Manual Hermes

Manual
de Usuario ‐ Hermes

1 ASPECTOS BASICOS .......................................................................................................................... 2
1.1 Introducción .................................................................................................................................. 2
1.2 Permitir elementos emergentes ................................................................................................... 2
1.3 Objetos utilizados .......................................................................................................................... 5
1.4 Indicadores .................................................................................................................................... 6

2 INGRESAR AL SISTEMA .................................................................................................................... 7
2.1 Iniciar sesión .................................................................................................................................. 7
2.2 Elementos del área de trabajo ...................................................................................................... 8

3 MENU IZQUIERDO ......................................................................................................................... 19
3.1 Bandeja de entrada ..................................................................................................................... 20
3.2 Borradores ................................................................................................................................... 20
3.3 Elementos en revisión ................................................................................................................. 20
3.4 Elementos enviados .................................................................................................................... 20
3.5 Carpetas ...................................................................................................................................... 21
3.6 Estadísticas .................................................................................................................................. 23

4 MENU GENERAL ............................................................................................................................. 25
4.1 Bitácora ....................................................................................................................................... 25
4.2 Usuarios ....................................................................................................................................... 25
4.3 Correspondencia ......................................................................................................................... 25
4.4 Opciones ...................................................................................................................................... 26
4.5 Contactos .................................................................................................................................... 33
4.6 Cerrar Sesión ............................................................................................................................... 35

5 MENU PRINCIPAL ........................................................................................................................... 36
5.1 Crear correspondencia ................................................................................................................ 36
5.2 Incorporar correspondencia ........................................................................................................ 42
5.3 Nuevo contacto ........................................................................................................................... 45
5.4 Seleccionar documentos ............................................................................................................. 45
5.5 Actualizar ..................................................................................................................................... 45
5.6 Panel de lectura ........................................................................................................................... 45
5.7 Una/Varias líneas ........................................................................................................................ 46
5.8 Exportar listado a Excel ............................................................................................................... 47
5.9 Exportar listado a PDF ................................................................................................................. 47
5.10 Vista de impresión ..................................................................................................................... 48
5.11 Gráficos ..................................................................................................................................... 48
5.12 Ayuda ........................................................................................................................................ 49

Manual de Usuario ‐ Hermes

1 ASPECTOS BASICOS
1.1 Introducción
HERMES es un Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia, que
brinda una solución práctica, sencilla y planificada ante los múltiples problemas en el
manejo de la correspondencia de forma tradicional.
Su objetivo principal consiste en facilitar la recepción, distribución y seguimiento
de la correspondencia mejorando significativamente los tiempos de respuesta, mediante
una serie de reportes gráficos de estadísticas.
HERMES permite conocer de una forma rápida, útil y flexible el estado de un
documento en cualquier instancia de tiempo. Facilita el seguimiento eficaz de cada
proceso que se inicia, al ingresar o al distribuir un documento en el sistema y hace posible
la visualización del estado de la correspondencia, a todas las personas involucradas en el
seguimiento.

1.2 Permitir elementos emergentes

Windows tiene una función para bloquear las ventanas emergentes de las cuales hace
uso el sistema Hermes para crear o leer correspondencia. Si está activada se desplegará
un mensaje en la parte superior de la ventana actual como se muestra en la figura 2.1

Fig. 2.1 Mensaje de bloqueo

Para activar la ventana emergente de clic en el botón Opciones para este sitio, de ahí
desplegará un menú con las siguientes opciones:

Seleccione Permitir siempre, de esta manera la próxima vez se abrirá
automáticamente la ventana emergente.


Otra forma de activar las ventanas emergentes es desde el menú Herramientas del
navegador Internet Explorer, seleccionar la opción Bloqueador de elementos emergentes
para desplegar las opciones del menú y seleccionar Configuración del bloqueador de
elementos emergentes mostrado en la figura 2.2

fig. 2.2 Configurar bloqueo de elementos emergentes

Se abrirá otra ventana donde se debe especificar la Dirección del sitio Web que desea
permitir, deberá escribir la liga del sistema sapp.uv.mx/hermes y presionar el botón
Agregar (figura 2.3).

fig. 2.3 Agregar link del sistema.
En el momento de agregar el link, el navegador Internet Explorer ya permite los
elementos emergentes para dicha dirección.


Desde el navegador Mozilla Firefox debe ir al menú Herramientas y seleccionar
Opciones, se abrirá una pantalla como se muestra en la figura 2.4

2.4 Bloqueo ventanas emergentes Mozilla Firefox
Dar clic en Contenido y a la derecha de la primera opción Bloquear ventanas
emergentes encontrará el botón Excepciones de clic para abrir la ventana de Sitios
Autorizados, mostrada en la figura 2.5. Donde deberá capturar la liga del sistema para
poder autorizar las ventanas emergentes.

fig. 2.5 Sitios autorizados


1.3 Objetos utilizados

En las formas de captura de información se utilizarán los siguientes objetos:

1) Caja de texto: Permiten la captura de letras o números con una longitud fija de
acuerdo al dato que se solicite, son como lo muestra la siguiente figura:

2) Listas desplegables: Son listados que contienen una o más opciones, dar clic en la
flechita para visualizar todas y seleccionar la que desee. Sólo se podrá seleccionar
una sóla opción.

3) Cuadro de texto: Es una caja de texto que puede contener
muchas líneas y su longitud es más amplia.

4) Cuadro de fecha: Cuando se solicita un dato tipo fecha aparecerá el objeto como
lo muestra la figura siguiente a un costado de la caja aparece un
calendario donde deberá dar clic y se abrirá el calendario completo para que elija
la fecha que desee.

El calendario mostrado tiene flechas a la izquierda y a la

derecha, las primeras flechas << es para moverse al año
anterior (mismo mes), la flecha < es para el mes anterior,
la flecha > es para el mes siguiente, y las flechas >> es
para el año siguiente (mismo mes). Las fechas no
permitidas estarán bloqueadas y no podrán seleccionarse,
esto depende de la configuración especificada en las
opciones o días autorizados para la dependencia.
5) Botón: Son objetos que realizan una acción al hacer clic en ellos,
normalmente tienen indicada la acción que ejecutarán.
6) Icono: Al igual que los botones los íconos realizan una acción al
hacerles clic, normalmente incluyen una imagen y pueden o no
tener texto que especifiquen la acción a realizar.


