CATÁLOGO DE MATRICES DE LA POLICÍA NACIONAL DEL ECUADOR, PARA LA G

DOCUMENTAL Y ARCHIVO.
SEGÚN REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONSEVACIÓN
ARCHIVOS PÚBLICOS
TÍTULO III. DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
CAPÍTULO I. GESTIÓN DOCUMENTAL
VINCULO FORMATOS
1 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
2 REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
3 HOJA DE RESPALDO DE DOCUMENTOS ENVIADOS

CAPÍTULO II. GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

1 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
2 HOJA DE TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA

3 CARATULA
4 ETIQUETA DE CAJA
5 INVENTARIO DOCUMENTAL
6 GUÍA DE ARCHIVOS
7 FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN

8 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

CAPÍTULO IV. DE LOS SERVICIOS DOCUMENT

1 FICHA PRÉSTAMO DOCUMENTAL
2 FORMATO DE C. CERTIFICADAS TOTAL
3 FORMATO DE C. CERTIFICADAS PARCIAL
OTROS
1 ACTA ENTREGA RECEPCIÓN
2 ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL
3 ÍNDICE DE EXPEDIENTES
17 TOTAL

LISTADO DE INFORMACIÓN RESERVADA

ÍA NACIONAL DEL ECUADOR, PARA LA GESTIÓN
ENTAL Y ARCHIVO.
RA LA ADMINISTRACIÓN Y CONSEVACIÓN DE LOS
IVOS PÚBLICOS
O III. DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVO
CAPÍTULO I. GESTIÓN DOCUMENTAL
SUBTÍTULOS PÁGINA ARTÍCULO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 11 21
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA 11 23
TRÁMITE DOCUMENTAL 11 22

CAPÍTULO II. GESTIÓN ARCHIVÍSTICA

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL 13 28-30
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
FOLIACIÓN 15-16 32/35
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA 16 37
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA 17 38
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA 17-18 39
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA 19 40
EVALUACIÓN DOCUMENTAL 20 45

EVALUACIÓN DOCUMENTAL 21 46

PÍTULO IV. DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES

PRÉSTAMO DOCUMENTAL 33 60
COPIAS CERTIFICADAS EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
COPIAS CERTIFICADAS EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
OTROS
CAMBIOS DE PERSONAL EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
BAJA DOCUMENTAL EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
DESCRIPCIÓN INTERNA EXPEDIENTES EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR-DIRECCIÓN XXXXXREGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

ENTRADA
FECHA DE EMISIÓN DE
N° REMITENTE FECHA DE RECEPCIÓN
N° ORDEN DOCUMENTO N° ASUNTO
ORDINAL DE DOCUMENTO
DE DOCUME
ENTRADA DÍA MES AÑO NOMBRE CARGO ENTIDAD NTO DÍA MES AÑO

1. En la columna que corresponde al número de orden de entrada se pondrá el número secuencial de los documentos que se ingresan por ventanilla de a
orden en que se ingreso por ventanilla durante el día. Ejemplo: 1, 2, ..20
2. En la columna que corresponde al N° Ordinal, se registrará el número de trámite que dan los sistemas de Gestión Gocumental.
3. Las columnas que corresponden a la fecha de emisión del documento, se llenará de la siguiente forma:
Se pondrá el día en números. Ej. 17
Se pondrá el mes al que corresponde el documento, en letras Ej. Noviembre
Se pondrá el año Ej. 2019
Ejemplo: 27 de noviembre del 2019

4. La columna que corresponde a remitente, llevará el nombre de la persona que envía la documentación.

5. La columna que corresponde a cargo se pondrá la función de la persona que realizó el documento.

6. En la columna que corresponde a Entidad se identicará la dependencia policial o entidades externas a la institución que generaron el documento

7. En la columna que corresponde al número de documento, se llenará de la siguiente forma:

Se pondrá el año en números completos y un guión Ej. 2019-.
Se pondrá el número del documento y un guión Ej. 12581-.
Se pondrá las siglas de la dependencia policial que crea los documentos.Ej. DGL
Ejemplo: 2019-12581-DGL
8. Las columnas que corresponden a la fecha de recepción del documento, se llenará de la siguiente forma:
Se pondrá el día en números. Ej. 27
Se pondrá el mes al que corresponde el documento, en letras Ej. Noviembre
Se pondrá el año Ej. 2019
Ejemplo: 27 de noviembre del 2019

9. La columna que corresponde al asunto tendrá una breve descripción del documento, que servirá para delegar a la persona adecuada para que de conte
al trámite.

