DOCUMENTOS

COMERCIALES
COTIZACION:
Documento informativo que asesora al cliente al momento de
hacer una compra, este informa el precio, la cantidad del
producto, la forma de pago, descuento (no en todos), etc.
sus partes son:

 Datos del cliente.

 El producto a valorar.
 Descripción del producto.
 El precio del producto.
 Fecha de expedición de la factura.
 Tiempo de urgencia.
 Firma de la persona que la expide.
PEDIDO:
Documento mediante el cual una persona o empresa forma
un pedido de compra. Sus partes son:
 Membrete.
 Numeración correlativa.
 Lugar y fecha del pedido.
 Razón social del cliente.
 Condiciones del pedido.
 Cantidad.
 Precio unitario.
 Firma del solicitante.
 Observación de posible variación.
REMISION:
Se utiliza para ejecutar la entrega de los bienes
vendidos, con esta se concreta el derecho del
vendedor a cobrar por su servicio.
Sus partes son:
 Numero.
 Nombre y dirección del comprador.
 Datos del transportador.
 Descripción de la mercancía.
 Observaciones.
 Firma de los responsables.
TARJETA KARDEX:
Registro de las mercancías que se tienen en una
bodega y del valor unitario de cada producto,
para poder realizarlo se debe hacer un
inventario general de lo que tiene la bodega.
Sus partes son:
 Fecha.
 Descripción.
 Valor unitario.
 Entrada.
 Unidades.
 Proveedores.
FACTURA:
El objetivo es servir de base para el cobro de las
mercancías despachada o servicio prestado al cliente.
Sus partes son:
 Numero.
 Datos del cliente.
 Nombre del vendedor.
 Fecha y lugar donde se despacho.
 Forma de pago.
 Numero de cedula o NIT.
 Descripción de la mercancía.
 Imputación contable.
 Firma de los responsables.
RECIBO DE CAJA:
Su objetivo fundamental es servir como
comprobante de todos los ingresos monetarios y
de constancia del pago efectuado por un cliente.
Sus partes son:
 Numero.
 Persona de quien se recibe.
 Fecha.
 Concepto y valor.
 Forma de pago.
 Imputación contable.
 Firma y sello.
LA LIBRANZA:
Es un documento comercial utilizado por cooperativas o empresas en
las cuales labora el beneficiario de un préstamo o crédito.
Mediante la libranza, el deudor autoriza a su patrón a la deducción
de cuotas periódicas de su salario, honorarios o participaciones al
que tiene derecho para la cancelación de su obligación crediticia.
Sus partes son:
 Membrete.
 Nombre del documento.
 Numero consecutivo.
 Nombre del beneficiario.
 Dependencia y cargo.
 Dirección y teléfono.
 Autorización al pagador.
 Autorización adicional en caso de retiro.
 Firmas con en número de los documentos de identidad.
LETRA DE CAMBIO:
Es un documento negociable, llamada también titulo valor, mediante
el cual una persona ordena a otra que pague a una tercera persona
cierta cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado
previamente. Es un documento que respalda el compromiso del
deudor de pagar el dinero.
Sus partes son:
 Numero consecutivo.
 Fecha de expedición.
 Valor en número.
 Nombre del girador.
 Lugar donde se hará efectivo.
 Nombre del beneficiario.
 Valor en letras.
 Interés pactado.
 Firma del girador.
 Firma del girado.
PAGARE:
Es un titulo valor por el cual una persona, quien se denomina
suscriptor se compromete a pagar cierta suma de dinero en
una fecha determinada a otra persona, que se llama
beneficiario. Este instrumento es utilizado por las empresas
de financiamiento comercial para captación de dinero. Para
su diligenciamiento se utilizan formatos preimpresos en
papel de seguridad. Sus partes son:
 Numero consecutivo.
 El valor de la obligación en número y letras.
 Fecha de vencimiento.
 Nombre de identificación del suscriptor.
 Nombre del beneficiario.
 Interés pactado.
 Estipulaciones.
 Firmas.
 CHEQUE
Es un documento considerado titulo valor porque
sirve de soporte a los pagos efectivos por las
compras, mediante el cual el titular de una cuenta
corriente le ordena al banco que pague
determinada cantidad de dinero a una persona,
previa presentación, firma y entrega del cheque al
mismo banco.
 Tipos de cheque:

1. CHEQUE CRUZADO.
2. CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO.
3. CHEQUE DE GERENCIA.
4. CHEQUE CERTIFICADO.
5. CHEQUE VIAJERO.
6. CHEQUE PARA ABONO.
7. CHEQUE DE CAJA.
8. CHEQUE CANCELATORIO.

