MANUAL DE NORMAS, POLÍTICAS Y

PROCEDIMIENTOS
GRUPO SINABRO

Presentador:
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS COZYLIFE

07/13/2021 1
 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

CONTABILIDAD TRIBUTOS TESORERIA FINANZAS

POLITICAS POLITICAS POLITICAS POLITICAS

Interno
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS

FORMATOS FORMATOS FORMATOS FORMATOS

FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMAS

07/13/2021 2
 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

COMPRAS LOGISTICA COSTOS INVENTARIOS

POLITICAS POLITICAS POLITICAS POLITICAS

Interno
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS

FORMATOS FORMATOS FORMATOS FORMATOS

FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMAS

Segunda Fase – Entrega en tres (3) semanas

07/13/2021 3
 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Subsistema Subsistema Subsistema Subsistema

Contabilidad Tributaria Tesoreria Finanzas

Control Interno Caja Chica

Plan de cuentas Facturación Cierre Administrativo
Efectivo Fiscales
Cuentas por Pagar Flujo de Caja
Conciliación Bancaria Parafiscales
Cuentas por Cobrar Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar Viáticos

Provisiones Gastos de Representación
Cierre Contable
Mercancía en Consignación
Analisis Financiero
Políticas de Descuentos

07/13/2021 4
 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
ESTRUCTURA DEL MANUAL
HOJA DE APROBACION HOJA DE VIDA INDICE

07/13/2021 5
 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
HABILITACION DEL ACCESO A LOS MANUALES DE
ADMINISTRACION Y FINANZAS

1. El 30 de Septiembre el equipo de soportes de sistema del Grupo

Sinabro estará habilitando la carpeta compartida de los Manuales.
2. Los acceso serán restringido por área y usuarios.
3. Tendrán opción de consulta de:
- Manuales
- Instructivo Profit: versión 2K8 Y Versión 2k12
- Flujogramas
- Formularios
4. Toda la información estará sujeta a las Políticas de Back up del Grupo.

07/13/2021 6
 PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
POLITICAS GENERALES

1. Se tendrá dos (2) Sistemas el Contable y el No Contable en Servidores diferentes. En

el cual registraran la información definida con el Corporativo
2. Todo registro deberá estar soportado con documentación y en cumplimiento de las
Políticas Establecidas para tal fin
3. Se podrán realizar modificaciones sin afectar la estructura contable, ni la
formulación original. En caso de ser necesario deberá ser solicitado por personal
autorizado del Corporativo.
4. Todos los procesos y formatos son susceptibles a cambios o modificaciones de
acuerdo a las necesidades del y las leyes vigentes, para lo cual debe estar presente
el comité de Administración para la aprobación de los mismo

07/13/2021 7
 SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD - TRIBUTOS

CONCILIACION BANCARIA
RESPONSABLE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
ACTIVIDAD

Inicio RECIBE ESTADO DE

RECIB E DE
COORDINACIÓN
CUENTA BANCARIO
INFORMACIÓN ENVÍA INFORMACIÓ N DE
PARA INTEGRAR E
INICIA R EL
ESTADOS DE CUENTA
CONSOLIDACIÓN PROCESO DE BANCARIO
EMITE MAYOR ANALÍTICO
CONCILIACIÓN
DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA

COMPARA Y COTEJA
ESTADO DE CUENTA Y
 ESTADOS DE CUENTA MAYOR ANALÍTICO
RECIBE INFORMACIÓ N
REVISIÓN DE 

MAYOR ANALÍTICO CONTABLE
ESTADOS BANCARIOS DEL PRELIMINAR Y REVISA
REGISTROS Y 
SISTEMA PROFIT
FORMATO DE CONCILIACIÓN
BANCOS
NO
VALIDACIÓN COINCIDEN LOS
SALDOS
SI
SI
AJUSTES, CAMBIOS Y REVISA Y ANALIZA
REGISTROS FIRMA CONCILIACIÓ N, LOS REGISTROS Y
APRUEBA Y DEVUELVE CORRIGE MEDIANTE
SALDOS CORRECTOS

VERIFICA COINCIDENCIA
DE SALDOS CONCILIADOS
Y REALIZA AJUSTES SEGÚ N
POLÍTICA CONTABLE
VALIDACIÓN Y
AVISO DE
PROCEDE A IMPRIMIR
CULMINACIÓN

RESGU ARDA E N CARPE TAS

Fin MENSUALES

07/13/2021 8
 SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD - TRIBUTOS

ESTRUCTURA DE COSTO
RESPONSABLE UNIDADES DE NEGOCIO Y CONTABILIDAD / GERENCIA DE
ACTIVIDAD GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN RRHH
ACTIVIDAD CENTROS DE COSTOS VENTAS

