Documentos Comerciales y Mercantiles

Documentos Comerciales. Definicin. Importancia. Caractersticas. Clasificacin. Externa. Internas. Documentos Mercantiles. Definicin. Clasificacin. Negociables. No Negociables. Glosario de Trminos. DOCUMENTOS COMERCIALES.

Los Documentos Comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Los documentos comerciales siempre se emiten por lo menos dos ejemplares, el mejor (original) para quien la recibe y la peor (duplicado, triplicado) para quien lo emite. Algunos son obligatorios para demostrar que el acto de comercio fue realizado, mientras que otros slo son usados en condiciones particulares. IMPORTANCIA. Es tal que ha creado normas especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

CARACTERISTICAS.

Nombre o razn social le la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

http://www.slideshare.net/JULIANLOGAR/documentos-comerciales-y-de-soportecontable http://www.deguate.com/infocentros/educacion/recursos/comercio/docmercantiles.htm CLASIFICACION.

Segn su Origen
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Externos: La mayor parte de este tipo de documentacin debe responder a la legislacin vigente y debe adaptarse a los cambios exigidos en ella. Internos: Documentos emitidos por la empresa y su circulacin es interna (dentro de la empresa). Son soportes de informacin de uso interno que eventualmente puede utilizarse para brindar algn tipo de informacin hacia el exterior de la empresa.

Segn su Naturaleza

Comprobante de Ventas. Comprobantes de Compras. Comprobantes de Pago. Comprobantes de Cobros.

https://sites.google.com/site/ec043contabilidad/soporte-teorico/concepto---funciones http://www.monografias.com/trabajos23/documentos-mercantiles/documentosmercantiles.shtml

DOCUMENTOS MERCANTILES
Los Documentos Mercatiles son todas aquellas constancias escritas que sirven para pobrar la realizacion de una operacin mercantil Importancia. Por cuanto sirven para respaldar las operaciones efectuadads y como soporte para registrar en los libros de contabilidad, las transaciones que se realizan en la empresa. CLASIFICACION. Son todos aquellos documentos cuya caractersticas principales, es la de poder sustituir al dinero en efectivo, ya que son aptos de negociacin. Y estos son: Cheque. Es un documento escrito a travs del cual se ordena a un instituto de crdito, donde se tenga establecida la cuenta, que pague a un tercero cierta cantidad de dinero. Caractersticas del Cheque.

1. Es una orden de pago. 2. Contiene un serial, el cual sirve para identificacin, tanto de la entidad bancaria donde se ha establecido la cuenta corriente, como el nmero de la cuenta corriente del cliente. 3. Numero del cheque.

4. Cantidad en nmero: es la cifra que se ordena pagar al beneficiario. 5. Pguese a la orden de: es la orden expresa de entregar cierta cantidad de dinero a favor de un beneficiario (Persona, Institucin o portador). 6. La cantidad de: es la cantidad escrita en letras que se ordena pagar beneficios. 7. Ciudad y fecha: es el lugar, da, mes y aos en que se emite el cheque. 8. Firma del titular: es el espacio donde se estampa la firma autgrafa registrada del titular de la cuenta corriente. 9. El cheque antes ser cobrado, depositado o traspasado, debe ser endosado por el beneficio. Letra de Cambio. Es un documento mediante el cual una persona a otro que pague a favor de un tercero, una determinada cantidad de dinero. Caractersticas de la Letra de Cambio.
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Representa una orden de pago. En su emisin intervienen generalmente tres personas (librador, librado y beneficiario). Nmero de letras de cambio: es el numero de la letra a cancelar y total de letras firmadas. Lugar, da, mes y ao en que se emite la letra de cambio. Cantidad en nmero. Lugar, da, mes y ao en que se debe pagarse la letra de cambio (fecha de vencimiento). Orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero.

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La denominacin es Letra de Cambio. Nombre de la persona a quien debe efectuarse el pago (beneficiario). Cantidad escrita en letras que se debe ordenar pagar. Nombre completo y direccin de la persona quien debe pagar (librado). Nombre completo y firma autografiada de la persona que ordena pagar (librador) Aceptacin: Es el acto por el cual el librado se compromete a pagar la letra de cambio a su vencimiento, esto se realiza a travs de la firma del librado, estampado en la parte lateral izquierda de la letra. Aval: es la garanta del pago de la letra de cambio. El aval debe indicar por cuenta de quien se hace, a falta de esta indicacin se considera favor del librador. Endoso: es la trasmisin de todos los derechos derivados de la letra de cambio. Generalmente se escribe sobre la cara posterior de la letra utilizando la expresin pguese a la orden

Pagare. Es un documento mediante el cual la persona que firma llamada suscrita, se obliga a pagar incondicionalmente una cantidad determinada de dinero en una fecha fijada. Esta promesa de pago es a favor de otra persona llamado beneficiario del documento.