10. En la columna que corresponde a Descripción de Anexos, se pondrá el número de documentos que componen los anexos.

11. En la columna que corresponde a Receptor, se pondrá el nombre de quien recibió los documentos
ENTRADA

RECEPTOR

DESCRIPCIÓ
N DE
ANEXOS NOMBRE CARGO

regla pg. 11, artc. 21, literal 4

RECEPCION

e se ingresan por ventanilla de acuerdo al

mental.
 generaron el documento

ona adecuada para que de contestación

xos.
CÓDIGO:
Fecha de Aprobación:

N° POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR-DIRECCIÓN XXXXXREGISTRO DE CORRESP

ORDINAL
ASIGNAD
O EN
SISTEMA SALIDA
S
N° ORDEN POLICIAL FECHA Y HORA DE SALIDA REMITENTE
DE SALIDA ES DÍA MES AÑO HORA NOMBRE CARGO

1. En la columna que corresponde al número de orden de entrada se pondrá el número secuencial de los documentos que
ventanilla durante el día. Ejemplo: 1, 2, ..20

Se pondrá el mes al que corresponde el documento, en letras Ej. Noviembre

Se pondrá el año Ej. 2019
4. La columna que corresponde a remitente, llevará el nombre de la persona que envía la documentación.
5. La columna que corresponde a cargo se pondrá la función de la persona que realizó el documento.
6.
SeEn la columna
pondrá el año que corresponde
en números a Destino
completos y unseguión
registra la dependecia policial a donde va hacer enviada la documentación.
Ej. 2019-.
Se pondrá el número del documento y un guión Ej. 12581-.
Se pondrá
8. En las siglas
la columna quedecorresponde
la dependencia policial del
a Receptor queDocumento
crea los documentos.Ej. DGL y cargo del servidor público policial y/o
se pondrá elnombre
9. La columna que corresponde al asunto tendrá una breve descripción del documento, que servirá para delegar a la perso
10. En la columna que corresponde a Dirección Completa, se pondrá la ubicación de la dependencia policial a donde se en
11. En la columna que corresponde a celular de la persona responsable de la recepción.
12. En la columna que corresponde a datos de la empresa de transporte, se registra el nombre de la empresa y el número
 Versión:

CIÓN XXXXXREGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA

SALIDA
N° RECEPTOR
MITENTE DOCUMENT DIRECCIÓN
DESTINO O NOMBRE CARGO ASUNTO COMPLETA

regla pg. 12, artc. 23, literal 4

DESPACHO

o secuencial de los documentos que se ingresan por ventanilla de acuerdo al orden en que se ingreso por

la documentación.
el documento.
va hacer enviada la documentación.

rgo del servidor público policial y/o civil.

, que servirá para delegar a la persona adecuada para que de contestación al trámite.
dependencia policial a donde se enviarán los documentos.
.
nombre de la empresa y el número de guía de envío.
CÓDIGO:
Fecha de Aprobación:

N°
ORDINA REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DE SALID
L
ASIGNA
DO EN
SISTEM SALIDA
AS
N° ORDEN POLICIA FECHA Y HORA DE SALIDA REMITENTE
DE SALIDA LES DÍA MES AÑO HORA NOMBRE CARGO DESTINO

Empresa de Transporte

Número de Guía de Envío

REG. SALIDA POR MENSAJERIA

 Versión:

CÓDIGO:
Versión:
DENCIA DE SALIDA Fecha de Aprobación:

SALIDA
N°
DOCUMENT RECEPTOR DEL DOCUMENTO DIRECCIÓN
O NOMBRE CARGO ASUNTO COMPLETA CELULAR

regla pg. 12, artc. 23, literal 4

DESPACHO
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR-DIRECCIÓN XXXXXHOJA DE RESPALDO DE DOCUMENTOS ENVIADOS INTERNA

N° ORDEN N° FECHA DE ENTREGA DE RECIBIDO POR: DOCUME

DOCUMENTO DEPARTAMENTO N° DOCUMENTO
DE ORDINAL NTO
ENTRADA DÍA MES AÑO HORA FIRMA NOMBRE CARGO
1 253649 5 11 2018 8:40 Cbop.xxxxx Analista ases Informe 2019-12581-DGL

El Departamento…............... culmina trámite de acuerdo a su responsabilidad y transfiere documentación concerniente al asunto…........................para que continue e
respectivo en el departamento............mismo que anexa su trámite, finaliza el requerimiento, cierra el expediente y archiva.

