LIBROS DE CONTABILIDAD

LIBROS DE CONTABILIDAD

• Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes y en los cuáles se registran en forma discriminada las operaciones
mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.
• Las personas obligadas a llevar contabilidad, deben registrar en la Cámara de
comercio los Libros de contabilidad que por ley son obligatorios, y aquellos que
considere necesarios.
• Legalidad contable: Los libros de contabilidad deben conservarse por lo menos diez
años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento o
comprobante.
 IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

• Los libros contables desempeñan un papel esencial en la gestión de cualquier organización, ya que su
correcto uso permite tomar decisiones financieras oportunas y llevar a cabo una estructura en las
finanzas. Por lo tanto, son el fundamento de la contabilidad de una empresa.

• Por otro lado, los registros contables son esenciales para determinar la rentabilidad de una organización
porque permiten medir la cantidad de dinero que entra y que sale, y definir así las deudas existentes.

• Finalmente, los libros contables reúnen ordenadamente toda la información referente a la situación
financiera de una empresa, de modo que favorecen la toma de decisiones acertadas y propicias para
mantener la estabilidad y el crecimiento, y definen aquellos ajustes necesarios para corregir el rumbo.
FUNCIONES DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

• Su principal función consiste en llevar registros contables de

manera ordenada y cronológica. Además, permiten extraer
información financiera específica de la empresa, con el fin de
conocer el balance general en algún momento determinado o
realizar tramitaciones ante las entidades del Estado que
correspondan.

• Los libros contables deben presentarse de manera periódica ante

las instituciones mercantiles correspondientes para su legalización
y en la mayoría de los casos deben ser conservados durante 10
años o más.
 CARACTERISTICAS DE LIBROS DE
CONTABILIDAD

•• Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario.

•• Registran información contable y financiera pertinente.
•• Se componen por anotaciones que se llaman asientos
contables. Estos se realizan en orden cronológico.
•• La información se asienta de manera sistemática.
•• Tienen carácter legal.
•• En la actualidad pueden llevarse en papel o de forma
digital.
 ASPECTOS LEGALES DE LOS
LIBROS DE CONTABILIDAD

• Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros

contables, inventarios y estados financieros en general, a las
disposiciones del Código de Comercio y demás normas sobre la
materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que,
como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y
correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros
procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de
asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y
prueba de la historia clara, completa, y fidedigna de los asientos
individuales y el estado general de los negocios.
 ASPECTOS LEGALES DE LOS
LIBROS DE CONTABILIDAD

• Los estados financieros deben ser elaborados con

fundamento en los libros en los cuales se hubieren
asentado los comprobantes. Los libros deben
conformarse y diligenciarse en forma tal que se
garantice su autenticidad e integridad, Cada libro,
de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar
una numeración sucesiva y continua. Las hojas y
tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
 ASPECTOS LEGALES DE LOS
LIBROS DE CONTABILIDAD

• En los libros se asentarán en orden cronológico las

operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir
en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los
comprobantes de contabilidad que las respalden.
• Los libros podrán ser de hojas removibles o formarse por
serios continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén
numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y
aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del
Gobierno.
 ASPECTOS LEGALES DE LOS
LIBROS DE CONTABILIDAD

• Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros

de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las
cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones. Los documentos que deben conservarse pueden
destruirse después de 20 años contados desde el cierre de aquellos.
Cuando se garantice su reproducción por cualquier otro medio, pueden
destruirse transcurridos 10 años.

Los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las

cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o
extrajudicialmente. Dichos libros y papeles sólo tendrán valor contra su
propietario, en lo que en ellos conste de manera clara, y completa y
siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable.
 REGISTRO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

 
• Los comerciantes obligados a llevar libros de contabilidad deben registrar los libros
teniendo en cuenta entre otros los siguientes aspectos:
• Deben registrarse previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades
competentes en el lugar de su domicilio principal.
• Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de
tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas.
• El libro es firmado por el secretario de la Cámara de Comercio, como constancia de
su registro.
• Los libros auxiliares no requieren ser registrados.
PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

 
En los libros de comercio se prohíbe:
v Alterar, en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a
que éstos se refieren.
v Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto
de los asientos o a continuación de los mismos.
v Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos;
cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha
en que se advirtiere.
v Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos.
v Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
FORMAS DE LLEVAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

• "Se acepta como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios
manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecánica o electrónica, para los
cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares".
• v  El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos
contables.
• v  En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los
respaldan.".
• v  Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al Título IV del Libro I
del Código de Comercio:
• Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes
podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso de comprobantes
externos que respaldan los valores anotados.
• Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que
emplear libros incompatibles con las características del negocio haga posible, sin embargo, ejercer un
control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.
.
CORRECCION DE ERRORES EN LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD
 

• Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante

una anotación al pie de la pagina respectiva o por cualquier
otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita
evidenciar su corrección.
• La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los
mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el
responsable de la anotación con indicación de su nombre
completo.
• “Cualquier error u omisión se salvara con u nuevo asiento en la
fecha en que se advierte”.
.
HECHOS IRREGULARES DE LA CONTABILIDAD
 

• “Habrá lugar a aplicar sanción por los siguientes casos:

1.No llevar libros de Contabilidad, si hubiere obligación de
llevarlos.
2. No tener registrados los libros principales de Contabilidad, si hubiere obligación de
registrarlos.
3. No exhibir los Libros de Contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigen.
4.Llevar doble Contabilidad.
5. No llevar los Libros de Contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los
factores necesarios para establecer las bases de liquidación de impuestos o retenciones.
6. Cuando entre la fecha de las ultimas operaciones registradas en los libros y el ultimo
dia del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición existan mas de cuatro (4)
meses de atraso.”
 FORMAS DE LLEVAR LOS LIBROS DE
CONTABILIDAD
 
Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además
de los medios manuales, aquellos que sirvan para registrar las operaciones en
forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen maquinas
tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
La empresa debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir
los asientos contables.
Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al
Titulo IV del libro I del Código de Comercio.
Mostrar fielmente el movimiento de ventas y compras. Las operaciones
correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen
de modo preciso los comprobantes externos que respaldan los valores
anotados.
LIBROS DE COMERCIO EN MEDIO MAGNETICO

Los comerciantes pueden realizar los registros de las operaciones

mercantiles por medios electrónicos. El registro debe realizarse ante
la Camara de Comercio de conformidad con la plataforma o
sistemas electrónicos en los cuales deberá incorporarse un
mecanismo de firma electrónica o digital, de tal manera que se
garantice la inalterabilidad, integridad, seguridad y confidencialidad
de los distintos registros efectuados por parte de quien diligencie los
libros de comercio electrónicos, asi como su conservación en forma
ordenada. Los libros de registros de socios o accionistas y los de
actas de asamblea y junta de socios, que deban ser inscritos en el
Registro Mercantil, también podrán llevarse por medio de archivos
electrónicos.
 CLASES DE LIBROS

 
• Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
para el completo entendimiento de aquellos.
• Libros obligatorios o principales:
• A) El libro de inventarios y balances
• B) El libro diario
• C) El libro mayor y balances
• D) Libro de actas (para personas jurídicas) y junta de socios
• E) Libro de acciones o de registro de socios.
• F) Libros auxiliares
 LIBROS PRINCIPALES

 
• Llamados también mayores y oficiales, son los que deben llevar
obligatoriamente los comerciantes, y en los que se registra de forma
sintética las operaciones comerciales que realizan durante un lapzo no
superior a un mes.
• Entre ellos tenemos:
•L
 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
 
• Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar
el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan
conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este
libro.
La información que debe contener este libro es:
• La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios
y los activos fijos).
• El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
• El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
• El valor parcial de las operaciones.
• El valor total correspondiente a cada cuenta.
 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
 
• Corresponde al libro que de acuerdo al artículo 52 del Código de comercio, todo comerciante al iniciar
el negocio y por lo menos una vez al año debe elaborar un inventario y un balance que le permitan
conocer la situación del negocio, del cumplimiento de esta obligación deberá dejar constancia en este
libro.
La información que debe contener este libro es:
• La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios
y los activos fijos).
• El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
• El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
• El valor parcial de las operaciones.
• El valor total correspondiente a cada cuenta.
 LIBRO DIARIO
Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en
orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa
durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al
finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos para ser trasladándolos al
libro Mayor y Balances
En este libro se encuentra información como:
• La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.
• La descripción del comprobante.
• La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
• Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
 LIBRO MAYOR Y BALANCES

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento
mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma
del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.
En el se encuentra la siguiente información:
• La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
• El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
• El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
• Las operaciones mensuales.
• Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
 LIBROS AUXILIARES

No requieren registro y se llevan en forma permanente y detallada por cada

cuenta contable, son ejemplo de ellos el libro de caja, el libro de bancos, el libro
de cuentas por cobrar, el libro de clientes, entre otros.
• Otros: Libros de actas de asamblea general de socios, libro de registro de
socios o accionistas, etc.
 SOPORTES DE CONTABILIDAD.

La información que se consigne en los libros de contabilidad, debe estar soportada

mediante comprobantes externos o internos. Los libros de contabilidad por si
mismo no son prueba si no están soportados por los documentos idóneos que
respalden las cifras contenidas en ellos.
• Investigar la diferencia entre Libros de Contabilidad y Libros de Comercio.