Caractersticas del Pagare.

Es una promesa de pago. En su emisin intervienen dos personas (suscriptor y beneficiario) Contiene lugar, da, mes y ao en que se suscribe el documento. Indica la cantidad de dinero a pagar en nmero y en letras. Determina la poca de su pago. Especifica el nombre de la persona a quien o/a cuya orden debe pagarse. Contiene la exposicin de si, el pagare es por valor recibido y en que especie o por valor en cuenta. Forma del suscriptor.

No Negociable. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez, probar desde el punto de vista legal la realizacin de una operacin mercantil. Recibo. Es un documento en el cual quien lo firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Caractersticas del Recibo

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Lugar, da, mes y ao en que se emite el recibo. Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. Cantidad de dinero en letras o mencionar el objetivo que se entrega. Indicacin del concepto o motivo por el cual se extiende el recibo. Cantidad de dinero en nmeros. Firma de quien emite el recibo.

Factura. Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en la cual se detallan las mercancas compradas. Caractersticas de las Facturas.
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Nombre y domicilio del comprador. Nombre y domicilio del vendedor. Lugar, da, mes y ao en que se realiza la operacin. Condicin de pago.

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Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripcin y precio de la mercanca. Mencionar los descuentos si los hay. Firma del comprador.

Cartas de Crdito. Es aquel mediante el cual el banco adquiere el compromiso de pagar al vendedor de una mercanca al valor correspondiente, si dentro del plazo convencido este entrega la documentacin exigida por el comprador y se ha cumplido con los requisitos contemplados en la carta de crdito. Caractersticas de la Carta de Crdito. 1. Esta operacin es parte del banco, cobrado por cuenta y orden de un cliente. 2. Es parte de pagarle a un tercero. 3. Aceptar y pagar o descontar letras de cambio. 4. Autorizar a otro banco a pagar, aceptar o descontar dichas letras. 5. Las obligaciones del banco pueden estar supeditadas a la entrega de documentos de ndole comercial (conocimiento de embarque, factura comercial), aduanero (certificado de origen) o tcnico (certificado de calidad), y pueden variar segn las instrucciones de quien ordene la apertura de dicho crdito.

Otros Ttulos de Valores. Notas de Cargo. Son aquellos documentos mediante los cual se deja constancia de:
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Los aumentos del importe de una factura enviada anteriormente. La comunicacin a un cliente del cargo realizado a su cuenta. La comunicacin a los clientes de las entidades bancarias los relacionado con los pagos efectuados por su cuenta, inters a favor del banco, etc.

Notas de Dbito. Son aquellos documentos que sirven para notificar.

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La rebaja del importe de una factura enviada.

Informacin a los clientes de la entidades bancarias, en relacin a lo que han abonado en su cuenta, transferencias, etc.

Orden de Compra. Es un documento informativo, por el cual una persona o empresa solicita a otra, determinada cantidad de mercanca.

Recibo de Caja. Son documentos que se laboran cuando por cualquier concepto se recibe dinero en la empresa, este sirve de base en la contabilidad.

Glosario de Trminos.
Ahorro: es la parte de los ingresos que no ha sido consumida. Caja: sitio destinado para recibir, guardar y entregar dinero. Cancelacin: pago completo de un documento o cuenta, o el cumplimiento de cualquier obligacin escrita. Cambiante: el que se dedica al cambio de monedas o billetes de banca, nacionales o extranjeros. Cambio: es el trueque o permuta de una cosa por otra. En trminos de banca es la negociacin por medio de la cual una persona cede parte de sus fondos a otra persona residente en distinto lugar. Tambin es el valor comparativo de las monedas entre dos pases. Depositar: poner bajo la custodia o guarda de personas abonadas algunos bienes o alhajas, con la obligacin de responder de ellos cuando se le pida. Deposito: acto y efecto de depositar. Descontar: rebajar alguna cantidad de la suma de una suma de una cuenta, una letra, pagare, etc. Dinero: todo cuanto sea aceptado generalmente como instrumento de cambio y medio de pago y se halle expresado como unidad de cuenta. Documento: es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas fsicas, jurdicas, pblicas o privadas,

