MATRIZ LEGAL Graciela Emilia Vargas G.

SGSST Instructora Sena

 QUÉ ES UNA MATRIZ
LEGAL
Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un
documento que contiene toda la información sobre la
normatividad que una empresa debe cumplir legalmente.
Estas normas y obligaciones legales están moderadas por
diferentes mecanismos que buscan que una empresa
garantice mediante el evidenciamiento de actividades el
cumplimiento de la normatividad concerniente a la
seguridad y salud en el trabajo.
 DEFINICIÓN
En el Decreto 1072 de 2015 articulo 2.2.4.6.2. se define a la
Matriz legal como:
“Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la
empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su
actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y
técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la
medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.
 DEFINICIÓN
Por lo tanto, según esta definición, la matriz de requisitos
legales debe actualizarse continuamente de acuerdo a las
nuevas disposiciones que puedan hacerse a las
normatividades utilizadas. Pero además, la matriz de
requisitos legales también hace parte de las obligaciones
de los empleadores y está constatada en el parágrafo del
artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en el que
menciona que:
 DEFINICIÓN
Por lo tanto, según esta definición, la matriz de requisitos
legales debe actualizarse continuamente de acuerdo a las
nuevas disposiciones que puedan hacerse a las
normatividades utilizadas. Pero además, la matriz de
requisitos legales también hace parte de las obligaciones
de los empleadores y está constatada en el parágrafo del
artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en el que
menciona que:
 DEFINICIÓN
“Por su importancia, el empleador debe identificar la
normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos
Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que
debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas
disposiciones aplicables a la empresa”
Además, la matriz de requisitos legales también hace parte de la
documentación general que toda empresa debe tener para
desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo. Esto se encuentra estipulado en el artículo 2.2.4.6.12. del
Decreto 1072 de 2015.
 QUÉ NORMATIVIDAD DEBE
CONTENER UNA MATRIZ DE
REQUISITOS LEGALES?
Una matriz de requisitos legales debe estar
orientada específicamente hacia las actividades
que realiza la empresa. Estos procesos tienen
como objetivo verificar y evidenciar las
mejoras que una empresa realiza para certificar
que cumple con las normas, leyes,
resoluciones, decretos y demás obligaciones.
A continuación, encontrará cuáles son las
normas mediante las que se debe realizar la
matriz de requisitos legales de una empresa:
 NORMATIVIDAD DEL SGSST
Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar es
la relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto Único Reglamentario del
Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas las
empresas que se encuentran localizadas geográficamente en Colombia. La
información sobre el SG-SST se encuentra en el capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072
de 2015, ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’.
Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al SG-
SST, también se encuentran tres niveles que componen principalmente la
normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad
nacional, departamental y local.
 NORMATIVIDAD DEL SGSST
Normatividad nacional
Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere
a las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros,
que son avalados por el Congreso de la República, por los Ministerios
o por Departamentos Administrativos.
Por ejemplo, el Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución 2646 y el
Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo deben ser
considerados en la matriz de requisitos legales.
 NORMATIVIDAD DEL SGSST
Normatividad Departamental
Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se encuentra
ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten
normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación que
se presenta específicamente en su zona geográfica.
Por ejemplo, en algunos lugares donde la temperatura es muy alta y es posible que
se desarrollen enfermedades transmitidas por vectores (Zika, Dengue, Malaria, etc)
algunos departamentos emiten disposiciones especiales para la prevención de la
mortalidad por estas enfermedades. Hay que tener en cuenta que esto depende
exclusivamente del departamento o de la zona donde se realizan las labores.
 NORMATIVIDAD DEL SGSST
Normatividad local
Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en los