 Sus partes son:

 Nombre del banco.
 Serie y número.
 Ciudad y fecha.
 Nombre del beneficiario.
 Valor en números y letras.
 Firma del girador.
 Número de la cuenta
 M E NT O S
DOCU
RC I A LE S
COME
 DEFINICIÓN
s p ald a n la s o p e r ac io n e s
Son los que re y én do s e
la em p r e sa , c o n tr ib u
comerciales de
e p ru eb a y la en tr a d a d e datos
en medio d
para el sistema contable.
an e n o r ig in a l y ta n ta s c o pias
Se elabor
lo re q u iera la e m p re s a .
como a , D e
o n : C o n ta b le , J u r íd ic
Sus funciones s
control entre otros
 CLASIF ICA CIÓ N
Los documentos según su función económica
se clasifican en: negociable y no negociable.

Negociable: son aquellos que por seguridad y

comodidad reemplazan el dinero en efectivo o
respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos
el cheque, la letra de cambio, la libranza, el
pagare, la factura cambiaria entre otros; estos
también se denominan TITULOS DE VALOR
 CLASI F I CA CI Ó N
si rv en d e in fo rm a ci ón so b re las
No negociables:
one s com erc iale s de la em presa.
transac ci , la ta rj e ta
e d id o , la re m is ió n
Estos son: la cotización, el p e eg re so , n ota d e b ito y
pro b a n te d
kardex, recibo de caja, com tr o s; se g ú n la fu n ci ón
ia en tr e o
crédito, consignación bancar ti vo s y d e so co rro.
en : in fo rm a
administrativa se dividen
 F ORMATI VOS :
NTO S I N
DOCUME

Estos solo sirven para brindar información sobre los

productos o servicios que posee la empresa ; dentro de estos
tenemos :

1. La cotización
2. El pedido
3. La remisión
4. El cardex
5. Notas de contabilidad.

Entre otros .
 DOCUMENTOS DE
SOPORTE
Los documentos de soporte son los que sirven de respaldo a las
transacciones comerciales de la empresa.
Ejemplo: el recibo de caja que es el soporte a una venta o una
compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago
efectuado por la empresa entre otros.
Los documentos puede ser externos o internos.
En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes
documentos:
La cotización - el pedido – la remisión – la factura – el recibo de
caja – el cheque.
 LA CO TI Z ACI Ó N

Su objetivo fundamental es facilitar información al cliente

para la toma de direcciones acerca de la mejor opción; por
esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita
varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta.
 O T IZ AC IÓ N
PA RTES DE LA C
1. Número: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e
identificar de forma rápida la cotización.
2. Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización.
3. Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.
4. Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas.
5. Forma de pago: a crédito o de contado.
6. Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial.
7. Descripción del objeto de cotización: características, precios unitario,
cantidad, descuentos, recargos y valor total.
8. Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación.
9. Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.
Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete de la empresa:
razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y
fax.
 EL PEDIDO
Es el compromiso formal para una compra. Su
objetivo es dejar constancia por escrito, sobre la
negociación . Sus partes son:
1. Membrete
2. Nombre del documento
3. Número
4. Nombre del cliente
5. Fecha del pedido
6. Forma de entrega o pedido
7. Nombre del vendedor
8. Forma de pago
9. Descripción del objeto de pedido
10. Firma de responsables
 LA REMISIÓN
Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación
de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido . Es un documento no
contable y externo. En esta se relacionan los bienes enviados. Consta de :
1. Membrete
2. Nombre del documento
3. Número consecutivo
4. Nombre y dirección del comprador
5. Datos de transportador o empresa que entrega la mercancía
6. Descripción de la mercancía
7. Observaciones
8. Firma de los responsables
 TARJETA KARDEX
Su función es ofrecer información inmediata sobre
la existencia de un producto y disponer de un
control permanente de las entradas y salidas del
almacén y permite además valorizar el inventario
PARTES DE LA TARJETA
KARDEX
1. Membrete
2. Nombre del documento
3. Fecha
4. Detalle
5. Valor unitario
6. Entradas
7. Salidas
8. Saldo
9. Proveedores
10. Ubicación
11. Unidad
12. Mínimo y máximo
13. Articulo
14. método
 LA FACTURA
COMERCIAL
Definición:
Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de
base para el cobro de la mercancía despachada o
servicio prestado al cliente
PARTES DE LA FACTURA
COMERCIAL
1. Membrete de la empresa
2. Nombre del documento
3. Numero consecutivo
4. Datos del cliente
5. Nombre del vendedor
6. Fecha de facturación
7. Lugar de despacho
8. Forma de pago
9. Numero de cedula nit o Rut del comprador
10. Descripción de la mercancía
11. Imputación contable
12. Firma de los responsables

