PROYECTO

CONTROL DE ACCESO EN
TIENDAS CON EQUIPO
BIOMÉTRICO
 Propósito

Chedraui preocupado por elevar y

optimizar la rentabilidad de la
inversión de nuestros Proveedores en
promotoría, los invita a conocer y a
participar en este proyecto.

Esta solución nos conducirá a nuestro

objetivo común que es: mayores
ventas.
 Situación Actual

Hoy en día, en las labores de promotoría, tanto

Chedraui, como sus Proveedores, hemos
identificado los siguientes aspectos en la
operación cotidiana en tienda:

 Falta de control de asistencia

 Alta Rotación y Ausentismo
 Baja productividad
 Baja calidad en servicio al consumidor
 Problemas de orden laboral
 ¿Cómo se puede resolver?

Estableciendo una estricta disciplina en el registro

de entradas y salidas del personal a través de
equipos biométricos instalados en la entrada de
personal de cada una de las Tiendas.

Ello nos permitirá controlar la fuerza de promoción

en beneficio de ambas partes:
– Proveedores
– Chedraui

Chedraui en su afán por resolver dicha

problemática, seleccionó a Time Tracker como
proveedor, por su enfoque, experiencia y
capacidades.
 ¿Qué es la Tecnología Time Tracker?

Es un sistema que permite el registro, control y

monitoreo de los eventos de entradas y salidas de
personal, diseñado con tecnología de vangardia, que
integra:

Equipos Biométricos (lector de huella

digital de última generación).

Desarrollo de sistemas basado en

Componentes.

Telecomunicaciones basadas en
Internet.
 ¿Cómo opera?

Autentificación:

Cada vez que el personal, asisten a una tienda se le

autentifica por medio de su huella digital al registrar
todas sus entradas y salidas, con las siguientes ventajas:

 La huella digital es única e intransferible.

 El registro es rápido e imposible de falsificar.
 No sucede que “olvido su credencial”.
 Si olvida su número, el equipo se lo informa.
 ¿Qué se obtiene?
Información:

Los registros generados se clasifican para poder ver en

línea a través de usuarios en Internet únicamente la
información de entradas y salidas que corresponda al
personal de cada quien en cada unidad de negocio y
con una amplia gama de consultas. Con esta solución
se puede dar seguimiento cotidiano a la operación y a
lo establecido en Acuerdos Comerciales.
Chedraui
 Puede ver las entradas y salidas de todo el personal
en cada una de sus sucursales.

Proveedores y Agencias
Pueden ver las entradas y salidas únicamente de su
personal en cada una de las sucursales.
 Participantes
Las personas que están sujetas a este control de acceso son:

 Personal de Proveedores de Productos

Supervisores Promotores
Vendedores Demostradores
Promovendedores Técnicos
(Incluyendo al personal de temporada y al de apoyo para
que en casos de contingencias ya se encuentren habilitados)

 Personal interno de Chedraui

 Personal de proveedores de servicios contratados por

Chedraui o en convenio.
 Excepciones
Personas que se exceptuan de este sistema de control, por su
naturaleza y funciones:

 Ejecutivos (Directores, Gerentes, Coordinadores regionales o

divisionales, etc., tanto de Chedraui como de sus
Proveedores)
 Representantes Farmacéuticos que sólo contactan al Jefe de
Farmacia para presentar sus productos.
 Repartidores y Choferes que sólo llegan a entregar mercancía,
ya que están controlados desde Zona de Recibo.
 Estibadores y cargadores, que permanecen en Zona de recibo.
 Personal de instituciones u organismos que realizan trámites o
inspección.
 Estudiantes de servicio social y empacadores voluntarios.
 Visitantes esporádicos para alguna reunión o trámite.