registrado en una unidad de informacin en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnticos, fotografas, etc.) Emisin: acto y efecto de admitir. Emitir: producir y poner en circulacin papel moneda, ttulos o valores, efectos pblicos, etc. Extraer: sacar, dcese mas comnmente de los gneros cuando se sacan de un sitio a otra. Garanta: responsabilidad asumida por un contratante. Fianza: cosa que asegura y protege contra algn riesgo o necesidad. Hipoteca: derecho real que agravia sobre bienes inmuebles, sujetndolos a responder del cumplimiento de una obligacin o del pago de una deuda. Hipotecar: es asegurar, con bienes races, algn crdito. Mara I. de Suarez y Dilcia de Mujica. Nociones bsicas de oficina 7 grado de educacin Bsica. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11 edicin. Jos A. Brito (2006) Contabilidad bsica y intermedia Vol. I y II. Caracas www.wilkipedia.es

Sistema de Archivo.
Es el conjunto de instrumentos (mtodos, tcnicas y equipo) que cada individuo, empresa u oficina debe adoptar segn sus necesidades particulares. Dentro de los sistemas de archivo se encuentran una gran variedad de mtodos, entre los cuales cabe mencionar como fundamentales, el sistema alfabtico y el numrico de las que se derivan el mtodo por asunto, cronolgico, decimal, Dewey y otros, que generalmente son combinaciones de los anteriores.

Archivo Numrico.
Consiste en la asignacin de nmeros a los documentos para luego ser colocados en el espacio fsico, bajo la secuencia numrica. Esta unidad de orden puede ser tomada directamente del documento, como es le caso de cdulas de identidad, tarjetas de crdito, recibos, facturas, carn, o asignarle un nmero para su ordenacin. Los ndices, guas, sub-guas y carpetas estarn identificados con nmeros. Es por eso, que permite organizar el documento de acuerdo con los nmeros de cdigo. El numero de cdigo puede ser una parte del documento de si mismo (directos), o puede asignarse al documento por la persona responsable del archivo (indirecto o codificado).

Sistema de Organizacion de Archivo Numrico.

Esta ordenacin se hace de acuerdo con una numeracin codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tienen cheques, plizas y facturas. El sistema numrico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabtico y el ndice de tarjetas para cumplir con su efectividad. Ventajas Es un mtodo de ordenacin muy confiable debido a que en las pestaas solamente aparecen nmeros. Su visualizacin y lectura es muy fcil en las pestaas de las carpetas colgantes. Es fcil detectar cuando una carpeta esta mal detectada. Debido a que los nmeros son infinitos, no hay lmite para su expansin. Desventajas Es poco gil debido a que es un sistema indirecto y requiere de un tarjetero de consulta. Por ser un sistema nmero se pueden presentar errores de transcripcin de nmeros. Ej: 578 en vez de 587Si una pieza o unidad documental es archivada en una carpeta equivocada, su localizacin resulta difcil.

Organizacin Tiene 3 partes principales que son: Archivo numrico principal. Esta constituida por guas y carpetas individuales identificadas con el nmero que se le asign en el registro numrico. Estos nmeros pueden ser por ejemplo asignados de 10 en 10 de 100 en100 de 1000 en 1000, dependiendo del volumen de correspondencia que tenga la empresa. Dentro de las carpetas individuales los documentos se ordenan cronolgicamente. Las guas que corresponden a los nmeros pueden distribuirse en varias posiciones. Las guas numricas se pueden acomodar de varias formas:

En posicin escalonada de izquierda a derecha. En las posiciones 1y2, todos las membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posicin. Cuando un expediente numrico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocan en un nuevo expediente, que llevar el mismo encabezamiento con un nmero auxiliar. Ej: si el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en l se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotular506-1, y as se conserva el orden cronolgico.

Archivo alfabtico miscelneo. ste contiene guas y expedientes que llevan encabezamientos alfabticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todava expedientes individuales en el archivo numrico principal. Cada expediente miscelneo contiene documentos de varios corresponsales y stos se encuentran en estricto orden alfabtico. Adems, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una M en el extremo superior derecho. Cuando se acumulan cinco documentos referentes aun corresponsal, se les asigna nmero y se guardan en el archivo numrico principal.

