HOJA DE CÁLCULO EXCEL

FÓRMULAS
• Una fórmula introducida en una celda puede estar compuesta de
cualquiera de los siguientes elementos:
–Operadores como el signo (+) para la suma, o el signo (*) para la
multiplicación, o el signo (/) para la división, o el signo (-) para la resta o el
signo (^) para la potencia.
–Referencias de celdas (incluyendo celdas de rangos con nombre)
–Valores o cadenas
–Funciones de hoja de cálculo (como SUMA o PROMEDIO)

• Una fórmula puede estar formada por 1024 caracteres. Después de

introducir una fórmula en una celda, ésta presenta el resultado de la
fórmula que aparece en la barra de fórmulas cuando la celda está activa.

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Referencias de celdas y rangos
La referencia de celda tiene cuatro estilos:
• Relativa. La referencia es totalmente relativa. Cuando se copia la fórmula,
la referencia de la celda se ajusta a su nueva colocación. Por ejemplo, A1.
• Absoluta. La referencia es totalmente absoluta. Cuando se copia la
fórmula, la referencia de la celda no cambia. Por ejemplo $A$1.
• Fila Absoluta. La referencia es parcialmente absoluta. Cuando se copia la
fórmula, la parte de la columna se ajusta, pero la parte de la fila no
cambia. Por ejemplo: A$1.
• Columna Absoluta. La referencia es parcialmente absoluta. Cuando se
copia la fórmula, la parte de la fila se ajusta, pero la parte de la columna
no cambia. Por ejemplo: $A1.
Todas las referencias de celdas y rangos son relativas por defecto. Para
cambiar una referencia basta con añadir el signo del dólar ($)
manualmente.

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Ejemplo de referencias no relativas

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL
Referenciar otras hojas o libros de cálculo
• Las referencias a celdas y rangos no deben encontrarse necesariamente en
la misma hoja de la fórmula. Para referirse a una celda de una hoja de
cálculo diferente hay que colocar, antes de la referencia de la celda, el
nombre de la hoja seguida por un signo de exclamación.

=Hoja2!A1+1
• También es posible crear fórmulas de vínculo para referirse a una celda de
un libro de trabajo diferente. Para ello hay que anotar, antes de la
referencia de la celda, el nombre del libro (entre corchetes), el nombre de
la hoja de cálculo y el signo de exclamación.

=[Libro1]Hoja1!A1+1

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL
Referenciar otras hojas o libros de cálculo
• Si el libro de trabajo incluye en la referencia uno o más espacios, es
necesario encerrarlo (y el nombre de la hoja) entre apóstrofos. Por
ejemplo:

=´[Base de datos.xls]Hoja8´!A1+1

• Si el libro de trabajo está cerrado, es necesario añadir la ruta de acceso a la

referencia del libro de trabajo. He aquí un ejemplo:

=´C:\Mis Documentos\[Base de datos.xls]Hoja8´!A1+1

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El uso de nombres
• Se pueden nombrar celdas, rangos, filas, columnas, gráficos y otros
objetos. Una ventaja única que proporciona Excel es la de poder asignar
nombres a valores o fórmulas que ni siquiera aparecen en las celdas de la
hoja de cálculo.

Nombrar celdas y rangos

• Se pueden crear nombres para las celdas o los rangos mediante
INSERTAR NOMBRE DEFINIR (o presionando Control-F3).
• Se puede elegir INSERTAR NOMBRE CREAR para la creación de
nombres automáticamente para celdas o rangos basados en títulos de filas
o columnas de una hoja de cálculo.

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL
Nombrar celdas y rangos
• Por ejemplo en la siguiente figura, B2:E2 tienen designado el nombre Norte,
B3:E3 se denomina Sur, y así sucesivamente. Verticalmente, B2:B5 tiene
designado el nombre de Trim-1, C2:C5 el de Trim-2, etc.