En la columna Número de hojas se registrará el total de las páginas numeradas con lápiz en la parte inferior derecha, de las hojas que se entregarán
al siguiente departamento para que incluya documentación de responsabilidad de su dependencia y se conforme el expediente
 ASUNTO
NUMERO
DE HOJAS
XXXXX 100

.........para que continue el trámite

y archiva.

as que se entregarán
expediente
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR

DIREECCION NACIONAL DE INVESTIGACION DE DELITOS CONTRA LA VIDA, MUERTES VIOLENTAS, DESAPARICIONES EXTORSION Y SECUESTRO

SUBSERIE
SECCIÓN DOCUMENTAL SUSECCION SUBSECCION SUBSECCION SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN DE SERIE DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACION -

DESPACHO
EJECUTIVO
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
APOYO OERATIVO
TALENTO HUMANO

CAPACITACION
DEPARATMENTO DE
SOPORTE LOGISTICA
OPERATIVO
SEGURIDAD Y
PROTECCION
DPTO DE
ANALISTA DE
COORDINACION SECCION ASIGNACIONES DIRECTIVOS
OPERACIONES
OPERACIIONAL OPERACIONES

SUBDIRECCION
NACIONAL
 SUBDIRECCION
NACIONAL UNIDAD NACIONAL INVESTIGACION DE
DE INVESTIGACION DPTO DE APOYO SECCION
PERSONAS N/A CASO ROMO
DE MUERTES OPERATIVO DESPACHO
DESPARECIDAS
VILOENTAS

FIRMAS APROBACIÓN CUADRO DE CLASIFICACIÓN

____________________________________ ___________________________
___________________________________ ___________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLI
CARGO:_____________________________ CARGO:_____________________
CC:_________________________________ CC:_________________________
JEFE DIRECCIÓN XXXXX ENCARGADO ARCHIVO CENTR
 regla pg. 13 y 14, artc. 28 y 29
S EXTORSION Y SECUESTROS

ORDENACION DE EXPEDIENTES
ORIGEN DE LA
CONDICIONES DE ACCESO
DOCUMENTACIÓN

PALERL/
ELECTRONICO
PÚBLICO
 PAPEL/
ELECTRONICO

_______________________________
______________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
O:_____________________________
_______________________________
CARGADO ARCHIVO CENTRAL XXX
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:
N° FOLIO:

HOJA TESTIGO
DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR

FONDO
-COMANDO GENERAL

SECCIÓN DEPARTAMENTO DE APOYO OPERATIVO

SUBSECCIÓN DESPACHO EJECUTIVO
SERIE
SUBSERIE

NOMBRE DEL
EXPEDIENTE

ASUNTO ----
FECHA XXX
UBICACIÓN DEL DOCUMENTO

TIPO DE SOPORTE MARQUE X N° DE FOLIOS OBSERVACIONES

DOCUMENTAL
ELECTRÓNICO
URL
ÓPTICO (CD'S)
RADIOGRAFÍAS
FOTOGRAFÍAS
MAPAS
PLANOS
DISCO EXTERNO
TEXTOS

MEDIOS
SONOROS Y
AUDIOVISUALES

otro especifique
LOCALIZACIÓN
ZONA CAJA ESTANTERÍA BANDEJA URL (SI APLICA)
Ruta documento electrónico
ESTADO
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

POLICÍA NACIONAL-DIRECCIÓN NACIONAL DE DELITOS CONTRA LA VIDA,

MUERTES VIOLENTAS, DESAPARICIONES, EXTORSIÓN Y SECUESTROS

Sección documental UD

Subseccción documental DEPARTAMENTO DE APOYO OPERATIVO

Serie documental INFORMES Subserie 2017

documental

Descripción documental INFORMES

Número de expediente

Fecha de apertura 9/1/2017 Fecha de cierre 31/09/2017

Reservado
Valor documental Condiciones de acceso Confidencial
Público x

Conservación N° de fojas 34
Plazo de conservación 7 Destino final
Eliminación X N° de tomo
 regla pg. 16 y 17, artc.36, 37, 38
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

POLICÍA NACIONAL-COMANDO GENERAL

CAJA N°

Sección Documental DEPARTAMENTO DE APOYO INFORMATIVO

Subseccción Documental DESPACHO EJECUTIVO

Serie Documental Subserie documental

Fecha Inicio

Nro. de Expedientes Fecha Fin

17, artc.36, 37, 38
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR-DIRECCIÓN NACIONAL DE EDUCACION

