PRESUPUESTOS

Concepto

El presupuesto, es una herramienta de direccin que permite mostrar los planes de la
empresa en trminos monetarios.

Los presupuestos permiten a los diferentes niveles de toma de decisiones, formarse una
idea, lo suficientemente clara, acerca de lo que ocurrir en el futuro, para confirmar el
acierto de la gestin y permitir en forma oportuna su rectificacin o ajuste, a travs de la
comparacin continua de los resultados reales con las cifras presupuestadas o
proyectadas. Todo esto requerir de un muy eficiente sistema de control presupuestario.

Es posible sealar que los resultados de la gestin de los negocios se muestran en los
estados financieros. Entonces, los presupuestos son los estados financieros proyectados,
que sern expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las reas
de la empresa.

Ventajas de los Presupuestos

Los presupuestos proporcionan a la administracin general, los siguientes beneficios:

A.- Obligan a la administracin a fijar los objetivos y metas en forma anticipada.

B.- Contienen dispositivos de control, que permiten evaluar la gestin administrativa y
planear mecanismos que permitan mantener la caracterstica de flexibilidad de los
presupuestos.

C.- Aseguran la coordinacin entre las unidades de la empresa, ya que todas identifican el
objetivo conjunto.

D.- Impulsan la existencia de una estructura organizacional definida y acorde con los
objetivos que se quiere lograr.

E.- Facilitan la asignacin eficiente de los recursos.

Limitaciones de los Presupuestos

A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso debe ser
cuidadoso porque constituyen una herramienta que tiene limitaciones, que deben
identificarse para que los presupuestos sean utilizados en forma adecuada y se obtengan
los resultados esperados.







Estas limitaciones son:

A.- Los presupuestos son una estimacin aproximada de lo que traer el futuro pero no
pueden ser una medicin exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo
esttico, sino como un instrumento de planificacin muy flexible.

B.- Los resultados no se obtendrn por el solo hecho de presupuestar. Los resultados se
obtendrn cuando los presupuestos comiencen a ejecutarse.

C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en s mismo. Por lo
tanto, no es un sustituto de la administracin, es slo una herramienta de apoyo.

D.- Generalmente el presupuesto se tiende a relacionar con reducciones de
gastos, de personal o simplemente con restricciones, en vez de mejoramiento en
la conduccin empresarial, por ello, se generan reticencias por parte de los
trabajadores, lo que requiere una labor informativa adecuada para convencer a los
involucrados acerca de los reales fines de los presupuestos.

Excesos en la preparacin o aplicacin de los Presupuestos.
a) Las estimaciones de venta presupuestada se subvaloran. Es de cierta
ocurrencia que al preparar los presupuestos, las personas involucradas tiendan a
proyectar niveles de ventas inferiores a lo que saben que realmente pueden
alcanzar, con lo que se sienten protegidas al saber que sus metas s son logrables
y las ventas que superen esta cifra sern bien miradas por la gerencia como
superacin de los objetivos, lo que con frecuencia lleva a las gerencias a imponer
proyecciones de ventas ms elevadas, generando descontento de quienes deben
cumplirlas.
b) Los gastos se sobreestiman, es decir, los valores calculados para este rubro se
"inflan", de forma que al gastar menos de lo que el presupuesto indica,
impresionar favorablemente a la administracin, que pensar que la empresa
est obteniendo una alta eficiencia al reducir sus gastos.
c) Se solicita ms efectivo que el necesario. Esto permite que se cuente con un
rango mayor de accin, de forma de no pedir ms durante el perodo. Y si el
departamento, seccin o unidad utiliza menores cantidades de efectivo, es posible
concluir que esa parte de la empresa est trabajando con mayor eficiencia en el
uso de los recursos que se han destinado.
d) Existe una tendencia de ciertos niveles de la administracin de gastar dinero
imprudentemente cerca del final del perodo presupuestario cuando existe algn
excedente, puesto que se piensa que se disminuir la asignacin presupuestaria
para el prximo perodo si se devuelve algo en el presente. Esto lleva a la


necesidad, de estimular a las partes de la empresa a ahorrar y devolver fondos no
necesitados, y explicar que las asignaciones presupuestarias se evalan de
acuerdo a programar propuestos y necesidades demostradas y no segn el nivel
de gastos anteriores.



Perodo de los Presupuestos

El perodo que pueden abarcar los presupuestos depender de la naturaleza de la empresa
o bien de las necesidades de informacin que se requiera, pero lo ms generalizado es un
perodo de un ao, el que puede estar coordinado con el perodo contable. Tambin se
puede efectuar la planeacin a corto, mediano o largo plazo. Sin embargo, mientras ms
breve sea el perodo presupuestado, ms eficiente resultar su utilizacin.


Clasificacin de los presupuestos.

PRESUPUESTO DE CAPITAL.
Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto especfico de
inversin (instalacin de nuevas sucursales, compra de nuevas maquinarias, terrenos o
construcciones, etc), buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a
travs de la medicin de indicadores tales como: la tasa interna de retorno (TIR) o el valor
actual neto (VAN).