7) Eliminar: Este ícono con un signo de menos significa que puede eliminar el
registro que seleccione. Esta imagen aparecerá en algún listado o al momento de
capturar a quien va dirigida la correspondencia.

8) Árbol de navegación: Este árbol permite agrupar los
elementos como se muestra en la siguiente figura.
Si junto al elemento encuentra un signo de + es
señal de que puede ampliar o expandir ese
elemento para visualizar las opciones que contiene
dentro. Si el signo es un – significa que podrá
reducir o contraer el elemento que lo tiene, de
manera que el árbol se comprimirá.

9) Opción seleccionada: Cuando se está posicionado en una opción ésta es señalada
o remarcada en un recuadro verde para indicarle o recordarle en que opción se
encuentra.

10) Mensajes: Línea donde se muestra algún aviso del sistema. Se ubica en la parte
superior.

11) Más opciones: Esta imagen indica que hay más opciones, por tanto al dar clic
desplegará un submenú con dichas opciones.

1.4 Indicadores

Los indicadores es el color distintivo que aparecerá junto a cada correspondencia y
que tienen como función mostrar en que estado se encuentra actualmente dicha
correspondencia. Estos avisan si los documentos han sido atendidos en tiempo o fuera de
tiempo, si se acerca la fecha de vencimiento o si ya vencieron, si aun no han sido
atendidos o si ya están siendo atendidos, o si no requieren respuesta (figura 2.6)


fig. 2.6 Indicadores con su significado
2 INGRESAR AL SISTEMA

2.1 Iniciar sesión
Para ingresar al sistema se debe contar con un navegador Web y una conexión a
Internet. El sistema se encuentra ubicado en la siguiente dirección:
http://sapp.uv.mx/hermes.

NOTA:
Para una mejor experiencia al navegar por el sistema, se recomienda utilizar como navegador Web
Internet Explorer 8.0 o superior.

Para acceder al sistema hay 2 maneras:

Fig. 1.1 Iniciar sesión con cuenta institucional


1) La primera opción es por medio de la cuenta de usuario institucional asignada, su
contraseña y el dominio al cual pertenece (Xalapa, Veracruz, Coatza, Poza Rica,
Orizaba) De esta forma, el sistema reconoce su identidad y le proporciona una
sesión única e individual al sistema, donde el usuario puede realizar acciones que
modifican la información de la correspondencia y revisar la misma. Una vez que se
hayan capturado los datos correctos, presione INICIAR SESION para autenticarse en
el sistema (véase la Figura 1.1).

Fig. 1.2 Iniciar sesión con número de folio
2) La segunda opción es por medio del número de folio específico. Esta opción se
utiliza para darle seguimiento a la correspondencia. Para ingresar al sistema como
un usuario invitado, debe presionar el botón de la segunda opción, escribir el
número de folio del documento (consulte la Figura 1.2) y presionar el botón
INICIAR SESION e inmediatamente podrá revisar el estado de algún documento en
particular. El sistema automáticamente le otorga una sesión de usuario donde
únicamente puede leer el estado del documento con el folio ingresado. Cuando se
accede al sistema de esta forma, no se puede modificar la información de la
correspondencia, únicamente se puede consultar.

2.2 Elementos del área de trabajo

Una vez dentro del sistema, se presenta una pantalla dividida en dos secciones para
una mejor visualización y navegación (ver Figura 1.3). La primera de ellas es el menú
izquierdo o menú de navegación y la segunda es el marco principal o el área de
presentación de datos. A continuación, se detallan estos dos elementos del área de
trabajo.


Fig. 1.3 Área de trabajo
1) Menú izquierdo Es donde se encuentran las opciones principales de navegación
del sistema. A partir de éstas se puede ir a los diferentes módulos con los que
cuenta el sistema. Las opciones que presenta son: Bandeja de entrada, Borradores,
Elementos en revisión, Elementos enviados, Carpetas y Estadísticas, estas serán
explicadas en el capítulo 3 pág. 19.

2) Marco principal Esta es el área de presentación de la información de la
correspondencia recibida o enviada dependiendo de la opción seleccionada en el
menú izquierdo, los elementos guardados en borrador, las gráficas estadísticas, las
opciones y/o contactos.
Dentro del marco principal se encuentran los siguientes elementos:
 Encabezado que contiene el título de la opción seleccionada en el menú
izquierdo además de la cantidad de elementos que se encuentran
almacenados en dicha opción, como se muestra en la fig. 1.4

fig. 1.4 Encabezado

 Menú principal (fig. 1.5) contiene las opciones principales para la creación
de correspondencia, las cuales serán detalladas en el capítulo 5 pág. 36.

fig. 1.5 Menú principal


 Búsqueda para ubicar rápidamente un elemento dentro del sistema, ya sea
en la bandeja de entrada, elementos enviados o en alguna carpeta, puede
utilizar esta herramienta, primero deberá posicionarse en la carpeta donde
desea realizar la búsqueda y después dar clic en la flechita que está en la
siguiente figura:
Se abrirán las opciones de búsqueda como se puede ver en la figura 1.6

fig. 1.6 Opciones de búsqueda

Como puede observar cuenta con varias opciones para realizar la
búsqueda, debe dar clic en el cuadrito para activar la opción que desee.
Puede seleccionar más de una, teniendo cuidado de definir bien la
consulta.

En la primer caja de texto deberá escribir el dato que va a buscar y después
activar Resultados en, seleccionar en que parte
de la correspondencia quiere que se realice la
búsqueda, las opciones que contiene son:

También puede buscar por nombre de la persona a quien se
ha enviado la correspodencia o de quien lo envía, deberá
teclear el nombre que va a buscar ya sea completo o una
parte.

Además puede consultar por Estado
(indicadores) seleccionando una de las
opciones siguientes:


Otra opción de búsqueda es por Tipo de creación de la correspondencia ya
sea nueva o incorporada, más adelante se verán a detalle estos tipos.

Podrá buscar también por Estado de lectura, es decir, leídos o no leídos.

Y por último búsquedas por rango de
fechas, al dar clic en cada una de las
cajas de texto se abrirá el calendario, consulte el apartado 1.3 en la pág. 5,
ahí está explicado el uso de esta herramienta.