ESCUELA DE EESTADO MAYOR

INVENTARIO DE: TRANSFERENCIA PRIMARIA

SECCIÓN: SUBDIRECCION DE LA ESCUELA DE ESTADO MAYOR

SUB SECCIÓN: -------------------------------------------------------------------
FECHAS EXTREMAS UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
N° DE
SERIE /SUBSERIE N° CAJA EXPEDIEN DESCRIPCIÓN N° FOJAS DESTINO FINAL SOPORTE
DOCUMENTAL
TE
APERTURA CIERRE ZONA ESTANTERÍA BANDEJA

PERIODICO
RESUMEN
MURAL-ENERO
1 1 ALUMNOS 1/10/2018 10/17/2019 100 ------ PAPEL ------ ------- --------
DICIEMBRE-
PROMOCION 44
2019

* General, de transferencia (primaria o secundaria) o baja documental

Inventario elaborado por: Transferencia o baja aprobado por: Transferencia o baja autorizada por:
Firma Firma Firma
Nombr Nombre Nombre
e
Cargo Cargo Cargo
 regla pg. 18 y 19, artc.39
inventario documental

OBSERVACIONES

CONTIENE CD (VER
HOJA TESTIGO N°
03)

ncia o baja autorizada por:

1 de 1
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

GUÍA DE ARCHIVO CÓDIGO:

POLICÍA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Versión:01

FONDO
Fecha de Aprobación:
ARCHIVO CENTRAL COMANDO GENERAL
SECCIÓN ARCHIVO
RESPONSABLE DEL BORIS CHITALOGRO
ARCHIVO

HORARIO LUN-VIE
DE (08:00 -12:30) y de (13:30 - 17:00)
CARGO SUBTENIENTE ATENCIÓN

DIRECCIÓN AV 10 DE AGOSTO Y AV COLÓN

TELÉFONO 95746468 AÑOS DE CUSTODIA 7 AÑOS 2012 2019

SERVICIOS COPIAS CERTIFICADAS DEL ACERVO DOCUMENTAL EN SU CUSTODIA,

QUE PRESTA PRESTAMO DOCUMENTAL, (DE ACUERDO A NORMATIVA LEGAL VIGENTE)
REALIZA
ARCHIVO INTERMEDIO
METROS LINEALES PESO TRANSFERENCIA
-COMANDO GENERAL
SECUNDARIA

CORREO ELECTRÓNICO
INSTITUCIONAL GSGGDHJH@GMAIL.COM

SECCIÓN DEPARTAMENTO DE APOYO INFORMATIVO

SUBSECCIÓN DESPACHO EJECUTIVO
 VOLÚMEN
NOMBRE DE LA SERIE O TRANSFERENCIA VOLÚMEN
DESCRIPCIÓN FECHAS UBICACIÓN
SUBSERIE DOCUMENTAL NÚMERO SECUNDARIA TOTAL
DE METROS
CAJAS
EXPEDIENT LINEALES
ES

Edificio xxx
primer piso
zona c,
archivo
central

SECCIÓN DEPARTAMENTO XXX

SUBSECCIÓN ------
VOLÚMEN

NOMBRE DE LA SERIE O NÚMERO TRANSFERENCIA VOLÚMEN

DESCRIPCIÓN FECHAS DE METROS UBICACIÓN
SUBSERIE DOCUMENTAL CAJAS SECUNDARIA TOTAL
EXPEDIENT LINEALES
ES

Edificio xxx
primer piso
zona c,
archivo
central

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

____________________________________
___________________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_____________________________
CC:_________________________________
____________________________________
___________________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_____________________________
CC:_________________________________
____________________________________
___________________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_____________________________
CC:_________________________________
ELABORADO
____________________________________
___________________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_____________________________
CC:_________________________________
ENCARGADO DE ARCHIVO XXX
FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN.docx
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

POLICÍA NACIONAL-COMANDO GENERAL

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN FINAL TÉCNICA DE SELECCIÓN

SECCIÓN DOCUMENTAL SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE BASE LEGAL
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO ELIMINACIÓN CONSERVACIÓN COMPLETA

DEPARTAMENTO POLÍTICA INS

DE ART XXX
---- XXXX 5 X
APOYO REGLA
INFORMATIVO TÉCNICA N.

