Registro de Transacciones

La contabilidad se basa en un sistema de registro de partida doble, por

tanto, cada transacción que realice una organización afectará a dos o
más cuentas del sistema contable. Para procesar adecuadamente la
información económica de los negocios es importante conocer las
cuentas que integran un sistema contable, de qué manera se afectan y
cómo se clasifican para su presentación en los estados financieros. Por
ello, este capítulo se estudiará en dos partes: primero, los fundamentos
para registrar las transacciones de negocios como la ecuación contable
básica y otras igualdades, la cuenta T y los saldos de ésta, así como las
reglas del cargo y el abono. Después se ejemplificarán dichos conceptos
en un caso demostrativo.
La ecuación contable básica
La ecuación contable básica se muestra en la ecuación a) y representa la
relación entre activos, pasivos y capital contable. De un lado están los activos
totales y del otro las fuentes de financiamiento y los derechos legales y
económicos sobre estos activos (pasivo y capital contable).Por su parte, el
capital contable agrupa dos elementos que se muestran en la ecuación b) y
son: el capital social, que expresa las aportaciones de los accionistas y las
utilidades retenidas, que representan las utilidades generadas por el negocio
y reinvertidas en éste. A su vez, las utilidades retenidas están integradas por
las utilidades de periodos anteriores no repartidas más la utilidad del periodo
actual, disminuidas por los dividendos, es decir, por aquella porción de las
utilidades repartidas entre los accionistas. Esta explicación se observa de
forma gráfica en la igualdad c). Finalmente, la ecuación d) indica que la
utilidad del periodo actual está integrada por los ingresos menos los gastos.
Ejemplos de transacciones
• Transacción 1: Aportación de los dueños Rodrigo Santos y Andrea
Montalvo han decidido emprender un negocio dedicado a ofrecer el
servicio de renta de equipo para oficinas. Ellos denominan a su
empresa OfficeMart, S.A., rentan un local y realizan una aportación
inicial de capital. Rodrigo aportó $350.000 y Andrea contribuyó con
$250.000. El total de la aportación fue depositado en una cuenta
bancaria a nombre de OfficeMart, S.A. Después de esta transacción,
el activo y el capital contable se incrementan por un total de
$600.000. En seguida se presenta el efecto de la transacción realizada
por OfficeMart sobre la igualdad contable
• Transacción 2: Obtención de préstamo bancario

A fin de comenzar las operaciones y contar con suficiente equipo para

ofrecer sus servicios, la empresa solicita un préstamo bancario de
$200.000, el cual se les otorga inmediatamente y se deposita en su
cuenta. El efecto en la igualdad contable es:
• Transacción 3: Compra de mobiliario en efectivo.
• OfficeMart, S.A. compra escritorios, sillas, copiadoras, impresoras y
equipos para fax por un total de $120.000, a fin de iniciar las
operaciones. Dicha cantidad fue pagada con el cheque número 0001
de la cuenta de la empresa. El efecto en la igualdad contable es:
• Transacción 4: Compra de equipo de transporte.
Para ofrecer un mejor servicio a los clientes, OfficeMart, S.A. decidió
comprar una camioneta seminueva para transportar el equipo hasta el
domicilio de sus clientes. El costo de la camioneta fue de $80 000 y se
pagó con el cheque número 0002 de la empresa. El efecto de esta
operación es:
• Transacción 5: Compra de mobiliario a crédito.
OfficeMart, S.A. ha tenido mucho éxito en sus servicios y por ello
decidió comprar más equipo para después ofrecerlo en renta. El señor
Santos acordó con su proveedor de muebles de oficina la compra a
crédito de escritorios y sillas de diferentes modelos por $50 000, que
serán pagados en 30 días. En seguida se ilustra gráficamente el impacto
de esta transacción en la ecuación contable:
• Transacción 6: Prestación de servicios con pago en efectivo.
• El primer servicio que brinda OfficeMart, S.A. es al despacho de
arquitectos Diseña, S.C., que renta una copiadora por ocho días y
paga $4 000 con el cheque número 7910. Esta transacción impacta a
la ecuación contable de dos formas: incrementa la cuenta de bancos y
aumenta la cuenta de capital contable por un aumento en los
ingresos:
• Transacción 7: Pago de renta del local A mitad del mes se tiene que
pagar la renta del local en donde está operando OfficeMart, S.A. Para
ello se extiende el cheque número 0003 de la cuenta de OfficeMart
por un total de $15 000. El efecto en la ecuación contable básica es de
dos formas: disminuye la cuenta de bancos y disminuye la cuenta de
capital contable por los gastos efectuados:
• Transacción 8: Pago de sueldos En la primera quincena de inicio de
operaciones se tienen que pagar los sueldos a los empleados que
trabajan en OfficeMart. Para ello se extiende el cheque número 0005
por un total de $25 000. El efecto en la ecuación contable básica es de
dos formas: disminuye la cuenta de bancos y disminuye la cuenta de
capital contable por los gastos efectuados:
• Transacción 9: Pago de la mercancía comprada a crédito Ha
transcurrido un mes desde que OfficeMart, S.A. compró a su
proveedor los muebles de oficina. Por ello OfficeMart expide el
cheque número 0006 de la cuenta de la empresa para liquidar la
cuenta por pagar que tenía pendiente por $50 000. El efecto en la
ecuación se analiza en el siguiente cuadro:
• Transacción 10: Pago del préstamo bancario Debido al éxito que ha
tenido Office Mart, S.A., los dueños deciden liquidar el total del
préstamo bancario que obtuvieron para iniciar el negocio. Por ello,
del saldo que se tiene en la cuenta de cheques del negocio se pagan
los $200 000 del préstamo bancario. El efecto de esta transacción en
la ecuación es:
La cuenta
Las transacciones de negocios se clasifican en grupos de partidas similares llamadas
cuentas. La cuenta es donde se registran los aumentos o las disminuciones de cada
partida provocados por una transacción de negocios. Todo sistema contable tiene
una cuenta por separado para cada clase de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

