ORGANIZACION

Es la segunda función del proceso

administrativo.
Se define como agrupación de actividades
necesarias para el cumplimiento de metas y
planes, la asignación de estas actividades a los
departamentos apropiados, y la provisión para
la delegación y coordinación de la autoridad.

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 ORGANIGRAMA
Se define como representación grafica de la estructura administrativa de una
empresa o entidad; esta esquematización presenta de un modo simbólico y con
gran claridad información sobre la estructura de la empresa.
Con fines de información el organigrama de una entidad debe mostrar:
Las relaciones que existen entre los diversos cargos departamentos y secciones de
la empresa.
 Los organismos que lo componen
 Las relación jerárquica que existe entre estos organismos.
 El carácter jerárquico o funcional de estos organismos
 El grado de dependencia, así como la importancia jerárquica.
 La denominación especifica de estos organismos.
 La cantidad de niveles jerárquicos
 Los canales formales de comunicación
 Las líneas de autoridad-responsabilidad.

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 CLASES DE ORGANIGRAMA
 VERTICAL
Es la forma clásica para representar la estructura de una
empresa.

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Clases de organigrama
 Vertical Replegado
Con el fin de aprovechar al máximo un mínimo espacio,
se utiliza esta variación que consiste en no continuar
con el sistema triangular sino representar los
organismos subordinados en sentido vertical con una
línea común de dependencia; es decir, no se “ Cuelga”
en forma horizontal.

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Clase de organigrama
 Horizontal
El desarrollo de este organigrama se hace de izquierda
a derecha, en el mismo sentido de la escritura, yendo
de la máxima posición hacia las posiciones
subordinadas.

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Clases de organigrama
 Circular
No utiliza los rectángulos que sirven para representar los
organismos, como en los anteriormente descritos. Consiste en una
serie de círculos concéntricos de los cuales se toman las áreas
circunscritas para representar los organismos de la entidad.

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DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS

Director de Pos
grados.

Magíster en Magister en Magister en

Magister en
mercadeo Administración Finanzas
admi.Pública

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 DEPARTAMENTALIZACION POR PRODUCTOS

GERENTE GENERAL

Lavadoras Neveras Estufas Calentadores

OTTONIEL CARDONA VARGAS 8

 Departamentalización por Productos

 Ventajas
 Agrupan especialistas alrededor de un producto, mejorando y
facilitando la innovación.
 Facilita la utilización de la estrategia de diversificación, es decir
que la organización produzca más ( bienes o servicios).
 Hay un jefe responsable por los resultados de un producto
determinado, lo cual permite que el Gerente General pueda
detectar las contribuciones de cada producto a la organización.
 Las comunicaciones sobre los productos se facilitan.

OTTONIEL CARDONA VARGAS 9

 Departamentalizacion por Productos

 Desventajas
 Puede existir duplicación de esfuerzos y de equipos en los
diversos departamentos ya que cada departamento requiere
personal y recursos necesarios para la producción y
comercialización de un producto (personas especializadas en
producción, comercialización, diseño, finanzas, ingenieria,etc.)
 La Gerencia General mantiene en control de ciertas actividades
importantes, como finanzas y personal, para que haya
uniformidad y consistencia en la toma de decisiones en esas
áreas.

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 DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES

GERENTE

PERSONAL
PRODUCCIÓN COMERCIALIZACIÓN FINANZAS

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 DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES

ALCALDE

Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria de

Secretaria de
De De de Obras
Salud
Gobierno Hacienda Educación Públicas

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 DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES

 VENTAJAS
 Es una forma lógica de agrupar actividades
 Facilita la especialización funciones
 Se obtiene una mayor eficiencia por medio de la especialización
 Retiene el control centralizado de la decisiones estratégicas.
 Facilita la capacitación de los especialistas.

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DEPARTAMENTALIZACION POR FUNCIONES

 DESVENTAJAS
 Se dificulta la coordinación en las diversas unidades funcionales.
Es decir, ven el árbol pero no el bosque.
 La comunicación entre los departamentos se vuelve dificil ya
que cada departamento tiene su propio “ idioma técnico”.
 Puede conducir a conflictos y celos entre departamentos.
 Cada departamento puede comenzar a desarrollar una visión
estrecha de lo que debe hacer la organización.