POLÍTICA INS
DESPACHO ART XXX
XXX 5 X
EJECUTIVO REGLA
TÉCNICA N.
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD
____________________________________
___________________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_____________________________
CC:_________________________________
JEFE DIRECCIÓN XXXXX
____________________________________
___________________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_____________________________
CC:_________________________________
COMANDANTE GENERAL DE LA POLICIA NACIONAL
 regla pg. 21 Y 22 artc.46

TÉCNICA DE SELECCIÓN

PARCIAL

X
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

POLICÍA NACIONAL-DIRECCIÓN XXXX

FORMULARIO DE PRÉSTAMO DOCUMENTAL

Fecha del préstamo documental Número de préstamo:

aaaa/mm/dd
DATOS DEL SOLICITANTE:
Nombre: Apellido:
Número de identificación: Cargo:

Área a la que pertenece: Teléfono celular:

Teléfono fijo: Correo electrónico:
REFERENCIA DEL PRÉSTAMO DOCUMENTAL
Número de caja:
Ubicación topográfica:
Número de expediente: zona/estantería/bandeja
Número de fojas:
Descripción documental:

DEVOLUCIÓN:
Fecha de la devolución acordada: Tiempo de prórroga:
aaaa/mm/dd
Fecha de la devolución real: Observaciones:
aaaa/mm/dd
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:

Firma del solicitante Firma del responsable del préstamo Firma del responsable de la recepción
regla pg. 33, 34 Y 35 artc.60
PRÉSTAMO DOCUMENTAL
 CÓDIGO:
FORMATO DE ENTREGA DE COPIAS CERTIFICADAS
Versión:

FONDO POLICÍA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de Aprobación:

01-20-2020
SECCIÓN ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL COMANDO GENERAL

DATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRE INSTITUCIÓN
CORREO ELECTRÓNICO DIRECCIÓN
CELULAR TELEFONO

DATOS DEL EXPEDIENTE

DEPENDENCIA
NOMBRE
POLICIAL
ASUNTO UBICACIÓN ZONA ESTANTERÍA
AÑO FOJAS TOMO TOPOGRÁFICA BANDEJA

TIPO DE CERTIFICACIÓN RAZON

PARCIAL TOTAL Certifico que el contenido del presente Expediente conformado en 12 folios, fue debidamente reproducido y
cotejado con el original que reposa en los repositorios de este archivo, en atención a la solicitud realizada por
x el señor: Juan Miguel Carpio Riera; otorgado en la ciudad de Quito a los doce días del mes de mayo del 2019,
consta de:

5 fiel copia del original (5) , (1)y

copias (6),
compulsas 5 copias simples
2

FIRMA DE RESPONSABILIDAD

GRADO NOMBRE Y APELLIDOS:

CARGO:
CC:
JEFE O ENCARGADO DEL ARCHIVO XXXXX
 CÓDIGO:
FORMATO DE ENTREGA DE COPIAS CERTIFICADAS
Versión:

FONDO POLICÍA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Fecha de Aprobación:

01-20-2020
SECCIÓN ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL COMANDO GENERAL

DATOS DEL SOLICITANTE

NOMBRE INSTITUCIÓN
CORREO ELECTRÓNICO DIRECCIÓN
CELULAR TELEFONO
DATOS DEL EXPEDIENTE
DEPENDENCIA
NOMBRE
POLICIAL
ASUNTO UBICACIÓN ZONA ESTANTERÍA
AÑO FOJAS TOMO TOPOGRÁFICA BANDEJA
TIPO DE CERTIFICACIÓN RAZON
PARCIAL TOTAL Certifico que las fojas reproducidas parcialmente forman parte del expediente que esta conformado de 247
folios, mismas que fueron cotejadas con el original que reposa en los repositorios de este archivo, en atención
X a la solicitud realizada por el señor: Juan Miguel Carpio Riera; quién solicita se le entregue copias certificadas
solo de la parte pertinente, el número de fojas entregadas son: (1); (16-20); y (247); otorgado en la ciudad de
Quito a los doce días del mes de mayo del 2019,
consta de:

7 fiel copia del original copias compulsas copias simples

FIRMA DE RESPONSABILIDAD

GRADO NOMBRE Y APELLIDOS

CARGO:
CC:_
JEFE O ENCARGADO DEL ARCHIVO XXXXX
 POLICIA NACIONAL DEL ECUADOR
-COMANDO GENERAL

SOLICITUD PARA ENTREGA DE COPIAS SIMPLES O CERTIFICADAS

DÍA MES AÑO
FECHA:

