UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN MARTIN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION

CURSO: ADMINISTRACION II

“INSTRUMENTOS DE LA
ORGANIZACION”

DOCENTE:
Lic. Adm. M. Sc. Sabino Ayala Villegas
E. Mail.: sayala@unsm.edu.pe
INSTRUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
 Estatuto.
 Reglamento de Organización y funciones.
 Manual de organización y funciones.
 El organigrama.
 Manual de procedimientos.
 Clasificador de cargos.
 Reglamento interno de trabajo.
 Cuadro de asignación de cargos.
 Cuadro de asignación de personal.
 Otros reglamentos
- Reglamento Único de Adquisiciones
- Reglamento de Licitaciones
- Reglamentos de Contratos
- Reglamento de Préstamo
- Reglamento de Seguridad
 Otros Manuales
-Manual de Comunicaciones Escritas
-Manual de Catalogo de bienes
-Manual de Políticas.
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 ESTATUTO

 Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da

origen a su constitución y funcionamiento legal de la empresa;
Contiene las normas básicas, en cuanto a su constitución,
organización asociativa y empresarial así como el sistema de gestión.
 El Estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante
una escritura pública, extendida por un Notario.
 CONTENIDO
Capítulo l. Antecedentes y Constitución
Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad.
Duración y Domicilio.
Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los
aportes y/o acciones.
Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa.
Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades.
Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa.
Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias.

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REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

 El R.O.F. es un documento técnico organizativo,

que tiene como finalidad dar formalidad legal a la
estructura, tanto de la parte asociativa como
empresarial y, de esta manera facilitar el
entendimiento del rol de la empresa y la
responsabilidad de quienes la conducen y de
quienes ejecutan tareas. Este reglamento se
deriva de los estatutos y está en función del tipo
de actividades de la empresa y de la forma en
que ésta desarrolla su actividad.

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
 Son documentos normativos operativos que detallan la
estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de
las diferentes unidades orgánicas de una institución; Así
mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por
las personas dentro de la estructura orgánica.

OBJETIVOS DEL M. O. F.
 Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica.
 Determinar la ubicación y las tareas específicas que
cumplirán los cargos, dentro de la institución.
 Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas
y externas de la dependencia.
 Proporciona información a los funcionarios y trabajadores
sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura
general de la empresa.
 Sirve como instrumento básico para la racionalización de los
procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley
de Simplificación Administrativa.
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ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Presentación
Titulo I ASPECTOS GENERALES
• Finalidad
• Base Legal
• Alcance
TITULO II ESTRUCTURA ORGANICA DE LA INSTITUCIÓN
• Estructura orgánica nominal interna
• Organigrama
TITULO III FUNCIONES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y
CARGOS
• Naturaleza
• Estructura orgánica Interna
• Funciones generales
• Funciones específicas
• Requisitos de los cargos y/o puestos
TITULO IV DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
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 FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
 Gerente General
 Está facultado para tomar decisiones de la empresa,
referente a contratos, costos, aspectos financieros y el
funcionamiento general de la empresa en proyección al
futuro.
 Particularmente se encarga de:
 Representar legalmente a la organización.
 El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos
tomados.
 Regularización de las existencias de bienes consignados en
los inventarios.
 Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de
la empresa.
 Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo
requiera.
 Reunirse mensualmente con los directivos.
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 FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
 Jefe del Área de Logística
 Se encarga de comprar lo necesario según la demanda
del producto y requerimientos de producción.
 Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene como
labores fundamentales:
 Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y
seguridad en el transporte.
 Identificación de proveedores específicos, de tal manera
que sean convertidos en clientes seguros y obtener
beneficios futuros, como descuentos, abastecimiento
oportuno, etc.
 Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no
mayor de 30 días ni menor de 15, según las
necesidades de la empresa.

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 FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
 Jefe del Área de Producción
 Es el responsable directo de la producción,
teniendo a su cargo el área de control de
calidad.
 Específicamente, el jefe de producción tiene
como tarea:
 Controlar la programación de las actividades
productivas.
 Reducir el costo de la producción al mínimo
posible.
 Efectuar y fomentar relaciones óptimas.

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 FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

 Jefe del Área de Comercialización

 Se encarga de establecer la política de
comercialización del producto final (al contado o al
crédito), las zonas donde entrará el producto, en
qué porcentajes de la producción final.
 Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene
como objetivos:
 La rápida recuperación de crédito (si existiera), y
mantenimiento de la liquidez necesaria para el
proceso productivo.
 Capacitar a los vendedores y orientarlos en
seguridad, rotación del producto y cobro inmediato.