Catalogo auxiliar o ndice de tarjetas. Este tipo de catlogo se ordena alfabticamente. Contiene, como su nombre lo indica, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificacin de una M si an permanece en el archivo alfabtico miscelneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el miscelneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se han asignado un nmero, en esta tarjeta del catlogo auxiliar, se cambia M por el numrico. El ndice de tarjetas es necesario en el sistema numrico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por nmero. Un documento recibido de un corresponsal (1) Es codificado M y almacenado en el archivo alfabtico miscelneo (2) Tan pronto como se acumulen 5 documentos de este corresponsal (3) Se consulta el ndice de tarjetas (4) Se le asigna a este corresponsal el siguiente nmero libre (5) Se cambia la anotacin en la tarjeta de M a 125. Los documentos son recodificados entonces como 125 y transferidos a una carpeta numrica (6) Que se guarda en el archivo numrico principal. http://es.scribd.com/doc/61133654/METODO-DE-ORDENACION-NUMERICO

Sistema de Organizacin de Archivo por Asunto.

Es la ordenacin de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. En tal sentido, este mtodo por asunto, consiste en agrupar la informacin contenida de documentos, de acuerdo a la relacin que tengan con un mismo tema o asunto. El titulo de la correspondencia que se va a archivar se determina por la materia tratada en el texto de la misma, y no por los nombres de personas, empresas, instituciones o lugares.

Este mtodo es recomendable en aquellos casos en que existe la necesidad de referirse al expedienten relacionado con alguna actividad en particular, con algn departamento o con un producto especifico, como por ejemplo en el caso de las clnicas, hospitales, laboratorios, escuelas, universidades, ventas de repuesto, etc. Mara I. de Suarez y Dilcia de Mujica. Nociones bsicas de oficina 7 grado de educacin Bsica. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11 edicin. http://www.slideshare.net/ProfesoresdeEdcComercial/archivos-4723865 Ventajas: Sencillez media, abierto, localizacin rpida Desventajas: Duplicidad cuando una documentacin afecta a ms de un asunto, eleccin previa de los asuntos o materias que tendr una categora, requiere el uso de ndices o ficheros auxiliares. Tener en cuenta No acumular papel innecesario La importancia del orden Emplear elementos de sujecin Usar cdigos visuales Controlar la retirada de documentos http://www.wikiteka.com/trabajos/archivos-6/

Diferencias en los Sistemas por Asuntos.

Por asunto combinados. Estos asuntos pueden ser ordenados alfabtica o numricamente. Cuando es poca la cantidad de correspondencia que debe archivarse por asuntos y cuando no se puede descartar por su importancia los nombres de individuos o instituciones, este sistema puede combinarse con cualquier otro sistema alfabtico y numrico. Alfabticos por asuntos. De diccionarios: Se aplica cuando no existe relacin lgica entre los temas o asuntos archivados uno detrs del otro. Por ejemplo: bisutera, ropa ntima, etc.

De enciclopedia: Este arreglo cosiste en agrupar los documentos de acuerdo a la relacin lgica de los asuntos de que tratan y, a la vez, en orden alfabticos. Por asunto numrico Arreglo decimal: Consiste en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema decimal Dewey, este es usado en las bibliotecas pblicas.

Arreglo Dplex: los asuntos se agrupan lgicamente, asignndoles a los ttulos principales una numeracin en secuencia y, a las divisiones y subdivisiones se les asignan nmeros auxiliares, letras o ambas cosas. http://www.radiofeyalegriaeducom.net/pdf/MD-4to-S4-TecnicasP.pdf Mara I. de Suarez y Dilcia de Mujica. Nociones bsicas de oficina 7 grado de educacin Bsica. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11 edicin.

Sistema de Organizacin de Archivo Geogrfico.

El archivo por el mtodo geogrfico, al igual que el temtico o por asunto, tambin puede considerarse como una variacin del archivo alfabtico. En este sistema, la clasificacin y codificacin de los documentos se hace de acuerdo con la zona, lugar geogrfico y localidades de donde aparecen los documentos. En principio de idntico al sistema alfabtico, ya que los nombres geogrficos se ordenan alfabticamente y la calificacin se hace tambin en orden alfabtico tomando en cuenta el nombre del individuo, firma comercial, institucin o asunto.