Una vez que definió los parámetros de enter o clic en la lupa para
realizar la búsqueda. Al concluir, los resultados encontrados aparecerán
en el listado y podrá consultar el documento con dar doble clic o con clic
derecho y la opción Abrir. La lupa cambia por una de clic en ella
para realizar otra búsqueda si desea o para cerrar la ventana.

 Listado de correspondencia presenta la correspondencia dependiendo en
que carpeta se esté ubicado, recibida, enviada, borradores, en revisión o
almacenada en las carpetas creadas. Y puede ser de 2 formas:

1) Una línea

2) Varias líneas

A continuación se describirá que información contiene cada una de las
columnas de este listado:

Este ícono representa el status en el que se encuentra cada una de la
correspondencia, cada color es un indicador (ver listado de indicadores),
además si es un documento privado aparecerá un candado así:


Esta columna presentará la importancia o prioridad del documento, si es
normal estará vacío, si es baja muestra este símbolo y si es urgente .

Indica el tipo de correspondencia ya sea nueva o incorporada .

La cuarta columna es para especificar el tipo de documento (oficio ,
memorandum , tarjeta , otro ) y una breve descripción. Esta
descripción además indica si es un reenvío o una respuesta, en ese caso se
agrega una flechita azul para reenvíos o una morada si es respuesta:

Si en la correspondencia junto está una imagen de un clip, es señal de
que contiene adjunto un archivo, como en los correos electrónicos.

Contiene el nombre de la persona que envía la correspondencia.

A quien vá dirigida la correspondencia.

Dependencia a la que pertenece la persona que envía
el documento.

Dependencia a la que pertenece la persona a la que
se le envía el documento.

En esta columna se despliega el asunto del documento.

Se refiere al número de oficio capturado en la correspondencia.

Fecha de envío del documento.

Además al pasar el mouse en cada columna aparecerá un texto que le
indicará las características del documento.

Cuando llega una nueva correspondencia a la bandeja de entrada, ésta se
puede notar porque esta en negritas (no ha sido revisada) y las que no
estén en negritas quiere decir que ya fueron revisadas. Si está en azul es
porque ya fueron marcados como recibidos.


Al dar clic derecho en la correspondencia aparecerá un
menú con opciones para Abrir el documento, Marcar
como leído o recibido, Copiar el número de oficio y
copiar el folio.

Si el oficio ya está leído o recibido estas opciones desaparecerán del menú.

La opción Abrir le permitirá consultar el documento seleccionado (ver fig.
1.7). De igual manera, estando posicionado en el documento y al dar doble
clic abrirá una nueva ventana para la lectura del mismo.

NOTA: Es importante recordar que cada que abra una ventana de lectura la
cierre al terminar, en los exploradores en la parte superior encontrará una X que
le permite cerrar dicha ventana. La ventana principal si deberá permanecer
abierta mientras esté en el sistema.

Fig. 1.7 Lectura de documento


A continuación se describen algunas características que se pueden apreciar
al consultar el documento.

En la parte superior aparece un menú el cual trae opciones dependiendo
de la carpeta que esté seleccionada, si es en la bandeja de entrada son:

a) Dar Respuesta al documento.
b) Opción para Reenviar a otros usuarios.
c) Marcar como recibido (3)
d) Descargar una copia en Word
e) Visualizar / Ocultar el árbol del seguimiento del documento (1)
f) Enviar el documento a un destinatario de correo electrónico

a) Al elegir Responder se abre una ventana como la siguiente:

Fig. 1.8 Responder documento

La captura es parecida a la opción Crear una nueva correspondencia. La
diferencia es que aquí aparecen automáticamente algunos datos,
principalmente de la persona que le envió el documento original que será
a quien se responde (Para), el título en asunto, el archivo adjunto y
recuerde que el Folio será el mismo para el seguimiento.


En la parte inferior encontrará 2 opciones:

o Edición de documento es donde va a capturar su nuevo documento
de respuesta.
o Elemento origen le permite visualizar el documento que recibió y al
que dará respuesta.

Podrá enviar o guardar el documento según desee o regresar al
documento original.

b) Si elige Reenviar la pantalla será muy parecida a la anterior, pero esta
vez aparecerá el documento tal cual como el original (folio, asunto,
archivo adjunto, título, texto del cuerpo) excepto el destinatario. Así
como el anterior en la parte inferior tiene las opciones Edición de
documento y Elemento origen.

fig. 1.9 Reenviar documento

c) Todo documento nuevo que llegue a su bandeja de Entrada podrá ser
marcado con un sello, tal como se acostumbra a hacerlo en papel, para
identificar y hacer saber al remitente que su documento ha sido
recibido. El sello aparecerá al consultar el documento como lo muestra
la figura 1.7 en el punto 3


d) Si desea descargar una copia del documento original entre a la tercera
opción del menú. Le abrirá esta ventana donde pregunta si quiere abrir
o guardar el archivo.

e) El árbol de seguimiento le permitirá consultar el camino que ha llevado
el documento, y puede consultar uno a uno los oficios que se han
creado a partir de un mismo folio, sólo con dar clic en cada línea. Ver
fig. 1.7 Punto 1

f) Esta opción permite enviar el documento a un destinatario a través del
correo electrónico, al dar clic se abrirá esta ventana solicitando datos:

Si desea incluir el archivo adjunto de clic en el recuadro pequeño.

Si está en la carpeta de Borradores las acciones que puede realizar con el
documento abierto son las siguientes:
a) Para enviar el documento creado con anterioridad usar esta opción
b) Enviar a revisión con la segunda opción
c) Seguir guardando en borrador el documento
d) Borrar el documento abierto
e) Adjuntar archivo al documento


Al consultar un documento que recibió para que le de su VoBo, las
acciones que podrá ejecutar son:
a) Editar el documento para corregirlo
b) Reenviar el documento a otra persona
c) Marcar con VoBo el documento sin necesidad de editarlo
d) Descargar una copia en Word
e) Visualizar/Ocultar el seguimiento
f) Enviar a destinatario de correo electrónico

Al editar un documento que le llegó para revisión se abrirá una ventana
con el documento original así:

fig. 1.10 Editar documento

Aquí podrá modificar el texto del documento, observe que es similar el
formato a la captura de una nueva correspondencia. Edite el texto y al
terminar de corregir de clic en el ícono de Guardar esto hará que el
documento quede con la Marca de VoBo (fig. 1.11) , lo que le indicará al
remitente que ya ha sido revisado y corregido. Si elimina el documento no
sólo desaparecerá de su carpeta de Revisión sino que también
desaparecerá de la carpeta del usuario remitente.

fig. 1.11 Marca VoBo


Si el documento ya tiene la Marca al final, cuando lo consulte nuevamente
desaparecerán las opciones de Editar y de Marcar con VoBo.
Posteriormente el remitente (quien solicitó la revisión) puede Reenviar la
correspondencia a otro usuario o destinatario.