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 FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
 Jefe del Área de Contabilidad
 Tiene como primordial misión elaborar los costos
diarios de la producción y la mano de obra directa.
 El jefe de contabilidad se encarga de:
 Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen
funcionamiento del sistema de contabilidad.
 Preparar los datos necesarios para la planificación y
control de la empresa.
 Liquidar y registrar los sueldos y salarios,
descuentos, retenciones y ajustes; de acuerdo con
las disposiciones legales vigentes.

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 El ORGANIGRAMA
Es un instrumento de la organización que tiene por finalidad
representar gráficamente la estructura orgánica de una
empresa o entidad. También se le define como la
representación gráfica de las unidades administrativas de la
organización, el cual demuestra:
  a.      El tipo de organización
b.      Los niveles jerárquicos.
c.      Los órganos, áreas administrativas y sus dependencias.
d.      Las líneas de coordinación.

Los ORGANIGRAMAS, como herramienta para la representación

gráfica de la Estructura Organizativa, constituye el medio visual por
excelencia para mostrar tanto a usuarios internos como externos, cómo
está conformada la organización, así como la división del trabajo,
niveles jerárquicos y sus principales relaciones de subordinación.
 EL ORGANIGRAMA
Representa una herramienta fundamental en toda empresa y sirve
para conocer la estructura general de la organización. Señala la
vinculación que existe entre sí de las unidades administrativas a lo
largo de las líneas de autoridades principales.
Revelan:
 La división de funciones.
 Los niveles jerárquicos.
 Las líneas de autoridad y responsabilidad.
 Los canales formales de comunicación.
 La naturaleza lineal o staff de las unidades administrativas.
 Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
 Las relaciones existentes entre los diferentes puestos de la
empresa, departamento y sección.
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 ELEMENTOS

· LAS CASILLAS.
Se utilizan para representar las diversas unidades
administrativas de la organización; es decir representan
cargos, funciones, categorías y/o personas de acuerdo al tipo
de organigrama. Estas casillas son rectangulares horizontales.
Las casillas de líneas intermitentes indican unidades previstas
por crear.

UNIDAD UNIDAD EN PROYECTO

EXISTENTE

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 · LAS LINEAS

- Las líneas continuas( ______ ):representan las relaciones directas

de autoridad o de mando y de accesoria o de apoyo y pueden ser
horizontales, verticales u oblicuas. Las verticales se usan para
relaciones de autoridad y las horizontales par relaciones de
accesoria y apoyo.
- Las líneas intermitentes (........); representan la relación de
coordinación entre las unidades administrativas.

JEFE

AUXILIAR AUXILIAR

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· El RECUADRO

Constituye el formato o cuadro dentro del cual debe

ubicarse el organigrama, el mismo que debe ubicarse
en la oficina de la secretaría y/o gerencia, indicando
la información tal como el :

■ Nombre de la empresa
■ Tipo de organigrama
■ Año de aprobación del organigrama

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 NOMBRE DE LA EMPRESA
TIPO DE ORGANIGRAMA

GERENCIA

OFC. ASESORÍA LEGAL

SECRETARÍA

DPTO. ABASTECIMIENTO DPTO. COMERCIALIZACIÓN

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CLASIFICACION DE ORGANIGRAMAS

ESTRUCTURAL
POR SU NATURALEZA FUNCIONAL.

PERSONAL

ANALITICO
POR SU CONTENIDO
SINTETICO

VERTICAL

FORMA PRESENTARLO HORIZONTAL

CIRCULAR
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Organigrama por su Naturaleza
Cía. Caracol
Organigrama Estructural
GERENCIA
Ofc. PLANIFICACION

SECRETARÍA Ofc. ASESORÍA LEGAL

2022

Dpto. LOGISTICA Dpto. PRODUCCION Dpto. VENTAS Dpto. FINANZAS

Organigrama por su Naturaleza
Cía. Caracol
Organigrama Funcional
GERENTE

JEFE OFC.
PLANIFICACION

SECRETARIA JEFE OFC.

ASESORÍA LEGAL

2022

JEFE DPTO. JEFE DPTO. JEFE DPTO. JEFE DPTO.

LOGISTICA PRODUCCION VENTAS FINANZAS
 Organigrama por su Naturaleza
Cía. Caracol
Organigrama de Puestos, Cargos o Personal
GERENTE
Sr..........................

CONTADOR
Sr......................
.
SECRETARIA
Srta.................

2022

JEFE DPTO. JEFE DPTO JEFE DPTO.

COMPRAS PRODUCCIÓN VENTAS
Sr...................... Sr............................. Sr.............................
.. ..