GERENCIA DE RECIBE PROPUESTAS DE PREPARA INFORMACIÓ N

Inicio OPERACIONES COSTOS GENERALES POR RECIBE DATOS FINALES DE PREPARA INFORMACIÓ N POR GENERAL DE COSTOS PARA EL
UNIDAD DE NEGOCIO Y LAS PROPUESTAS DE CUENTAS CONTABLES Y APU
CONSOLIDACIÓN ESTUDIA Y EVALUA COSTOS EVALÚ A DATOS EN PLANTILLA VENTAS AL CLIENTE Y DATOS FINANCIEROS DE
ESTRUCTURALES EN GENERAL COTEJA PRECIOS INTERÉ S
DE INFORMACIÓN E INFORMA CON DATOS A NO REMITE A GERENCIA
NO
ADMINISTRACIÓ N, DELIBERA NO INFORMACIÓ N GENERAL DE
REMITE A GERENCIA SEGÚ N
INFORMACIÓN INSUMOS REALES DE MANO
CORRIGE OBSERVACIONES DE CONFORME POLÍTICAS Y ESTIMACIÓ N
COMPLETA DE OBRA POR DEPTO. DE
GERENCIA DE DE PREMISAS FUNCIONALES
ACUERDO A LO SOLICITADO
ADMINISTRACIÓ N Y REMITE A LA ESTRUCTURA
SI POR EL CLIENTE
SI
PREPARACIÓN DE GERENCIA DE CORRIGE OBSERVACIONES DE
INFORMACIÓN Y MANTENIMIENTO VACÍA DATOS EN GERENCIA DE
ADMINISTRACIÓ N Y REMITE
PROYECCIONES PREPARA INFORMACIÓ N DE
PLANTILLAS POR TIPO DE
VENTA, GENERA LOS
COSTOS - APU GUÍA RESULTADOS Y EVALÚ A DE
ACUERDO A LO LEGAL
PERMITIDO EN GENERAL REMITE A VENTAS LOS
GERENCIA DE INSTALACIÓN COSTOS REALES A
PRESENTAR AL CLIENTE
PRESENTA TIEMPOS Y DATOS PREPARA LA ESTRUCTURA
VALIDACIÓN Y DE INSTALACIONES EN DE COSTOS SEGÚ N LOS
CONFORMIDAD DE GENERAL POR PROYECTO TÉ RMINOS DE LA GERENCIA DE VENTAS
NEGOCIACIÓ N Y LOS DATOS
LOS DATOS GENERALES
FINANCIEROS GERENCIA DE PROYECTOS RECIBE DATOS ESTIMADOS,
PRESENTA DATOS EVALÚ A, DELIBERA CON LA
EVALUADOS, DA DIRECCIÓ N Y PRESENTA
CONTEMPLA DETALLES PRESUPUESTOS AL CLIENTE
TÉ CNICOS EN EQUIPOS RECOMENDACIONES,
OBSERVACIONES Y SEGÚ N FORMATOS DE
REPORTA DETALLES COTIZACIONES COZYLIFE
ENTREGA, FINANCIEROS
UNIDAD DE SERVICIOS
PROYECCIÓN Y GENERALES
TOMA DE
CULMINA PREPARA E Fin
INFORMA A GERENCIA
DESICIONES PRESENTA VALORACIONES DE
ECONÓMICAS LOS REPUESTOS EN ALMACEN

07/13/2021 9
 SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD - TRIBUTOS

CIERRE MENSUAL
RESPONSABLE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD FINANZAS RRHH
ACTIVIDAD

Inicio
SOLICITA Y RECIBE
SEA IMPRESO O VÍA RECIBE Y VALIDA
E-MAIL LOS
CONSOLIDACIÓN DOCUMENTOS E
INFORMACIÓ N
INSUMOS PARA EL PREPARA CONCILIACIÓ N
DE INFORMACIÓN REGISTRO DE LAS BANCARIA ADMINISTRATIVA E
OPERA CIONES PREPARA INFORMACIÓ N DE INFORMA
BANCOS NO
PREPARA INFORMACIÓ N DE
INFORMACIÓN NÓ MINA, APORTES Y
 ESTADOS DE CUENTA
 FA CTURAS
COMPLETA PROVISIONES ; QUINCENAL Y
 LIBROS DE COMPRAS PREPARA INFORMACIÓ N DE MENSUAL
REVISIÓN DE  LIBROS DE VENTA S CUENTAS POR PAGAR Y
 PLA NILLAS DE IMPUESTOS
IMPUESTOS,  CHEQUES DE G ERENCIA INFORMA A CONTABILIDAD SI COBRAR (INFLUYE ANTICIPOS)
 CONTRATO DE PÓLIZAS CAMBIOS Y EVENTOS
PROVISIONES Y  EXPEDIENTE DE IMPORT ACIÓN SUSTANCIALES (CAPITAL
PROCEDE A REGISTRAR Y REMITE INFORMACIÓ N Y
 CUADROS DE NÓMINA OPERACIONES SEGÚ N CONSULTAS A CONTABILIDAD
REPORTES  REPORTES DE CÁLCULOS SOCIAL; EVENTOS LEGALES;
POLÍTICAS CONTABLES VÍA CORREO O IMPRESA O RED
 EXPEDIENTES DE ACTIVOS POLIZAS; EXPEDIENTES DE REMITE INFORMACIÓ N Y
 ENTRE OT ROS DOCUMENTOS ACTIVOS FIJOS; EXPEDIENTES CONSULTAS A
DE IMPORTACIÓ N) CONTABILIDAD VÍA CORREO,
COTEJA INFORMACIÓN IMPRESA O RED
INTERNA (IMPUESTOS Y
INTEGRACIÓN, PARAFISCALES)
REGISTRO Y
PROCESAMIENTO CONSOLIDA INFORMACIÓ N ;
RECIBE INFORMACIÓ N INTEGRA Y PROCEDE A
 AJUST ES CONTABLES PRELIMINAR CERRAR CUENTAS
 CONCILIACIÓN BANCARIA
 AJUST ES TRIBUTARIOS
 DEPRECIA CIÓN DE ACTIVOS
 AJUST ES DE NÓMINAS NO
VALIDACIÓN DE  AJUST ES ESPECIALES EJP. AJUSTES
- AUMENT O DE CA PIT AL
RESULTADOS, - RESERVA LEGAL NO SI
- DECLARACIÓN DE ISLR
CONCILIACIÓN, - DIFERENCIAL CAMBIARIO VALIDACIÓN CONCILIA, REVISA
- RECONV ERS IÓN MONETARIA
EFECTIVA Y RECLASIFICA
PUBLICACIÓN Y
ENTREGA SI
PRESENTA PRELIMINARES

