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GESTIÓN DE LOS COSTO DEL PROYECTO

GESTIÓN DE LOS COSTO DEL PROYECTO

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar,
financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
Los procesos de Gestión de los costos de proyecto son:

Estimar

Determinar el
Planificar PROCESOS
presupuesto

Controlar
 CONCEPTOS CLAVE PARA LA GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
La Gestión de los Costos del Proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar
las actividades del proyecto.

Otro aspecto de la gestión de los costos es reconocer que los diversos interesados miden los costos del proyecto de
diferentes maneras y en momentos diferentes. En numerosas organizaciones, la predicción y el análisis del
rendimiento financiero esperado del producto del proyecto se llevan a cabo fuera del ámbito del proyecto. En otros,
como por ejemplo en un proyecto de obras de infraestructura, la Gestión de los Costos del Proyecto puede incluir
este trabajo. Cuando tales proyecciones y análisis forman parte del proyecto, la Gestión de los Costos del Proyecto
puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión financiera, como el retorno de la inversión,
el flujo de caja descontado y el análisis del plazo de recuperación de la inversión.

TENDENCIAS Y PRÁCTICAS EMERGENTES EN LA GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

En la práctica de la Gestión de los Costos del Proyecto, las tendencias incluyen la expansión de la gestión del valor
ganado (EVM) para incluir el concepto de cronograma ganado (ES).
 CONSIDERACIONES DE ADAPTACIÓN
Debido a que cada proyecto es único, el director del proyecto puede necesitar adaptar la forma en que se aplican los
procesos de Gestión de los Costos del Proyecto. Las consideraciones para la adaptación incluyen, entre otras:

• Gestión del conocimiento. ¿La organización cuenta con un repositorio formal de gestión del conocimiento y de bases
de datos financieras que el director del proyecto deba usar y que sea de fácil acceso?
• Estimar y presupuestar. ¿La organización cuenta con políticas, procedimientos y guías existentes, tanto formales como
informales, relacionados con la estimación de costos y la elaboración de presupuestos?
• Gestión del valor ganado. ¿La organización utiliza la gestión del valor ganado para dirigir proyectos?
• Uso del enfoque ágil. ¿La organización utiliza metodologías ágiles para dirigir proyectos? ¿Cómo afecta esto a la
estimación de costos?
• Gobernanza. ¿La organización cuenta con políticas, procedimientos y guías formales o informales de auditoría y
gobernanza
CONSIDERACIONES PARA ENTORNOS ÁGILES/ADAPTATIVOS
Los proyectos con altos grados de incertidumbre o aquellos proyectos en los que el alcance no está completamente
definido pueden no beneficiarse de los cálculos de costos detallados debido a los cambios frecuentes. En su lugar,
pueden utilizarse métodos de estimación simple (“lightweight estimation”) para generar un pronóstico rápido de alto
nivel de los costos laborales del proyecto, que luego puede ajustarse fácilmente al surgir los cambios. Las estimaciones
detalladas se reservan para horizontes de planificación a corto plazo en una modalidad justo a tiempo.
7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS COSTOS

Planificar la Gestión de los Costos es el proceso de definir cómo se han de estimar, presupuestar, gestionar,
monitorear y controlar los costos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y
dirección sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo. Este proceso se lleva a cabo
una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.
PLAN DE GESTIÓN DE LOS COSTOS

El plan de gestión de los costos es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que
se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de los costos, así como sus
herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costos.
• Unidades de medida.

• Nivel de precisión.

• Nivel de exactitud.

• Enlaces con los procedimientos de la organización.

• Umbrales de control.

• Reglas para la medición del desempeño.

• Formatos de los informes.

• Detalles adicionales.

“Hablar oscuramente lo sabe hacer cualquiera; con claridad, muy pocos.”

 ESTIMAR LOS COSTOS

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

Estimar los Costos es el proceso de desarrollar una aproximación del costo de los recursos necesarios para completar el
trabajo del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que determina los recursos monetarios requeridos para el
proyecto. Este proceso se lleva a cabo periódicamente a lo largo del proyecto, según sea necesario.
 ESTIMAR LOS COSTOS

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

• Plan de gestión de los costos.
• Plan de gestión de la calidad.
• Línea base del alcance.