Cada cuenta (también denominada cuenta de mayor) tiene una sección para anotar
los aumentos y otra para registrar las disminuciones. Mediante el registro contable
se pretende clasificar los efectos de las transacciones realizadas por un negocio en
los lugares correspondientes, es decir, todas las actividades relacionadas con el
efectivo en la cuenta de efectivo, todas las de materiales de oficina en la cuenta
materiales de oficina, todas las cuentas por pagar en cuentas por pagar y así
sucesivamente.
Partes de una cuenta
La cuenta tiene dos columnas básicas, que son importantes para
registrar las operaciones de negocios. En estas columnas se registran
los aumentos y las disminuciones que se llaman movimientos. Las
columnas se identifican con el nombre de debe y haber, o bien, de
cargo y abono. Según la naturaleza de la cuenta, el lado que se utilice
para registrar los aumentos y las disminuciones será diferente. Para
identificar las partes de la cuenta se presenta la figura 3.1.
Saldo de la cuenta

El saldo de la cuenta, o la cantidad restante, es la diferencia entre las

columnas del debe y el haber. Para obtener el saldo se suman las
columnas del debe y el haber y se resta la suma total de los cargos de la
suma total de los abonos. La columna con el importe más alto
determina si el saldo es un debe (saldo deudor) o un haber (saldo
acreedor).
Saldo normal
• El saldo normal o habitual de una cuenta se conoce como el movimiento
contable que hay que hacer (cargo o abono) para incrementarla. Debido a que
se necesita un cargo para aumentar las cuentas de activo y de gastos, el saldo
normal de éstas es deudor, por tanto, se dice que es de naturaleza deudora.
Como para aumentar un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos se
necesita un abono, el saldo normal de éstas es acreedor, por ello se dice que
es de naturaleza acreedora. Cuando una cuenta termina con un saldo
anormal, es decir, diferente de su naturaleza, se pone entre paréntesis o se
imprime en rojo. Posteriormente, cuando se analicen las reglas del cargo y el
abono, se hará referencia a los saldos normales de los conceptos básicos
(activo, pasivo, capital, ingreso y gasto).
• Catálogo de cuentas
El catálogo de cuentas representa la estructura del sistema contable.
Este catálogo es una lista que contiene el número y el nombre de cada
cuenta que se usa en el sistema de contabilidad de una entidad
económica. Dicho listado debe relacionar los números y los nombres o
títulos de las cuentas, y éstas deben colocarse en el orden de las cinco
clasificaciones básicas: activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
Generalmente, en este catálogo las cuentas de activo comienzan con el
número uno, las cuentas de pasivo con el dos; las de capital con tres;
las de ingreso con cuatro, y las de gasto con cinco.
• Reglas para el registro contable
Para registrar las operaciones o transacciones de los negocios es necesario que el alumno
conozca las reglas básicas de la contabilidad, introducidas por fray Luca Pacioli. Se trata de la
lógica contable que se basa en la premisa “a todo cargo corresponde un abono”.
• Reglas del cargo y el abono
Para aumentar o disminuir las cuentas se ha establecido un par de reglas muy sencillas, que
son básicas para el registro de las operaciones. Estas reglas se reducen a saber qué
movimiento contable se debe realizar para aumentar o disminuir cada cuenta. A estas reglas
se les conoce también como reglas del cargo y del abono y son las siguientes:
• Cargo: Movimiento del lado izquierdo de la cuenta. Representa un aumento en las cuentas
de activo y gasto y una disminución en las cuentas de pasivo, capital e ingreso.
• Abono: Movimiento del lado derecho de la cuenta. Representa una disminución en las
cuentas de activo y gasto y un aumento en las cuentas de pasivo, capital e ingreso.
Las reglas del cargo y el abono son fundamentales para el registro contable de las
transacciones de negocios. Es conveniente aclarar que algunos sinónimos del término cargo
son débito y debe. Igualmente, algunos sinónimos del término abono son crédito y haber.
Manual Contable
El manual contable, también llamado guía de contabilización, representa
la estructura del sistema de contabilidad de una entidad económica. Se
trata de un documento independiente en el que, además de los números
y títulos de las cuentas, se describe de manera detallada lo que se debe
registrar en cada una de ellas, junto con los documentos que dan soporte
a la transacción, así como lo que representa su saldo.
Este manual sirve de referencia al registrar las transacciones contables.
Mediante el catálogo de cuentas (que por lo general se detalla en las
primeras páginas del manual contable) y del manual o guía
contabilizadora puede lograrse una excelente visión del sistema contable
y determinar cómo deben registrarse las transacciones