Nota: la factura es considerada un titulo. Siempre y cuando lo

especifique el documento; según el articulo 774del código del
documento
 RECIBO DE CAJA
También se conoce como comprobante de ingreso, su función es
servir de constancia del paso efectuado por un diente y de
comprobante de todos los ingresos a la empresa .
Consta de:
1. Membrete
2. Nombre del documento
3. Numero consecutivo
4. Persona de quien se recibe el documento, con su respectiva
identificación
5. Fecha de ingreso
6. Concepto o motivo del ingreso
7. Valor en numero y en letras
8. Forma de pago
9. Imputación contable
10. Firma y sello del funcionario que recibe el pago
 EL CHEQUE
Es un documento negociable mediante el cual el titular de una
cuenta corriente ordena al banco que pague determinada
cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que
previa presentación firma y entrega del cheque al mismo
banco
Consta de:
1. El nombre de el banco girado
2. Serie y numero del cheque
3. Ciudad y fecha de expedición
4. Valor en números y letras
5. Nombre de beneficiario
6. Firma del girador o titular de la cuenta
7. Numero de la cuenta corriente

Nota: todos los cheques se imprimen en papel de seguridad

para impedir falsificaciones.
 DOCUMENTOS
COMERCIALES Y DE
SOPORTE
Son los documentos CONTABLE
que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe
tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos.

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben

ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que
cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con
los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y
títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su
definición y sus principales características.
 CLASES DE DOCUMENTOS DE
SOPORTE
Según su función económica se dividen en:

Negociables:
Son los que sirven de información sobre las condiciones de
una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con
ellos se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el
pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de
depósito .
No negociables:
Brindan los datos necesarios para el registro contable y
no tiene carácter negociable y son: comprobante de
ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota
a crédito, consignación bancaria, entre otras.

Informativos:
Son aquellos cuya función es administrativa y
sirven para informar sobre las condiciones de una
transacción comercial y son: la cotización, pedido,
remisión, kárdex.
 TIPOS DE DOCUMENTOS DE
SOPORTE:
Comprobantes externos: son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
 
Comprobantes internos: son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se registran los documentos
comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y
privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente
de información (planillas de sueldos, informes).
TODOS LOS SOPORTES CONTABLES
DEBEN CONTENER LA SIGUIENTE
INFORMACIÓN GENERAL:

 * Nombre o razón social le la empresa que lo emite.

 
 *Nombre, número y fecha del comprobante.

 * Descripción del contenido del documento.

 * Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y

contabilizar los  comprobantes.
LOS PRINCIPALES SOPORTES
DE CONTABILIDAD SON:
1.Recibos de Caja
2.Recibos de Consignación Bancaria
3.Comprobantes de Depósito y retiro de cuentas de ahorro
4.Factura de compraventa
5.Comprobante de Venta con tarjeta de crédito
6.Comprobantes de Egreso (Cheque – Efectivo)
7.Letra de Cambio
8.Pagaré
9.Nota Debito
10.Nota Crédito
11.Retiro de Caja Menor
12.Reembolso de Caja Menor
13.Nota de Contabilidad
14.Comprobante de Diario de Contabilidad
Recibo de caja o comprobante de ingreso:
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. Se
contabilizan con débito a la cuenta caja, y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago recibo.

 
Recibo de consignación bancaria:
Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. Hay dos
tipos de formularios: una para consignar efectivo y cheque de
bancos locales, y otra para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
Factura de venta:
La factura comercial es un soporte contable que contiene además
de los datos generales de los soportes de contabilidad, la
descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto
de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se
entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad. 
Requisitos de la Factura:
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

♦ Estar denominada expresamente como factura de venta.

(preimpreso).
♦ Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
♦ Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien
preste el servicio. (Preimpreso).
♦ Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o
servicios.
♦ Fecha de expedición.
♦ Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
♦ Valor total de la operación
♦ El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
(preimpreso).
♦ Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y
RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS:
Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos
que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean
diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en
cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente
Comprobante de venta o tarjeta crédito:
Es un medio de pago que utiliza el tarjetahabiente en los
establecimientos afiliados al sistema. Se adquiere
mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta
de crédito, suscrito entre una entidad financiera y una
persona natural o jurídica.
El Cheque:
Es un titulo valor por medio del cual una persona
llamada "girador", ordena a un banco llamado
"girado" que pague una determinada suma de
dinero a la orden de un tercero llamado
"beneficiario".
Letra de cambio:
Este documento negociable o título valor es una orden
incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra
llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta
suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago
en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de
cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras
por pagar.
El Pagaré:
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga
a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Este documento se utiliza para respaldar
los créditos bancarios.
Nota Crédito:
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en
la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de
omisión o error en la liquidación de facturas y los
intereses causados por financiación o por mora en el
pago de sus obligaciones.
Recibo de caja menor:
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos
pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no
requieren el giro de un cheque, para ello se establece un
fondo denominado caja menor.
Nota de Contabilidad:
Es el documento que se prepara con el fin de
registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable como es el caso de los asientos
de corrección, ajustes y cierre.
Comprobante diario de contabilidad:
Es un documento que debe elaborarse previamente al
registro de cualquier operación y en el cual se indica el
número, fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.
A cada comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen.
Cotización:
Es una transacción comercial, éste documento
es expedido por el vendedor a solicitud del
cliente y su objetivo fundamental es facilitar
información al cliente para la toma de decisiones
acerca de la mejor opción.
Remisión:
Cuando el vendedor recibe el pedido procede al
despacho de la mercancía o a prestar el servicio
solicitado. Su objetivo es permitir al comprador
la confrontación de la mercancía recibida con la
solicitud en su pedido.
Pedido:
Contiene información sobre el objeto que se
desea comprar y las condiciones de negociación.
Kárdex:
Es una tarjeta donde se lleva el control de
existencia, sirve cuando el almacenista procede a
darle salida a la mercancía.
Libranza:
Es un documento comercial utilizado por
cooperativas o empresas en las cuales labora el
beneficiario de un préstamo.
DOCUMENTOS
CONTABLES
 INTRODUCCION