Si está en la carpeta de Elementos enviados las acciones son:
a) Reenviar el documento a otra persona
b) Descargar una copia en Word
c) Visualizar/Ocultar el seguimiento
d) Enviar a destinatario de correo electrónico

En el punto 2 de la fig. 1.7 (pág. 13) se muestra el archivo que trae
adjunto el documento, de un clic en el mismo para poder abrirlo,
aparecerá una pantalla donde pide confirmar el programa para abrir y
visualizar dicho archivo adjunto.

Los puntos 4 y 5 (fig. 1.7) son códigos o claves que permiten constatar
la veracidad del documento. El primero se denomina QR y el segundo es la
Firma Digital. Ambos se generan automáticamente en el sistema desde la
creación del documento y contienen información de los datos principales
del mismo, por medio de los cuales se podrá verificar su autenticidad.

 Pie de página indica la cantidad de páginas en que se agrupó la
correspondencia en la opción seleccionada, la posición de la página actual
y la cantidad de elementos por página y total.

fig. 1.5 Pie de página

Para cambiar de página y ver los demás elementos, de clic en la flechita de
la lista desplegable que muestra la página en la que está posicionado
actualmente, le mostrará un listado con todas las páginas, seleccione la
página a la que desea ir.


3 MENU IZQUIERDO

Como ya se mencionó al inicio de este Manual, el menú izquierdo es donde se
encuentran las opciones principales de navegación del sistema. Aquí es donde se
presentan los usuarios que tenemos asignados, es decir, el titular y el (los) delegado(s).

Una persona delegada, es aquella persona que aparte de ver sus módulos con los que
cuenta para poder administrar su correspondencia, puede ver también la correspondencia
de otras personas y nos podremos dar cuenta porque en el menú izquierdo aparecerán
listadas dos ó más cuentas las cuales están agrupadas en primer orden por la persona
titular de la cuenta y enseguida por las personas delegadas (ver la Figura 3.1).

fig. 3.1 Menú izquierdo.

Para autorizar a un usuario que sea delegado y puedan consultar y/o crear
correspondencia a nuestro nombre, se deberán realizar unos pasos que están
puntualizados más adelante en el capítulo 4 Menú general, tema 4.4 Opciones.
Junto al nombre de cada una de las opciones entre paréntesis aparecerá un número
que se refiere a la correspondencia no leída.


Por cada usuario que tenga asignado en su cuenta (titular y delegados) aparecerán las
mismas carpetas en cada uno de ellos, excepto las que se hayan creado en el apartado 3.5
Carpetas, estas son:

3.1 Bandeja de entrada

Este apartado contiene toda la correspondencia recibida, si llega una nueva
correspondencia aquí es a donde llega y posteriormente podremos reubicarla o
almacenarla en alguna carpeta. Esta correspondencia no podrá ser alterada, ni por quien
la envía ni por quien la recibe, tal cual como la reciba es como se la enviaron.

3.2 Borradores

Almacena la correspondencia que fue creada pero no enviada, esto es, en lugar de
enviarla se le dio guardar, dicha correspondencia no llega al destinatario a quien está
dirigida, se queda en su mismo buzón en este apartado. Posteriormente podrá ingresar a
dicha correspondencia, abrirla, modificarla y ya que la tenga lista enviarla.

3.3 Elementos en revisión

Al crear una correspondencia puede elegir si desea que la revise alguna persona,
antes de enviarla al destinatario real. Los oficios que usted envía o recibe para revisión
estarán guardados en esta carpeta. Consulte los pasos para la edición del documento en la
página 17.

3.4 Elementos enviados

Aquí está la correspondencia que usted ha creado y enviado a los destinatarios
especificados. Una vez que se envía la correspondencia ya no puede ser modificada, por
tanto los oficios que encuentre en este apartado serán únicamente de consulta y para
seguimiento.


3.5 Carpetas

La principal función de las carpetas es organizar adecuadamente la correspondencia
recibida o enviada, puede ser por fecha, año, mes o por dependencia o asunto según
desee. Se recomienda que el nombre que asigne a la carpeta le permita identificar que
correspondencia tiene ahí guardada.

Para poder visualizar todas las carpetas que tiene creada debe expandir el árbol junto
a la opción Carpetas.

Si desea crear una nueva carpeta de clic derecho en la opción Carpetas como se
muestra en la figura 3.2 y seleccione la opción Nueva carpeta.

fig. 3.2 Nueva carpeta
Automáticamente en el sistema aparecerá la imagen de un folder amarillo con la
palabra Nueva carpeta remarcada, como se visualiza en la figura 3.3 , ahí escriba el
nombre que le desee poner a la carpeta creada. Recuerde que el nombre de la carpeta
debe estar relacionado con la correspondencia que va a almacenar en ella.
fig. 3.3 Carpeta creada

Una vez creada una carpeta es posible cambiarle el nombre, eliminarla u ocultarla (o
mostrarla). Para activar el menú con estas opciones seleccione la carpeta que desee y de
clic derecho en ella, le aparecerá el menú de la fig. 3.4, seleccione la acción a realizar con
la carpeta seleccionada (cambiar, eliminar, ocultar).

fig. 3.4 Menú carpetas


NOTA: Antes de eliminar una carpeta asegúrese que esté vacía, es decir, que no contenga
almacenada ninguna correspondencia.

Las carpetas le permitirán tener organizada su correspondencia para una rápida
ubicación cuando se desee, por lo mismo es necesario que mueva o reubique la
correspondencia que reciba y/o la que envíe. Para realizar esto, seleccione la
correspondencia a mover, y en la parte superior derecha justo abajo del menú general
encontrará la opción

Al dar clic en la lista desplegable le aparecerá el listado de
las carpetas que actualmente tiene creadas en su cuenta.
Seleccione con un clic la carpeta a donde desea mover la
correspondencia especificada y aparecerá un mensaje para
confirmar la acción (fig. 3.5)

fig. 3.5 Mensaje de confirmación

También es posible crear subcarpetas, esto es, carpetas dentro de carpetas así:

Al estar posicionado en una carpeta los documentos que contiene aparecerán del lado
derecho, en el marco principal, pero podrá visualizar tanto elementos recibidos como
enviados. En la parte superior derecha, debajo del listado desplegable de las carpetas,
encontrará las opciones y entre paréntesis la cantidad de elementos que contiene cada
una, de clic en la que desee consultar.


