Dirección del Alcance en proyectos

Wilder Inga

Tema
3
Validación del Alcance y Control del Alcance

En el presente documento, nos enfocamos en los dos últimos procesos que ocurren como
parte del seguimiento del proyecto, orientados a gestionar el alcance. La verificación y el
control del alcance se desarrollan a lo largo de todo el proyecto, como sucede con todos los
procesos de seguimiento y control en un proyecto.

2.1 Validación del alcance

Verificar el alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptación de los
entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los
entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado
satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptación formal. La verificación del alcance
difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde principalmente a la
aceptación de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de
los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los
entregables. Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificación del
alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.

En el gráfico 1, se muestra el resumen del proceso Planificación del Alcance del Proyecto.

Gráfico 1.- Resumen del proceso Validación del Alcance

Inspección
Técnicas de toma de decisiones
grupales

1.
2.
3.
Fuente: PMBOK® Guide (elaboración propia)

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2.1.1 Resultados
En el gráfico 1, los RESULTADOS (Salidas) del proceso son dos documentos
afinados y completos:

Entregables aceptados

Aquellos que cumplen el criterio de aceptación y están formalmente firmados y

aprobados por el cliente o sponsor. La documentación formal recibida del cliente o
sponsor reconociendo aceptación formal del involucrado de los entregables del
proyecto es enviada al proceso de cierre de fase o proyecto.

Solicitud de Cambio.-

Pueden cubrir necesidades preventivas o correctivas para prevenir impactos

negativos posteriores en el proyecto. Pueden incluir:
 Acciones Correctivas.- Son directivas documentadas para la ejecución del
trabajo del proyecto para lograr un rendimiento futuro alineado con el plan de
gestión del proyecto.
 Acciones Preventivas.- Es una directiva documentada para realizar una
actividad que reduce la probabilidad de consecuencias negativas asociadas con
los riesgos del proyecto.
 Reparación de Defectos.- Es una identificación documentada formalmente de
un defecto en un componente del proyecto con una recomendación para reparar
o reemplazar completamente el componente.
 Actualizaciones.- Son cambios a la documentación de control formal, planes,
etc. para reflejar ideas adicionales o modificadas, o contenidos.

Actualización de los documentos del proyecto.-

Los documentos que deberían ser actualizados en este proceso incluyen, pero no se
limitan a, la documentación de requerimientos si existen cambios aprobados.

Información de desempeño del trabajo.-

Incluye información acerca del avance del proyecto, enfocado sobre todo en los
entregables en progreso, finalizados y los aceptados. Esta información se comunica
de acuerdo con el plan de comunicaciones a los interesados.

2.1.2 Insumo
En el gráfico 1, los INSUMOS (Entradas) del proceso son:

Plan de Gestión de Alcance.-

Es la principal fuente de información para determinar cómo se planifica, ejecuta,

controla y cierra el proyecto. Describe las necesidades de comunicación entre los
stakeholders y las técnicas por utilizar. Contiene la línea base del alcance.

Documentación de requisitos.-

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Enumera todos los requisitos del proyecto y del producto, junto con sus criterios de
aceptación.

Matriz de Rastreabilidad.-

Vincula los requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.

Entregables validados.-

Los entregables validados han sido completados y revisados para verificar su

corrección por el proceso de Control de Calidad.

Datos del rendimiento de trabajo.-

La información que suele ser útil es: el grado de cumplimiento de los requerimientos,
no conformidades y ciclos de validación.

2.1.3 Técnicas y herramientas a utilizar

En el gráfico 1, las herramientas/técnicas del proceso son:

Inspección.-
Determina si el trabajo y los entregables cumplen los requisitos y criterios de
aceptación. También se les denomina revisiones, revisiones de producto, auditorías y
revisiones generales. Hay varias formas de hacerlo:
 Pruebas. Comprende un protocolo de prueba.
 Inspección. Es el examen de un producto o servicio para determinar su
idoneidad.
 Demostración. Los potenciales errores se identifican con una exhibición.
 Análisis de calidad. Se lleva a cabo cuando no se puede aplicar ninguno de los
tres métodos anteriores.

Técnicas Grupales de Toma de Decisiones.-

Son descritas en el material del tema 2. Entre las técnicas, tenemos las siguientes:
 Unanimidad
 Mayoría
 Pluralidad
 Dictadura

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2.1.4 Flujo de información de la Validación del Alcance

En el gráfico 2, se muestra el flujo de información del proceso Validación del Alcance
del Proyecto. Como se observa, hay interacción con el Control Integrado de
Cambios, con el seguimiento y control del trabajo y con el Cierre del Proyecto.

Gráfico 2.- Flujo de información de la Validación del alcance

Fuente: PMBOK® Guide (elaboración propia)

Para mayor referencia con respecto a la Planificación de la Gestión del alcance,

remítase al capítulo 5 del PMBOK® Guide, páginas 133-136.

2.2 Control del Alcance

Controlar el alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del
proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. El proceso de
controlar el alcance consiste en revisar que se estén realizando los entregables definidos en
el proyecto, ni más ni menos.
El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones
preventivas o correctivas recomendadas se procesen a través del proceso Control Integrado
de Cambios. Los cambios son inevitables, por lo que se impone algún tipo de proceso de
control de cambios.

El control del alcance del proyecto también se utiliza para gestionar los cambios reales
cuando suceden y se integra a los otros procesos de control.