Los documentos contables nos permiten dejar

constancia de todo proceso realizado por las
empresas. Estas llevan el control de todo lo que
sucede, es decir, si se compra, si se vende, llevan las
cuentas de todo.
 TABLA DE CONTENIDO
• DOCUMENTOS CONTABLES
• ORDEN DE COMPRA
• FACTURA
• RECIBO
• CHEQUE
• LOS PAGARES
• COTIZACION
• LETRA DE CAMBIO
 DOCUMENTOS CONTABLES
son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y
las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para
mantener un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresa.

Su función es importante ya que en ellos queda precisada la relación

jurídica entre las partes que intervienen en una determinada
operación. También ayudan a demostrar la realización de
alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental
para la contabilización de tales acciones.
 ORDEN DE COMPRA
Es un documento similar a la nota de pedido,
Se utiliza para solicitar mercaderías a un
determinado proveedor cuando se
encuentran en una misma localidad y el
proveedor no envía vendedores para ofrecer
el producto.
Es el documento formal que utiliza el
departamento de compras para solicitar la
mercadería que requiere. Debe ser
concreto, claro y específico en lo que se
solicita.
Antes de emitir la orden de compra, debe
enviarse una solicitud de cotización a cada
uno de los proveedores que pueden
abastecernos de las mercaderías requeridas
las cotizaciones por los proveedores se
procederá a emitir la orden de compra a
nombre del proveedor elegido.
 FACTURA
documento mercantil que refleja toda la
información de una operación de compraventa. La
información fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto
o la provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar.
Además, en la factura deben aparecer los datos
del expedidor y del destinatario, el detalle de los
productos y servicios suministrados, los precios
unitarios, los precios totales, los descuentos y
los impuestos.
♥ Las facturas pueden ser de tres tipos:
Ordinarias: documentan la operación comercial.
Rectificativas: documentan correcciones de una o
más facturas anteriores, o bien devoluciones de
productos, envases y embalajes o comisiones por
volumen.
Recapitulativas: documentan agrupaciones de
facturas o albaranes de entrega de un período.
Para que esta factura tenga validez fiscal se han
de anular las anteriores.
 RECIBO
 
Documento, mediante el
cual una persona acredita
haber recibido de otra
una determinada suma de
dinero en efectivo o en
especie y sirve de
comprobante de pago.
Documento en que el
acreedor reconoce
expresamente haber
recibido del deudor dinero
u otra cosa a efectos del
pago o cumplimiento de la
obligación.
 CHEQUE
Documento bancario en el que
una persona autorizada para
extraer dinero de una cuenta
(por ejemplo, el titular),
extiende a otra persona una
autorización para retirar una
determinada cantidad de
dinero de su cuenta sin que
sea necesaria su presencia.
Es una orden de pago pura y
simple (sin condición alguna)
librada contra el banco en el
cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en
cuenta corriente bancaria, o
está autorizado para girar en
descubierto
LOS PAGARES
Es un título- valor de
circulación y aparece
como forma impropia
del contrato de cambio
que contenía intereses.
Es un documento de
crédito al igual que la
letra de cambio, con la
promesa pura y simple
de pagar una suma de
dinero, en un
determinado tiempo.
 COTIZACION
La cotización es darle valor a un
bien, de esta manera se cotizan
los valores que participan en el
mercado bursátil. También se
cotiza el trabajo.
Precio registrado en una Bolsa
cuando se realiza una negociación
de valores, o también expresión
de uso bursátil para señalar el
valor de acciones y otros
instrumentos que se venden a
través de bolsas de valores.
La primera acepción de este
término hace referencia al precio
de equilibrio para un título en
función de la oferta y la
demanda. Por otra parte, también
se utiliza este nombre para el
precio al que se ha realizado la
compra o la venta de un valor o de
una divisa en la bolsa, o en los
mercados monetarios.
LETRA DE CAMBIO