Directamente desde la opción Carpetas podrá encontrar TODOS los oficios o

documentos que tenga en su cuenta, incluyendo los que se encuentran en la Bandeja de

Entrada y demás carpetas creadas. Esto le permitirá buscar un documento sin saber la
ubicación correcta del mismo.
3.6 Estadísticas

La función de esta opción es generar cuadros informativos con el total de la
correspondencia recibida y enviada, agrupada por los indicadores utilizados en el sistema,
además de presentar gráficas estadísticas con porcentajes indicativos de los estatus.

Esta información contribuye a tener un panorama de la eficiencia con la que se están
realizando las actividades de administración y seguimiento de la correspondencia dentro
del sistema, y a los directores o jefes le servirá para sacar conclusiones válidas y tomar
decisiones razonables basadas en este análisis que permitan mejorar los procesos.

A continuación se presenta la imagen (3.6) de las estadísticas como se muestran en el
sistema. Es posible consultar la correspondencia que se encuentra en cada uno de los
rubros de las estadísticas, sólo tiene que hacer clic en el indicador que desee, por ejemplo
si desea consultar los elementos que están con el status Vencido sin respuesta de clic en
ese indicador y le aparecerá el listado de la correspondencia con dicho status.


fig. 3.6 Estadísticas


4 MENU GENERAL

El menú general (figura 4.1) se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la
pantalla, las opciones que se presentarán depende del nivel de acceso que tenga cada
usuario.

fig. 4.1 Menú general
NOTA: Es importante señalar, que algunas opciones están restringidas, no todos los
perfiles de usuario podrán ver todas las opciones del Menú General.

4.1 Bitácora

Cada acción que realice el usuario dentro del sistema se va guardando en una
bitácora, con la finalidad de asegurar el buen uso del sistema. En esta opción se presenta
el reporte con toda la información almacenada y es visible sólo para los administradores.

4.2 Usuarios

Esta opción presenta en primer lugar las áreas de trabajo que están registradas en el
sistema, si es necesario se pueden agregar o editar las áreas existentes.
En segundo lugar se presenta un listado de los usuarios que pertenecen a cada una de
las áreas registradas, con sus datos generales. Desde aquí es posible agregar nuevos
usuarios, modificar los datos de los existentes o incluso eliminar un usuario.

A esta opción únicamente tendrán acceso los administradores.

4.3 Correspondencia

Al dar clic en esta opción del menú podremos visualizar la pantalla del Área de trabajo
descrita en el punto 2.2 (pág. 8). Y es aquí donde podremos empezar a consultar la
correspondencia recibida, redactar nueva correspondencia, organizar u archivar en
carpetas la correspondencia y consultar los reportes gráficos generados.


4.4 Opciones

Al ingresar aquí del lado izquierdo le aparecerá un submenú con un listado de
opciones como lo muestra la figura 4.2. Las cuales se describirán a continuación:

fig. 4.2 Opciones

1) Datos personales
Este apartado (figura 4.3) automáticamente desplegará su información personal y
deberá verificar que estén correctos todos sus datos como son: el nombre
completo, área de trabajo, dependencia, puesto, correo y la dirección. Si realiza
algún cambio de clic en el botón Guardar que está en la parte superior izquierda,
posteriormente deberá confirmar que desea grabar los cambios.

fig. 4.3 Captura datos personales
Estos datos son los que saldrán automáticamente en la captura de la
correspondencia.


2) Listado de buzones
Los buzones son los repositorios que contendrán la correspondencia tanto del
titular como del(los) delegado(s). Cada buzón debe tener un nombre único pero
identificable o relacionado con el usuario que se asignará, ver figura 4.4 donde se
muestra la ventana con el listado de los buzones creados.

fig. 4.4 Listado de buzones

En primer lugar aparecerá el buzón del titular y posteriormente los delegados. Para
agregar un nuevo buzón de clic en el botón Agregar, se abrirá una ventanita como
lo muestra la figura 4.5, donde deberá especificar el nombre del nuevo buzón y dar
clic en el botón Aceptar para grabarlo.

fig. 4.5 Agregar buzón

Si desea cambiar el nombre de un buzón previamente creado, primero deberá
seleccionar el buzón de manera que quede remarcado en azul y posteriormente
dar clic en el botón Editar, al hacerlo se verá como la siguiente figura:


fig. 4.6 Editar buzón
Cambie el nombre por el que desee y de clic en el botón Aceptar.
También podrá eliminar un buzón, es necesario estar seguro de realizar esta
acción. Únicamente deberá seleccionar el buzón a borrar y dar clic en el botón
Quitar.
Antes de salir de este apartado y para asegurar que los cambios que realizó se
queden grabados en el sistema, debe dar clic en el botón Guardar que está
ubicado en el parte superior, exactamente arriba del sobre amarillo con el título
Listado de buzones.
NOTA: Es importante que realice la acción de Guardar antes de salir, de lo contrario no se
verán reflejados los cambios que haya efectuado.