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Aplicar nombres a referencias existentes

• Si se crea un nuevo nombre para una celda o rango, Excel no usa

automáticamente el nombre en lugar de las referencias existentes en las
fórmulas. Por ejemplo, suponiendo que existe la siguiente fórmula en la
celda F10:
=A1-A2
Si se define el nombre Ingresos para la celda A1 y Gastos para la celda A2,
Excel no cambiará automáticamente la fórmula a =Ingresos-Gastos. Sin
embargo, es bastante fácil reemplazar las referencias a celdas o rangos por
sus correspondientes nombres. Primero hay que seleccionar el rango que
se quiere modificar. Después se elige el comando INSERTAR,
NOMBRE, APLICAR. En el cuadro de diálogo Aplicar nombres hay que
seleccionar los nombres que se quieren aplicar y después hacer clic en el
botón Aceptar. Excel reemplaza las referencias del rango con los nombres
en las celdas seleccionadas.
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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Intersección de nombres

• Excel posee un operador especial denominado operador de intersección

que aparece cuando está trabajando con rangos. Este operador es el
operador espacio. Al usar nombres con el operador intersección se facilita
la creación de fórmulas significativas. Por ejemplo la siguiente fórmula

=Trim-2 Sur

devolverá el resultado 180 (o intersección del rango Trim-2 y el rango Sur.

Para obtener el total de la región Oeste, se puede usar la función:

=SUMA(Oeste)

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Designar nombres para columnas y filas

• Con Excel también se pueden designar nombres para filas y columnas
completas. En el ejemplo anterior, se ha asignado el nombre Trim-1 al rango
B2:B5. De forma alternativa, se puede designar el nombre Trim-1 a toda la
columna B, Trim-2 a toda la columna C, etc...
Ámbito de los nombres
• Normalmente, una celda o rango denominado tiene un ámbito a nivel de un libro
de cálculo; en otras palabras, se puede usar el nombre en cualquier hoja de
cálculo de un libro.
• Los nombres que tienen un ámbito de hoja de cálculo se podrán usar sólo en la
hoja donde fueron definidos; de hecho, un nombre de este tipo no será visible en
el Cuadro de nombres de una hoja en la que no esté definido. Tampoco se
encontrará el nombre al nivel de una hoja de cálculo en el cuadro de diálogo
definir nombre de cualquier hoja en la que no esté definido.

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Ámbito de los nombres

• Para crear un nombre a nivel de una hoja de cálculo, se debe definir el mismo
precedido por el nombre de la hoja, por ejemplo:
=Hoja1!Ventas
Nombrar constantes

Esto se hace con la opción INSERTAR DEFINIR NOMBRE.

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Nombrar fórmulas
• Además de nombrar celdas, rangos y constantes también se puede introducir una
fórmula directamente en la casilla Se refiere a: del cuadro de diálogo Definir
nombre para crear el nombre de la fórmula.

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Funciones
• Las funciones de una hoja de cálculo permiten realizar cálculos u operaciones
que, de otra forma, serían imposibles de realizar.
• La forma más sencilla de localizar la función deseada es utilizar el cuadro de
diálogo Pegar función. El acceso a dicho cuadro de diálogo se efectúa haciendo
clic en el botón de Pegar Función de la barra de herramientas Estándar (o
seleccionando INSERTAR, PEGAR FUNCION).
Se da clic sobre el botón fx, o se
utiliza la opción Insert  Function.

En la caja de diálogo, se
selecciona la función que
quiero aplicar. Fíjese que
están organizadas en
categorías.

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Funciones

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 Funciones
• Ejemplo:
• Para sumar una serie de datos...
• Puede usar la fórmula:
=d1+d2+d3+d4+d5, o
• Puede usar la función:
=SUM(d1:d5).

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Ejemplos de funciones:
=PROMEDIO(número1; número2, ...)

=SUMA(número1; número2; ...)

=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero; valor_si_falso)

=CONTAR.SI(A1:A3;"<>SUSPENSO")

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 Funciones en Excel
• Hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de
datos, de búsqueda y referencia y de información.
• siguen las siguientes reglas:
– Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
– Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
– Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
– Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
• Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Ejemplos de funciones:
=SUMA.SI(rango; criterio; rango_suma)

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 HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Categorías de funciones
• Financieras
• Fecha y Hora
• Matemáticas y Trigonométricas
• Estadísticas
• Búsqueda y referencia
• Bases de Datos
• Texto
• Lógicas
• Información

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AutoSum

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 Copiar fórmulas y funciones
• El “fill handle”aparece en la parte inferior
derecha de la celda activa.
• Al poner el cursor sobre el “fill handle”,
éste se convierte en una cruz color negro.
• Al dar clic y arrastrar se copia el contenido
de la celda hacia la dirección trazada.