DOCUMENTOS DEL PROYECTO

• Registro de lecciones aprendidas. ENTRADAS
• Cronograma del proyecto. ESTIMAR LOS
• Requisitos de recursos.
• Registro de riesgos.
COSTOS

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

• Condiciones del mercado.
• Información comercial de dominio público.
• Tasas de cambio e inflación.

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Políticas de estimación de costos,
• Plantillas de estimación de costos,
• Información histórica y el repositorio de lecciones aprendidas.
 ESTIMAR LOS COSTOS

JUICIO DE EXPERTOS
• Proyectos similares, información de la
industria, métodos de estimación de costos.

ESTIMACIÓN ANÁLOGA
• Valores de proyecto anterior similar

ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA
• Estadísticas de datos históricos
HERRAMIENTAS Y
ESTIMACIÓN ASCENDENTE TÉCNICAS
• Estimación de componentes ESTIMAR LOS
COSTOS
ESTIMACIÓN POR TRES VALORES
• Más probable/optimista/Pesimista

ANÁLISIS DE DATOS
• Análisis de alternativas.
• Análisis de reserva.
• Costo de la calidad.

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (PMIS)

• Hojas de cálculo, software, herramientas de análisis

TOMA DE DECISIONES
• Evaluación de múltiples alternativas
 ESTIMAR LOS COSTOS

ESTIMACIONES DE COSTOS
• Evaluaciones cuantitativas de costos probables
• Montos de contingencia
• Reserva para gastos no contemplados

SALIDAS
BASE DE LAS ESTIMACIONES
• Documentación de fundamentos, supuestos, ESTIMAR LOS
restricciones, riesgos, rangos y nivel de confianza.
COSTOS

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

• Registro de supuestos.
• Registro de lecciones aprendidas.
• Registro de riesgos.
ESTIMAR LOS COSTOS
 ESTIMAR LOS COSTOS

Una estimación de costos consiste en una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios
para completar la actividad.

La exactitud de la estimación del costo de un proyecto aumenta conforme el proyecto avanza a través de su ciclo de
vida. Un proyecto en su fase de inicio, por ejemplo, puede tener una estimación aproximada por orden de magnitud
(ROM) en el rango de −25% a +75%. En una etapa posterior del proyecto, conforme se va contando con más
información, el rango de exactitud de las estimaciones puede reducirse a -5% a +10%.

Se estiman los costos para todos los recursos que se van a asignar al proyecto. Estos incluyen, entre otros, el
personal, los materiales, el equipamiento, los servicios y las instalaciones, así como otras categorías especiales, tales
como el factor de inflación, el costo de financiación o el costo de contingencia.
 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

7.3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada. El beneficio clave de este proceso es que
determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto. Este
proceso se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.

El presupuesto de un proyecto contempla todos los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. La línea base de costos
es la versión aprobada del presupuesto del proyecto en sus diferentes fases temporales, que incluye las reservas para
contingencias, pero no incluye las reservas de gestión.
 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

• Plan de gestión de los costos.
• Plan de gestión de los recursos.
• Línea base del alcance.
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
• Base de las estimaciones.
• Estimaciones de costos.
ENTRADAS
• Cronograma del proyecto.
• Registro de riesgos.
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO
DOCUMENTOS DE NEGOCIO
• Caso de negocio
• Plan de gestión de beneficios.

ACUERDOS
• Contratos, costos de los productos, servicios o resultados adquiridos

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

• Tasa de cambio, por ejemplo

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Políticas, procedimientos y guías existentes.
• Información.
• Herramientas para la elaboración de presupuestos de costos, y
• Métodos para la preparación de informes.
 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

JUICIO DE EXPERTOS
• Proyectos similares, información de la industria, principios financieros

AGREGACIÓN DE COSTOS
• Suma de paquetes de acuerdo a la EDT
HERRAMIENTAS Y
ANÁLISIS DE DATOS TÉCNICAS DETERMINAR EL
• Análisis de reserva
PRESUPUESTO

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN HISTÓRICA

• Para estimaciones paramétricas o análogas.

CONCILIACIÓN DEL LÍMITE DE FINANCIAMIENTO

• Límites comprometidos, aplicación de restricciones.