3) Asignación de cuentas
Una vez creado el buzón, automáticamente aparecerá en pantalla en el menú
izquierdo con las carpetas creadas por default (bandeja de entrada, elementos
enviados, eliminados, en revisión, borradores), sin embargo estarán vacías, es
decir, aun no tendrán información o correspondencia porque no se ha asignado la
cuenta del usuario, ese paso se detallará en este punto.
Al ingresar a la opción Asignación de cuentas aparecerá una ventana como la
mostrada en la figura 4.7, del lado izquierdo aparecerá un listado con las cuentas
disponibles, esto es en el primer renglón su nombre y abajo los usuarios que ya le
han autorizado el acceso a su correspondencia. Si aun no aparece el usuario que
quiere asignar al buzón nuevo deberá solicitar a dicho usuario que le otorgue el
Permiso a su cuenta, descrito en el apartado 5 de esta sección.


fig. 4.7 Asignación de cuentas
En la parte derecha superior aparece una lista desplegable que contiene los
buzones creados en el punto 2. Primero aparece el suyo con el mismo nombre de
su cuenta, al dar clic en la flechita podrá visualizar los demás buzones creados, tal
como se muestra en la figura 4.8.

fig. 4.8 Seleccionar buzón

Abajo estará un segundo cuadro que contiene la cuenta de usuario asignada al
buzón seleccionado en la lista desplegable. Por cada buzón seleccionado en la lista,
la información en este cuadro irá cambiando y si el buzón es nuevo estará vacía.
Para asignar una cuenta de usuario a dicho buzón vacío, seleccione del lado
izquierdo la cuenta del usuario y de clic en el botón con la flecha >, así ese usuario
aparecerá en el cuadro de lista de cuentas en este buzón. Con estos pasos
realizados, la correspondencia de ese usuario ya aparecerá en el repositorio
(buzón) especificado.
NOTA: Se recomienda que cada buzón tenga asignada una sola cuenta de usuario, por
tanto si aparecen 2 o más usuarios en el segundo cuadro es preferible quitar el que esté de

más con la flecha <. Así la correspondencia estará bien organizada.


4) Apariencia
Desde aquí podemos configurar unas opciones (ver fig. 4.9) para modificar la
apariencia en el sistema, dichas opciones se detallan a continuación.

fig. 4.9 Apariencia del sistema.

 Número de elementos mostrados por página:
En el marco principal se despliega un listado con la correspondencia
almacenada en cada una de las opciones (o carpetas) seleccionadas del
menú izquierdo, como se muestra en la fig. 4.10, y hasta abajo del marco
aparece el número de página donde se está posicionado.

fig. 4.10 Listado de correspondencia por página
Puede elegir que se visualicen 10, 20, 25, 30, 40 o 50 registros (o
documentos) en cada página.

 En el listado de correspondencia mostrar cada documento usando varias
líneas:
La presentación del listado de correspondencia puede ser de dos maneras
de una sola línea o de varias, tal como se muestran en las figuras 4.11 y


4.12:

Fig. 4.11 Listado con 1 sola línea

Fig. 4.12 Listado con varias líneas

 Agrupar el listado de correspondencia cuando se ordene por fecha:

Cuando se ordena el listado por fecha, si tiene marcada esta opción de
agrupar el listado entonces su listado se agrupará por fecha (hoy, ayer, la
semana pasada, hace dos semanas, etc.) como se observa en la figura 4.13.

Fig. 4.13 Listado agrupado al ordenar por fecha

 Color del tema:
El diseño del sistema puede ser utilizando 2 colores por default está el
verde pero puede seleccionar el azul.

 Recibir un correo electrónico al recibir elementos:
Especificar si desea o no recibir una notificación a su correo electrónico
cuando reciba correspondencia en el sistema. Esto es útil cuando no tiene
activa su sesión dentro del sistema.


5) Permitir acceso a mi cuenta
Para otorgar el acceso a su cuenta a otro usuario, esto es delegar sus funciones de
crear o consultar su correspondencia, deberá entrar a esta opción y se abrirá la
pantalla como se visualiza en la figura 4.14.

Fig. 4.14 Permitir acceso a su cuenta

En la primera caja de texto debe especificar la clave institucional o el nombre del
usuario al que otorgará el permiso, al momento de empezar a escribir se
desplegará un listado con los usuarios que coincidan con las letras escritas, así:

fig. 4.15 Buscar usuario
Si no encuentra en el listado el usuario que desea delegar, las razones pueden ser
1) porque no está capturando correctamente su clave o nombre, 2) porque ese
usuario no está dado de alta en el sistema. Corrobore la clave y si sigue sin
aparecer solicite que se agregue ese usuario al sistema con los datos que se
requieren (nombre completo, correo, departamento o área y puesto).
Ya que seleccionó al usuario deseado debe especificar que tipo de permiso quiere
otorgar, las opciones son 2 como se muestra en la siguiente imagen:


fig. 4.16 Permisos
 Usuario normal: Con este permiso el delegado podrá leer su
correspondencia recibida, crear correspondencia a su nombre y modificar
elementos (recibido, revisado, borradores). Debe tener seguridad al otorgar
este permiso.

 Revisor: El delegado únicamente podrá leer su correspondencia pero no
podrá contestar, ni crear, ni modificar ningún elemento.
Cuando ya seleccionó el permiso adecuado de clic en el botón
y el usuario ya aparecerá en el listado de abajo. De esta manera ya tendrá acceso
el delegado.

4.5 Contactos

Dentro del sistema es posible dar de alta usuarios que no pertenezcan a la Institución,
estos serán llamados Contactos, son externos y puede ser una persona o una empresa.
Cada usuario tendrá sus propios contactos a quienes desee enviar o de quien reciban
correspondencia. Al ingresar a la opción aparecerá una lista de los contactos previamente
creados así:

fig. 4.17 Listado de contactos


Si desea agregar un nuevo contacto de clic en el botón y se abrirá
una pantalla de captura, ver figura 4.18.

fig. 4.18 Nuevo contacto
Los datos que debe especificar del contacto son los siguientes:
 Clave: Es una manera de identificar a cada contacto, es como la clave
institucional asignada a los usuarios. Debe asignar una clave que le permita
diferenciar un contacto de otro y que le sea identificable, por ejemplo la
primer letra del nombre y el apellido, o si es una empresa el nombre de la
empresa o RFC.

 Nombre: Es el nombre completo del contacto si es persona y si es empresa la
razón social de la misma.

 Email: Correo electrónico del nuevo contacto.

 Institución: Si es persona debe especificar a que empresa pertenece y si es
empresa aquí puede utilizar las siglas que la identifican, por ejemplo
BANAMEX, SEDESOL, etc.

 Puesto: Puesto que ocupa la persona dentro de la Institución.

Una vez capturados todos los datos debe dar clic en el botón ubicado en
la parte superior izquierda.


Al guardar el sistema valida que todos los datos estén capturados, si falta alguno
mandará el mensaje Los campos marcados son obligatorios y le indicará con un recuadro
rojo cual es el dato que falta, como lo muestra la figura 4.19.

fig. 4.19 Validar datos

4.6 Cerrar Sesión

Al dar clic en esta opción saldrá del sistema, es importante verifique que todas las
ventanas abiertas de lectura hayan sido cerradas antes de cerrar sesión.


