reporte

registra todos los movimientos de caja llevados a
cabo durante el turno del recepcionista-cajero.

 Fecha
 Nombre o clave del recepcionista-cajero
 Cantidad recibida en efectivo
 Cantidad procesada en tarjetas de crédito o débito
 Total, de los ingresos del turno

Bibliografía

¿Qué es un archivo de concentración? | Microformas

documento de cambio de divisas en hotel - Bing images

Vale de caja concepto, para que sirve, tipos y ejemplos

Proceso y requisitos de Quejas y Denuncias | Procuraduría Federal del Consumidor | Gobierno |

gob.mx (www.gob.mx)
▷ Formato Requisición de Compra | Excel PDF 【 2023 】 (formatosdetodo.com)

Miscelaneos Formato y Que Departamento Lo Utiliza De Un Hotel Gratis Ensayos

(buenastareas.com)

▷ ¿Qué son los archivos misceláneos? ¿Cómo borrarlos? (descargarrecuva.com)

El proceso de recepción de documentos (elpensante.com)

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (inmobiliar.gob.ec)

OFICIALIA_DE_PARTES_pdf_2020_3_27_103833.pdf (jilotzingo.gob.mx)

documentos en el área de recepción - Bing images

DOCUMENTOS DEL ÁREA DE RECEPCIÓN (jenniferayovi.blogspot.com)