GRADO
Y NOMBRE:
CARGO:
CIUDAD

ASUNTO:
SOLICITUD DE
COPIA:
COPIAS SIMPLES COPIAS CERTIFICADAS
CERTIFICACIÓN
FÍSICA ELECTRÓNICA FÍSICA ELECTRÓNICA
*CANTIDAD *CANTIDAD

SOLICITO COPIAS DEL EXPEDIENTE QUE DESCRIBO A CONTINUACIÓN:

ASUNTO AÑO DEPENDENCIA N° FOJAS

COPIA DE TODO EL EXPEDIENTE

N/A
NÚMERO DE FOJAS
COPIAS DE INDIQUE

PARTES SOLO PARTE DEL EXPEDIENTE

DEL EXPEDIENTE: :INFORME, CITACIÓN, ETC
INDIQUE

DATOS DEL SOLICITANTE

GRADO
NOMBRES CÉDULA:
Y APELLIDOS:
E-MAIL: TELEFONO:

FIRMA DEL SOLICITANTE

C.C.

Autorizado para el retiro de la documentación

a ( grado nombre y apellido):
C.C.:
Firma del Solicitante Firma del Autorizado
 ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Nro. CÓDIGO:
POLICÍA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Versión:
FECHA: / /
FONDO ARCHIVO DE GESTION DE TALENTO HUMANO
Página: /
Fecha de Aprobación:
SECCIÓN ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL COMANDO GENERAL

ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS BIENES DOCUMENTALES SUJETOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO CENTRAL
COMANDO GENERAL,ENTRE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, POLICIAL Y/O CIVIL SR: Cbop Juan Arcos Y EL SR: Carlos Sanchez, CUSTODIOS
SALIENTES Y ENTRANTES RESPECTIVAMENTE, AL……..DE………………..DE 2020

LISTADO DE DOCUMENTACIÓN
ORGANIZACIÓN POR TOMOS
EXPEDI
N° AÑO MES DE 250 O MÁS MENOS DE 250
ENTE CAJA TOTAL DE
N° HOJAS N° TOMOS N° HOJAS N° TOMOS HOJAS

TOTAL FOJAS
 Se deja constancia que el custodio entrante servidor público, policial y/o civil, señor (a): Carlos Sanchez, se encargará de velar por el
buen uso,conservación, administración, utilización y de mantener sigilo de los bienes documentales antes mencionados y confiados a
su guarda, tomando en cuenta la normativa legal vigente
En consecuencia, por la demostración que antecede y de conformidad el servidor público, policial y/o civil, señor (a) Cbop Juan Arcos,
entrega a satisfacción a el señor (a) Carlos Sanchez, quién recibe a satisfacción los bienes documentales sujetos de control
administartivo.
Para constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación,suscriben la presente acta de entrega-recepción en tres
ejemplares de igual tenor y efecto, las personas que intervienen en esta diligencia.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

____________________________________ ____________________________________ ____________________________

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_______________________________ CARGO:_______________________________ CARGO:______________________
CC:____________________________________ CC:____________________________________ CC:__________________________
ENTREGUÉ CONFORME RECIBÍ CONFORME JEFE INMEDIATO
 ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO:

Versión:
FONDO POLICÍA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Fecha de Aprobación:
SECCIÓN ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL COMANDO GENERAL

ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS BIENES DOCUMENTALES SUJETOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO DEL ARCHIVO CENTRAL
COMANDO GENERAL,ENTRE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, POLICIAL Y/O CIVIL SR: Cbop Juan Arcos Y EL SR: Carlos Sanchez, CUSTODIOS
SALIENTES Y ENTRANTES RESPECTIVAMENTE, AL……..DE………………..DE 2020

LISTADO DE DOCUMENTACIÓN
ORGANIZACIÓN POR TOMOS
EXPEDI
N° ENTE CAJA AÑO MES DE 250 O MÁS MENOS DE 250 TOTAL DE
N° HOJAS N° TOMOS N° HOJAS N° TOMOS HOJAS

TOTAL FOJAS
 Se deja constancia que el custodio entrante servidor público, policial y/o civil, señor (a): Carlos Sanchez, se encargará de velar por el
buen uso,conservación, administración, utilización y de mantener sigilo de los bienes documentales antes mencionados y confiados a
su guarda, tomando en cuenta la normativa legal vigente
En consecuencia, por la demostración que antecede y de conformidad el servidor público, policial y/o civil, señor (a) Cbop Juan Arcos,
entrega a satisfacción a el señor (a) Carlos Sanchez, quién recibe a satisfacción los bienes documentales sujetos de control
administartivo.
Para constancia de lo actuado y en fe de conformidad y aceptación,suscriben la presente acta de entrega-recepción en tres
ejemplares de igual tenor y efecto, las personas que intervienen en esta diligencia.