5 MENU PRINCIPAL

El menú principal (fig. 5.1) es el que contiene, entre otras opciones, la principal
para crear correspondencia. La siguiente figura muestra todas las opciones, las cuales se
detallarán a continuación.

Fig. 5.1 Menú principal

5.1 Crear correspondencia

Para iniciar la captura de una correspondencia puede dar clic directamente en la
opción o dar clic en Más opciones para ver el submenú fig. 5.2 y seleccionar la
opción Crear correspondencia.

fig. 5.2 Submenú Nuevo
La siguiente pantalla (5.3) muestra el formato de captura para una nueva
correspondencia, como puede darse cuenta es muy parecido a cuando crea un nuevo
correo. Los datos a llenar se describen a continuación.


Fig. 5.3 Nueva correspondencia

Folio: Ubicado del lado derecho, este folio lo asigna automáticamente el sistema y es para
identificar la correspondencia y poder generar el seguimiento. Cada que cree un nuevo
oficio generará un nuevo folio, al contestar un oficio el folio que utilizará será el mismo
que el que trae el oficio original, esto es, el que responderá.

De: Seleccione de la lista desplegable la persona
que va a enviar la correspondencia, puede ser el
usuario titular o a nombre del delegado.

Para: Escriba la clave, apellido o nombre de la persona a la que va dirigida la
correspondencia, al empezar a escribir se desplegará una lista con las ocurrencias que
coincida con las letras que vaya escribiendo. En este listado aparecerán los usuarios del
sistema (que estén dados de alta) o los contactos que el titular haya creado. Seleccione el
que desee.

fig. 5.4 Listado destinatario

Una vez seleccionado a quien va dirigido el oficio, aparecerá el nombre, puede especificar
más destinatarios en la caja que aparece abajo del Para, el proceso es el mismo y se valida
que no haya repetidos. Cada destinatario estará separado por un punto y coma (;) al


posicionarse en cada uno puede cambiar el cuerpo o texto del oficio y adecuar los datos
por cada destinatario según desee. Del lado derecho verá una imagen que al dar clic
eliminará del oficio al destinatario que tenga seleccionado.

CCP: En esta parte especifique los destinatarios a los cuales desea enviar copia del oficio
original, si no desea enviar copia déjelo vacío. El proceso de captura es igual al del punto
anterior. De igual manera si desea quitar un usuario del listado selecciónelo y de clic en la
imagen de la derecha

Pueden ser una o más copias y en la parte inferior aparecerá cada una de ellas con una
caja de texto donde podrá escribir información adicional.

Asunto: Breve descripción de lo que trata la correspondencia a crear.

Adjuntar: Para anexar un archivo a la correspondencia de clic en la palabra Adjuntar.
También podrá realizarlo desde el ícono del clip que está en el menú superior.
Y aparecerá esta ventanita:


fig. 5.5 Adjuntar archivo

De clic en el botón Examinar para buscar el archivo que desee adjuntar, se abrirá una
ventana con el explorador de Windows para que se facilite la búsqueda. Al ubicar el
archivo que desea adjuntar selecciónelo con doble clic para regresar a la misma figura 5.5
y de clic en el botón Adjuntar, de manera que el nombre del archivo aparezca en el
recuadro de abajo. Si ya está seguro de que es el archivo de clic en el botón Cerrar y sino
puede seleccionar el archivo y Quitarlo.

NOTA: Sólo tiene permitido adjuntar archivos con formato JPG, GIF, BMP, PDF, PPT, PPTX, DOC,
DOCX, XLS, XLSX y TXT y de tamaño máximo 4 MB.
Al regresar a la pantalla de captura aparecerá el nombre del archivo en el apartado de
Adjuntar.

Para continuar aparece un apartado de configuración con características que ayudarán a ir
determinando el status de la correspondencia.

Requerir respuesta: Seleccione Si o No. Si desea respuesta automáticamente aparecerá el
calendario con la fecha compromiso máxima para recibir la respuesta. Esta fecha será
automática dependiendo del número de días máximo autorizados para cada dependencia.


Importancia: La correspondencia puede clasificarse como Baja, Normal o Urgente,
seleccione la que desee.

Carácter: Puede especificar si su documento es de carácter Normal o Privado. Si
selecciona Privado éste no podrá ser visualizado por nadie más que el titular y el (los)
destinatario (s).

NOTA: Los oficios Privados NO podrán ser consultados por los delegados con acceso a su cuenta.

Tipo de documento: Se pueden generar Oficios, Memorándums, Tarjeta, Circular,
Invitación, Otros, seleccione el que desee y verifique como cambia el tamaño del formato
de captura.

Observe que al especificar quien envía y a quien va dirigido el documento el formato va
ajustándose a los datos especificados en las opciones de arriba (fig. 5.6), nombre,
departamento, dirección (lado izquierdo) son los datos que se capturaron en las Opciones,
en Datos Personales. Es importante mencionar que este formato de la correspondencia se
adapta a las especificaciones determinadas por la Coordinación de imagen institucional.

fig. 5.6 Formato captura correspondencia

Del lado derecho está una caja de texto donde debe capturar el folio o número interno del
oficio asignado por su dependencia.

Después inicie con el Saludo a la persona que va dirigido o puede quedar en blanco.

Para capturar el texto del documento puede usar unas herramientas que le permitirán
adecuar el formato como se maneja en Word, debe dar clic en la flecha que está indicada
del lado derecho y se visualizarán las siguientes opciones:


Fig. 5.7a Herramientas formato texto del documento

Fig. 5.7b Activar corrector ortográfico

opción para crear tablas (indicado en la fig.
Dentro de las herramientas se incluye la
5.7a) y el corrector ortográfico, el cual deberá activarse primero y posteriormente

verificar que el Idioma esté en Español (Spanish).

Cabe mencionar que el sistema cuenta con Autoguardado, el cual después de 2 minutos si
ya empezó a capturar información el documento queda grabado automáticamente en
borradores, si le da cerrar después podrá continuarlo. Si termina de capturarlo y lo envía
entonces el documento guardado en borrador se eliminará.