PROVEEDOR O AGENCIA
Ingresa a la página
chedraui.com.mx y selecciona
la liga
para registrar los datos de su
personal e imprimir los
formatos que genera y donde
el sistema le asigna la clave
para acceso al equipo
biométrico. (Ver guía anexa).
Firmar y entrega a su personal
los siguientes documentos:
1. Formato de registro firmado
por quién es el patrón.
(original y copia)
2. Carta responsiva en papel
membretado y/o sellado por
quien es el patrón y firmado.
3. Copia de afiliación vigente al
IMSS con el registro patronal
4. Copia de identificación con
foto o gafette.
Proceso para el registro inicial
PROMOTOR, JEFE DE REC. HUMANOS
SUPERV., ETC. (ADMINISTRADOR)
Recibe de su patrón los Valida documentos, realiza el
documentos y los censo de la huella de la persona
entrega al Jefe de en el equipo biométrico y
Recursos Humanos de la capacita a cada uno sobre como
primera sucursal que utilizar el equipo y qué hacer en
asista. casos necesarios.
Esto debe ser a partir del
día siguiente que se
registró en Internet y
antes de los 15 días
siguientes.
El formato lleva impresas
las fechas de vigencia. Sella y firma de recibido el
Formato de registro y devuelve
al personal para que pueda
presentarlo a las siguientes
sucursales que acuda.
 FORMATO DE
REGISTRO PARA:

SUPERVISOR Coordina y supervisa

a su personal.

VENDEDOR (A) Levanta pedidos de

su producto.

TECNICO (A) Capacita para el

manejo de productos
y/o equipos; da
mantenimiento a
equipos.

La asistencia seá
especificará en
número de visitas
 FORMATO DE
REGISTRO PARA:

PROMOVENDEDOR Levanta pedido y

(A) surte su producto de
bodega a piso de
venta; limpia y
acomoda el anaquel.
PROMOTOR (A) Surte su producto de
bodega a piso de
venta; limpia y
acomoda el anaquel.
Promueve algún
servicio en la tienda.

DEMOSTRADOR (A) Promueve la venta y

degusta su producto;
surte de bodega a
piso de venta.

La asistencia se
especificará en
horario detallado o
jornada mínima.
(MEMBRETE DEL PATRON)

(SELLO DEL
PATRON)

PERSONAL
Cada vez que ingrese o salga de
una Tienda deberá hacerlo por
la entrada de personal y
registrar sus entradas y salidas
con su huella en el equipo
biométrico.
F1 = ENTRADA
F2 = SALIDA A DESCANSO
F3 = REGRESO DE DESCANSO
F4 = SALIDA
Si es la primera vez que acude a
otra sucursal diferente a donde
se censo su huella, primero
debe realizar una réplica
(solicitar en el mismo equipo, a
la base central le envíe la copia
de su huella) y entregar copia
sellada del formato de registro.
En caso de contingencia existirá
un formato de control.
Registro diario
PREVENCION DE CHEDRAUI
PERDIDAS PROVEEDORES Y
Confirma que se registre AGENCIAS
correctamente en el equipo
biométrico y que porten
A través de un usuario
gafete correspondiente.
en el Sistema Time
Tracker se podrá
Auxilia al personal que tenga
consultar la asistencia y
problemas con el registro en
permanencia del
el equipo biométrico por
personal en cada
daños en su huella
sucursal, así como
establecer y dar
Reporta al Jefe de Recursos
seguimiento a acuerdos
Humanos los casos
comerciales.
especiales para que lo
solucione.
Se asegura que junto al
equipo se encuentre el cartel
con el proceso de registro
de entradas y salidas.
Se elimina reloj checador,
tarjetas y libretas de registro
 Monitor Time Tracker

Es un módulo del sistema Time Tracker que permite a la Cadena,

Proveedores y Agencias visualizar, analizar y explotar en línea las
entradas y salidas de su personal.

Con ello es posible cuantificar a nivel Cadena – Proveedor - Agencia:

Estadía Recursos
Puestos Visitas, etc…

Con una amplia gama de consultas tales como:

Periodo Zona Geográfica
Tienda Zona Comercial
Puestos Tipo de evento, etc…

Ejemplos en las páginas siguientes.