FILL HANDLE

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 Copiar fórmulas y funciones
(cont.)
• Fíjese que al copiar fórmulas o funciones,
las referencias de celda o datos van
cambiando.
• Si usted está copiando un valor que debe
mantenerse fijo, tiene que convertirlo a lo
que se conoce como Referencia absoluta,
ésta se plantea así: $C$4.

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Relativa/Absoluta
Relativa Absoluta

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Cálculo automático

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Gráficos

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 ¿Qué es un gráfico?

Un gráfico en la representación visual de los datos de

una hoja de cálculo.
La principal función es la de facilitar la comprensión
y análisis de los datos.

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 Creando un gráfico
La creación de todo gráfico sólo consta de dos pasos básicos:

1.  Seleccionar los datos que se quieren representar

2.  Crear el gráfico en sí.

Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como
cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el
gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de
objeto.
Cuando un gráfico es un objeto, se puede mover y cambiar de tamaño.
También se puede imprimir junto con los datos de origen.

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 Las partes
 
Gráfico
El gráfico es la representación gráfica de los datos de la hoja de cálculo. Además, hay distintos tipos de gráficos,
tal y como veremos.
Título
El título del gráfico es un texto que lo encabeza.

Ejes
Los ejes son unas líneas perpendiculares que marcan la referencia para el gráfico. Normalmente hay dos ejes (en
los gráficos tridimensionales hay tres): el eje de abscisas, eje x o  eje de categorías, y el eje de ordenadas, eje y o
eje de valores. En el eje de abscisas se representan las distintas categorías de los datos (por ejemplo, los distintos
vendedores en la figura 7.3). En el eje de ordenadas se representan los valores de los datos (por ejemplo, la cifra de
ventas de cada mes).
Es importante aclarar las unidades en las que se representan los datos, pues si bien los gráficos son muy útiles para
hacer comparaciones entre variables y datos recabados, puede llevar a confusión si no se aclaran las unidades (ej:
pesos, dólares, metros, etc.).

Marcas
Las marcas de graduación son marcas que aparecen en los ejes  graduación y que sirven para determinar el valor
del eje en cada punto del mismo.

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 Asistente para gráficos
El Asistente para gráficos tiene fichas.
Cada ficha incluye una vista previa que permite ver cómo quedará el gráfico al
cambiar una de las opciones.
Los diferentes tipos de gráfico ofrecen diferentes opciones.
En el caso de un gráfico de columnas agrupadas, las fichas son:
 
• Eje     Permite ocultar o mostrar la información que aparece a lo largo de los ejes.
• Líneas de división     Permite ocultar o mostrar las líneas que se extienden por el gráfico.
• Leyenda     Permite colocar la leyenda del gráfico en diferentes ubicaciones dentro del
gráfico.
• Rótulos de datos     Permite crear rótulos con el título de fila y de columna para cada valor
y con los propios valores numéricos. Tenga cuidado de no crear un gráfico confuso y difícil
de leer.
• Tabla de datos     Permite mostrar una tabla que contiene todos los datos usados para crear
el gráfico. Puede hacerlo si ubica un gráfico en otra hoja del libro y desea ver los datos junto
con el gráfico.
• Ubicación del gráfico     En el cuarto paso del Asistente puede optar por ubicar el gráfico
En una hoja nueva o Como objeto en. Si opta por ubicar el gráfico en una hoja nueva, puede
elegir un título para la hoja. Si opta por ubicarlo como un objeto, aparecerá en la misma hoja
junto con los datos de la hoja de cálculo usados para su creación. Si crea un gráfico de la
manera rápida haciendo clic en Finalizar, en cuanto vea ese botón en el Asistente, el gráfico
se ubicará automáticamente Como objeto en.

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 Los distintos tipos
Tipos de gráficos más usados:

• De columnas
• De líneas
• Circulares
• De barras
• De área
• XY o de dispersión
• De cotizaciones
• De anillos
• De burbujas
• Radiales
Dentro de los distintos tipos de gráficos, existen a su vez subtipos, como por ejemplo dentro del
tipo por columnas, existe el subtipo por columnas apiladas.