PUBLICA
RESULTADOS
Fin

07/13/2021 10
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA

CAJA CHICA (Contable)

RESPONSABLE COORDINACIÓN DE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO ÁREAS Y DEPENDENCIAS ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO GERENCIA DE ADM Y FIN
ACTIVIDAD ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Inicio CUANTIFICA Y UBICA LOS

SE ACTIVA LUEGO DE RECIBE SOPORTE DE SALIDA MONTOS SEGÚ N BANCO
RECIBE SOLICITUD APROBADA
UN REQUERIMIENTO DEL EFECTIVO/CAJA POR TRANSFERENCIAS Y
DE COMPRAS DE UNIDAD DE NEGOCIO GENERA Y VERIFICA DISPONIBILIDAD
SOPORTA LA SALIDA CON
RECEPCIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS
EN EFECTIVO SEGÚ N
REQUERIMIENTO MEDIANTE
VOUCHER DE CAJA Y/O
FORMATO DE SOLICITUD DE
SOLICITUD POLÍTICA DE CAJA
CHICA EFECTIVO PREVIA
VALES
APROBACIÓ N DEL GERENTE APROBACIÓN
DE ÁREA Y DEPENDENCIA SI REGISTRA EN SISTEMA
NO MOVIMIENTO DE CAJA Y ENTREGA EFECTIVO A
SEGUIMIENTO DE LOS COORDINACIÓ N JUNTO
 BILLETES Y VALES
SOPORTES A DEMÁ S SOPORTES
VALIDACIÓ N DE  VOUCHER DE CAJA
DISPONIBILIDAD
SOLICITUD


RECIBOS DE CAJA
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓ N RECIBE NUEVAMENTE Y Fin
 FORMATO DE ARQUEO UBICA APROBACIÓ N SI NO
 FORMATO CONTROL DE CAJA
 FACTURAS Y TICKET DE CAJA REPOSICIÓN
CUSTODIO CAJA : COORD. ADM.Y FIN SEGÚN POLÍTICA
ENTREGA DEL RECIBE EFECTIVO

EFECTIVO RECIBE Y ENTREGA EFECTIVO

A UNIDAD DE NEGOCIO
SOLICITANTE
REMITE SOPORTE DE LA
CANCELACIÓ N POSTERIOR AL
CANJE DEL EFECTIVO O VALE
RECIBE INFORMACIÓ N Y
VALIDACIÓ N DE REMITE A ESPECIALISTA
REINTEGRO Y
REPOSICIÓ N
CONSUMO Y FACTURA O
TICKET DE CAJA

07/13/2021 11
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
CAJA CHICA (No Contable)
RESPONSABLE
ACTIVIDAD COORDINACIÓN DE
INSUMO / DOCUMENTO ÁREAS Y DEPENDENCIAS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN
ACTIVIDAD ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Inicio RECIBE SOLICITUD APROBADA

SE ACTIVA LUEGO DE Y VERIFICA DISPONIBILIDAD RECIBE SOPORTE DE SALIDA
UN REQUERIMIENTO
DE COMPRAS DE DEL EFECTIVO/CAJA
MANEJO DE CAJA BIENES Y SERVICIOS
EN EFECTIVO SEGÚ N
UNIDAD DE NEGOCIO GENERA
REQUERIMIENTO Y FORMATO
CHICA POLÍTICA DE CAJA
CHICA DE SOLICITUD DE EFECTIVO O APROBACIÓN CUANTIFICA Y UBICA LOS
RESPORTA PAGO DE CLIENTE MONTOS SEGÚ N BANCO
EN DIVISAS POR TRANSFERENCIAS Y
SI
NO SOPORTA LA SALIDA CON
VOUCHER DE CAJA Y/O
CONSOLIDACIÓ N VALES
DE INFORMACIÓ N RECIBE NUEVAMENTE Y
DISPONIBILIDAD
UBICA APROBACIÓ N
SI NO
INFORMA EL CLIENTE,
GESTIÓ N DE PROYECTO Y MONTO A
REPOSICIÓN
SEGÚN POLÍTICA ENTREGA EFECTIVO A
INGRESO COBRAR
GERENCIA JUNTO A
RECIBE Y ENTREGA EFECTIVO DEMÁ S SOPORTES
A UNIDAD DE NEGOCIO
SOLICITANTE
GESTIÓ N DE
EGRESO RECIBE REPORTES DE
RECIBE EFECTIVO GESTION Y EFECTIVO
REGISTRA EN SISTEMA CUANDO SOBREPASA
EL MONTO MAXIMO
AVISO Y RECIBE INFORMACIÓ N Y MOVIMIENTO DE CAJA Y
REMITE A COORDINACIÓ N SEGUIMIENTO DE LOS
CONFIRMACIÓ N DE SOPORTES
REMITE SOPORTE DE LA
COBRO CANCELACIÓ N POSTERIOR AL
CANJE DEL EFECTIVO O VALE
ATIENDE AL CLIENTE RECIBE EMITE RECIBOS Y CARGA EN
INFORMACIÓ N Y EFECTIVO PROFIT EL COBRO