El sistema geogrfico es una colocacin alfabtica de documentos de acuerdo con: La divisin geogrfica: Pas. Autonoma o provincias. Ciudad. Pueblo. Calle El nombre o el tema: Los negocios que se usan el archivo geogrfico incluyen organizaciones de ventas en la cuales las personas son responsables de reas geogrficas definidas, de negocios de pedidos por correos en los cuales un ordenamiento geogrfico de nombres por clientes proporciona una lista de correos ordenada por provincias y ciudades para agilizar la distribucin de despachos, y empresas de utilidad de publica que dividen las reas que sirven en distritos geogrficos y tiene una sucursal y encada una. Todo archivo geogrfico consta de dos elementos importantes: 1) Un archivo principal:Se ordena alfabticamente por pases, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma: a) Con guas alfabticas y con guas de divisiones geogrficas o polticas. b) Con solo guas de divisiones geogrficas o polticas. 2) Un tarjetero o fichero: Puede ser:

a) Auxiliar: Se ordena alfabticamente con los nombres de corresponsales. b) Principal: Tambin encontramos el archivo geogrfico de tarjetas, ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de clientes organizado por territorio; en este caso sera conveniente tener lista, alfabtica, separada o un tarjetero de los nombres que se organizado geogrficamente.

los Por sus una han

3) Un mapa, una gua, un viso control, etc. Sirven para indicar la localizacin de la clientela, ya sea geogrficamente o por zonas o direcciones.

Ventajas. Permite dividir el material en grupos fcilmente identificables (pases, estados, ciudades, etc.) La clasificacin final por orden alfabtico se facilita, ya que no se hace en escala nacional, sino simplemente local, resultando as ms fcil la localizacin de los documentos. Se adapta a las exigencias especficas de cada empresa. Este mtodo es recomendable en los siguientes casos Negocios. Empresas. Las casas. Desventajas. Supone recordar no solo nombres y apellidos, sino tambin otro dato fundamental: la localidad. Es un mtodo indirecto de archivo, lo que implica el uso de un tarjetero de ordenacin alfabtica para el registro del nombre de los corresponsables.

El montaje de este mtodo puede resultar difcil, en cunto a previsin del material de guas que puede necesitarse, pues, de hacerlos inicialmente completo, resultara un gasto intil de material y espacio. Si se prevn sucesivas entradas de documentacin, habr que dejar mucho espacio libre en los archivadores para dar cabida a estos documentos y tantas carpetas individuales como se necesitan y carpetas miscelneas en igual nmero como guas principales existan.

Proceso Si al archivar los documentos, la divisin geogrfica se realiza a partir de pas y con auxilio de la sucesin alfanumrica, la disposicin de las guas es: a) Gua alfabtica. b) Sub-gua del estado con mayscula compacta. c) Expediente, el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedido de una coma y la denominacin de la persona o de la organizacin. http://www.slideshare.net/ProfesoresdeEdcComercial/archivos-4723830 ndice de tarjetas. Sirve para localizar a los corresponsables sin saber de antemano su rea geogrfica. Las tarjetas se ordenan alfabticamente por los nombres de los corresponsables y ellas indica la localizacin geogrfica de los mismos. http://books.google.co.ve/books?id=4eK5TSEsRIMC&pg=PA91&lpg=PA91&dq=i ndice+de+tarjeta+de+archivo+geograficas&source=bl&ots=IwsslSmft&sig=fQuHKS3AnRlvm4g4EfAhHKVi4RA&hl=es&sa=X&ei=ygRNT8_kBI PW0QHuo4z9Ag&ved=0CCAQ6AEwAA#v=onepage&q&f=false

Sistema de Organizacin de Archivo Cronolgico.

Ventajas Sencillez y rapidez No es cerrado y permite la ampliacin e inclusin de nuevos documentos. No requiere la utilizacin de ndices ni fichas auxiliares. Desventajas Obliga a conocer la fecha del documento. Cuando se extrae documentacin hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma. http://html.rincondelvago.com/archivo-y-fichero.html Proceso. Inspeccionar. Clasificar. Marcar y codificar. Distribuir.

Archivar. Mara I. de Suarez y Dilcia de Mujica. Nociones bsicas de oficina 7 grado de educacin Bsica. I.U.P.E.B. Caracas, 1999 11 edicin.

Glosario de Terminos de Sistema de Archivo.