documento de crédito que

sirve para respaldar las
operaciones comerciales
realizadas a plazos, la
letra de cambio es una
orden de pago escrita, por
la cual una persona
llamada deudor o cargo
debe pagar a su
vencimiento al tenedor del
documento.
 CONCLUSION
Se puede concluir que, el hombre desde tiempos
memorables se ha empecinado en llevar un control
exhaustivo de todos los movimientos financieros que se
ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes
empresas. Por consiguiente, se ha apoyado en diversas
formas para lograr su fin.
Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar
y registrar datos financieros se desarrolla de una
manera más simple y sencilla con el apoyo del contador,
pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los
principios establecidos para ejecutar la contabilidad
empresarial.
 OS
T
E LE S
UM IA
O C R C
D ME
C O
 QUE SON LOS DOCUMENTOS
COMERCIALES
 Los documentos comerciales son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que
se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil
 UTILIDADES
Son una constancia de las operaciones realizadas.
 Constituyen la base del registro contable de las
operaciones realizadas.
 Clasificación:
 Externos
 Internos De uso interno
 Los comprobantes
externos
  son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego
recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados,
etc.
 RECIBO DE CAJA O COMPROBANTE DE
INGRESOS

 Es un soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo.
El original se entrega al cliente y las copias se anexan
así: Una parte para el archivo consecutivo y otra para
anexar al computador o comprobante diario de
contabilidad. Se contabiliza con debito a la cuenta caja,
y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del
pago recibido. Generalmente es un soporte de los
abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes de venta al contado.
 RECIBO DE CONSIGNACION
BANCARIA
 Es un comprobante que elaboran los bancos y
suministran a sus cuentahabientes, para que los
diligencien al consignar. El original queda en el
banco, y una copia con el sello del cajero
recibidor o el timbre de la maquina registradora,
sirve de soporte para la contabilidad de la
empresa que consigna
 COMPROBANTE DE DEPOSITO
Y RETIRO DE CUENTA
 Las entidades financieras suministran a sus
clientes de cuenta de ahorros a demás de la
tarjeta debito, libretas, para que sea diligencias al
depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
 Factura
 Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando
las mercancías que le ha vendido, indicando
cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.
 Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza
su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que
justifica la copra y con su contabilización queda registrado su
compromiso de pago.
 Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original
queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y
con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
 La factura es el documento principal de la operación de compraventa
con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento
de contabilidad y medio de prueba legal
 COMPROBANTE DE VENTA
CON TARJETA DE CRÉDITO
 La tarjeta de crédito (dinero plástico) es un medio
de pago que utiliza el tarjetahabiente en los
establecimientos afiliados al sistema .
 La tarjeta de crédito se adquiere mediante un
contracto de apertura y utilización de tarjeta de
crédito, suscrito entre una entidad financiera y
una persona natural o jurídica
 CHEQUE
 Llamase cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en
el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorización para girar en descubierto.
 Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de
pago como el caso del pagare ; entonces se deduce que debe ejecutarse por el
banco a la presentación del documento con las modalidades particulares
establecidas para cada tipo de cheque.
 Modos de extender un cheque.

 a)  al portador
 b)  a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin ella".
 c) a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra
equivalente".
 Nota de pedido o de
compra
 Es un documento mediante el cual una persona o empresa
formula un pedido de compra a un comerciante. Este
documento comercial no obliga a realizar la operación.
 Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que
queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que
es el que se entrega o envía al vendedor.
 COMPROBANTE DE EGRESO
O DE PAGO
 Llamado también orden de pago o comprobante
de egreso, es un soporte de contabilidad que
respalda el pago de determinada cantidad de
dinero por medio de un cheque o efectivo
 LETRA DE CAMBIO
 Este documento es negociable o titulo valor es
una orden incondicional de pago que da una
persona llamada girador a otra llamada girado,
para que pague a la orden o al portador, sierta
suma de dinero, a la vista o en una fecha
determinada
 PAGARE
 En este titulo valor es una promesa incondicional
de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha
determinada. Generalmente, este documento se
utiliza para respaldar los prestamos bancarios.
 NOTA DEBITO
 Es un comprobante que emite las empresas para
cargar a la cuenta de los clientes, valores como
intereses por financiación, por sobre giros, venta
de chequeras, comisiones y otros cobros por
conceptos adicionales a las ventas y servicios
prestados de operaciones manejadas por estas
entidades
 NOTA CREDITO
 cuando la empresa concede descuentos y rebajas
que no están liquidadas en la factura, o cuando
los clientes hacen devoluciones totales o
parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un soporte que se
denomina nota crédito
 RECIBO DE CAJA MENOR O
REMBOLSO
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos
pagados en efectivo, por cuantias minimas que no
requieren el giro de un cheque. Para ellos
establecen un fondo denominado caja menor
cuyo monto se fija de acuerdo con la necesidad
de la empresa
 PEDIDO
 Se llama nota de venta al documento comercial en el que
el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al
comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega,
forma de pago y demás condiciones de la operación.
 Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula
la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el
compromiso de entregarle la mercadería que se detallan
en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este
documento comercial obliga a ambas partes a realizar la
operación en los términos establecidos.
 REMITO (REMISION)
 Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión
de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes
deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado
el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador
a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
 El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el
vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la
conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido,
queda en poder del vendedor y se destina ala sección
facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por
último el triplicado permanece en la
sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.
 KARDEX
 El kardex es un documento, tarjeta o registro
utilizado para mantener el control de la
mercadería cuando se utiliza el método de
permanencia en inventarios, con este registro
podemos controlar las entradas y salidas de las
mercaderías y conocer las existencias de todos
los artículos que posee la empresa para la venta.
 COTIZACION
 La cotización es aquel documento que el departamento de
compras usa en una negociación.

