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proceso contable

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6.1 6.1.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.

3

CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Las operaciones económicas FASES DEL PROCESO CONTABLE Identificación de las operaciones Recolección o captura de información Clasificación y registro Resúmenes intermedios Estados financieros Resumen del proceso contable

6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

 

Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.

6.1.1 LAS OPERACIONES ECONÓMICAS

Son los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.  

6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE
1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES 2. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN

5. ESTADOS FINANCIEROS

3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO

4. RESUMENES INTERMEDIOS

6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES
La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización

Operaciones basicas RUTINARIAS TIPOS DE OPERACIONE S NO RUTINARIAS Operaciones de Apoyo

6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS
Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización OPERACIONES RUTINARIAS

Deben ser planificadas
Planeación de Operaciones

Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.

6.2.1.1. Operaciones Rutinarias

OPERACIONES BÁSICAS

Para la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización.

Generalmente tienen usuarios o clientes externos

OPERACIONES DE APOYO

Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas

Pueden tener usuarios o clientes internos y externos

6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias

AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME

•Daños o pérdidas por casos fortuitos, •Pérdidas por fallos judiciales, •Adquisiciones o remodelaciones de instalaciones, •Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos ,etc..

Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos.

6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones
QUE QUE COMO COMO

INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervien Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantì Fecha y hora de la operaciòn)

MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmicione Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impreso

CUANDO CUANDO

PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL.

QUIEN QUIEN

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN.
DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y DE CONTABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIÓN

A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA

RESPONSABLE

DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD

6.2.2. Recolección o Captura de Información

LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN)

INFORMACIÓN
TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

a información se clasifica y registra en asientos de contabilidad

Esquema basado en el principio de la partida doble ASIENTO DE que permite registrar hechos económicos CONTABILIDAD de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos.

6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN

LA PARTIDA DOBLE

CAUSA

EFECTO

Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

DEBE
El DEBE o cargo se coloca a la izquierda

HABER
El HABER se coloca a la derecha.

Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información
Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización

CUENTAS REALES O DEL BALANCE

Activos Pasivos Patrimonio

CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS O NOMINALES

Ingresos Costos Gastos

Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información

Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresiones cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información
ACTIVOS
CAJA

PASIVO S CTAS X PAGAR
OBL. FINANCI. IMP. X PAGAR

PATRIMONI O
CAPITAL

BANCOS

UTILIDA D RESERVA S SUPERAVI T
COSTOS Y

CTAS X COBRAR

INGRESO S
VENTAS

GASTOS
SUELDOS SERV. PUBLICOS GASTOS FINANCIE. TOTAL GASTOS

INVENTARIOS

OBLIG. LABORA

INGRESOS FINANCIE. OTROS INGRESOS TOTAL TOTAL INGRES. INGRESOS

P.P.E

TOTAL ACTIVOS

TOTAL PASIVOS

TOTAL PATRIMONIO

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información
Reglas básicas para afectar las cuentas contables CUENTA
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO INGRESOS COSTOS Y GASTOS

DEBITO
Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o desaparecen Cuando disminuyen o desaparecen

CRÈDITO
Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan Cuando surgen o aumentan

cuando por alguna razón Cuando surgen o disminuyen o para cancelar su aumentan saldo al final del ejercicio Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón disminuyen o para cancelar su saldo al final del ejercicio.

6.2.3. Clasificación y Registro de la Información
CUENTA
CAJA

REGISTRO
Movimientos de existencias de dinero en efectivo. Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. Movimientos y existencias de mercancìas Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores

BANCOS

INVENTARIOS

CUENTAS POR PAGAR

6.2.3.1. El Asiento Contable

De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable.

ASIENTO CONTABLE

Es la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes.

6.2.3.1. El Asiento Contable

EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:

  Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere   Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere   Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas.

6.2.3.1. El Asiento Contable
Ejemplo:

El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No 154698.

FECHA Y HORA
Septiembre 24 2:30 p.m.

CÓDIGO 1524 1110

CUENTA

DÉBITO

CRÉDITO

Equipo de computo 2.500.000 Bancos

2.500.000

Para registrar la compra de un computador IBM, según C.E. 1355

6.2.3 Resúmenes Intermedios
Dejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos.

A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la información

OBJETIVOS

Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.

6.2.3 Resúmenes Intermedios
Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de resultado. Permiten registrar para cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo.

LIBROS AUXILIARES.

Permiten el   Libro Diario resumen de las LIBROS PRINCIPALES. operaciones a Columnario partir de los El Libro Mayor y Balances. asientos contables.

6.2.3 Resúmenes Intermedios
Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances.
Libro diario colum nario
COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA

FECHA Oct. 1

DETALLE Comprobante apertura Sumas

C o mp No

1105 DEBE 50,000 50,000

CAJA HABER

1110 BANCOS DEBE HABER

1305 CLIENTES DEBE HABER

CODIGO

CUENTAS VARIAS

VALORES DEBE 5,000 5,000 HABER 55,000 55,000

1

1524 Equipo de oficina 3115 Capital Social

Oct. 3 Oct. 4

Comprobante de diario Comprobante de diario Sumas

1 2

1,000 45,000 46,000 50,000 46,000

5305 Gastos financieros 45,000 45,000 45,000

1,000

1,000 6,000 55,000

6.2.3 Resúmenes Intermedios
Libro Mayor y Balances
  Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario.   El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados.

6.2.3 Resúmenes Intermedios
Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado   Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente:   • A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos

DEBE

HABER

XXX XXX XXX

6.2.3 Resúmenes Intermedios
• A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Ingresos

DEBE

HABER

YYY

YYY YYY

• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. Perdidas y Ganancias

DEBE

HABER

XXX
Pérdida

YYY
Utilidad

6.2.3 Resúmenes Intermedios
Ingresos por ventas Costo de mercancía Utilidad del ejercicio $500.000 $300.000 $100.000

Gastos de administración $100.000

FECHA Y HORA
Diciembre 30

CÓDIGO

CUENTA

DÉBITO 500.000

CRÉDITO

4135 Ingresos 590505 operacionales Ganacias y pérdidas CÓDIGO CUENTA

500.000 DÉBITO 300.000 300.000 CRÉDITO

FECHA Y HORA
Diciembre 30

590505 Ganacias y pérdidas 6135 Costo de mercancías

6.2.3 Resúmenes Intermedios

FECHA Y HORA
Diciembre 30

CÓDIGO

CUENTA

DÉBITO 100.000

CRÉDITO

590505 Ganacias y pérdidas 51 Gastos de administración

100.000

FECHA Y HORA
Diciembre 30

CÓDIGO 590505 360501

CUENTA

DÉBITO

CRÉDITO

Ganancias y pérdidas 100.000 Ganancia del ejercicio

100.000

6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE
REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS

AREAS Y/O CONTABILIDAD ASIENTOS CONTABLE REG. POR GRUPOS DE S
OPERACIONES HOMOGENEAS

LIBROS AUXILIARES CONTABLES BALANCE GENERAL

OPERACIONES RUTINARIAS OPERACIONES

CONTABILIDAD OPERACIONES NO RUTINARIAS ASIENTOS CONTABLE REGISTRO S
INDIVIDUAL DE OPERACIONES

LIBRO DIARIO COLUMNARIO

LIBRO ESTADO MAYOR DE Y BALANCES RESULTADO

REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS

LIBROS AUXILIARES CONTABLES

OTROS INFORMES

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