Fase 3 Proceso Organizacional

Organización Empresarial
ING. Susana Gabriela de la Cruz Mauricio.
AUTORIDAD: CÓMO Y POR QUÉ OCURRE LA
DIFERENCIACIÓN VERTICAL

 Las decisiones que toman los gerentes

sobre la forma de la jerarquía, y el
equilibrio entre la toma de decisiones
centralizada y descentralizada,
determinan el nivel de diferenciación
vertical de una organización
El surgimiento de la jerarquía

 La jerarquía de una organización comienza a surgir cuando a los gerentes les resulta
cada vez más difícil coordinar y motivar a los empleados de manera eficaz.
 A medida que una organización crece, hay mayor cantidad de empleados y
comienzan a especializarse, realizando tipos de tareas muy distintos; el nivel de
diferenciación aumenta y esto dificulta coordinar sus actividades
 Una organización hace dos cosas para mejorar su capacidad de controlar (esto es,
coordinar y motivar) a sus integrantes: (1) aumenta la cantidad de gerentes que
monitorean, evalúan y recompensan a los empleados; y (2) se incrementa el número
de niveles en su jerarquía administrativa, haciendo así más alta la jerarquía de
autoridad.
Problemas de comunicación

 Tener demasiados niveles jerárquicos puede entorpecer la comunicación. Conforme se

alarga la cadena de mando, la comunicación entre los gerentes de los niveles inferior y
superior de la jerarquía tarda más tiempo.
 La toma de decisiones se hace más lenta y esta desaceleración afecta el desempeño de
las organizaciones que necesitan responder rápidamente a las necesidades de los
clientes o a las acciones de los competidores.
 Otro importante problema de la comunicación es la distorsión. La información se
distorsiona conforme asciende y desciende por la jerarquía que cuenta con muchos
niveles de administración. Los experimentos han demostrado que el mensaje que
comienza en el extremo de una cadena de personas puede cambiar bastante para
cuando alcanza el otro lado de la misma.
LOS PRINCIPIOS DE LA BUROCRACIA

 Una burocracia es una forma de estructura organizacional en la

que las personas pueden responsabilizarse de sus actos porque se
requiere que actúen de acuerdo con reglas y procedimientos
estándar de operación especificados y acordados.
 Los principios de organización burocrática de Weber ofrecen claras
prescripciones de cómo crear y diferenciar estructuras
organizacionales para que la responsabilidad de las tareas y la
autoridad de la toma de decisiones se distribuyan de forma tal que
maximicen la eficacia organizacional.
Principio uno: Una burocracia se basa en el
concepto de autoridad racional-legal.

 La autoridad racional-legal es la autoridad que una persona posee debido a su posición en una organización.
En una burocracia, se debe obedecer a una persona no por las cualidades personales que posea (como
carisma, riqueza o estatus social), sino por el nivel de autoridad y responsabilidad que se asocia con la
posición organizacional que ésta ocupa.
 Las actitudes y creencias de las personas no tienen importancia en la manera en que opera la burocracia. Si
los individuos basan sus decisiones y órdenes en sus preferencias personales en vez de en las metas
organizacionales, la eficacia se ve afectada.
Principio dos: Los papeles organizacionales se mantienen con base
en la competencia técnica y no obedecen a un estatus social,
parentesco o herencia.

 En una jerarquía bien diseñada, los puestos los ocupan personas que pueden realizar el trabajo, no por
quiénes son o por los individuos a quienes conocen. Aunque este principio parece evidente y la manera
lógica de administrar una organización, a menudo se ha ignorado
 Como resultado, la mayoría de los oficiales eran ricos aristócratas que tenían poco o ningún entrenamiento
formal en el ejército, por lo que a raíz de este sistema ocurrieron muchos desastres militares.
 Elegir a la mejor persona para el puesto parece ser un principio obvio. Sin embargo, en la práctica seguir este
principio es un proceso difícil que requiere que los gerentes vean objetivamente a todos los posibles
candidatos
Principio tres: Deben especificarse claramente la responsabilidad de
tareas de un papel, la autoridad de toma de decisiones y su relación
con otros papeles dentro de la organización

 Un patrón clave que conste de diferenciación vertical (autoridad en la toma de decisiones) y diferenciación
horizontal (responsabilidad de tareas) es la base para la eficacia organizacional.
 Cuando se especifican los límites de autoridad y control de los diferentes papeles en una organización, las
personas que ocupan esos puestos saben cuánto poder tienen para influir en el comportamiento de otros. De
manera similar, cuando las áreas asociadas con varios papeles se especifican claramente, las personas que los
desempeñan saben con claridad lo que se espera de ellas. Por lo tanto, con esos dos aspectos del papel de una
persona en una organización claramente definidos, surge un sistema estable en el que cada individuo tiene
una idea clara y comprende los derechos y responsabilidades que tienen otros papeles organizacionales
Principio cuatro: La organización de los papeles en una
burocracia es tal que cada cargo inferior de la jerarquía se
encuentra bajo el control y supervisión de un cargo
superior