PRESUPUESTOS OPERATIVOS.
Corresponde a aquellos que tienen relacin con la operacin o giro de la organizacin.
Presupuesto de Ventas.
Presupuesto de Produccin.
Presupuesto de Costos.
Presupuesto de Gastos.

PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
Se refieren a las decisiones financieras:
Presupuesto de Caja.
Balance General Proyectado.
Estado de Resultado Proyectado.


PRESUPUESTOS FLEXIBLES.
Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a travs del tiempo, de tal forma
que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado
anlisis de sensibilidad.

PRESUPUESTO BASE CERO.
Se basa en el supuesto de que su aplicacin se efecta cuando recin se inicien las
actividades de la organizacin, desconociendo la validez de lo sucedido en perodos
anteriores.



PRESUPUESTO MAESTRO.
Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas
actividades de la empresa.


Objetivos del Presupuesto como herramienta de planificacin.
Sirve para estimar los resultados de la empresa para un perodo determinado.
Sirve para fijar metas y estndares.
Sirve para asignar responsabilidades, mostrando los planes futuros en trminos de las
personas respecto de la ejecucin.
Ayuda para la toma de decisiones y orientar futuras acciones al efectuar evaluaciones
peridicas de resultados logrados.

Objetivos del Presupuesto como herramienta de coordinacin.
Facilita la Coordinacin de las actividades de la empresa en su conjunto, encausndola
a conseguir los objetivos finales.
Hace posible una efectiva accin administrativa.

Objetivo del presupuesto como herramienta de control.
Proporciona herramientas para la evaluacin peridica del avance de la operacin.
Ayuda a sealar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos.


RETROALIMENTACION

ENTRADA: es la informacin interna y externa, cuantificable o no.
PROCESO: es el desglose, registro y orden de la informacin obtenida.
SALIDA: son los presupuestos propiamente tal.
RETROALIMENTACION: es la comparacin de los datos y el anlisis de estos para volver a
planificar.


Etapas para la aplicacin del control presupuestario.

Fijar estndar de rendimientos basados en la experiencia o en clculos financieros.
Medir los resultados reales en el perodo presupuestario.
Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.
Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan.
Determinar medidas de rectificacin.


ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA

Presupuesto de Ventas.
Este es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que sobre la base de las ventas
se planifica la produccin, los costos, gastos asociados, etc.
Las variables a considerar son los pronsticos de ventas en unidades, la proyeccin de


precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores, etc.


Presupuestos de ventas valorizados

Ventas proyectadas (unidades)
*
Precio de venta neto
= Ventas netas
+
Iva dbito fiscal
= Ventas brutas



PRESUPUESTO DE PRODUCCION

Las variables a considerar son: las ventas proyectadas en unidades fsicas y la poltica de
inventario final de artculos terminados.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION.

Ventas proyectadas (unidades)
+
Inventario final en artculos terminados.
-
Inventario Inicial en artculos terminados.

Cantidad a producir.


PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Cantidad a producir.
*
Tasa de uso
Consumo de materia prima directa (unidades)
*
Costo unitario
Consumo de materia prima directa valorizado ($)


PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Consumo de materia prima directa
+
Inventario Final de MPD
-


Inventario Inicial de MPD
Cantidad a comprar
*
Costo unitario ($)
Compras netas ($)
+
Iva crdito fiscal.
Compras brutas



PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Cantidad a producir
*
Tasa de uso

Consumo de MOD ( hrs.)
*
Valor de la hora

Consumo de MOD valorizado ($$)


PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION CIF

Base de distribucin
*
cuota

Consumo de CIF valorizado ($)


PRESUPUESTO DE IVA.

Iva dbito fiscal
-
Iva crdito fiscal

Iva por pagar o recuperar



Presupuesto de Caja

Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo momento
la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos.
En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas
corrientes no coinciden, pueden suceder dos cosas:



Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso la
empresa no tendr suficiente liquidez, dicho de otra forma tendr un dficit de
efectivo.
Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso la empresa
tendr un saldo positivo de caja. Esto significa que puede hacer frente a todos sus
compromisos y aun as tener excedente.

La empresa buscar la manera de financiar su saldo negativo (por ejemplo; va prstamos
bancarios) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o excedente (por ejemplo;
invirtiendo ese excedente en un depsito a plazo)

El presupuesto de caja es una de las herramientas ms importantes para tomar
decisiones de corto plazo que involucren la administracin de los recursos financieros
(dinero).

Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente informacin:

Entradas de dinero y sus fuentes
Salidas de dinero y sus usos
Saldo de efectivo y su financiamiento o utilizacin



PRESUPUESTO DE CAJA.


DETALLE

Perodo Perodo Perodo TOTAL
INGRESOS
Ventas contado
Ventas crdito

Otros ingresos

TOTAL INGRESOS

EGRESOS
Compras contado
Compras crdito
Remuneraciones por pagar
PPM por pagar
Iva por pagar
Leyes sociales


Gastos

Otros egresos

TOTAL EGRESOS

SUPERAVIT O DEFICIT
PARCIAL

(+) SALDO INICIAL DE CAJA
SUPERAVIT O DEFICIT TOTAL
DEPOSITOS
INTERES GANADO
PRESTAMO
INTERES PAGADO

SALDO FINAL DE CAJA