También se denomina cotización a las cuantías que los

trabajadores deben ingresar al zapamp del estado en concepto
de aportación a la seguridad social. Este tipo de aportación en
algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es
la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario
depositado por el empleado o empleador (mediante retención)
en un sistema de seguridad social. En el caso de Chile son los
aportes a la cuenta individual de retiro del trabajador en una
AFP
 CONCILIACION BANCARIA
 conciliación bancaria es la tarea de cotejar las
anotaciones que figuran en el extracto bancario con el
libro banco a los efectos de determinar el origen de las
diferencias. 

La conciliación consiste en verificar la igualdad entre

las anotaciones contables y las constancias que surgen
de los resúmenes bancarios, efectuando el cotejo
mediante un básico ejercicio de control, basado en la
oposición de intereses entre la empresa y el banco. 
 Los comprobantes internos
 son los documentos emitidos en la empresa que
pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos
por cobranzas, presupuestos, vales.
 NOTA DE CONTABILIDAD
 Es el documento que se prepara con el fin de
registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable especifico, como es el caso de los
asientos de corrección, depreciaciones,
amortizaciones, ajustes y cierre además de las
compras al régimen simplificado
 COMPROBANTE DE
CONTABILIDAD
 es un documento que debe elaborarse
previamente al registro de cualquier operación y
en el cual se indicara el numero, fecha, origen,
descripción y cuantía de la operación, asi como
las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se anexara los documento que lo
justifiquen.
 SOPORTES CONTABLES
 Los soportes contables son los documentos que sirven de
base para registrar las operaciones comerciales de una
empresa, es por ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos
 Todas las operaciones económicas que realizan las
empresas deben ser registradas en los libros de
contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos
registros sean justificables deben soportarse con los
documentos pertinentes para cada una de ellas.
RECIBO DE CAJA
El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados
por la empresa. El original se
entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con

un débito a la cuenta de caja y el

crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago
recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o
totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes
de ventas al contado ya que para
ellas el soporte es la factura.
RECIBO DE CONSIGNACION
BANCARIA
Este es un comprobante que elaboran
los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El
original queda en el banco y una copia
con el sello del cajero o el timbre de la
máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que
consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una
para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar
remesas o cheques de otras plazas.
Necesidades varias Los soportes de
contabilidad se elaboran en original y
tantas copias como las necesidades de
la empresa lo exijan.
 COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y
RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS
 Las corporaciones de ahorro y
crédito han diseñado unos
formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean
diligenciados al depositar, o retirar
dinero de su cuenta de ahorros.
Este soporte tiene dos opciones
para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos
locales y retiro en efectivo o en
cheque, de acuerdo con la cuantía
y exigencia del cliente.
FACTURA DE COMPRA-VENTA
La factura comercial es un soporte contable que
contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los
artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
La factura se debe expedir con los siguientes
requisitos: Estar denominada expresamente como
factura de venta. (Pre impreso). Numeración en
orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y
nombre o razón social y NIT del vendedor o de
quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y
nombre o razón social del adquiriente los bienes o
servicios. Fecha de expedición. Descripción
específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados. El nombre o razón social y NIT
del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la
calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
CHEQUE

 Es un titulo valor por

medio del cual una
persona llamada
“girador”, ordena a un
banco llamado “girado”
que pague una
determinada suma de
dinero a la orden de un
tercero llamado
“beneficiario”.
COMPROBANTE DE PAGO

Llamado también orden de pago o

comprobante de egreso, es un
soporte de contabilidad que respalda
el pago de una determinada cantidad
de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se
elabora por duplicado, el original
para anexar al comprobante diario
de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo.
Para mayor control en el

comprobante de pago queda copia

del cheque, ya que el titulo valor se
entrega al beneficiario. Los soportes
contables deben asentarse en forma
ordenada y resumida, expresando
claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una
empresa
LETRA DE CAMBIO

