UNIDAD 5

T R ATA M I E N T O Y E N V Í O
DE INFORMACIÓN
EMPRESARIAL
Santi Ortiz
Hugo Iglesias
1. EL ARCHIVO: FINALIDAD,
FUNCIONES Y TIPOS DE ARCHIVO.
Cualquier departamento, sección o área empresarial necesita contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de decisiones.
Una correcta gestión y tratamiento del archivo facilita la adecuada toma de las mismas en la empresa.

Incremento de la
productividad

Mejores decisiones Mejoras en el Mayor

Doc 1
Información de empresariales rendimiento competitividad
Doc 2 Tratamiento
calidad
Doc 3

Más eficacia y
eficiencia
1 . 1 N AT U R A L E Z A Y F I N A L I D A D D E L A
LABOR DEL ARCHIVO
Cuando en el ámbito empresarial nos referimos a un archivo, podemos estar haciéndolo de diversas formas, ya
que dicho termino tiene varios significados y matices:
• Archivo como lugar físico en el cual se clasifica, ordena y guarda documentos en los que se tienen datos
de interés para el desarrollo de determinada actividad.
• Archivo como desarrollo de la tarea de clasificar, ordenar y guardar.
• Archivo como conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas
funciones o actividades empresariales concretas, al servicio de la empresa con el fin de facilitar su
actividad.

Alguna de sus funciones son:

• Elemento probatorio ante un tercero.
• Obligación legal de conservación de los documentos. (ej.: Código de Comercio, 6 años; normativa
tributaria, 4 años; Ley de prevención de blanqueo de capitales, 10 años)

Necesidades básicas para un correcto archivo:

• Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo.
• Localizar cualquier documento de forma fácil y rápida.
• Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe ser archivado y cuándo destruirse.
 1.2 TIPOS DE ARCHIVO EMPRESARIALES
Archivo convencional en soporte papel
En función del soporte utilizado.
Archivo informático
Archivo Activo
En función de la frecuencia del uso de los documentos. Archivo semiactivo
Archivo Inactivo
Gestión centralizada del archivo
En función de la localización física del archivo.
Gestión descentralizada del archivo
Gestión mixta del archivo.
•Tradicional: archivadores, caretas, armarios.
•Excesivo recurso de espacio, económico y personal.
•Facilidad de buscar y analizar datos
•Bajo coste de mantenimiento y mayor productividad.
•Archivo de oficina o gestión.
•Documentos utilizados con frecuencia.
•Lugar accesible y cercano.
•Evita perdidas de tiempo.
•Archivo central
•Consulta reducida ero que deben conservarse por razones legales.
•Archivo pasivo, histórico o definitivo.
•Documentos que rara vez son consultados.
•Documentación sin utilidad operativa pero con alto valor
documental o legal.
• Documentos en un mismo espacio físico.
• Un único responsable de archivo.
• Ahorro en espacios y recursos
• Mayor control sobre la documentación.
• Excesivamente burocrático y poco operativo.
• Cada departamento tiene su propio archivo.
• Acceso rápido a documentación.
• Reduce costes asociados a grandes instalaciones
• Pueden surgir diferencias en la forma de clasificar los
documentos.
• Basada en la convivencia de archivos activos y semiactivos en
los departamentos con un único archivo inactivo centralizado en
la sede central de la empresa.
1.3¿CÓMO DEBE DESARROLLARSE LA
LABOR DEL ARCHIVO?
Cualquier labor de archivo debe respetar las reglas y procedimientos establecidos. No es lo mismo
clasificar que ordenar.
• Clasificar: Consiste en disponer y agrupar siguiendo un determinado criterio.
• Ordenar: Consiste en colocar unos elementos siguiendo un modo o sistema previamente
determinado.

Reglas básicas para el procedimiento de archivo:

• Cualquier persona de la organización puede localizar la documentación.
• Todo documento entrante o saliente del archivo tiene que ser registrado.
• No acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
• Ser selectivos diferenciando lo útil de lo poco relevante.
• Evitar duplicidades siendo minucioso a la hora de abrir expedientes.
• Es recomendable utilizar señales visuales.
• Eliminar periódicamente los documentos que ya no son útiles.
• Medidas de seguridad que eviten la modificación, daño, o destrucción de documentos de forma
intencionada o accidental.
• En documentos con respuesta es aconsejable adjuntar una copia del documento al que
respondemos.
• Se debe facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.
2. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE
D O C U M E N TA C I Ó N
Requisitos sistema de clasificación.
• Fácil de entender
• Sencillo de aplicar
• Resolutivo
• Debe posibilitar futuras ampliaciones Tipos de sistemas de clasificación de documentos:
• Sistema alfabético
• Sistema numérico
• Sistema cronológico
• Sistema geográfico
• Sistema temático
• Sistema alfanumérico
 2 . 1 S I S T E M A A L FA B É T I C O
El sistema alfabético ordena los documentos que se van a archivar de acuerdo
con el orden establecido por el alfabeto.
• Es necesario determinar una palabra ordenatriz. A partir de ella se ordenará
toda la documentación pudiendo establecerse un orden ascendente o
descendente.
• Es el más extendido por ser el alfabeto conocido.
• Puede utilizarse en combinación con otros.
• La dificultas radica en la elección de la palabra ordenatriz.

Palabra ordenatriz:
• Primer apellido + segundo+ nombre.
• Nombres y apellidos compuestos funcionan como uno solo.
• Las preposiciones, artículos o prefijos no pueden utilizarse como palabra
ordenatriz , excepto al ir unidas al apellido mediante guion.
• Las partículas que van precediendo a nombres y apellidos extranjeros sí se
tienen en cuenta como parte de dicho nombre o apellido.

Ordenar alfabéticamente denominaciones sociales de empresas:

• La palabra ordenatriz será la primera palabra de la denominación social.
• Los artículos y preposiciones no se tienen en cuenta para fijar la palabra
clave.
• Si la denominación es nombre y apellido se ordenará por apellido.
• Cuando incluya un número se entenderá que este se ha escrito en letras.
• Expresiones tipo hijos de no se utilizan como palabra ordenatriz.
• Empresas o entidades conocidas por sus siglas se ordenan según éstas.
2.2 SISTEMA NUMERICO
El sistema numérico permite ordenar la documentación del archivo a
partir de un número natural determinado.

• Permite ordenar a partir de un número natural. A partir de este se

ordenará toda la documentación pudiendo establecerse un orden
ascendente o descendente.

• Lo ideal es que el número sea parte integrante del documento.

• Si el número no es integrante del documento habrá que construir un

índice auxiliar en el que se relacione cada documento con el
número que le ha sido asignado.

• La principal ventaja e inconveniente radica en la mayor o menor

dificultad de búsqueda a causa de la representatividad o no del
número utilizado como referente.

• Evita duplicidades.

• Permite archivo ilimitado de documentos.

• Facilidad para detectar documentos extraviados.

• No facilita intercalar documentos.

2.3 SISTEMA CRONOLÓGICO
En el sistema cronológico destaca como referencia del documento una
determinada fecha y lo ordena y archiva a partir de ella.
• Puede ser en orden cronológico ascendente o descendente. Por años, meses o
días
• Sencillez y rapidez de localización cuándo la fecha utilizada sea un dato
determinante en el documento.

2.4 SISTEMA GEOGRÁFICO

El sistema geográfico sigue como criterio de ordenación una localización física
concreta referente al documento.
• Se clasifican los documentos por países, regiones, provincias, poblaciones,
distritos, barrios, calles, etc.
• Se suele combinar con otros sistemas de clasificación como el alfabético o
numérico.
• Su ventaja principal es la flexibilidad ya que permite intercalar subdivisiones.
• Se hace complejo para archivos que gestionen mucha cantidad de
documentación.
• Es recomendable para la gestión de documentos de empresas comerciales o de
transporte cuya actividad se desarrolla en múltiples zonas o regiones
 2.4 SISTEMA TEMÁTICO
El sistema temático de clasificación no es de los más utilizados, ya que,
para que el archivo de documentos por temas o asuntos sea adecuado, se
requiere que estos sean representativos de la documentación que se va a
archivar.
• Necesita de un segundo sistema para la ordenación posterior. Suele ser
el alfabético, con lo cual nos encontramos ante una ordenación
alfabética por materias.
• Rapidez, flexibilidad para intercalar.
• Si el documento trata más de un tema este sistema dificultará la
clasificación y localización.

2 . 5 S I S T E M A A L FA N U M É R I C O
El sistema alfanumérico surge de combinar el sistema alfabético y el
numérico.
• Se utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan
letras y números.
• La palabra ordenatriz puede estar relacionada con el documento o que
sea elaborada ex profeso para la ordenación. En este caso se necesitará
índice auxiliar.