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. ARCHIVO PBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. ARCHIVO PRIVADO DE INTERS PBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. FUNCIN ARCHIVSTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. GESTIN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin

producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Las Relaciones Humanas.

Son las enderezadas a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vnculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana. Las Relaciones Pblicas por su parte, buscan insertar a la organizacin dentro de la comunidad, hacindose comprender, tanto por sus pblicos internos como externos, de sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses.

Las Relaciones Humanas en la Oficina

Permiten la integracin de las personas dentro de la oficina, realizando sus actividades de manera satisfactoria. Para las buenas relaciones es bueno considerar que todos somos diferentes, el tipo de labor que realiza cada quien ms las polticas de trabajo que posee cada empresa y las condiciones de trabajo que tenga. Las relaciones humanas satisfactorias permiten:

Ahorro de tiempo Motivacin del personal Coordinacin y cooperacin Agradable ambiente de trabajo Compromiso por la calidad Mayor productividad

xito en las Relaciones Humanas

El xito de las relaciones humanas va a depender de la comunicacin que se tiene constantemente dentro de la familia, compaeros de trabajo y en los grupos sociales. Debemos referirnos a otras personas en trminos constructivos, an cuando estn ausentes, demostrando que somos respetuosos. As podemos impactar de manera positiva y que stas personas sientan que son importantes. La cortesa, la buena educacin, una sonrisa y las muestras de aprecio hacen que la persona sea agradable a los dems y crea un ambiente de armona. Historia Los aos 1940 al 1970 se caracterizaron por la llegada de elementos tecnolgicos, como por ejemplo: impresoras de cheques, calculadoras, maquinillas elctricas, adems de los cambios ocurridos en las comunicaciones donde el telegrama y las cartas con puntuacin cerrada era lo prctico en dicha poca. La educacin comercial tena el reto de adiestrar en esta nueva tecnologa e incluir en sus currculos tanto el componente vocacional como la educacin generalhumanstica para as poder crear profesionales competentes y de esta forma cumplir su meta filosfica. Los adelantos tecnolgicos ocurridos dentro de los aos 1940-70 demandan del campo vocacional comercial explorar las tcnicas de enseanza, medicin y evaluacin de las destrezas necesarias para la profesin secretarial en aquel entonces. Esta a la vez tena que implantar la tecnologa recin llegada y as adiestrar eficientemente a sus estudiantes con las competencias profesionales necesarias para el mundo empresarial vigente. De este modo, la educacin comercial es la que dicta y determina las pautas necesarias en cuanto a destrezas, aptitudes y actitudes tiles dentro del mundo empresarial y transcendentalmente en el campo educativo vocacional. Hoy, prximos a entrar a un nuevo milenio, la innovacin en la transmisin y procesamiento de la comunicacin por medio de equipos sofisticados (facsmiles,

procesadores de palabras, satlites, correo electrnico, etc.) y la automatizacin de la oficina moderna en cuanto a procedimientos y tareas rutinarias ha trado consigo un nuevo campo "virgen" que necesita ser desarrollado e incorporado dentro de la educacin comercial y la empresa. Este campo de la tecnologa y administracin secretarial es la que permite que la labor del secretario sea una automtica, sencilla y eficiente. Est acompaada del campo gerencial-administrativo desarrollado por la misma accin tecnolgica permitiendo crear en el secretario un pensamiento crtico sobre problemas gerenciales genuinos que dan paso a la formacin del Asistente Administrativo de hoy. DESILUSION O MOTIVACION SECRETARIAL? Te has encontrado en la situacin de que sueas con algo hermoso y cuando despiertas te encuentras en una fra y dura realidad? Esto te podra suceder cuando entres al mundo del trabajo secretarial. Es una dura realidad que tendrs que afrontar positivamente despus de haber recibido una "fantasa" terica llena de procedimientos inviolables y leyes de tica. Pero todo esto no debe llevarte a una desilusin total, solamente debes tomarlo como un reto profesional del cual ganars experiencia y podrs poner en prctica todo aquello que aprendiste en una forma eficiente. T puedes en gran manera cambiar y desarrollar en forma indirecta todo aquello que est mal y no siga los procedimientos y tica que aprendiste. Debes ser tolerante al principio y poco a poco podrs educar en una forma latente cada individuo que te rodea hacindoles ver que realizas tu trabajo evidentemente siguiendo fielmente los procedimientos establecidos y convencindolos de que de este modo ellos podrn realizar eficientemente sus tareas al igual que tu. Debes recordar que el trabajo que consigas no lo hace el patrono que te emplea, sino tu y la capacidad fsica e intelectual con ests preparado. Adems, recuerda que una ilusin es slo una ilusin y que debes aprender a desarrollar tus capacidades para hacer de una desilusin una realidad ms llevadera y mejor en todos los sentidos. T, nicamente t, eres la fuerza que podr hacer de lo intil algo til y fructfero. Nuestra profesin no da la oportunidad de ser creativos y desarrollar al mximo nuestros talentos e iniciativa, slo es cuestin de cundo deseamos comenzar a exponer nuestro potencial. LA COMUNICACIN: FACTOR ESCENCIAL Uno de los factores que puedes convertir en tu aliado en la lucha por profesar profesionalmente y realizar un trabajo eficiente dentro de la profesin secretarial, es la comunicacin. Podrs pensar que la comunicacin que utilizas en tu vida diaria, en tu hogar o en otros lugares informales, es la misma que utilizas en el trabajo. Pero debes comprender que la comunicacin en tu rea de trabajo es ms compleja y encierra una gama de procedimientos ticos-sociales.