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD

____________________________________ ____________________________________ ____________________________

_____________________________________ _____________________________________ _____________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:_______________________________ CARGO:_______________________________ CARGO:______________________
CC:____________________________________ CC:____________________________________ CC:__________________________
ENTREGUÉ CONFORME RECIBÍ CONFORME JEFE INMEDIATO
logo

Código:
FORMATO
710,14,15-56
ACTA DE
TRANSFER
ENCIA
DOCUMEN
TAL
PROCESO
DE
GESTIÓN Versión: 01
DOCUMENT
AL
PROCEDIMI
ENTO DE Fecha:
TRANSFERE 04/06/2021
NCIAS
DOCUMENT
ALES Página: 1_

FECHA:
ACTA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL No.
___

DD/MM/
AAAA

OBJETIVO:

DESARROLLO DEL TEMA

Se reunieron en las instalaciones de
_______________________________ de la
Unidad para las Víctimas, los representantes de
las dependencias involucradas para formalizar la
transferencia Documental primaria de expedientes
que cumplieron su tiempo de retención en el
Archivo de Gestión de la oficina
___________________________ correspondiente
a las vigencias ___________________, de las
series y subseries documentales registradas en el
Formato Único de Inventario Documental anexo a
la presente Acta de Transferencia Nº_____.
Previa verificación del contenido, el Grupo de
Gestión Administrativa y Documental recibe a
satisfacción el __DD___ de ______MM______ de
___AAAA___, firmando en constancia quienes
intervinieron en el proceso.

Se reciben:

TOTAL TOTAL
UNIDADES UNIDADES
TOTAL
DE DE
EXPEDIENT
ALMACENAM CONSERVAC
SERIES /SUBSERIES DOCUMENTALES ES
IENTO IÓN
(CAJAS) (CARPETAS)

ANEXOS
 1.   ____ Folios de Formato Único de Inventario
Documental – FUID, debidamente firmados.

2.   ____ CD de la información

_____________________________________
___________

3.   ____ otros

ENTREGA: RECIBE:
 Nombre:
________
Nombre: __________________________
________
______

Firma:
________
Firma: ____________________________
________
_______

Responsa
ble
Responsable Archivo de Gestión
Archivo
Central

Oficina:
________
Oficina: ___________________________
________
_______

CONTROL DE CAMBIOS

Descripci
ón de la
Versión Fecha
modifica
ción
Creación
del
1 6/4/2021
Document
o.
 CÓDIGO:

ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Versión:
POLICÍA NACIONAL-DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y
FONDO
ARCHIVO
Fecha de Aprobación:
SECCIÓN ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL COMANDO GENERAL

ACTA NÚMERO:____________
FECHA DE REUNIÓN:
HORA DE INICIO:
PARTICIPANTES:
HORA TERMINACIÓN:

DEPENDENCIA POLICIAL
RESPONSABLE:
LUGAR:
PROPÓSITO: Efectuar la eliminación de los documentos que ya cumplieron el CENTRAL INTERMEDIO
tiempo de conservación documental en el archivo de acuerdo a la
Tabla de Plazos:

Trituración Convenios BPA Incineración otro especifique

Documentación
MÉTODO: Reservada
_____________________
__
APROBACIÓN: Oficio de aprobación de CG:_______de fecha:___________
VALIDACIÓN: Informe de validación:_____de la DAAP de fecha_________
 1/2

DETALLE DE DOCUMENTOS A ELIMINAR

N° FECHAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN

SERIE/SUSERIE VOLÚMEN
ORDEN
Inicial Final CAJAS CARPETAS ATADOS OTROS

FIRMA DE PARTICIPANTES

_________________________________ _________________________________ ____________________________

___________________________________ ___________________________________ _____________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:__________________________ CARGO:__________________________ CARGO:______________________
CC:_______________________________ CC:_______________________________ CC:__________________________

_________________________________ _________________________________ ____________________________

___________________________________ ___________________________________ _____________________________
GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS GRADO NOMBRE Y APELLIDOS
CARGO:__________________________ CARGO:__________________________ CARGO:______________________
CC:_______________________________ CC:_______________________________ CC:__________________________