SOPORTE Y CONSUMO Y FACTURA O GENERA REPORTES Y

ARCHIVO DE TICKET DE CAJA GUARDA EFECTIVO EN CAJA
INFORMACIÓ N FUERTE

Fin

07/13/2021 12
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
CONCILIACION BANCARIA
RESPONSABLE ESPECIALISTA COORDINACIÓN DE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SOLICITA Y RECIBE Inicio

SEA IMPRESO O VÍA
RECIBE INFORMACIÓ N DE RECIBE INFORMACIÓ N DE
CONSOLIDACIÓN DE E-MAIL LOS
GERENCIA Y CONTABILIDAD GERENCIA, CONTABILIDAD Y
DOCUMENTOS E
INFORMACIÓN INSUMOS PARA ESPECIALISTA
INICIA R EL
PROCESO DE
RECIBE CONSULTAS
ENVÍA INFORMACIÓ N DE SOBRE REGISTROS Y
CONCILIACIÓN
MOVIMIENTOS DE BANCOS EMITE REPORTE BANCARIO
CAMBIOS EMITE REPORTE BANCARIO
DEL SISTEMA Y REGISTRA
DEL SISTEMA Y REVISA
OPERACIONES FALTANTES
REVISIÓN DE
REVISA E INFORMA DE LAS
REGISTROS Y VERIFICA MOVIMIENTOS CONSULTAS RECIBIDAS
RECIBE INFORMACIÓ N COMPARA REPORTES BANCARIOS
MOVIMIENTOS PRELIMINAR Y REVISA
BANCARIOS Y REGISTROS
BANCARIOS
NO
CUADRE DE
VERIFICA LAS
NO CONCILIACIÓN
INCONSISTENCIAS DEL
PROCESO Y CONSULTA RECIBE INFORMACIÓ N DE SI
AJUSTES, CAMBIOS Y 

ESTADOS DE CUENTA BANCO
REPORTE ESTADOS BANCARIOS VALIDACIÓN CULMINACIÓ N DEL
PROCESO
REGISTROS DEL S IST EMA PROFIT ADM.
CORRIGE REGISTROS E
SI INFORMA DEL CULMINO DE INFORMA E IMPRIME
PROCESAMIENTO CONCILIACION

VALIDACIÓN Y FIRMA CONCILIACIÓ N, ARCHIVA

APRUEBA Y DEVUELVE CONCILIACIÓ N
AVISO DE
CULMINACIÓN Fin

07/13/2021 13
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
FACTURACION EQUIPOS (Contable)
RESPONSABLE GERENCIA DE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE PROYECTO ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO CLIENTE
ACTIVIDAD ADMINISTRACIÓN

SE ACTIVA CON UN
Inicio CONFORME A LOS PAGOS
RECIBE INSTRUCCIÓ N DE
EMITE INSTRUCCIONES RECIBE FACTURA DE LA
CONTRATO DE EMISIÓ N DE FACTURAS EN BS
FACTURACIÓN VENTA EN $ SOBRE REFERENTE A LA FICHA GERENCIA
EQUIPOS TÉCNICA DEL CLIENTE LOS DE ACUERDO A LOS VALORES
EQUIPOS PRINCIPALMENTE MONTOS Y DATOS PARA ACORDADOS
PROCEDER A LAS
NO
FACTURACIÓ N
REMITE INFORMACIÓ N DE LA REGISTRA EN SISTEMA LOS CONFORME
VENTA DE EQUIPOS SEGÚ N DATOS SEGÚN PROFORMAS E
PROFORMAS, ORDEN DE INSTRUCCIONES
CONSOLIDACIÓ N  CONTRATO DE VENTA PRODUCCIÓ N, PAGOS
 PRESUPUESTOS RECIBIDOS Y CONFIRMADOS SI
VERIFICACIÓ N Y  ORDEN DE PRO DUCCIÓ N RECIBE Y VERIFICANO
 (ORDER PURCHASE) FACTURA ORIGINAL RECIBE Y CONSULTA A
REGISTRO DE 

FACTURAS Y PROFORMAS
CORREOS ELECTRÓ NICOS GERENCIA Y REIMPRIME
INFORMACIÓ N

SI PROCEDE A EMITIR E
IMPRIMIR FACTURAS
PROCEDE A CANCELAR LAS
DIFERENCIAS CONSECUENCIA
IMPRESIÓ N DE DE LOS AJUSTES CAMBIARIOS
CONFIRMACIÓN Y TRIBUTOS PENDIENTES
FACTURAS
CORRIGE DETALLES
OBSERVADOS POR GERENCIA Fin

REMITE AL CLIENTE FACTURA

VALIDACIÓ N Y ORIGINAL Y ESCANEADA
RESGUARDO DE
FACTURAS

07/13/2021 14
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
FACTURACION DE INSTALACION (Contable)
RESPONSABLE GERENCIA DE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE INSTALACIONES ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO CASA MATRIZ
ACTIVIDAD ADMINISTRACIÓN