La primera caracterstica de la comunicacin que utilizas en tu trabajo, particularmente en la profesin secretarial, es que est llena de leyes de tica, por ejemplo, debes llamar a las personas por su ttulo y apellido, debes utilizar siempre el "por favor" y "gracias" y un sin nmero de procedimientos y protocolos, segn la situacin que se presente. La segunda caracterstica es la cortesa. Esa prctica es comn en nuestra vida dira, pero dicho trmino involucra mucho ms de lo que la mayora de las personas creen que es su significado. El trmino cortesa en el trasfondo de la comunicacin, adems de una forma de decir las cosas, es parte integral de una ciencia social llamada por muchos "relaciones humanas". Tal es un importancia que dentro de tu rea profesional acadmica debes tomar cursos que desarrollen en ti dicho concepto en trminos de tolerancia, paciencia y genuino espritu de servicio hacia los dems. Alcanzar este nivel es muy complejo y debes desarrollar las mejores formas de una comunicacin para fomentar un ambiente adecuado para el entendimiento de las diarias acciones humanas bajo el contexto en que ocurran. Existen varias formas de comunicarse, pero todo se resume en formas aceptables y formas inaceptables. Las formas correctas de comunicacin se deben desarrollar al mximo, especialmente en la profesin secretarial, ya que por ser un rea de servicio nos expone a diferentes tipos de personalidades tanto de nuestros compaeros de trabajo como de los clientes que visitan la oficina. De esta forma logran un ambiente de trabajo que demuestra tu eficiencia y el arte de convivir con los dems. Te enfrentars a personas distintas, con distintos problemas y caracteres, los cuales debers aprender a entender y ayudar, ya que tu profesin exige un alto nivel de servicio y deseo de ayudar. Esto a largo plazo se podr traducir en un desarrollo mximo de nivel individual y profesional que debes fomentar y desarrollar, ya que podran significar oportunidades profesionales y

desarrollo personal.

Glosario de Relaciones Humanas.

Actitud: Es la expresin de los valores en el comportamiento del individuo. Es la forma de predisposicin relativamente estable del comportamiento humano, que nos hace reaccionar ante determinados objetos, situaciones o conocimientos de una forma concreta. Actividades de aprendizaje: Son las acciones que se disean como partes constitutivas de una experiencia de aprendizaje, por ejemplo de un curso, y sirven para lograr los objetivos de la misma. Asesor: Profesor cuya funcin es orientar al alumno apoyndolo en experiencias educativas como el servicio social, la experiencia recepcional y otras actividades acadmicas, cuyos contenidos se relacionan con el rea de conocimiento que domina. Autoaprendizaje: Proceso de aprendizaje realizado sin ayuda directa del docente y que produce una actitud revalorativa o autovalorativa logrando la independencia intelectual en el alumno. Concepcin constructivista: Sostiene que el estudiante construye su peculiar modo de pensar, de conocer y de actuar de un modo activo, como resultado de la interaccin entre sus capacidades innatas y la exploracin ambiental que realiza mediante el procesamiento de la informacin que recibe del entorno. Curricula: Plural de currculum. Currculum: Se entiende como el listado de contenidos, fines, objetivos y actividades que se desarrollan en la institucin escolar. Tambin significa el marco para fundamentar y dar justificacin a lo que se ensea y al cmo se hace. Curso: Constituye una experiencia educativa, que puede ser considerada como la unidad bsica de planificacin, estructuracin y realizacin del trabajo escolar. Se le define como el trabajo docente realizado durante el periodo escolar, en cuanto a que tal trabajo constituye una unidad didctica. Cursos comunes: Se considera a la unidad didctica compartida por dos o ms carreras. Destreza: Pericia que pone en juego una habilidad. Disciplina: Rama del saber que abarca el conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes de un mbito especfico agrupados de modo sistemtico. Ejes: Son las perspectivas desde las cuales se debern desarrollar los procesos de enseanza y abordar los contenidos curriculares para alcanzar la formacin en las cuatro dimensiones que el modelo propone. Enfoque transversal: Estrategia mediante la cual se permea el currculum y que se utiliza para introducir los valores y las habilidades al interior del mismo para lograr su integridad.