que se imponen normatividades específicas para determinados trabajos. Esto es
frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones pertinentes
promueven el regimiento de una ley que favorece a la población.
Por ejemplo, la Alcaldía de Bogotá publica normatividad específica para el manejo
de residuos sólidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad deben
cumplir.
Además de tener en cuenta las anteriores normas por ubicación geográfica, existen
otro tipo de normatividades específicas que deben tenerse en cuenta de acuerdo al
tipo de labor y actividad que realiza la empresa.
 NORMATIVIDAD DEL SGSST
Normas Técnicas Sectoriales.
Al igual que en la construcción o en las instituciones de salud, existen
determinados sectores laborales que poseen una normatividad específica de
acuerdo al servicio que ofrecen. En este caso podemos encontrar las Normas
técnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad específica.
Por ejemplo, el sector relacionado con la gastronomía como bares y restaurantes
deben cumplir con la Norma Técnica Sectorial Colombiana NTS – TS0074.
Establecimientos gastronómicos y bares. Requisitos de sostenibilidad 2008, y esto
es un requisito para la renovación de su registro de turismo de acuerdo con la
Resolución 0148 de 2015 expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo.
 NORMATIVIDAD DEL SGSST
Normatividad acogida voluntariamente por la empresa
Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales. Por
ejemplo hay organizaciones que están certificadas en ISO 9001, que aunque no es
obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su producto o
servicio. Este tipo de normatividades también deben incluirse en la matriz de
requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la empresa
está trabajando. También hay empresas que deciden acogerse a normatividades
internacionales, por su relación con grupos económicos en el exterior o por
requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser evidenciadas en la matriz
de requisitos legales.
 PRINCIPALES FUENTES PARA
CONSULTAR LA NORMATIVIDAD
VIGENTE EN COLOMBIA.
Las normatividades que componen una matriz de requisitos legales pueden
provenir de diferentes sectores de acuerdo a sus características. Sin embargo, hay
normatividades que se aplican de manera general para todas las empresas en
Colombia. Entre estas se encuentra información en medios como las páginas web
del Ministerio de Trabajo, la Alcaldía de Bogotá y el Senado de la República que
publican y hacen menciones a modificaciones, adiciones o derogaciones de ciertas
normas que deben atenderse.
También existe el Diario Oficial que recoge toda la información respecto a la
cotidianidad de la normatividad en Colombia. En este diario se incluye todos los
cambios que suceden a nivel legislativo en el contexto nacional. Estos están
divididos de acuerdo al sector, rama o ministerio para facilitar su búsqueda. Este
diario funciona desde 1864, por lo que, la información que contiene se ha
convertido en menester para la legislación colombiana.
 PRINCIPALES FUENTES PARA
CONSULTAR LA NORMATIVIDAD
VIGENTE EN COLOMBIA.
Por otro lado, la Constitución Política de Colombia no hace parte de la
normatividad que se debe tener en cuenta para formar la matriz de
requisitos legales. La Constitución aunque determine varios derechos y
deberes que deben ser cumplidos por la ciudadanía, éstos ya han sido
reglamentadas mediante leyes, decretos y resoluciones. Al cumplir con
estas normatividades se está cumpliendo de forma directa con lo
expuesto en el marco de la Constitución Política de Colombia.
 ¡CÓMO SE CREA EVIDENCIA DEL
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA
MATRIZ LEGAL
Tras investigar acerca de la normatividad que la empresa tiene que cumplir en la
matriz de requisitos legales es importante tener en cuenta varias recomendaciones.
El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar redactado de manera
clara y entendible. Además debe ser actualizado regularmente de acuerdo a las
actividades que la empresa realice para cumplir con la normatividad.
La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizará, su año de
publicación, su título, los artículos que aplican y el alcance de ésta. Para mantener
actualizada esta lista el empleador deberá notificar junto a cada norma utilizada, el
plan de acción y la evidencia del cumplimiento además de las fechas de
seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de investigar y
seleccionar la normatividad que se asumirá, se debe plantear de manera específica el
plan de acción que se acogerá para cada norma.
 ¡CÓMO SE CREA EVIDENCIA DEL
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA
MATRIZ LEGAL
De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se