SE ACTIVA CON UN
Inicio CONFORME A LAS REVISIONES
CONTRATO DE DE LOS AVANCES GIRA RECIBE INSTRUCCIÓ N DE
VENTA EN $ SOBRE REMITE INFORMACIÓ N DEL RECIBE FACTURA DE LA
INSTRUCCIONES PARA EMISIÓ N DE FACTURAS EN BS
EQUIPOS
AVANCE DE LAS OBRAS GERENCIA
FACTURACIÓN PRINCIPALMENTE PROCEDER A LA DE ACUERDO A LOS VALORES
EN PROCESO DE CONFORME A LAS REVISIONES FACTURACIÓ N SEGÚ N ACORDADOS
INSTALAC. INSTALACIÓ N Y SEGUIMIENTO DE LA SEGUIMIENTO DE LOS
GERENCIA NO
VALORES FACTURADOS
REGISTRA EN SISTEMA LOS
DATOS SEGÚN PROFORMAS E CONFORME
CONSOLIDACIÓ N RECIBE Y VERIFICA
INSTRUCCIONES
 FACTURA ORIGINAL
VERIFICACIÓ N Y 
CONTRATO DE VENTA
PRESUPUESTO S

REGISTRO DE 
ORDEN DE PRODUCCIÓ N
(ORDER PURCHASE)
NO
RECIBE Y CONSULTA A SI

INFORMACIÓ N 
FACTURAS Y PROF ORMAS
CORREOS ELECTRÓ NICOS GERENCIA Y REIMPRIME

CONFIRMACIÓN

IMPRESIÓ N DE
SI PROCEDE A EMITIR E
FACTURAS IMPRIMIR FACTURAS
PROCEDE A CANCELAR LAS
DIFERENCIAS
CONSECUENCIA DE LOS
AJUSTES CAMBIARIOS Y
TRIBUTOS PENDIENTES

VALIDACIÓ N Y REMITE AL CLIENTE FACTURA Fin

RESGUARDO DE ORIGINAL Y ESCANEADA
CORRIGE DETALLES
FACTURAS OBSERVADOS POR GERENCIA

07/13/2021 15
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
FACTURACION MANTENIMIENTO PREVENTIVO (Contable)
RESPONSABLE ESPECIALISTA
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE MANTENIMIENTO CLIENTE CONTABILIDAD
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVO

Inicio RECIBE INFORMACIÓ N VÍA

FORMATO, CORREO U OTRA
SE ACTIVA LUEGO DE INFORMA EL DETALLE DE LOS REFERENTE A LA RECIBE NOTIFICACIÓN DE RECIBE COPIA DE LA
INSTALADOS L OS
EQUIPOS Y LOS
CLIENTES EN ATENCIÓ N ATENCIÓ N DE CLIENTES VALORES A FACTURAR FACTURA PARA CONTROL
CLIENTES SEGÚ N SU PROGRAMACIÓ N Y DE VENTAS
FACTURACIÓN FRECUENTES YA MANTENIMIENTOS
INSTALADOS
EJECUTADOS Y VACIA VACÍA FORMATO DE
MTTO. ACUERDO AL VALOR Y NO
FORMATO CONTROL ENLACE
NÚ MERO DE ASCENSORES CONFORME
A FACTURAR
RECIBE Y REVISA LA NOTIFICA AL CLIENTE DE
INFORMACIÓ N REFERIDA DEL
NOTIFICACIÓ N AL 

FACTURAS DE VENTAS
FORMATO CONTROL MTTO. CLIENTE Y/O ESPECIALISTA Y
LOS MONTOS A
FACTURAR ANTES DE LA SI
CLIENTE 

CORREOS ELECTRÓ NICOS
LIBRO DE VENTAS
REMITE INSTRUCCIONES IMPRESIÓ N DEFINITIVA
 NOTIFICACIÓ N DE COBRO
 CARTAS DE ESTATUS DEL
PROCEDE A CANCELAR LAS
CLIENTE RECIBE OBSERVACIONES DIFERENCIAS CONSECUENCIA
DEL CLIENTE; CONSULTA DE LOS AJUSTES CAMBIARIOS
CONSOLIDACIÓ N Y CORRIGE Y TRIBUTOS PENDIENTES
VERIFICACIÓ N Y
REGISTRO DE REGISTRA EN SISTEMA LOS
INFORMACIÓ N DATOS SEGÚN PROFORMAS E RECIBE FACTURA FILTRADA Y
INSTRUCCIONES SIN OBSERVACIONES

IMPRESIÓ N DE PROCEDE A EMITIR

FACTURAS IMPRIMIR FACTURA U
ENVIAR AL CLIENTE

RESGUARDA COPIA DE LA
VALIDACIÓ N Y FACTURA
RESGUARDO DE Fin
FACTURAS

07/13/2021 16
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
FACTURACION MANTENIMIENTO CORRECTIVO (Contable)
RESPONSABLE ESPECIALISTA
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE MANTENIMIENTO CLIENTE CONTABILIDAD
ADMINISTRATIVO

Inicio
SE ACTIVA LUEGO DE RECIBE NOTIFICACIÓN DE RECIBE COPIA DE LA
INSTALADOS LOS
INFORMA EL DETALLE DE LAS CÁ LCULA EN FACTURA
EQUIPOS Y LOS VALORES A FACTURAR FACTURA PARA CONTROL
PROFORMA Y ENVÍA AL
FACTURACIÓN CLIENTES FALLAS DE LOS CLIENTES, EN
CLIENTE PARA
DE VENTAS
FRECUENTES YA ATENCIÓ N Y EMITE EL
MTTO. INSTALADOS
PRESUPUESTO CONFORMIDAD
NO