 Acuerdos Comerciales

Es un módulo del sistema Time Tracker donde se establece un

convenio entre proveedores y Chedraui sobre las horas y visitas en
que asistirán los promotores y demás puestos a las sucursales, en el
cual se puede ir dando seguimiento al cumplimiento en base al
comparativo de este acuerdo con la realidad generada a través de los
registros de su personal en los equipos biométricos.

El objetivo es eficiantar los recursos humanos asignados a la

promotoría en cada unidad de negocio, coordinando los esfuerzos de
Chedraui y Proveedores, a fin de lograr mayor rentabilidad en la
inversión del proveedor y en consecuencia incrementar las ventas.

Ejemplo en página siguiente.

 Calendario de implementación
REGISTRO ENTREGA INGRESO
SUCURSALES EN DOCTOS. Y OBLIGATORIO
INTERNET CENSO DE CON EQ.
HUELLAS BIOMETRICO
CD. VERACRUZ 26-JUN-06 26-JUN-06 1-JUL-06
DF Y EDO. DE MEXICO 5-OCT-06 6-OCT-06 23-OCT-06
HUAMANTLA, PUEBLA, S.MARTIN TX, TEHUACAN,
CORDOBA Y ORIZABA. VILLAHERMOSA, CARDENAS 13-NOV-06 27-NOV-06 11-DIC-06

XALAPA, COATEPEC, MTZ. DE LA T. Y TEZIUTLAN

TAXCO, ACAPULCO, CUERNAVACA, PUEBLA V 26-MAR-07 27-MAR-07 16-ABR-07
QUERETARO, LEON, GUADALAJARA Y MORELIA
MERIDA, CAMPECHE Y CD. DEL CARMEN
CANCUN, PLAYA DEL CARMEN, COZUMEL Y CHETUMAL 11-JUN-07 12-JUN-07 25-JUN-07
TAMPICO-MADERO, CD. VALLES, POZA RICA, TUXPAN Y PAPANTLA * * *
NVO. LAREDO, MATAMOROS, AGUASCALIENTES Y SAN LUIS JULIO JULIO JULIO
POTOSI.
COATZACOALCOS, MINATITLAN, ACAYUCAN, TUXTEPEC, OAXACA, * * *
PALENQUE, TUXTLA, SAN CRISTOBAL Y TAPACHULA AGOSTO AGOSTO AGOSTO

* Fechas por confirmar. Independientemente se publicarán con tiempo en cada sucursal

conforme se vayan a realizar.
 Beneficios
1. Controlar y cuantificar el tiempo real de presencia de la labor de promoción
relacionando con el impacto en las ventas.
2. Contribuir a mejorar la existencia de productos en los anaqueles
reflejándose en un mejor desempeño y productividad de los promotores,
3. Mejorar la calidad de atención a clientes al haber presentes personal que
atienda el producto y dudas.
4. Controlar y dar seguimiento a los acuerdos comerciales por la fuerza de
trabajo que envía el Proveedor a cada sucursal.
5. Mejorar el control y supervisión del Gte. de Tienda sobre los promotores.
6. Al ser personal identificado y más comprometido se contribuye a disminuir
la merma derivada del resurtido o mal manejo del producto.
7. Disminuir rotación y el ausentismo del personal.
8. Mejorar el proceso de prenómina del proveedor, al conocer el historial
laboral del personal.
9. Adecuada documentación para las demandas laborales de los promotores.
 Compromisos
Proveedores, Agencias y Chedraui
 Apoyo y seguimiento a este proyecto.
 Comunicar a su personal, sobre la importancia del proyecto.
 Cumplimiento en el registro del personal en la liga de la
página Chedraui y entrega de documentos.
 Fomentar entre sus colaboradores el correcto uso y registro
de entradas y salidas en el equipo biométrico.
 Coordinación entre Proveedores - Agencias - Chedraui para
cualquier situación.
 Seguimiento estricto y permanente a los Acuerdos
Comerciales
 Costos
¿El acceso a las consultas de la información de este
sistema y el control de los acuerdos comerciales tiene
costo?
SI

Mediante una coparticipación para cubrir los costos por este

servicio, en la que Chedraui participará con una aportación de
más del 70% y el proveedor con menos del 30% con
respecto a los precios al público de Time Tracker en otras
cadenas.
La facturación será anual, los precios se los proporcionarán
directamente en Time Tracker.