Al terminar de capturar su oficio tiene las siguientes opciones:

1) Enviar: Se envía directamente a la bandeja de entrada del (os) destinatario(s) y
usted podrá consultarlo en sus elementos enviados.
2) Enviar a revisión: Solicita revisión o visto bueno (VoBo) del documento, por tanto
estará en la carpeta de Elementos en revisión tanto del remitente como del
destinatario.
3) Guardar: El documento queda grabado en la carpeta de Borradores del remitente,
no se envía a nadie.

Al seleccionar alguna de estas 3 opciones la pantalla de captura se cerrará y regresará a la
pantalla principal.


5.2 Incorporar correspondencia
Desde esta opción es posible integrar al sistema la correspondencia que se reciba
de dependencias externas (fuera de la Universidad Veracruzana) para darle seguimiento
interno, así como también integrar correspondencia interna (usuarios de la Universidad
Veracruzana) recibida en papel y que no fue creada desde el sistema. Si desea incorporar
el documento al Hermes para un mejor control del mismo, deberá antes que nada
digitalizarlo para tener el archivo disponible y posteriormente ingresar a esta opción.

La pantalla principal es la siguiente:

Fig. 5.8 Incorporar correspondencia

En esta pantalla observe que contiene 2 pestañas a las cuales podrá ingresar con
dar un clic en el nombre de cada una. La primera pestaña Incorporación cuenta con los
siguientes datos:

Folio: El número de folio se genera automáticamente por el sistema.

De: Debe especificar quien le envió el documento, recuerde que al comenzar a escribir se
abrirá un listado con las opciones que coincidan con lo que ha escrito. Seleccione el
deseado, si no lo encuentra puede solicitar al administrador sea dado de alta en el sistema
o bien crear un contacto externo.


Observe que en el listado algunas personas aparecerán con (UV), otras con (SASC) y otras
con (CONTACTO de usuario) esto quiere decir que las primeras (UV) son usuarios
institucionales no registrados en el sistema, los (SASC) son usuarios institucionales si
registrados en el sistema y los CONTACTO son los contactos externos que hayan sido
creados.

Al seleccionar una cuenta los datos de Puesto y Dependencia se llenarán
automáticamente.

Para: Seleccione de la lista desplegable a quien ha sido enviado el documento que va a
incorporar.

Adjuntar: Deberá anexar el archivo que digitalizó al iniciar el proceso de Incorporación y
que contiene el documento recibido. Pasos descritos anteriormente en el punto 5.1.

Posteriormente vienen las opciones de configuración y seguimiento:
Fecha: Fecha del documento recibido.

Número: Número de folio interno que contiene el documento.

Tipo: Tipo del documento (oficio, memorándum, tarjeta informativa, circular, invitación,
otro).

Importancia: Baja, normal o urgente.

Carácter: Normal o Privado.

Recibe: Nombre de la persona que recibió el documento, por default tiene el nombre del
usuario titular.


Fecha recepción: Fecha en que se recibe el oficio.

Requerir respuesta: Si solicitan respuesta del documento recibido seleccione Si y
especifique la fecha compromiso.

En el apartado del contenido capture el asunto y un resumen de lo que contiene el
documento recibido y a incorporar.

La segunda pestaña: Reenviar a otros usuarios (fig. 5.9) nos permitirá como su nombre lo
indica, reenviar a otros usuarios el documento recibido y digitalizado. Es idéntica a la
captura de una correspondencia nueva y los datos que solicitan son los mismos. Sólo se
añade el ícono de Pegar el cual permitirá copiar el texto capturado en el espacio del
resumen en la Incorporación.

Fig. 5.9 Reenviar a otros usuarios

Al terminar de capturar el documento puede Enviarlo a los destinatarios o bien Guardar
en borradores.


5.3 Nuevo contacto

Consulte en este manual, en el capítulo 4 Menú general el tema 4.5 Contactos en la
página 33.

5.4 Seleccionar documentos

Para seleccionar varios documentos o todos de clic en la opción elija si
quiere seleccionar todos los documentos de la página actual o todos los documentos de
todas las páginas.

5.5 Actualizar

La opción permite actualizar la información que está presentada en la
pantalla. Es como la opción F5 en el explorador de internet que refresca o actualiza la
página que se está consultando. Si le enviaron algún documento nuevo se refresca o
actualiza para que aparezca en el listado.

5.6 Panel de lectura

Esta opción con ícono permite visualizar un panel del lado derecho donde
se muestra el contenido del documento seleccionado. Tal como se muestra en la figura
5.10. Y si está activo se oculta.


fig. 5.10 Panel de lectura

5.7 Una/Varias líneas

Esta característica permite al listado presentarse de 2 maneras: con una línea o con
un poco más de detalles Varias líneas. De clic para visualizar la presentación en
ambos casos y elija la que más le convenga.

Fig. 5.11 Listado con 1 sola línea

Fig. 5.12 Listado con varias líneas


5.8 Exportar listado a Excel

Permite exportar el listado que está en pantalla a Excel incluyendo otros datos
más. Es necesario que tenga instalado este programa de Microsoft Office para poder
visualizarlo. Se abrirá una ventana donde le pregunte si desea abrir o guardar el archivo,
seleccione y de clic en el botón Aceptar.

5.9 Exportar listado a PDF

También es posible exportar el listado de la correspondencia en la carpeta
que desee a PDF, deberá posicionarse primero en la carpeta del menú izquierdo. Con esta
opción tiene 2 maneras de exportar el listado con sólo texto o también podrá incluir las
imágenes con los indicadores que se encuentran en las primeras columnas del listado.

Primero seleccione si desea abrir o guardar el archivo cuando se abra esta ventana:


5.10 Vista de impresión

Al dar clic en esta opción se abre otra ventana con el listado en formato de
impresión, sin el menú general ni el principal, como lo muestra la figura 5.13:

Fig. 5.13 Listado en vista de impresión

5.11 Gráficos

Los 3 íconos siguientes al dar un clic en cualquiera, abren un panel
arriba del listado donde se muestra una gráfica representativa con los porcentajes de la
correspondencia recibida o enviada y con los indicadores utilizados en el sistema.

Aquí se muestra como aparecen cada una de las gráficas:

Fig. 5.14 Gráfico de barras vertical


Fig. 5.15 Gráfico de barras horizontal

Fig. 5.16 Gráfico de pastel

Para cerrar el panel de gráficos de clic en la barra que está entre la gráfica y el
listado:

5.12 Ayuda

Este ícono abrirá el manual de ayuda del Sistema.

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