 Para controlar las relaciones verticales de autoridad, la organización debe ser ordenada jerárquicamente de
tal manera que las personas puedan reconocer la cadena de mando.
 La organización debería delegar a cada persona la autoridad necesaria para tomar ciertas decisiones y utilizar
ciertos recursos organizacionales, y luego hacer que la persona que ocupa el cargo sea responsable por el uso
de esos recursos.
 El patrón jerárquico de la diferenciación vertical también deja claro que una persona en un nivel inferior de
la jerarquía puede acudir con alguien en un nivel superior para resolver conflictos en el nivel inferior.
Principio cinco: Deben utilizarse reglas, procedimientos estándar de
operación y normas para controlar el comportamiento y la relación
entre los papeles de una organización.

 Las reglas y los procedimientos de operación estándar son instrucciones formales y escritas que especifican una serie de acciones que deben llevarse a cabo
para lograr cierto objetivo; por ejemplo, si ocurre A, hay que hacer B. Las normas son estándares no escritos o Capítulo 5 Diseño de la estructura
organizacional: autoridad y control 133 Tabla 5.2 Reglas de conducta del equipo G 1.
 Todos los empleados deben llamar a su supervisor o líder antes de las 5:55 A.M. para notificar una ausencia o un retardo. 2. La acción disciplinaria se aplicará
a cualquier empleado que abuse de la política de ausencia por enfermedad. 3. La acción disciplinaria se aplicará a cualquier empleado cuya área asignada no
esté dentro de los estándares de limpieza. 4. Si una puerta está cerrada con llave cuando vaya a limpiar una oficina, es responsabilidad suya volverla a cerrar
con llave. 5.
 Los armarios deben mantenerse limpios, y todo el equipo debe guardarse limpio y con capacidad de operación. 11. Se espera que todos los empleados saluden
a los ocupantes de un edificio con un “buenos días”. 12. Llame siempre a la puerta antes de entrar a oficinas y salas de conferencias. 13. No se tolerará hablar
en voz alta, las groserías o los juegos bruscos dentro de las instalaciones. 14.
 Trabajemos juntos para mejorar el equipo G, pues hay muchos empleados sobresalientes en él. estilos de comportamiento que gobiernan la forma en la que
actúan las personas y hacen que éstas se comporten de manera predecible. Las reglas, los procedimientos de operación estándar y las normas proporcionan
lineamientos de comportamiento que pueden aumentar la eficacia porque especifican la mejor manera de llevar a cabo una tarea. Con el paso del tiempo,
estos lineamientos deben cambiar; conforme se descubren mejores maneras de hacer las cosas, la meta es el progreso constante para cumplir con los objetivos
de la organización. Las reglas, los procedimientos de operación estándar y las normas dejan en claro las expectativas de las personas entre ellas y evitan
malos entendidos con respecto a la responsabilidad por el uso de poder.
Reglas de conducta del equipo G
EL USO DE LA BUROCRACIA PARA
BENEFICIO DE LA ORGANIZACIÓN

 1. Si se quiere que las jerarquías organizacionales funcionen de manera eficaz y se eviten los problemas de las
organizaciones muy burocratizadas, tanto gerentes como empleados deben seguir los principios burocráticos.
 2. Empleados y gerentes deben darse cuenta de que no son dueños de sus posiciones en una organización y que es su
responsabilidad utilizar su autoridad y control sobre los recursos para beneficiar a las partes interesadas y no a ellos
mismos.
 3. Los gerentes deben esforzarse por tomar decisiones de recursos humanos (como la contratación, promoción o
recompensa de los empleados) tan justa y equitativamente como sea posible.
 4. Los integrantes de un grupo de trabajo o función deben reunirse periódicamente para asegurar que las relaciones de
reporte sean claras y sin ambigüedades, y que las reglas que utilizan para tomar las decisiones cumplan con las
necesidades del momento.
 5. Tanto gerentes como empleados deben adoptar una actitud crítica ante el funcionamiento organizacional para poder
descubrir las suposiciones y creencias que se dan por hecho en la operación
RESUMEN

 Las metas y los objetivos de las partes interesadas pueden lograrse solamente cuando las habilidades y
capacidades organizacionales se controlan por medio de una estructura organizacional. Las actividades de
los integrantes de la organización serían caóticas sin una estructura que asignara personas a los papeles y
dirigiera las actividades de las personas y las funciones.
 Este capítulo ha examinado cómo deben diseñar las organizaciones su jerarquía de autoridad y la forma de
elegir sistemas de control que creen una estructura organizacional eficaz. La forma de la jerarquía determina
cómo se lleva a cabo la toma de decisiones. También determina cuán motivadas estarán las personas para
alcanzar las metas organizacionales.
 Diseñar la jerarquía debería ser una de las tareas principales de la gerencia, pero, como ya se ha visto, es
una tarea que muchas organizaciones no realizan.