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Todo cambio debe hacerse mediante el control integrado de cambios, y es importante

indicar el impacto de toda solicitud de cambio. Si no se gestiona adecuadamente, finalmente
será motivo de conflictos en el proyecto.

Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del alcance del proyecto
(scope creep).

Corrupción del Alcance (scope creep)

Son constantes cambios o agregados de último momento que los clientes desean añadirle al
Alcance del Proyecto durante su implantación. En dichos casos, los clientes no saben
especificar exactamente lo que quieren desde un principio; recién lo saben cuando
empiezan a ver lo que se les está implantando.
Todo cambio debe registrarse, sobre estos nuevos requerimientos del cliente, para tener
herramientas para futuras negociaciones con los clientes.
Para evitar que suceda una corrupción del alcance, siempre todo intento de cambio debe
pasar por el proceso Control Integrado de Cambios.

Principales causas de cambios en el Alcance

El listado que presentamos no implica que sean las únicas razones o motivos para que se
produzcan cambios en el alcance del proyecto. Entre la experiencia e información histórica,
son razones que frecuentemente se mencionan como motivo para los cambios solicitados
los siguientes:
 Errores u omisiones al definir el Proyecto o Producto
 Modificación de las prioridades de la Organización
 Movimientos del personal asignado al Proyecto
 Recortes en los presupuestos
 Compromisos asumidos difíciles de cumplir
 Ajustes de las expectativas (stakeholders)
 Deseo de incrementar el valor que brinda el proyecto al negocio

En el gráfico 3, se muestra el resumen del proceso Control de Alcance.

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Gráfico 3.- Resumen del proceso Control de Alcance

Fuente: PMBOK® Guide (elaboración propia)

2.2.1 Resultados
En el gráfico 1, los resultados (Salidas) del proceso son:

Actualizaciones de Activos de Procesos de la Organización.-

Los que pueden ser actualizados incluyen, pero no están limitados a, causas de la
varianza, acciones correctivas escogidas y sus razones, y otros tipos de lecciones
aprendidas.

Actualizaciones del Plan de Gestión del Proyecto.- Se actualiza las siguientes

partes:
 Línea Base del Alcance.- Si solicitudes de cambios aprobados tienen un efecto
sobre el alcance del proyecto, entonces el enunciado del alcance, la EDT y su
diccionario deben ser revisados y actualizados de forma que reflejen los nuevos
cambios.
 Otras Líneas Bases.- Si solicitudes de cambios aprobados tienen un efecto sobre
el alcance del proyecto, entonces la línea base de costos y del cronograma
deben ser revisados y actualizados de forma que reflejen los nuevos cambios.

Actualizaciones de Documentación del Proyecto.- Las que pueden ser

actualizados incluyen, pero no están limitados a:
 Documentación de Requerimientos.
 Matriz de Trazabilidad de Requerimientos.

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2.2.2 Insumo
En el gráfico 1, los INSUMOS (Entradas) del proceso son:

Plan de Gestión del Proyecto.-

De todo el contenido del plan, usualmente para el control del alcance se utiliza:
 La línea base del alcance.- Requerido para comparar la línea base con los
resultados reales para determinar un cambio, una acción correctiva o una acción
preventiva si es necesario.

 Plan de Gestión del Alcance.- Son las secciones en donde se indica cómo será
monitoreado y controlado el alcance del proyecto.

 Plan de Gestión de Cambios.- Define el proceso para gestionar los cambios en

el proyecto.

 Plan de configuración del proyecto.- Define los ítems que son configurables,
los ítems que requieren control de cambios formal y qué procesos implican los
cambios en dichos ítems.

 Plan de gestión de requerimientos.- Parte del plan de gestión del proyecto que
describe como los requerimientos del proyecto serán analizados, documentados
y gestionados.

Documentación de los requerimientos.-

Es descrito en guía del tema 1 como resultado del proceso de recolección de
requerimientos. Una buena documentación de los requisitos ayuda a que se detecte
más fácilmente cualquier desviación en el alcance del proyecto o del producto.

Matriz de trazabilidad de los requerimientos.-

Del mismo modo, es descrito en guía del tema 1, como resultado del proceso de
recolección de requerimientos. La matriz ayuda a detectar el impacto de cualquier
cambio o desviación en la línea base del alcance o en los objetivos del proyecto.

Datos del rendimiento de Trabajo.-

Entre los datos importantes, están el número de solicitudes de cambios recibidos, el
número de cambios aceptados y el número de entregables completados.

Activos de Procesos de la Organización.-

Los activos que pueden influenciar este proceso son, pero no se limitan a:
 Políticas, formales o informales, relativas al control de alcance, procedimientos y
lineamientos.
 Métodos a ser usados en el Monitoreo y Reporte.

2.2.3 Técnicas y herramientas a utilizar

En el gráfico 1, las herramientas/técnicas del proceso son:

Análisis de Variación.-
Son medidas de rendimiento de proyecto que son usadas para evaluar la magnitud
de la variación de la línea base de alcance original.

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Un aspecto importante del control de alcance del proyecto incluye determinar la

causa y grado de varianza relativa a la línea base de alcance y decidir cuál acción
correctiva o preventiva es requerida.

2.2.4 Flujo de información del Control del Alcance

En el gráfico 2, se muestra el flujo de información del proceso Control del Alcance.

Gráfico 2.- Flujo de información de Control del Alcance

Fuente: PMBOK® Guide (elaboración propia)

Complemente esta lectura con el siguiente video: Verificación y control del alcance del
proyecto.

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