¿El registro del personal en la base de datos de este

sistema y el acceso a las sucursales a través del equipo
biométrico tiene costo?
NO
 Gracias

Atención y soporte:

Teléfono: 50-91-68-91 en la Cd. de México

E-mail Proveedores:
registroproveedor@timetracker.com.mx

E-mail Tiendas:
soportetienda@timetracker.com.mx
RESPUESTAS A PREGUNTAS
Y
ACLARACION DE DUDAS
 Preguntas y respuestas
1. ¿ES OBLIGATORIO EL REGISTRO DEL PERSONAL Y USO DEL EQUIPO BIOMETRICO?
Si, toda persona que llega a laborar a Tiendas Chedraui debe estar registrada en la base
de datos de Time Tracker, entregar sus documentos a RH, censar su huella e ingresar y
salir por la entrada de personal a través del equipo biométrico.

2. ¿LOS EJECUTIVOS TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE?

No, ellos no tiene obligación de registrarse, ni de ingresar por entrada de personal,
pueden hacerlo por entrada de clientes.

3. ¿TAMBIEN DEBEN REGISTRARSE LOS REPARTIDOSRES Y CHOFERES?

El registro y control de algún otro puesto que no sea: Supervisor, Vendedor
Promovendedor, Promotor, Demostrador ó Técnico, será opcional si el Proveedor o
Agencia quieren aprovechar el sistema para monitorearlo.

4. ¿EL PERSONAL TIENE QUE REGISTRARSE EN TODAS LAS SUCURSALES?

Una vez que a una persona la registran en la base de datos y han censando su huella
tras la entrega de documentos, queda habilitada para poder ingresar a cualquier
sucursal Chedraui, reconociendo el patrón (Proveedor o Agencia) su relación laboral.
 Preguntas y respuestas

5. ¿SE TIENEN QUE ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A TODAS LAS SUCURSALES QUE
ACUDA?
No. Si una persona necesita acudir a varias sucursales, sólo en la primera entregará los
documentos originales y en las demás sólo copia del formato de registro sellado y
firmado en la primera. No hay que realizar nuevo censo de huella, solo hacer una réplica
en el equipo para que la valide en la base de datos central antes de registrar su primera
entrada.

6. ¿PUEDEN ENTREGARSE DOCUMENTOS DE OTRA CIUDAD Y POR FAX?

Sí. Los documentos deben ser en papel membretado y/o sellado por quien es el patrón
laboral y pueden ser con domicilio de la localidad o foráneos, dependiendo donde se
encuentren sus oficinas. En caso de ser foráneos se podrá recibir por fax debiendo
entregar los originales en un lapso no mayor a 15 días.
 Preguntas y respuestas
7. ¿CUAL ES EL DOCUMENTOS DEL IMSS QUE SE SOLICITA?
El documento que se solicita del IMSS debe ser uno emitido por dicho instituto donde se
compruebe que la persona mencionada está afiliada y vigente por determinado patrón.
Puede ser la “Relación de movimientos operados” (Afil-06) que remite el IMSS al patrón
cada vez que le envía altas, movimientos de sueldos o bajas. También puede ser la
“Emisión de movimientos mensuales o bimestrales” que el IMSS envía al patrón
periódicamente para informar de todos los movimientos recibidos y procesados para
cada persona que tiene afiliada. En última instancia podría ser el pase permanente que
le entregan a la persona para recibir atención médica en alguna clínica fuera de la ciudad
donde está registrado el patrón. Cualquiera de éstos documentos tendrá que tener una
vigencia menor a 2 meses.

8. ¿DEBE ENTREGARSE DOCUMENTOS POSTERIORMENTE?

