Paraninfo

Unidad 4
Comunicación escrita
en la empresa
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CONTENIDOS

1. Características de la comunicación escrita

2. Documentos y comunicados breves
3. Documentos con fines oficiales
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4.1. Características de la comunicación

escrita
MOTIVOS PARA QUE LA EMPRESA UTILICE CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN
LA COMUNICACIÓN ESCRITA EN LUGAR ESCRITA
DE LA ORAL
Ser cuidadosos con lo
La comunicación escrita se Permanencia que se escribe
puede registrar

Comunicación No feedback
La comunicación escrita facilita
la comprensión y permanencia diferida
del mensaje que se quiere Mayor elaboración del
transmitir y, por tanto, influye mensaje
No posee recursos expresivos de la oral
en el buen funcionamiento de la
empresa Comunicación múltiple
y
La comunicación escrita realza simultánea
la imagen de la Emisor y receptor
empresa desconocidos
Impersonal y
voluminosa Por medios tecnológicos
SOLUCIÓN
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Satisfacer las necesidades

Pensar qué vamos a escribir
del receptor
y por qué

Ponernos en el lugar del

Pensar a quién vamos a Receptoradaptar msj
TÉCNICAS DE escribir
COMUNICACIÓ - Mayor nº ideas-menos
N ESCRITA Expresar las ideas de forma palabras
-
clara y breve Vocabulario claro y adaptado
al asunto

Prestar atención al contenido gramatical

y presentación
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- Interna Pedidos, contratos

- Externa - Individuales Documentos,
- Colectivas Según los correspondencia, notas internas
propaganda, prensa o
soportes
- De entrada publicaciones oficiales
- De salida

Según los Manuscritos

medios Mecanográficos
CLASIFICACION tecnológicos reproducciones
ES DE LA utilizados
COMUNICACIÓN
ESCRITA
- Correo ordinario,
Según el medio mensajería, correo
de - electrónico o WhatsApp
transmisión

INTERNA (se envía dentro

de la empresa)
Según el destino
EXTERNA (se envía a
otras empresas u
organismos)
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Consecuencia de los flujos de información que se producen

entre los distintos departamentos o secciones de la misma
empresa
Puede ser de entrada o de salida; individuales o colectivas
CLASIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

BOLETINES Y PERIÓDICOS
COMUNICACIÓ DE VENTA
Distintas formas según
N INTERNA
a quién vaya dirigida y CATÁLOGOS DE
la finalidad que se
SEGÚN EL DESTINO

PRESTIGIO
persiga
TABLÓN DE ANUNCIOS
ESCRITA

Entre las comunicaciones más utilizadas interiores

podemos citar el COMUNICADO INTERIOR y el AVISO
Tiene lugar con proveedores, clientes, organismos, etc.

Pueden ser de entrada o de salida; individuales o colectivas

COMUNICACIÓ Se utiliza cuando tiene que

N EXTERNA enviar o recibir información de CARTA
personas COMERCIAL
o empresas con las cuales COMUNICACIONE
mantiene relaciones comerciales S
o de servicio EXTERNAS
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4.2. Documentos y comunicados

breves
COMUNICADO INTERIOR
O «MEMORÁNDUM»

COMUNICACIÓ
N INTERNA AVIS
O

DOCUMENTOS Y PARTES DE
COMUNICADOS TRABAJO
BREVES
CONVOCATORIA

COMUNICACIÓN
SALU
INTERNA Y/O
EXTERNA DA

INVITACIÓN
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COMUNICADO INTERIOR O MEMORÁNDUM

• Exclusivo de comunicación interna
• Normalmente se hacen por triplicado (un original y dos copias)
• El original y una copia se llevan en mano al destinatario, y este firma la copia que devuelve
al emisor y se queda el original
• La tercera copia queda en poder de la sección que emite el comunicado

• Membrete sencillo de la empresa, impreso en el ángulo

superior izquierdo de la hoja
• Referencias, impresas parcialmente y situadas debajo del membrete.
En ellas se detallan los nombres de los departamentos o personas
entre los que se establece la comunicación

FORMATO • Cuerpo o espacio en el que se redacta la comunicación

(PÁG.100) • Fecha, para que quede constancia del día de su realización

• Firma de la persona que lo emite y, en su caso, cuño del departamento o
sección
• Tamaño cuartilla (medio folio) en posición horizontal (apaisado)
y generalmente se escribe a mano
Pág.100
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AVISO

• Cuando la empresa debe informar a todos los empleados de un hecho de carácter

general
• Se coloca en el tablón de anuncios o en lugares visibles y de fácil acceso, para que
el mensaje o contenido llegue a todo el personal destinatario

• Los mensajes suelen ir encabezados con alguna de las

siguientes fórmulas: aviso, anuncio, comunicado, a todo el
personal, etc.
• Se redacta en un lenguaje sencillo y fácil de entender por
todos los destinatarios
FORMATO
(PÁG.101) • Carece de fórmulas de saludo y despedida