deberá demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislación, ya sea por
medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras actividades que
demuestran que la empresa está cumpliendo. Esto es lo que compone la matriz de
requisitos legales.
La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que están relacionados con
SG-SST, como muestra el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de
2015:
“Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una
combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.
 ¡CÓMO SE CREA EVIDENCIA DEL
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA
MATRIZ LEGAL
La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las
normatividades bajo las que se rige la empresa, y segundo, la
actualización y el mantenimiento de actividades que evidencien el
cumplimiento de estas normas. Para tal efecto es necesario poseer un
documento que demuestre toda esta información.
 CADA CUÁNTO SE DEBE ACTUALIZAR
LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGAL DE
UNA EMPRESA?
La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el
proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa. No
basta con solo tener las normas que se cumplirán sino también se debe reflejar de
manera regular cuáles son las actividades que el encargado de SG-SST y los
empleados realizan para cumplir con estos requisitos.
La matriz de requisitos legales debe poseer, además de las normas y su información,
el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha hecho a tal
normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las
actividades que se hagan para cumplir estas normas. Por lo tanto, esta matriz de
requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada actividad que sea
realizada.
 CADA CUÁNTO SE DEBE ACTUALIZAR
LA MATRIZ DE REQUISITOS LEGAL DE
UNA EMPRESA?
Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mínimo
realizar y revisar anualmente toda la información respectiva a la matriz de requisitos
legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido adicionadas,
modificadas o derogadas con la intención de mantener el cumplimiento y la
actualización de estas normas. Es importante tener en cuenta que después de poseer
la normatividad, lo más importante es mantener actualizada nuestra matriz de
requisitos legales con sus respectivas actividades de evidencia.
 FORMATO DE LA MATRIZ DE
REQUISITOS LEGAL DE UNA EMPRESA
La matriz legal de una empresa es un requisito del Decreto 1072 de 2015. Observa
las columnas que debe incluir en esta matriz.
 ENCABEZADO DE LA MATRIZ
LEGAL
La matriz legal debe iniciar con un encabezado que incluya la identificación de la empresa y del
documento. Estos campos pueden variar dependiendo del sistema de gestión documental que tenga la
empresa.
La empresa
Si la empresa o entidad cuenta con un formato establecido para los documentos, puede incorporarlo
en la matriz para mantener la imagen corporativa. Algunas empresas incluyen el logo en el
encabezado del documento, otras solo escriben en texto el nombre de la compañía y otras empresas
realizan una combinación.
Como parte de la identidad corporativa se puede incluir:
Logo de la empresa
Nombre de la empresa
NIT o identificación
 ENCABEZADO DE LA MATRIZ
LEGAL
Información del documento
Debe incluirse en el encabezado el título del documento que se está elaborando, por
ejemplo: “Matriz legal” o “Matriz de requisitos legales”.
El parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 dice:
“Parágrafo. Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad
nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar
plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas
nuevas disposiciones aplicables a la empresa”.
 ENCABEZADO DE LA MATRIZ
LEGAL
Teniendo en cuenta que la matriz debe ser actualizada periódicamente, se debe incluir
como parte de la información del documento la fecha de actualización y el nombre de
la persona que hizo la última actualización. Algunos responsables incluyen también la
fecha de creación del documento.
Como parte de la información del documento puede incluir:
Título del documento
Fecha de la última actualización
Responsable de la última actualización
 COLUMNAS NECESARIAS EN LA
MATRIZ LEGAL DE UNA EMPRESA
La matriz legal de una empresa deberá tener en cad fila una norma y en cada columna
las características de la norma. Se describen a continuación algunas columnas mínimas
que se recomienda incluir:
La norma
Se debe indicar el tipo de norma (decreto, resolución, ley, acuerdo, etc), el número de
la norma y el año de expedición.
En algunas matrices se puede encontrar una columna con toda la información:
 COLUMNAS NECESARIAS EN LA
MATRIZ LEGAL DE UNA EMPRESA
También se pueden utilizar dos o
tres columnas para almacenar la
información de la norma