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RECOMEDACIONES PARA LA ELABORACION DE ORGANIGRAMAS

 Al disponer los diferentes organismos que dependen de una

misma dirección, en lo posible deben colocarse uno al lado del
otro aquellos cuya actividad requiera relaciones de cooperación
más frecuentes. De esta manera no habrá necesidad de
representar convencionalmente estas relaciones.
 Los comités se representan generalmente por un circulo y se
une con una línea continua al organismo que lo preside.

Comité

La línea solo indica la posición jerárquica y su procedencia pero no dice mucho del tipo de relaciones
atribuidas a él.

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Recomendaciones para la elaboracion de organigramas

 Los grupos asesores se muestran con un óvalo y una linea

discontinua; pero cada vez con más frecuencia esta diferencia
gráfica va desapareciendo y se muestran con una línea continua
y un rectángulo.

Asesor

16
Recomendaciones para la
elaboración de Organigramas
 Los organismos asesores que han recibido atribuciones
funcionales se unen con un trazo haciendo un codo ( ) a aquel
organismo del que depende.
 Para diferenciarlos de los organismos de ejecución, el
organigrama general queda dividido en dos partes: 1- la
dirección y los organismo de asesoramiento ( o estado mayor) y
2- los organismos de ejecución.
 Este esquema es lo que se denomina una estructura mixta
( línea y asesoría) o staff and líne” que es representación más
típica de entidades grandes y complejas; pero puede
encontrarse otras estructuras que no presente esta mezcla .
Tales como:

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Recomendaciones
1
1
2 3

4 5

6 7 8 9
7

10 11 12
2

14 13

15 16 17

18
 Recomendaciones
 Estructura Lineal o “ Militar “

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 DESCENTRALIZACION
Descentralización de autoridad es una fase fundamental
de la delegación, en la medida que la autoridad no es
delegada está centralizada.

Características:

 Crecimiento de la organización
 Alta Administración
 Definición de políticas

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 LOS COMITES
Es un grupo de personas a las que como tal se les
encarga algún asunto; esta características de acción
de grupo es la que hace que el comité se distinga de
otros mecanismos organizados.
Características:
 Llevará funciones específicas de la organización

 Funcionar con capacidad informal y formal.

 Grupo de asesoría e informativo

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DOTACION DE RECURSO HUMANO
Toda organización debe estar fundamentalmente
preocupada acerca de la calidad de sus ejecutivos, ya
que son la garantía para el logro de los objetivos,
dada su preparación en la guía y orientación
inteligente y eficiente, para que sea posible de
alcanzarlos.

La función ejecutiva comprende:

Reclutamiento-Selección-Adiestramiento, Promoción
Retiro.

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 ERRORES EN LA ORGANIZACION
 Incapacidad para seleccionar, contratar y ubicar empleados.
 Incapacidad para planificar adecuadamente.
 Incapacidad para delegar autoridad
 Incapacidad para equilibrar la delegación
 Confusión de las líneas de autoridad y de información.
 Autoridad sin responsabilidad.
 Responsabilidad sin autoridad.
 Descuido en la aplicación del sistema de asesoria.
 Mal uso de la autoridad funcional.

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 ERRORES EN LA ORGANIZACION
 Incapacidad para seleccionar, contratar y ubicar empleados.
 Incapacidad para planificar adecuadamente.
 Incapacidad para delegar autoridad
 Incapacidad para equilibrar la delegación
 Confusión de las líneas de autoridad y de información.
 Autoridad sin responsabilidad.
 Responsabilidad sin autoridad.
 Descuido en la aplicación del sistema de asesoria.
 Mal uso de la autoridad funcional.

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 DIRECCIÓN
 Esta función administrativa tiene como
finalidad dirigir e influir al personal de la
empresa para que de forma voluntaria
realicen sus labores de manera correcta
y eficiente con el fin de cumplir los
objetivos de la organización.

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 DIRECCIÓN
 En esta fase básicamente se realiza la
ejecución de las tareas donde se
requiere de una orientación con
coherencia, liderazgo, motivación,
comunicación y negociación con las
personas para llegar a un consenso.

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 CONTROL
 Es una de las fases más importantes, ya
que así la empresa tenga una
planeación, una estructura organizada y
una dirección eficiente; el administrador
no va lograr evaluar la situación real de
la empresa sino cuenta con un control
que le permita garantizar e informa si
las tareas van acorde con los objetivos

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 CONTROL
propuestos, al igual que medir los
resultados y corregir las falencias que
ocurran durante la ejecución de los
planes y poder tomar tanto decisiones
como medidas correctivas, con el fin de
retroalimentar las actividades en función
de la planeación para lograr las metas
propuestas a través de los objetivos.

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