• La fecha se pone en la parte final del anuncio y lleva el sello

del departamento que lo emite o la firma de la persona que
se hace responsable del comunicado
Pág.101
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PARTE DE TRABAJO
EJEMPLO
• Cuando hay que dar al personal órdenes de
obligado cumplimiento, como pueden ser hacer un
Cuando el jefe de ventas
trabajo con prioridad o suspenderlo hasta nueva da una orden de trabajo a
orden unos empleados de
• Otras veces la orden se emite para no hacer algo producción (que no están
que bajo sus órdenes) y la
estaba encomendado realización del mismo
• Algunas veces el emisor del parte de trabajo lo repercute en ventas,
envía a una persona o varias personas que no
dicho parte de trabajo
están bajo su cargo
también recae sobre el
jefe de producción, que
• Tienen un formato similar a las debe seleccionar los
comunicaciones internas; las trabajadores que
diferencias son realizarán dicho trabajo
FORMATO - el contenido del mensaje y
(PÁG.102) - sus repercusiones en el
cumplimiento con proveedores y
clientes.
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SALUDA
• Documento breve, escrito en tercera persona y de forma protocolaria o ceremoniosa
• El emisor suele ocupar un cargo en la empresa privada o pública, y lo envía
para comunicar alguna noticia de interés.
• Formato tamaño cuartilla u holandesa (posición vertical).
Normalmente se utilizan márgenes (izquierdo y derecho) de 2 cm.
FORMATO • Se redacta en tercera persona y el texto será breve, claro y conciso.
(PÁG.103) • No va firmado y tampoco figura el sello de la empresa, ni la
dirección del destinatario.
• Encabezamiento: Cargo del emisor + organismo o empresa +
SALUDA
• Texto o cuerpo: «a» en minúscula (impresa en letra grande) +
CONTENIDO nombre
y apellidos del destinatario + motivo del escrito.
• Pie: nombre y apellidos del remitente + frase de cortesía. La ciudad
desde donde se emite y la fecha completa se coloca al final del
papel y alineado a la derecha.
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INVITACIÓN
• Se utiliza para invitar a otras personas a un acto público, como una conferencia, un
acto de entrega de premisos, una inauguración, toma de posesión, etc.

• Es un comunicado breve que se redacta en tercera persona

FORMATO • El papel será de calidad, con el grosor adecuado y un

(PÁG.104) tamaño adecuado al sobre, para no tener que doblarlo
• No va firmado y cuando se trate de una invitación nominal se
indicará en el texto nombre y apellidos de la persona invitada
• Encabezamiento: nombre y apellidos del emisor de la invitación +
cargo que ocupa en la empresa u organismo

• Texto o cuerpo: acto que se celebra + hora + lugar

CONTENIDO (dirección completa)

• Pie: ciudad, mes y año + información adicional

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4.3. Documentos con fines oficiales

DOCUMENTOS CON FINES

OFICIALES

Se escriben en casos puntuales en que las empresas se

comunican con organismos oficiales: ayuntamiento,
Registro Mercantil, Seguridad Social etc

SOLICITUD
CERTIFICADO
O
INSTANCIA

Se utiliza para hacer una Se utiliza para dar

o fe de un hecho
Administración Pública
varias peticiones a la o situación
u organismo oficial determinada
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SOLICITUD O INSTANCIA
• Se presentan en el registro de entrada del organismo al que van dirigidas. Se recomienda
entregar original y copia (para tener constancia con el cuño del registro)
• Se pueden presentar en los modelos normalizados que facilitan gratuitamente la
propia Administración y los organismos oficiales
• Se redactan en tercera persona
FORMATO • El papel será de tamaño DIN-A4 y el margen izquierdo suele ser un tercio
de la hoja, excepto en el pie, que ocupa todo el ancho de la hoja
• Encabezamiento: datos del solicitante o del representante
• Exposición: «EXPONE: …» motivos de la solicitud
• Solicitud: «SOLICITA: …» petición de forma resumida y esquemática
• Relación de documentos que se acompañan
CONTENIDO • Notificación: medio y lugar por el que se quiere recibir la contestación
• Lugar y fecha
• Firma: firmar el documento de puño y letra

• Órgano al cual se dirige

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CERTIFICADO
• Documento mediante el cual se hace constar la veracidad de un hecho, o
situación determinada, y de la cual existe constancia documental, con el fin de
que produzca determinados efectos jurídicos
• Se redacta en tercera persona y lo expiden personas autorizadas para ello
FORMATO • El papel será de tamaño DIN-A4 y también se recomienda entregar
original y copia para que el interesado, cuando sea necesario, tenga
justificante sellado con la fecha de entrega y el número de registro
• Título: de forma clara y precisa el contenido esencial del certificado
• Identificación del emisor: nombre, apellidos, número DNI y cargo o
puesto de la persona que certifica
• Cuerpo del certificado: fórmula que indique la constancia documental en
la que se basa la certificación + hechos y situaciones cuya constancia se
ESTRUCTURA
garantiza
• Pie: fórmula de certificación, efectos, datos del solicitante y lugar y fecha
de emisión (en letra)
• Firma y sello: firma del emisor y el sello (cuño de la empresa u
organismo) que se estampará a la izquierda de la firma