Cada semestre solicitará el Jefe de Recursos Humanos al personal que le entregue un
documentos de su afiliación al IMSS actualizado a fechas recientes ( 2 meses máximo),
los cuales pueden ser los mismo mencionado en el punto anterior.
 Preguntas y respuestas
9. ¿QUE SE DEBE HACER SI UNA PERSONA YA NO TRABAJA PARA EL PROVEEDOR O
AGENCIA?
La Agencia y/o Proveedor deberá darlo de baja en el mismo sistema de datos donde lo
registró, para impedir que pueda registrarse en el equipo biométrico e ingresar a las suc.

10. ¿LOS GERENTES Y JEFES DE AREA PUEDEN CAMBIAR EL HORARIO DEL PROMOTOR?
El plan de horario semanal que se expresa en el formato de registro y carta responsiva
para cada persona, es una propuesta que deberá acordarse con el Gerente de la Tienda
o Jefe de Área responsable, quienes podrán solicitar y acordar cambios a los
Supervisores y Proveedores en cualquier momento para cubrir con las necesidades de
atención de su producto en la Tienda, siempre y cuando se respete el total de horas
convenidas.

11. ¿EL ACCESO A LAS SUCURSALES SOLO DEBE SER EN LOS DÍAS Y HORARIOS
ESTABLECIDOS EN EL SISTEMA Y DOCUMENTOS?
Los equipos biométricos no restringen el acceso si el personal se presenta en un día no
señalado, fuera del horario o en alguna sucursal que no esté programada, ya que es
posible que en caso de contingencias envíen a alguien de última hora. Sólo debe estar
 Preguntas y respuestas
12. ¿HAY UN HORARIOS LIMITE ESTABLECIDO PARA QUE LOS PROMOTORES PUEDAN
INGRESAR A LAS SUCURSALES?
No hay restricción de horario para el acceso a las Tiendas del personal de proveedores
aún cuando haya habido retardo en la hora estipulada, pero deberán cumplir con el total
de horas establecidas. Con el módulo de Acuerdos Comerciales el Proveedor,
Comprador y Gerentes de la tienda establecerán el mejor horario para la atención de sus
productos y a través de los reportes del sistema conocerán las incidencias, retardos y
faltas para reportarlas y tomar las medidas necesarias. La Dirección de Operaciones
informará a las Sucursales del DF y Edo. de México para que no limiten el acceso.

13. ¿PUEDE UNA MISMA PERSONA ATENDER A DOS PROVEEDORES?

Si, siempre y cuando cumpla con el tiempo establecido para cada uno. En estos casos
la agencia deberá registrar a dicha persona en cada proveedor para generar claves
independientes, entregar ambos paquetes de documentos y darán de alta dos huellas
diferentes; con esto se podrá identificar que se cumpla el tiempo estipulado o
contratado para cada proveedor.
 Preguntas y respuestas
14. ¿QUE FUNCIONES DEBE REALIZAR EL PROMOTOR ?
Las funciones que deben realizar y en las que participa el personal de Proveedores, son
las siguientes y exclusivamente para sus productos y los de Calidad Chedraui:
a) RESURTIDO EN PISO DE VENTAS Y BODEGA, que implica:
• Limpiar producto, así como el mueble, anaquel y área de bodega que le
corresponda; no dejar cajas, estibas y cartón mal colocado.
• Exhibir y cuadrar producto de acuerdo a características o lineamientos.
• Señalizar, colocando etiquetas de precios, comparativos y cartulinas.
b) INVENTARIOS: Apoyo en el proceso de inventario de sus productos.
c) DEVOLUCION DE PRODUCTOS A PROVEEDOR. Apoyo en el conteo, empaque y
trámite.
d) PRODUCTOS ABANDONADOS EN PISO: Recolección de sus productos en el lugar de
concentración y reacomodo en mueble o entrega para merma.

15. ¿QUIEN DEBE FIRMAR LA PAPELETA DE SALIDA?

La papeleta de salida será firmada sólo por el Jefe de Área responsable en turno de la
Tienda o el Gerente, quien deberá asegurarse se hayan cumplido con las actividades.