CONSOLIDACIÓ N  FACTURAS DE VENTAS
 FORMATO CONTROL MTTO.
DE INFORMACIÓ N  CORREOS ELECTRÓ NICOS
 LIBRO DE VENTAS
 PRESUPUESTOS
 NOTIFICACIÓ N DE COBRO
 CARTAS DE ESTATUS DEL
CLIENTE
GESTIÓ N DE COBRO
RECIBE Y REVISA LA
INFORMACIÓ N REFERIDA DEL
CLIENTE Y/O ESPECIALISTA Y
REMITE INSTRUCCIONES
CONFORME
NOTIFICA AL CLIENTE DE
LOS MONTOS A
FACTURAR ANTES DE LA SI
IMPRESIÓ N DEFINITIVA
RECIBE OBSERVACIONES PROCEDE A CANCELAR LAS
DEL CLIENTE; CONSULTA DIFERENCIAS CONSECUENCIA
Y CORRIGE DE LOS AJUSTES CAMBIARIOS
Y TRIBUTOS PENDIENTES

REGISTRA EN SISTEMA LOS

DATOS SEGÚN PROFORMAS E
AVISO Y INSTRUCCIONES RECIBE FACTURA FILTRADA Y
SIN OBSERVACIONES
CONFIRMACIÓ N DE
COBRO

PROCEDE A EMITIR
IMPRIMIR FACTURA U
ENVIAR AL CLIENTE

SOPORTE Y ARCHIVO
DE INFORMACIÓ N RESGUARDA COPIA DE LA
FACTURA

Fin

07/13/2021 17
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
CUENTAS POR COBRAR (Contable)
RESPONSABLE COORDINACIÓN DE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO CLIENTE GERENCIA DE MANTENIMIENTO
ACTIVIDAD ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Inicio
RECIBE INFORMACIÓ N SOBRE REALIZA SEGUIMIENTO DEL RECIBE, INFORMA Y EJECUTA
SE ACTIVA CON LA
ESTADOS DE CUENTA Y/O REGISTRO DE COBRANZA Y SUSPENCIÓ N DE SERVICIO
EMISIÓ N DE UNA
CUENTAS POR FACTURA REVISA ESTADOS DE CUENTA NOTIFICACIÓ N DE COBRO Y GESTIONA COBROS VENCIDOS
PENDIENTE DE SUSPENSIÓ N
COBRAR Bs COBRO
DE LOS CLIENTES

REMITE NOTIFICACIÓ N DE ELABORA REPORTES DE

EMITE PAGO RECIBE HABILITACIÓ N
COBRO AL CLIENTE SI CIERRE Y GESTIÓ N DE
CONSOLIDACIÓ N <30 DÍAS
COBRANZA ADMINISTRATIVA ACTIVA EL

DE INFORMACIÓ N 
CONTRATO DE VENTA
FACTURAS Y RECIBOS
MANTENIMIENTO
 PRESUPUESTOS NO
 CORREOS ELECTRÓ NICOS
 ESTADO DE CUENTA BANCO REVISA ESTADO DE CUENTA Fin
 COMPROBANTE DE COBRO BANCARIA
NO
NO EMITE PAGO
VENCIDO
GESTIÓ N DE COBRO SI COBRO SI
EFECTIVO

EMITE ALERTA DE
SUSPENSIÓ N
AVISO Y ADMINISTRATIVA DEL
CONFIRMACIÓ N DE SERVICIO E INFORMA A
GERENCIA DE MTTO.
COBRO
IDENTIFICA LOS PAGOS DE
FACTURAS PENDIENTES E
INFORMA A COORDINACIÓ N
PARA SU CONTROL

SOPORTE Y ARCHIVO SE REGISTRA EL

COBRO EN SISTEMA Y
DE INFORMACIÓ N CONTROL DE
COBRANZA Y EXCEL

07/13/2021 18
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
CUENTAS POR COBRAR (No Contable)
RESPONSABLE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN CLIENTE GERENCIA / CONTABILIDAD
ACTIVIDAD

Inicio
CONTABILIDAD
SE ACTIVA CON UN
CONTRATO DE VENTA
RECIBE COORDENADAS
GESTIONA COBRANZA SEGÚ N BANCARIAS PROCEDE A REGISTRAR
CUENTAS POR EN $ SOBRE EQUIPOS
PRINCIPALMENTE OPERACIONES SEGÚ N
CONDICIONES DE CONTRATO
COBRAR EN $ POLÍTICAS CONTABLES

CONSULTA Y ENVÍA
COORDENADAS PARA EL GERENCIA
CONSOLIDACIÓ N COBRO

DE INFORMACIÓ N  CONTRATO DE VENTA RECIBE PROFORMA Y REMITE

 PROFORMA GESTIONA COBRO CON E L INFORMACIÓ N DE PAGO
 CORREOS ELECTRÓ NICOS CLIENTE MEDIANTE
 ESTADO DE CUENTA BANCO PROFORMA FACILITA LAS COORDENADAS
 COORDENAD AS DE BANCO
 COMPROBANTE DE COBRO
BANCARIAS PARA EL PAGO DE
LA VENTA
RECIBE INFORMACIÓ N SOBRE
GESTIÓ N DE COBRO COMPROBANTE DE PAGO
SEGÚ N CONDICIONES DE
CONTRATO PROCEDE A
VERIFICAR Y
CANCELAR SEGÚ N
NO CONDICIONES RECIBE NOTIFICACIÓ N DE
COBRO PARA PROCEDER EN
AVISO Y COBRO EFECTIVO CONSECUENCIA
CONFIRMACIÓ N DE
COBRO
SI

