ASPECTOS BÁSICOS

DEL ARCHIVO
 ASPECTOS GENERALES DEL ARCHIVO

CONCEPTO

Es el centro fundamental de información de la

empresa, cuya organización y funcionamiento
requiere orden, claridad, agilidad.

Es la agrupación sistemática de documentos con

características comunes, que permitan un
conocimiento detallado de cada documento
determinado.

En síntesis, el archivo es la memoria de la empresa.

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IMPORTANCIA
El archivo representa una gran importancia en la
empresa, ya que proporciona la información precisa en
el momento oportuno.
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OBJETIVOS
1. Constituir un centro de información y
documentación, a disposición de toda la entidad.

2. Conservar las fuentes históricas.

3. Asegurar la perfecta conservación de los documentos

del archivo.

4. Archivar, localizar y consultar en forma rápida, fácil y

segura.
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OBJETIVOS
5. Satisfacer eficazmente las exigencias de
consulta a todas las oficinas y servicios de la
entidad.

6. Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo,

conservación, clasificación, restauración, consulta y
control de los documentos.
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CARACTERÍSTICAS
ECONÓMICO

Debe servir a las necesidades

de la empresa.

SIMPLE

La identificación de su contenido
debe ser lo mas sencilla posible
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FUNCIONAL

Debe permitir efectuar con

rapidez las operaciones
de archivar y consultar.

EXACTITUD

Debe reducir al máximo las

posibilidades de archivar
papeles equivocadamente.
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CONDICIONES DEL LUGAR DE ARCHIVO

1. VENTILACIÓN

Debe ser eficaz y eficiente, debe evitarse las corrientes de aire

porque dificulta y perjudica la labor y crea un ambiente
inapropiado para el trabajo.

2. ILUMINACIÓN

La luz debe ser suficiente para facilitar

la lectura de los datos.
Los cables conductores de energía y
los artefactos de iluminación
deben estar entubados.
Es importante, siempre que se pueda la luz natural.
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3. Medidas de seguridad

Alejado de talleres, cocinas o de cualquier otra

causa que produzca fuego o altas temperaturas,
deben existir extintores.

4. El sitio de archivo debe permanecer

completamente limpio, para evitar el mal
aspecto, se debe utilizar aspiradoras para la
limpieza, el polvo daña los documentos

5. Las gavetas deben permanecer cerradas para evitar accidentes en

la circulación del personal dentro de la oficina.
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CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

Para que el archivo dé los resultados que se esperan, el
archivista debe reunir las siguientes cualidades:

 ORDEN: Para saber dónde encontrar los documentos

 PREVISIÓN: Tiempo para archivo, mantenerlo al día

 PRONTITUD: Encontrar en forma

inmediata los documentos
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CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

 CORDIALIDAD: Estar dispuesto y atender con
amabilidad

 SIGILO PROFESIONAL: Mucha reserva con el manejo

de los documentos

 CONCENTRACIÓN
Atento con las labores de archivo
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ARCHIVOS ESPECIALES
BIBLIOTECA
Sitio donde se tienen libros
ordenados para la lectura y consulta.

HEMEROTECA
Sitio donde se guardan revistas,
periódicos, folletos, boletines, etc.
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MAPOTECA, PLANOTECA

Mueble horizontal donde se guardan o

archivan planos y mapas.

FOTOTECA

Archivos de fotos organizados

en álbumes.

DISCOTECA

Archivos de discos,
casettes, CD`s
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TIPOS DE ARCHIVO
POR USO

ACTIVOS O DE GESTIÓN

Son los que se encuentran en circulación o trámite para encontrar una

respuesta o solución inmediata.

SEMIACTIVOS O INTERMEDIOS

Una vez recibida la respuesta o solución, deben conservarse hasta que

cumplan su ciclo obligatorio, ya que pueden ser objeto de consulta.
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POR USO
HISTÓRICO O PERMANENTE
Son los archivos donde se conservan los documentos
que, por decisión del Comité de Archivo de cada
empresa tiene valor informativo o cultural permanente.
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POR ORGANIZACIÓN
CENTRALIZADO

Consiste en organizar una sola dependencia destinada al archivo, que controla y maneja toda la
documentación de la empresa, bajo la dirección de una persona especializada y en un mismo
lugar.

Ventajas
 Reduce costos de material, tiempo y espacio
 Una sola dependencia para todo
 Unifica sistema de ordenamiento

Desventajas
 Requiere personal especializado, aumenta costos
 Dificulta trámite de préstamos
 Dependencias desconocen documentos importantes
 Dificulta consulta inmediata
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DESCENTRALIZADO
Se organiza un archivo en cada dependencia.

Ventajas
 Cada dependencia posee sus documentos permanentemente
 Cada jefe decide cómo organizar los documentos de su dependencia

Desventajas
 Aumenta costos, compra de muebles y equipos cada dependencia
 Documentos importantes no se conocen en otras oficinas
 Se evaden responsabilidades, no se sabe quién ni por cuánto tiempo
conservar los documentos.
 Se fomenta duplicidad de copias.
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DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL O MIXTO

Según las necesidades de ciertas dependencias se lleva un archivo

descentralizado para cubrir sus necesidades, pero dependen y
está controlado por un Archivo Central. A estos archivos se les
conoce también como archivos satélites. Estos archivos obedecen y
deben organizarse de acuerdo con un solo criterio, el del Jefe de
Archivo.

Ventajas

 Segura recuperación de cualquier documentos, hay más de una

copia.
 Rápida tramitación y localización de documentos
 Hay mas coordinación con todas las dependencias de la empresa.
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TAREAS ESPECIFICAS EN LA LABOR DE ARCHIVO

Revisión de documentos
Restauración de documentos
Codificación
Distribución
Control Cruzado
Preparación de legajos
Preparación de carpetas o fólderes
Ordenamiento
 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR

1. INSPECCIONAR

Al comenzar el proceso de archivar es necesario revisar todos los

documentos. A veces pueden encontrarse papeles que
equivocadamente se han colocado para archivar y no deben
archivarse, o están pendientes de trámite. Hay que cerciorarse que
la correspondencia esté aprobada y lista para archivar.

2. CLASIFICAR

Después de realizada una muy buena inspección de los documentos,

se determina el nombre, número o fecha bajo el cual se organizará la
correspondencia que se va a archivar, colocándola en grupos iguales.
3. MARCAR
Ya clasificada la documentación se subraya el nombre, número
o fecha que se determinó para archivar.

4. DISTRIBUIR

La correspondencia que se ha subrayado debe ordenarse

alfabética, numérica o cronológicamente y colocarse en el
clasificador.

5. ARCHIVAR

Finalmente se coloca la correspondencia en el legajo de la

carpeta correspondiente.
 SUGERENCIAS PARA ARCHIVAR
1. Antes de archivar se deben quitar ganchos y clips.

2. Alinear y cuadrar bien los documentos de tal manera que,

independientes de su tamaño, todos queden iguales en el
parte superior.

3. La perforación de los documentos debe hacerse

adecuadamente, para ello se revisa el perfecto
funcionamiento de la perforadora.

4. Siempre se debe archivar en orden cronológico.

5. La persona que está archivando debe ubicarse cerca
del archivador.

6. Al archivarse debe sacarse legajo por legajo, no todo

al tiempo.

7. Debe establecerse una disciplina: ARCHIVAR

DIARIAMENTE, por lo menos treinta minutos,
preferiblemente en las horas de la mañana.

8. El archivo debe permanecer al día.