2/2
CÓDIGO: Versión:
Fecha de Aprobación:

ÍNDICE DE EXPEDIENTES

NÚMERO DE SOPORTE
FECHA ASUNTO FOJA
DOCUMENTO DOCUMENTAL

1. En la columna que corresponde al número de documento se llenará de la siguiente forma:

Se pondrá el año en números completos y un guión Ej. 2019-.
Se pondrá el número del documento y un guión Ej. 12581-.
Se pondrá las siglas de la dependencia policial que crea los documentos.Ej. DGL
Ejemplo: 2019-12581-DGL
2. En la columna que corresponde a la fecha será llenada de la siguiente forma:
Se pondrá el día en números. Ej. 27
Se pondrá la palabra de
Se pondrá el mes al que corresponde el documento Ej. Noviembre
Se pondrá la palabra del
Se pondrá el año Ej. 2019
Ejemplo: 27 de noviembre del 2019

3. La columna que corresponde al asunto describirá el asunto correspondiente a cada

documento, si el documento contiene más de un asunto de igual manera se describirá cada
asunto individualmente.

4. La columna que corresponde a foja llevará el número de foja que identifica donde se
encuentra el documento dentro del expediente.

5. La columna que corresponde a Soporte Documental detallará el medio por el cual se

generó el documento Ej. Fotografía Cd's, documento electrónico, etc..
a:
a
 LOGO ENTIDAD
UNIDAD

DESCRIPCION ARCHIVISTICA
1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN Incluirá toda aquella información que nos permita singularizar cada una de las
unidades de descripción
1.1 Códigos de referencia

1.2 Título

FONDO SECCION
1.4 Nivel de descripción

1.5 Extensión de la unidad documental ml

1.6 Soporte de la unidad documental PAPEL FOTOGRAFIA

2 ÁREA DE CONTEXTO Reflejará toda la información referida al origen y custodia de la unidad de des
2.1 Nombre(s) del/los productor/es
2.2 Historia institucional biográfica
2.3 Historia archivística
2.4 Fuente inmediata de adquisición o
transferencia
SIGLA

ÁREA DE CONTENIDO Y
3 Recogerá toda la información referida a la materia y a la organización de la un
ESTRUCTURA
3.1 Alcance

Contenido
VALORACION ADMINISTRATIVO FISCAL

3.2
SELECCIÓN
ELIMINACION

3.3 Transferencias
3.4 Sistema de organización

4 ÁREA DE ACCESIBILIDAD Incluirá toda la información relacionada con la disponibilidad de la unidad de d

4.1 DOCUMENTAL
Condiciones que rigen el acceso PUBLICA CONFIDENCIAL

PARCIAL TOTAL
4.2 Condiciones que rigen la reproducción
4.3 Lengua / escritura del material
4.4 Características físicas y requisitos
4.5 técnicos
Instrumentos de descripción
5 ÁREA DE DOCUMENTACIÓN Incluirá información acerca de otros documentos que tenga una relación impo
5.1 RELACIONADA
Existencia y localización de originales
5.2 Existencia y localización de copias
5.3 Unidades de descripción relacionadas
5.4 Nota de publicación

6 ÁREA DE NOTAS Reflejará toda aquella información que teniendo un carácter singular no haya
6.1 Notas áreas

7 ÁREA DE CONTROL DE LA Recogerá la información referida a la fecha de realización, archivo y persona

DESCRIPCIÓN
7.1 Nota del Archivero

7.2 Reglas

7.3 Convenciones

7.4 Técnico
Archivero
Siglas Nombre
e nos permita singularizar cada una de las
Dia MES Año
1.3 Fecha desde
Fecha hasta

SERIE EXPREDIENTE DOCUMENTO

m2 m 3

AUDIO PERGAMINO VIDEO ELECTRONICO DIGITAL

a al origen y custodia de la unidad de descripción

Denominación según resoluciòn

da a la materia y a la organización de la unidad de descripción

LEGAL JURIDICO PROBATORIO INFORMATIVO CULTURAL HISTORICO VIVENCIAL

ada con la disponibilidad de la unidad de descripción .

RESERVADA SUSTENTO EN TRAMITE

PROHIBIDA
 documentos que tenga una relación importante con la unidad de descripción.

que teniendo un carácter singular no haya podido ser incluida en otras

a fecha de realización, archivo y persona que realizó l a descripción

Apellido Apellido Cargo