COTEJA Y NOTIFICA A
GERENCIA SOBRE LA RECIBE Y VALIDA
RECEPCIÓ N DEL INFORMACIÓ N
COMPROBANTE
SOPORTE Y ARCHIVO Fin
DE INFORMACIÓ N REMITE
INFORMACIÓ N A
CONTABILIZAR SEGÚ N
POLÍTICAS

07/13/2021 19
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
CUENTA POR PAGAR (Contable)
RESPONSABLE ESPECIALISTA
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO PROVEEDOR COOR DINACIÓN DE ADM Y FINAN ZAS
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVO

Inicio REALIZA PRE-CÁ LCULO Y

RECIBE INFORMACIÓ N
SE ACTIVA LUEGO DE REVISADA Y CALCULADA Y
UN REQUERIMIENTO RECIBE FACTURA DE BIENES Y REMITE A CONTADOR PARA SU
DE COMPRAS EJECUTA EL PAGO SEGÚ N
COMPRAS DE INSUMOS, SERVICIOS Y REVISA REVISIÓ N
APRO BADAS DE FLUJO DE CAJA DISPONIBLE
BIENES Y SERVICIOS BIENES Y SERVICIOS SEGÚN DOCUMENTO
CONSOLIDACIÓ N CON FACTU RAS REQUISICIONES APROBADAS
PRESUPUESTO U
DE INFORMACIÓ N OTRA SEGÚ N SI
POLÍTICA
DISPONIBILIDAD ENTREGA COMPROBANTE DE
EMITE FACTURA Y ENTREGA A FACTURA
PAGO A COORDINACIÓ N JUNTO
COZYLIFE ELEMECANICO NO CUMPLE A LOS SOPORTES DE PAGO
 FACTURAS / PRESUPUESTO
NO
 ESTADO DE CUENTA BANCO
 FLUJO DE CAJA DISPONIBLE SI
GESTIÓ N DE PAGO  COMPROBANTE DE PAGO
INCLUYE EN PROGRAMACIÓ N
 CORREOS ELECTRÓ NICOS
DE PAGO
REALIZA PRE-CÁ LCULO Y
REMITE A CONTADOR PARA SU
REVISIÓ N
SE REPROGRAMA EL PAGO A
AVISO Y LA ESPERA DE LA
CONFIRMACIÓ N DE REALIZA REGISTRO EN
DISPONIBILIDAD
PAGO SISTEMA PARA HACER
SEGUIMIENTO DEL RECIBE NOTIFICACIÓ N DE PAGO
DOCUMENTO APROBADO
CONTABILIDAD
ENTREGA EXPEDIENTE A
CONTABILIDAD PARA
SOPORTE Y ARCHIVO RETENCIONES SI APLICA Y REVISA FACTURAS Y
NOTIFICA AL PROVEEDOR EL PROTOCOLO DE PAGO -
DE INFORMACIÓ N PAGO PRECÁLCULOS

FACTURA SI
CUMPLE
NO
EXPEDIENTE POR NOTIFICA DE LA
ARCHIVAR REVISIÓ N EJECUTADA

RECIBE EXPED IENTE PENDIENTE DE

RETENCIO NES APLICADAS AL PAGO

Fin

07/13/2021 20
 SUB-SISTEMA DE TESOREIA
VIATICOS
RESPONSABLE COORDINACIÓN DE
ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO ÁREAS Y DEPENDENCIAS ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO GERENCIA DE ADM Y FIN
ACTIVIDAD ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Inicio RECIBE SOPORTE DE SE PROCEDE A LA

SE ACTIVAEN UNA RECIBE SOLICITUD APROBADA TRANSFERENCIA
UNIDAD DE NEGOCIO U TRANSFERENCIA DE
NEGOCIACION CON Y VERIFICA DISPONIBILIDAD
PROSPECTO O CLIENTE OPERATIVA GENERA VIATICOS A LOS
RECEPCIÓ N DE CONSOLID ADO DO NDE
REQUERIMIENTO MEDIANTE COLABORADORES
SE REQUIERA
SOLICITUD PERSONAL FUERA DEL FORMATO DE SOLICITUD DE DELEGADOS
AREA METROPOLITANA VIATICOS APROBACIÓ N DEL REGISTRA EN SISTEMA
GERENTE DE Á REA Y APROBACIÓN EGRESO ASOCIADO AL
DEPENDENCIA NO VIATICO DE CADA
SI COLABORADOR (ES)

VALIDACIÓ N DE GENERA EL FORMATO DE

SOLICITUD SOLICITUD INDICANDO
DETALLES DE LA LOCACION, PROCEDE EN AL CASO DE
EVENTO Y COLABORADOR UBICAR LOS HOSPEDAJE Y
ASIGNADO DISPONIBILIDAD TRASLADO E INFORMA AL
 TRASLADOS SI COLABORADOR(ES)
 HO SPEDAJE
 VIATICOS PARA AL IMENTACION
 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓ N
REALIZA EL CALCULO DE
ACTIVACION DE  FO RMATO REQUERIMIENTO
VIATICOS A ASIGNAR SEGÚ N
TRANSFERENCIA Y FINANZAS : COORD. ADM.Y FIN
LOS DETALLES DE VIAJE Y EL
BAREMOS
GESTION ENTREGA DE SOPORTES DE
GASTOS DE VIATICOS REGISTRA EN SISTEMA
MEDIANTE REPORTE DE FACTURAS ASOCIADO
GASTOS AL GASTO