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 ¿Qué elegir?
Con tantos tipos de gráfico, ¿cómo se sabe cuál es el mejor?
Recordar que lo más importante es transmitir el mensaje de la
manera más eficaz posible.
Los diferentes tipos de gráficos pueden transmitir distintos
mensajes sobre los mismos datos. Es como si hubiera varias
versiones de una misma historia.
Dentro de los distintos tipos de gráficos, existen a su vez subtipos,
como por ejemplo dentro del tipo por columnas, existe el subtipo
por columnas apiladas.
En un gráfico de columnas apiladas se comparan las contribuciones
a un total de diferentes valores, expresadas en unidades o
porcentajes

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 De columnas

Este tipo de gráfico es útil para mostrar

cambios de datos en un período de tiempo o
para ilustrar comparaciones entre elementos.
En los gráficos de columnas, las categorías
normalmente se organizan en el eje horizontal
y los valores en el eje vertical.

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 De líneas

Los gráficos de línea pueden mostrar datos

continuos en el tiempo, establecidos frente a
una escala común y, por tanto, son ideales
para mostrar tendencias en datos a intervalos
iguales.

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 Circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una
hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos.
Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda
del gráfico. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos, se muestran
como porcentajes del total del gráfico circular.

Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

• Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.
• Ninguno de los valores que desea trazar
son negativos.
• Casi ninguno de los valores que desea
trazar son valores cero.
• No tiene muchas categorías.
• Las categorías representan partes de todo el
gráfico circular.

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 De área

Los gráficos de área destacan la magnitud del

cambio en el tiempo y se pueden utilizar para
llamar la atención hacia el valor total en una
tendencia.

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 Dispersión
Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos
numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina
estos valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o
agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y
comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de
ingeniería.
Sirven por ejemplo si se desea comparar muchos puntos de datos sin tener en
cuenta el tiempo; cuantos más datos incluya en un gráfico de dispersión, mejores
serán las comparaciones que podrá realizar

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 De anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar

datos organizados únicamente en columnas o
en filas de una hoja de cálculo. Al igual que
un gráfico circular, un gráfico de anillos
muestra la relación de las partes con un todo
pero puede contener más de una serie de
datos.

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 De burbujas
En un gráfico de burbujas, se pueden trazar
los datos que se organizan en columnas en
una hoja de cálculo de manera que los valores
x se muestran en la primera columna y los
valores y correspondientes y los valores de
tamaño de burbuja se muestran en columnas
adyacentes.

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 Radiales
Los datos organizados en columnas o filas en
una hoja de cálculo se pueden representar en
un gráfico radial. Los gráficos radiales
comparan los valores agregados de varias
series de datos.

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 Mal uso o manipulación
Ejemplo: La ciudad XX realizará sus elecciones para elegir al intendente,
una agencia realizó encuestas a una muestra representativa de electores y
los resultados fueron, 98 electores dijeron estar a favor del candidato A y
100 del candidato B.
Comportamiento de la
intención de votos 198
electores de la
ciudad XX

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 Tipos de manipulación
• Selección de la amplitud de la serie temporal: En este caso se eligen
cuidadosamente los años que se muestran, de forma que si para una
variable ha habido tres años de decremento y dos de crecimiento sólo se
representan los dos últimos años.
• No incluir el cero u otra base de comparación en la línea de las "Y":
Provoca distorsiones en la impresión que produce el gráfico.
• Utilizar varias series de datos con múltiples escalas
• Gráficos tridimensionales: Además de resaltar un gráfico, dependiendo
del ángulo de giro sobre el que se proyectan, pueden amplificar los
resultados o aplanarlos. Un caso extremo sería su visualización desde
arriba, con lo que la serie parece plana.
• Excluir algunos datos: Esto puede hacerse sin que necesariamente los
resultados sean negativos, por ejemplo si hay redundancia de datos. Pero
hay casos en los que el resultado puede derivar en una manipulación

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 Ordenación de datos
• Excel puede ordenar según distintos
criterios y con gran facilidad los datos de
una lista, base de datos o columnas de
una hoja de cálculo.
• Al ordenar estos elementos, los datos se
pueden organizan de forma ascendente o
descendente, siguiendo un orden
numérico o alfabético.
• Al elegir el comando Datos/Ordenar,
Excel muestra el cuadro de diálogo
mostrado en la figura.
• Entre los elementos que se incluyen en
dicho cuadro de diálogo, merece destacar
las claves de ordenación, el tipo de
ordenación a seguir y la presencia o no de
encabezamientos.