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 Organigrama por su Contenido o Uso
Cía. La Esmeralda S.A.
Organigrama Analítico
Asamblea de
Accionistas

Presidencia

Gerencia
2022
General

Gerencia de Gerencia de Gerencia de

Compras Producción Ventas

Fábrica Mercadeo

Almacén Materiales Almacén Materia Almacén Prod.

Oficina Prima Terminado
 Organigrama por su Contenido o Uso
Cía. La Esmeralda S.A.
Organigrama Sintético

Asamblea de
Accionistas

Directorio

2022
Gerencia General

Gerencia de Gerencia de Gerencia de

Compras Producción Ventas
Organigrama por la Forma de Representarlo
Cía. La Esperanza
Organigrama Vertical
A
B
C
D 2022

E F G

H I J K

L
 Organigrama por la Forma de Representarlo
Cía. La Esperanza
Organigrama Horizontal

E H

C
I
A D F
J
B
K
G
2022
L
 Organigrama por la Forma de Representarlo
Cía. La Esperanza
Organigrama Circular
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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 Es un documento específico orientado a describir detalladamente las acciones
operativas necesarias para la ejecución de un trámite o servicio de la empresa.
 ESQUEMA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Presentación
 CAPITULO I Generalidades
■ Objetivos del Manual
■ Base legal
■ Aprobación
■ Revisión
 CAPITULO II: Normas Generales
 CAPITULO III: Descripción de los procedimientos
En este capitulo se elaboran todos los procedimientos que se realizan en la
organización de acuerdo a las siguientes pautas:
■ Denominación o nombre del procedimiento.
■ Unidad y/o áreas ejecutoras.
■ Objetivo o finalidad del procedimiento.
■ Frecuencia.
■ Tiempo de duración aproximado.
■ Descripción del procedimiento.
■ Formatos utilizados.

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 CLASIFICADOR DE CARGOS

 Es el documento en el cual se detallan los

cargos y funciones que le corresponde
desarrollar a cada uno de los
colaboradores de la empresa, con las
relaciones de autoridad y dependencia
orgánica, de coordinación, de información,
de autoridad y/o dependencia funcional, y
otras. Igualmente especifica los requisitos
que un trabajador debe llenar para ocupar
el cargo, tanto a nivel de formación como
de experiencia y aptitudes personales.
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REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
 Es el documento normativo administrativo que contiene un conjunto
de normas, que permite a la administración, regular la relación
laboral Trabajador- Empleador, dichas normas se sujetan a la
legislación laboral vigente, requiriendo ser aprobado por el
Ministerio de Trabajo para su implementación legal.
 CONTENIDO
Presentación
Objetivo
Finalidad
Base Legal
Alcance
Capítulo I Admisión y Contratación del Personal.
Capítulo II Deberes y Derechos de los Trabajadores.
Capítulo III De la Jornada de Trabajo.
Capítulo IV Sistema de Remuneraciones.
Capítulo V Escala de Faltas y Sanciones.
Capítulo VI Permisos, Licencias e inasistencias.
Capítulo VII Premios y Estímulos.
Capítulo VIII De la Higiene y Seguridad.

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CUADRO DE ASIGNACION DE CARGOS(C.A.C.)

 Es el instrumento técnico que contiene los

cargos asignados de acuerdo a la estructura
orgánica u organigrama, y que se ordena de
acuerdo a la jerarquía de la organización.

 Este instrumento muestra los órganos, las

áreas o unidades administrativas, los cargos y
las plazas.

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 C. A. C.

ORGANO AREA CARGO PLAZA

Dirección Gerencia Gerente 01

Apoyo Secretaría Secretaria 01
Asesoramiento Asesoría L. Asesor Legal 01
Línea Compras Jefe de Compras 01

Ventas Jefe de Ventas 01

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CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL(C.A.P.)

 Es el documento técnico que muestra los

órganos, unidades administrativas, los
cargos, las plazas, y lista los nombres y
apellidos de los colaboradores que ocupan
dichas plazas.

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 C. A. P.

ORGANO AREA CARGO PLAZA NOMBRE Y APELLIDOS

Dirección Gerencia Gerente 01 Davis Solano Chiroque

Apoyo Secretaría Secretaria 01 Elena Grández Casas

Asesoramiento Asesoría L. Asesor Legal 01 Peter León Lecca

Línea Compras Jefe de Compras 01 Jorge Valderrama Jara

Ventas Jefe de Ventas 01 Eduardo López Sangama

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 Gracias por su atención

Lic. Adm. M. Sc. SABINO J. AYALA VILLEGAS

Docente de la UNSM – Facultad de Ciencias Económicas
Consultor y Asesor Empresarial
02/10/2022 sayala@unsm.edu.pe