Evaluacin procesual: Implica una actividad integral, sistemtica y continua del proceso enseanza aprendizaje, integrada dentro de todas las actividades del propio proceso. Tiene como misin principal recoger informacin fidedigna del proceso en su conjunto, ayudando as a retroalimentar los programas, para incrementar su eficacia mejorando las tcnicas de aprendizaje, los recursos, etc. Ayuda a elevar la calidad del aprendizaje y aumenta el rendimiento de los alumnos. Experiencia educativa: Es un complejo de actividades de aprendizaje a realizarse dentro o fuera del aula, que implican la adquisicin de conocimientos, habilidades y actitudes. Su incorporacin al currculum deber incluir un programa, objetivos, seguimiento y evaluacin. Flexibilidad: Es una forma de organizacin acadmica que adopta un criterio de crditos acadmicos para la movilidad de los estudiantes dentro de un currculum y entre facultades e instituciones del pas y del extranjero. Formacin flexible: Da al estudiante la oportunidad de asumir su formacin integral, eligiendo el tiempo y los contenidos de acuerdo a sus intereses profesionales y caractersticas personales. Formacin integral: Es la formacin del ser humano que lo conduce al desarrollo de todos los aspectos (conocimientos, actitudes, habilidades y valores) en el plano intelectual, humano, social y profesional, como resultado de influencias intencionales. Habilidad: Es el potencial que el ser humano tiene para adquirir y manejar nuevos conocimientos y destrezas. Sistema de crditos: Concepto administrativo mediante el cual la unidad de crdito busca la flexibilidad de las estructuras curriculares. Sustentabilidad: Se refiere al mantenimiento del equilibrio de las relaciones de los seres humanos con el medio, logrando un desarrollo econmico mediante el avance de la ciencia y la aplicacin de la tecnologa, sin daar la dinmica del medio ambiente. Taller: Recibe este nombre la modalidad de enseanza y estudio caracterizada por la actividad, la investigacin operativa, el descubrimiento cientfico y el trabajo en equipo que, en su aspecto externo, se distingue por el acopio, la sistematizacin y el uso de material especializado acorde con el tema para la elaboracin de un producto tangible. Transdisciplinariedad: Son las relaciones entre las ciencias que trascienden a las mismas en busca de sntesis metacientficas y de metateorizaciones que permitan integraciones horizontales o de jerarquizacin. Tutor: Profesor que mediante tcnicas especficas de observacin, conoce a los alumnos que se encuentran bajo su tutora y los ayuda de una forma directa e inmediata, coordinando su accin con las de los dems profesores y los padres. El

tutor es gua en la trayectoria acadmica del alumno, orientador, coordinador, catalizador de actitudes, conductor del grupo y experto en relaciones humanas. Tutora acadmica: Es la ayuda u orientacin sistemtica al alumno o al grupo que el profesor-tutor puede realizar adems y en paralelo a su propia accin como docente. Equivale a una orientacin a lo largo de todo el sistema educativo para que el alumno disee su perfil profesional, se supere en rendimientos acadmicos, d solucin a sus dificultades escolares y consiga hbitos de trabajo y estudio, de reflexin y de convivencia social que garanticen el uso adecuado de la libertad responsable y participativa. Valores: Son entes u objetos abstractos que las personas consideran vitales y que se encuentran influenciados por la propia sociedad. Son el hilo conductor que califica y da sentido a una actitud.