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 Ordenación de datos
• Excel puede usar diferentes campos como criterios
para la ordenación de la lista. Cada uno de ellos se
especifica en las diferentes opciones para criterios
que aparecen en los cuadros desplegables de la
figura.
• Los botones de opción Ascendente y Descendente
determinan en qué sentido se va a realizar la
ordenación: ascendente (de la A a la Z) o
descendente (de la Z a la A).
• Las celdas en blanco siempre son las últimas,
independientemente del orden que se haya
seleccionado.
• La prioridad que se aplica es la siguiente: Números
(del más negativo al más positivo), texto, valores
lógicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y por
último las celdas en blanco.
• También puede indicar si quiere que se tenga en
consideración o no el tipo de letras (mayúsculas o
minúsculas) durante la ordenación.

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 Ordenación de datos
• Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir
estos pasos:
1. Seleccionar las celdas que va a ordenar.
2. Ejecutar el comando Datos/Ordenar.
3. Si la lista o base de datos tiene encabezamientos en la fila
superior (y se han seleccionado junto con los datos), seleccionar
el botón de opción fila de encabezamiento. Así se evita que estos
nombres sean ordenados junto con los demás datos.
4. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la
columna que se quiera utilizar primero. Esta columna se llama
primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se utiliza la
letra que la identifica.

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 Ordenación de datos
5. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente .
6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación, según se
muestra en el cuadro de diálogo Ordenar. Es típico utilizar estos
tres criterios para ordenar nombres de personas alfabéticamente:
primero por el primer apellido, después por el segundo y
finalmente por el nombre.
7. Hacer “clic” en Aceptar.
• Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a
derecha en vez de arriba a abajo, se sigue un
procedimiento análogo al descrito anteriormente, pero
antes hay que hacer “clic” en el botón Opciones, para
poder cambiar el sentido de la ordenación.

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 Filtros automáticos
• En Excel los filtros automáticos proporcionan un acceso rápido a la
gestión de listas de datos.
• Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden
filtrar o eliminar rápidamente aquellos datos que no se desea ver o
imprimir.
• A diferencia de la ficha de datos, los filtros automáticos muestran los
datos en la misma hoja de cálculo. Los datos que no cumplen los
criterios que se han especificado, simplemente no se muestran; los
restantes registros permanecen visibles en la hoja de cálculo.
• Antes de seleccionar un filtro automático, hay que asegurarse de que
no hay ya otro activado.
• Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de
activación al lado de la opción Datos/Filtro/Autofiltro. En caso de que
exista, el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a empezar
volviendo a elegir ese comando.

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 Filtros automáticos
• En la figura aparece una
tabla con datos corres-
pondientes a 5 personas
ficticias. Para crear un filtro automático en una lista,
no hay más que seleccionar los datos que forman la
lista y ejecutar el comando Datos/Filtro/Autofiltro.
• Como se observa en la figura, los nombres de campo
que están como encabezamientos de la columnas
pasan a ser listas desplegables que permiten realizar
la selección.

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 Filtros automáticos
• En el caso de que la base de datos o lista esté
formada por distintos campos, y que se haya
aplicado a cada uno de ellos un filtro
automático, el resultado final equivale a realizar
una operación lógica “Y” o “AND” entre todas
las condiciones. Sólo se mostrarán aquellos
registros que cumplan todas las condiciones
expresadas en cada uno de los filtros.

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 Filtros automáticos
• Si para un campo determinado no
se quiere imponer ninguna
condición, se selecciona la opción
Todas en el menú desplegable.
• Seleccionando la opción
Personalizar en el menú
desplegable de la figura se abre el
cuadro de diálogo de la figura
más abajo, en el cual se pueden
elegir dos condiciones
relacionadas mediante “AND” o
“OR”, y basadas cada una de ellas
en los operadores relacionales que
se muestran en la figura.

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 Filtros automáticos
• Si en un momento dado se quieren mostrar de
nuevo todos los registros, olvidándose por tanto de
las condiciones expresadas en cada uno de los
filtros automáticos, se selecciona el comando
Datos/Filtro/Mostrar todo.
• Con el comando Datos/Filtro/Filtro avanzado se
tiene acceso a otras posibilidades más avanzadas
que no serán explicadas aquí.

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Filtros personalizados

Podemos utilizar los filtros

predefinidos o crear nuestros propios
filtros.

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