FINANCIAMIENTO
• Adquisición de fondos, pueden tener ciertos requisitos
 DETERMINAR EL PRESUPUESTO

LÍNEA BASE DE COSTOS

• Versión aprobada del presupuesto

SALIDAS
REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
• Incluye todos los gastos proyectados
DETERMINAR EL
PRESUPUESTO

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

• Estimaciones de costos.
• Cronograma del proyecto.
• Registro de riesgos.
DETERMINAR EL PRESUPUESTO
 CONTROLAR LOS COSTOS

7.4 CONTROLAR LOS COSTOS

Controlar los Costos es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del proyecto y
gestionar cambios a la línea base de costos. El beneficio clave de este proceso es que la línea base de costos es
mantenida a lo largo del proyecto. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
 CONTROLAR LOS COSTOS

Para actualizar el presupuesto es necesario conocer los costos reales en los que se ha incurrido hasta la fecha.
Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo se puede aprobar a través del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios

El control de costos del proyecto incluye:

• Influir sobre los factores que producen cambios a la línea base de costos autorizada;
• Asegurar que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera oportuna;
• Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden;
• Asegurar que los gastos no excedan los fondos autorizados por período, por componente de la EDT/WBS, por
actividad y para el proyecto en su totalidad;
• Monitorear el desempeño del costo para detectar y comprender las variaciones con respecto a la línea base de
costos aprobada;
• Monitorear el desempeño del trabajo con relación a los gastos en los que se ha incurrido;
• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre utilización de costos o de recursos;
• Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y costos asociados; y
• Realizar las acciones necesarias para mantener los excesos de costos previstos dentro de límites aceptables.
 CONTROLAR LOS COSTOS

PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

• Plan de gestión de los costos
• Línea base de costos
• Línea base para la medición del desempeño

ENTRADAS
DOCUMENTOS DEL PROYECTO
• Registro de lecciones aprendidas
CONTROLAR LOS
COSTOS
REQUISITOS DE FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO
• Gastos proyectados y obligaciones anticipadas

DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

• Costos autorizados, incurridos facturados y pagados

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Políticas, procedimientos y guías existentes, formales e informales, relacionados con el control de los costos;
• Herramientas para el control de los costos; y
• Métodos de monitoreo y preparación de informes a utilizar.
 CONTROLAR LOS COSTOS

JUICIO DE EXPERTOS HERRAMIENTAS Y

• Especializados en control de costos TÉCNICAS
ANÁLISIS DE DATOS
• Análisis del valor ganado (EVA).
CONTROLAR LOS
Valor planificado (PV) COSTOS
Valor ganado (EV)
Costo real (AC)
• Análisis de variación.
Variación de cronograma (SV)
Variación de costos (CV)
• Análisis de tendencias.
Diagramas
Pronósticos
• Análisis de reservas

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR (TCPI)

• Cumplir con el objetivo de la gestión

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE

PROYECTOS (PMIS)
• Representación gráfica de la gestión de valor ganado
CONTROLAR LOS COSTOS
CONTROLAR LOS COSTOS
 CONTROLAR LOS COSTOS

INFORMACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

• En comparación con la línea base de costos SALIDAS
CONTROLAR LOS
PRONÓSTICOS DE COSTOS COSTOS
• El valor EAC calculado o ascendente debe
documentarse y comunicarse a los interesados

SOLICITUDES DE CAMBIO
• Control integrado de cambios

ACTUALIZACIONES DEL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

• Solicitud de cambio: Plan de gestión, línea base de costos, línea
base de desempeño

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

• Registro de supuestos.
• La base de las estimaciones.
• Estimaciones de costos.
• Registro de lecciones aprendidas.
• Registro de riesgos.
CONTROLAR LOS COSTOS
CONTROLAR LOS COSTOS
CONTROLAR LOS COSTOS
CONTROLAR LOS COSTOS
CONTROLAR LOS COSTOS
 CONCLUSIÓN

La gestión de costos es una herramienta necesaria para tomar decisiones acertadas en la aprobación y
ejecución de un proyecto.

Una buena planificación de los costos permite desarrollar el proyecto de forma eficiente y beneficiar los
resultados económicos de la organización.

Permite determinar si un proyecto genera valor a través de gestión de costos y controlar que los gastos se
mantengan dentro de los rangos acordados en el acta de constitución del proyecto.