 Este documento negociable o título

valor es una orden incondicional de
pago que da una persona llamada
“girador” a otra llamada “girado”,
para que pague a la orden o al
portador, cierta suma de dinero, a la
vista o en una fecha determinada.
 En el comercio se utiliza la letra de
cambio como garantía de pago en
compras y ventas a crédito. El
vendedor hace firmar letras de
cambio a sus clientes y se
denominan letras por cobrar; el
comprador acepta las letras a sus
proveedores y se llaman letras por
pagar.
PAGARÉ

 Es un título valor
mediante el cual una
persona se obliga a pagar
cierta cantidad de dinero
en una fecha
determinada. Este
documento se utiliza para
respaldar los créditos
bancarios
NOTA DÉBITO

 Es un comprobante que
utiliza la empresa para
cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor
por concepto de omisión
o error en la liquidación
de facturas y los intereses
causados por financiación
o por mora en el pago de
sus obligaciones.
RECIBO DE CAJA MENOR

 El recibo de caja
menor es un soporte
de los gastos
pagados en efectivo,
por cuantías mínimas
que no requieren el
giro de un cheque,
para ello se establece
un fondo
denominado caja
menor.
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

 Es un documento que
debe elaborarse
previamente al registro
de cualquier operación y
en el cual se indica el
número, fecha, origen,
descripción y cuantía de
la operación, así como las
cuentas afectadas con el
asiento. A cada
comprobante se le
anexan los documentos y
soportes que lo
justifiquen.
 TITULOS VALORES
 DOCUMENTOS NECESARIOS
PARA EJERCITAR O RECLAMAR
EL DERECHO QUE EN ELLOS SE
CONSAGRA
 CLASES DE TITULOS VALORES