Si se considera importante, se puede adicionar una columna para incluir el

nombre de la entidad que emitió la norma. Ejemplo: Ministerio de
Trabajo.
 COLUMNAS NECESARIAS EN LA
MATRIZ LEGAL DE UNA EMPRESA
Artículos aplicables
Se debe incluir una columna para enumerar los artículos aplicables de la
norma, es decir, aquellos de los cuales se debe dejar evidencia de su
cumplimiento. Cada artículo debe ir acompañado de la descripción del
requisito, es decir, un texto resumen sobre lo que trata la norma o los
artículos especificados.
La matriz de requisitos legales de una empresa puede tener tantas filas
como sea necesario. En algunas empresas se utiliza una fila por cada
norma y en una sola casilla se escriben todos los artículos que se tienen
que cumplir.
 COLUMNAS NECESARIAS EN LA
MATRIZ LEGAL DE UNA EMPRESA
 COLUMNAS NECESARIAS EN LA
MATRIZ LEGAL DE UNA EMPRESA
En otras empresas se utiliza una fila por cada artículo que se debe cumplir.
 COLUMNAS NECESARIAS EN LA
MATRIZ LEGAL DE UNA EMPRESA
Se pueden realizar combinaciones de los dos esquemas de
presentación. Usualmente se agrupan los artículos cuando
la forma de evidenciar su cumplimiento es la misma y se
separan en varias filas cuando cada artículo tiene una
forma de evidenciarse diferente.
 EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO

La información que no puede falta es la evidencia de cumplimiento de la normatividad,

porque esto es lo que será exigible por el funcionario del Ministerio de Trabajo, por el
inspector de la ARL, por la alta dirección o por un auditor.
La matriz legal de una empresa (matriz de requisitos legales) se define en el Decreto
1072 de 2015 como:
“Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa
acorde con las ‘actividades propias e inherentes de su actividad productiva,los cuales
dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo -SG-SST, el cual deberá actualizarse en la medida
que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”. (Artículo 2.2.4.6.2).
 EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO

Esta definición muestra uno de los cambios más importantes incorporados

por el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y es que el
SG-SST no es un sistema de papel, es un sistema de evidencias de las
gestión de la empresa.
La presentación de la evidencia puede incluir:
Descripción de la evidencia
Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada
Observaciones
 EVIDENCIA DEL CUMPLIMIENTO

Esta definición muestra uno de los cambios más importantes incorporados por el Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo y es que el SG-SST no es un sistema de papel, es un sistema de evidencias de
las gestión de la empresa.
La presentación de la evidencia puede incluir:
Descripción de la evidencia
Columna SI/NO que indique si existe evidencia actualizada
Observaciones.
Puede ser más detallada incluyendo la fecha y la persona que generó la evidencia:
Fecha de la evidencia
Nombre de quien generó la evidencia
Ubicación de la evidencia
 HISTORIAL DE CAMBIOS DE LA MATRIZ
LEGAL
En algunas empresas se considera importante llevar todo el detalle de las revisiones
realizadas al documento y adicionan una hoja con el historial de cambios en los cuales
incluyen:
Número de versión del documento
Fecha del cambio
Responsable de realizar el cambio
Descripción de los cambios realizados
Cuando muchas personas están actualizando el documento esta información puede llegar a
ser relevante en algún momento, pero en el caso de las microempresas donde usualmente es
solo una persona quien modifica el archivo no sería necesario realizar una descripción tan
detallada, lo que se recomienda es guardar versiones antes de realizar cambios importantes.
 HISTORIAL DE CAMBIOS DE LA MATRIZ
LEGAL
El versionamiento se puede realizar con las opciones disponibles en las hojas de
cálculo de escritorio (como Excel), si se utiliza un sistema de hoja de cálculo como
el ofrecido por Google Docs, no es necesario preocuparse por el historial de
versiones porque estas herramientas guardan automáticamente los cambios
realizados y la persona que los realizó.
Independiente del programa de software utilizado, se recomienda guardar al menos
una copia de la matriz legal cada año dado que el Decreto 1072 de 2015 en su
artículo 2.2.4.6.13 dice:

“Artículo 13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que
soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles. protegidos contra daño. deterioro o
pérdida… el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según
aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”.
MODELO DE MATRIZ DE REQUISITOS
LEGALES
 COMO HACER UNA MATRIZ DE
REQUISITOS LEGALES

https://www.youtube.com/watch?v=rdrFoIWnvFU