REVISION DE SOPORTES DE CUADRAN

NO
GASTOS Y REPORTE MONTOS SI

SI HAY DIFERENCIA EL
COLABORADOR REALIZA
VALIDACIÓ N DE TRANSFERENCIA A LA
EMPRESA
REINTEGRO Y
REPOSICIÓ N

Fin

07/13/2021 21
 SUBSISTEMA DE FINANZAS

PRESUPUESTO
RESPONSABLE UNIDADES DE NEGOCIO Y
ACTIVIDAD GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN CONTABILIDAD / IMPUESTOS
ACTIVIDAD CENTROS DE COSTOS

Inicio GERENCIA DE
RECIBE INFORMACIÓ N
OPERACIONES
PRESUPUESTARIA PREPARA INFORMACIÓ N PREPARA INFORMACIÓ N
PRELIMINAR Y EVALÚ A RECIBE INFORMACIÓ N PRESUPUESTARIA PRESUPUESTARIA
CONSOLIDA INFORMACIÓ N DE CONSOLIDADA Y REVISA
CONSOLIDACIÓN GERENCIA DE INSTALACIÓ N,
MANTENIMIENTO Y NO REMITE A GERENCIA SEGÚ N REMITE A GERENCIA SEGÚ N
DE INFORMACIÓN PROYECTOS
NO NO POLÍTICAS Y ESTIMACIÓ N
INFORMACIÓN POLÍTICAS Y ESTIMACIÓ N
DE PREMISAS DEL Á REA DE PREMISAS DEL Á REA
COMPLETA CONFORME

CORRIGE OBSERVACIONES DE SI CORRIGE OBSERVACIONES DE CORRIGE OBSERVACIONES DE

GERENCIA DE
SI GERENCIA DE GERENCIA DE
ADMINISTRACIÓ N Y REMITE
PREPARACIÓN DE CONSOLIDA, REVISA,
ADMINISTRACIÓ N Y REMITE ADMINISTRACIÓ N Y REMITE
INFORMACIÓN Y GERENCIA DE COMPARA EVALÚ A
MANTENIMIENTO PREMISAS, CÁ LCULA Y
PROYECCIONES ESTIMA SEGÚ N TASAS Y
PREPARA INFORMACIÓ N PROYECCIONES CORRIGE PRESENTA PRESUPUESTO A
PRESUPUESTARIA OBSERVACIONES LA JUNTA Y GRUPO

VALIDACIÓN Y GERENCIA DE INSTALACIÓN PREPARA EL PRESUPUESTO

DE ACUERDO A LAS
CONFORMIDAD DE PLANTILLAS Y FORMATOS
PREPARA INFORMACIÓ N
LOS DATOS PRESUPUESTARIA PRESUPUESTARIOS TOMA DE DECISIONES
FINANCIEROS FINANCIERAS
GERENCIA DE PROYECTOS
VALIDA CONSISTENCIA, Fin
AGREGA OBSERVACIONES Y
PREPARA INFORMACIÓ N ORGANIZA INFORMACIÓ N
PRESUPUESTARIA FINANCIERA DE INTERES
ENTREGA,
PROYECCIÓN Y GERENCIA DE VENTAS
TOMA DE CULMINA PREPARA E
INFORMA A GERENCIA
DECISIONES PREPARA INFORMACIÓ N
ECONÓMICAS PRESUPUESTARIA

UNIDAD DE SERVICIOS
GENERALES

PREPARA INFORMACIÓ N
PRESUPUESTARIA

07/13/2021 22
 SUBSISTEMA DE FINANZAS

FLUJO DE CAJA

RESPONSABLE COORDINACIÓN DE GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN COORPOTARIVO TESORERIA

ACTIVIDAD INSUMO / DOCUMENTO GERENCIA GENERAL
ACTIVIDAD ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y FINANZAS SINABRO

Inicio
INGRESOS, VENTAS,
COBRANZA(EFECTIVO ELABORA FLUJO DE CAJA REVISA Y APRUEBA EL REVISA Y APRUEBA EL
, TRANSFERENCIAS, SEGÚ N DISPONIBLE EN FLUJO DE CAJA FLUJO DE CAJA SE ENTREGA EL
GESTION BANCO) EGRESOS BANCOS, COBRANZA Y FLUJO DE CAJA
(CREDITOS,CXP,GAST PROGRAMACION DE PAGOS SI APROBADO
OS OPERTIVOS) SI NO
NO

FIN

PRESENTA EL FLUJO DE
CAJA Y PROYECCIONES A
VALIDACION DE 4 SEMANAS PARA LA
GERENCIA DE
MOVIMIENTO ADMINISTRACION Y
SE EVALUAN LOS
 INGRESOS CAMBIOS
FINANZAS
 EGRESOS

FINANZAS : COORD. ADM.Y

FIN SE REALIZAN
CAMBIOS
INDICADOS

ACTIVIDAD

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07/13/2021 24