CREDITICIOS CORPORATIVOS REPRESENTATIVOS

 TITULOS CREDITICIOS
Son los que dan derecho a reclamar una suma
determinada de dinero como el cheque,
letra de cambio, el pagaré, el bono, factura
cambiaria
 TITULOS CORPORATIVOS O DE
PARTICIPACION
 Son las acciones que dan derecho a
intervenir en la gestión de una
sociedad
 TITULOS DE TRADICION O
REPRESENTATIVOS
 Dan derecho a reclamar una mercancía
determinada como la carta de porte,
certificado de deposito
ENDOSO DE TITULOS VALORES
– Es la forma de transmitir transferir el
derecho que contiene un título valor,
a un tercero
– El endoso es pleno cuando transfiere
el título como todos los derechos que
consagra
 EL CHEQUE
 Título valor que
puede ser expedido
en formularios
impresos a cargo de
un banco, que
incorpora una orden
incondicional de
pagar una
determinada suma de
dinero a una persona
natural o jurídica
 PARTES DEL CHEQUE
1. NOMBRE DEL BANCO GIRADO Donde se tiene la Cta.
Cte.
2. SERIE Y NUMERO DEL CHEQUE Consecutivo para su
control
3. CIUDAD Y FECHA DE EXPEDICION Lugar, día mes año
de la orden de pago
4. NOMBRE DEL BENEFICIARIO Persona natural o jurídica
5. VALOR EN LETRAS Cantidad que se autoriza a pagar
6. FIRMA DEL GIRADOR Titular de la Cta.Cte.
7. NUMERO DE LA CUENTA Identificación de la Cta. Cte.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL
CHEQUE
 1. GIRADOR O LIBRADOR Es el que
emite o gira los cheques y por ende los
firma
 2. GIRADO O LIBRADO Es el banco
contra quién se gira el cheque para que
lo pague
 3. TENEDOR O BENEFICIARIO
Persona que cobra o recibe el dinero
 CLASES DE CHEQUES
 1. CRUZADO Dos líneas paralelas se trazan
en uno de los ángulos superiores del cheque,
indica que el documento no se puede cobrar
por ventanilla del banco, debe ser
consignado
 2. ESPECIALMENTE CRUZADO Cuando
entre las líneas dice páguese al primer
beneficiario, que es la única persona que lo
puede cobrar
3. CERTIFICADO: El banco a certificado, a solicitud del
girador, que existe suficiente provisión de fondos. La
certificación se hace mediante la simple firma del
banco o la expresión VISTO BUENO o
CERTIFICADO sello del banco
4. GERENCIA: Expedido por el banco, para pagarse
por sus propias dependencias, se utiliza para efectuar
pagos en otras ciudades o para hacer giros. Se
obtiene mediante la compra que se hace en los bancos
5 . VIAJERO: Lo expide el banco para ser pagadero por
la misma entidad bancaria o por sus sucursales o
corresponsales en el país o en el extranjero
 LETRA DE CAMBIO
Es un instrumento de
comercio que contiene
una orden incondicional
dada por una persona
llamada Girador
“beneficiario” y otra
llamado Girado “deudor”
para que pague una
cantidad de dinero en un
lugar y tiempo
determinado
previamente
La letra de cambio es el más antiguo de los
títulos valores, la letra de cambio se debió a
la necesidad de evitar el traslado de cierta
cantidad de dinero de una ciudad a otra,
para el efecto se entregaba en una ciudad,
que al ser presentada por su tenedor, le era
pagada en otra ciudad.
Hoy en día se utiliza para respaldar
préstamos, cumplir contrato, asegurar el
pago de crédito
PARTES DE LA LETRA DE CAMBIO
1. NUMERO: Consecutivo para su control
2. FECHA: Día mes y año de expedición
3. VALOR: En números
4. NOMBRE DEL GIRADO “DEUDOR”:
Quién deberá efectuar el pago
5. LUGAR y FECHA: Sitio donde se hará
efectivo el pago, día, mes, año
6. NOMBRE DEL BENFICIARIO
(GIRADOR): Persona natural o jurídica a
la orden de quién se hará el pago
7. VALOR: En letras
8. INTERES PACTADO: Tanto por ciento (%)
mensual acordado
9. FIRMA DEL GIRADOR O BENEFICIARIO:
Quién autoriza el pago
10. ACEPTADA: Firma del Girador o Deudor
 EL PAGARÉ
Título valor mediante el
cual una persona se
obliga a pagar cierta
cantidad de dinero en
una fecha determinada,
se utiliza en los
prestamos bancarios
Los artículos 621 y 709
del C de Co. Señalan los
requisitos del pagaré
 PARTES DEL PAGARÉ
1. LUGAR Y FECHA: De creación del título
2. NOMBRE DEL BENEFICIARIO: entidad a
quién se cancelará el pagaré
3. Cantidad: Valor que se promete pagar
4. ESTIPULACIONES: Condiciones pactadas
para garantizar el pago
5. LUGAR Y FECHA DE PAGO: Cuando se
vence el pagaré
6. FIRMAS: Del deudor y codeudor
 FACTURA CAMBIARIA
Documento soporte de la
mercancía entregada,
tiene el mismo valor
que la letra de cambio
Art. 774 C de Co.
La factura cambiaria
necesita registro o
impuesto de timbre,
las firmas deben ser
autenticas
 REQUISITOS ART. 621 C de CO.
1. 1. Nominación de ser Factura Cambiaria
2. 2. Número de orden
3. 3. Nombre y domicilio del comprador
4. 4. La denominación y características que
identifiquen las mercancías vendidas y la
constancia de su entrega real y material
5. 5. el precio unitario y total de la misma
6. 6. La expresión en letras y sitio visible que
se asimila a una letra de cambio
 BONO
Respalda la deuda para
sus inversionistas.
La inversión en bonos se
considera
generalmente a largo
plazo de uno a diez
años
La inversión en bonos
gana intereses (%que
figura en el título)
 REQUISITOS
1. La palabra Bono y la fecha de su expedición
2. El nombre de la sociedad o entidad emisora y su
domicilio.
3. El capital suscrito
4. La serie, número, valor nominal
5. El tipo de interés
6. El monto de la emisión, la forma, el lugar y plazo para
amortizar el capital y los intereses
7. Las garantías que le otorguen.
8. El número y fecha de notaría de la escritura por medio de
la cual se hubiere protocolizado el contrato de emisión
9. Las demás indicaciones que el concepto la
Superintendencia fueren indispensables y convincentes
 LA ACCION
 Títulos de
participación con voz y
voto en asambleas y
repartición de
utilidades al
inversionista , o
inversionistas (parte
de la ganancia en las
empresas en el
ejercicio contable
 REQUISITOS DE LA ACCION
1. La mención del derecho que en título se
incorpora
2. La firma de quien los crea
3. La denominación de la sociedad, su
domicilio principal, la notaría, número y
fecha de la escritura constituida y la
resolución de la Superintendencia que
autorizo su funcionamiento
4. La cantidad de acciones representadas en
cada título, el valor nominal de las mismas
 CARTA DE PORTE
 La carta de porte es un título
representativo de la mercadería
transportada, que documenta el
contrato de transporte. 
 REQUISITOS
a) Identificación de la empresa transportista; nombre y número de
inscripción en el Registro especial de la Dirección Nacional de
Transporte del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.
b) Identificación del contratante del servicio de transporte
(cargador), ya sea destinatario o remitente.
c) Matrículas de los vehículos en los que se transporta la carga.
d) Identificación del chofer (nombre y cédula de identidad).
e) Origen y destino de la carga.
f) Tipo de carga. g) Remitos u otra documentación respaldante, si
correspondiere.
h) Fecha y hora de la toma de la carga.
i) Precio del transporte que se realiza”.