EXCEL NIVEL BÁSICO

M1:
Introducción a
Microsoft Excel
 TEMARIO

1 Entorno de
trabajo

Tipos de entrada
de datos 2

3 Introduciendo
fechas

Referencias
4
INTRODUCCIÓN

Microsoft Excel es un software que usa hojas de

cálculo para organizar números y datos, con
fórmulas y funciones. Su utilización es
omnipresente, y personas y empresas en todo el
mundo lo utilizan para facilitar sus análisis y
tareas de cálculo y control diarias.
ENTORNO DE 1
TRABAJO
Para comenzar, mostraremos en la siguiente diapositiva la
denominación de las distintas partes que conforman la ventana y
el entorno de trabajo con el que nos encontramos al abrir
Microsoft Excel
 1. Barra de herramientas de acceso rápido
1
2. Barra de título
3. Botón de minimizar pantalla
4. Botón de maximizar/minimizar pantalla
5. Botón para cerrar la ventana
6. Barra de menú principal
7. Cinta de opciones
8. Cuadro de nombres
9. Botones de cancelar / introducir fórmulas
10. Botón de insertar función
11. Barra de fórmulas
12. Columnas
13. Filas
14. Celda activa (se recuadra en verde al hacer clic)
15. Barra de navegación de hojas
16. Hoja activa (se resalta con el fondo blanco)
17. Botón de añadir nueva hoja al libro
18. Barra desplazamiento horizontal
19. Barra desplazamiento vertical
20. Botones para seleccionar el modo de presentación de la hoja
de cálculo
21. Barra de zoom
 1

Barra de títulos
Ubicada en la parte superior de la ventana, contiene el nombre del documento o
libro sobre el que se está trabajando. Cuando abrimos un libro nuevo dirá: Libro1-
Excel.

Barra de menú
Ubicadas en la parte inferior de la barra de título, se visualizan unas etiquetas o
barras que agrupan los menús con los comandos más frecuentes de Excel para
modificar la hoja de cálculo
 1

Barra de herramientas / cinta de opciones

La barra de herramienta o cinta de opciones es un conjunto de barras de
herramientas situado en la parte superior de la ventana de los programas de Office
y diseñado para encontrar rápidamente los comandos que necesita para completar
una tarea. Dependiendo del menú seleccionado, se presentará una serie de
opciones acorde su propósito.
 1

Barra de fórmulas
La barra de fórmulas en Excel es la que le permite al usuario observar y editar la
información ingresada en la celda que se encuentra activa, facilitando la inserción
de fórmulas dentro del programa.
 1
Área de trabajo
El área de trabajo de Excel es la que se muestra a continuación. La misma se
presenta en forma de tabla, cuyas columnas se nombran con letras y cuyas filas se
nombran con números. La intersección de una fila y una columna, da lugar a una
celda, por ejemplo, A1.
TIPOS DE ENTRADA 2
DE DATOS
Rótulos
Se entiende como rótulos al nombre o denominación que reciben las filas,
columnas y celdas dentro de la hoja de cálculo. Los rótulos de las dos primeras, se
ubican en la parte superior de cada columna y a la izquierda de cada fila y permiten
identificar la ubicación de los datos en la hoja de cálculo.
 2
Cada celda posee un nombre único predeterminado que surge de lo siguiente:
Letra de la columna + Número de celda = C2

CELDA C2

Independientemente de lo anterior, si se deseara cambiar los nombres

predeterminados de las celdas por nombres descriptivos, se puede hacer
simplemente haciendo doble clic en el cuadro de nombre, editando el texto y
presionando Enter al finalizar.
 2
Títulos o texto
Si bien el foco de las hojas de cálculo de Excel se encuentra en los datos en
formatos tabulares, el software incluye algunas herramientas para la
inclusión de texto y títulos. Las mismas se encuentran en el menú Insertar de
la barra de menús, dentro del Botón Texto:
 2
Valores: números, fechas, horas y fórmulas.
Son las celdas de la hoja de cálculo las que deben contener la información dentro
del archivo. En una celda de Excel puede haber dos tipos de información:
1. Valores/Datos: se trata de aquella información (fechas, horas, datos
numéricos, texto, etc) registrada en las celdas de la hoja de cálculo. Podemos
obtener una primera aproximación de los tipos y formatos de datos que Excel
incluye si vamos al menú Inicio y hacemos clic en la flecha que se encuentra
indicada a continuación.
 2

2. Fórmulas: son secuencias de valores, referencias de celda, nombres,

funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo.
Una fórmula comienza siempre con el signo igual (=). Son ecuaciones que
efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. En el ejemplo que se
presenta a continuación, las celdas A2 y B2 son valores, mientras que la celda
B4 contiene una fórmula que suma las dos celdas anteriormente nombradas:
INTRODUCIENDO 3
FECHAS
El usuario puede introducir fechas en las celdas en cualquier formato.
Probablemente Excel detecte que se trata de una fecha y la adapte a alguno de sus
formatos pre establecidos. Para cambiar el formato en que se muestra una fecha,
debemos posicionarnos haciendo clic en la o las celdas en cuestión, ir al menú
Inicio, y hacer clic en la flecha que se indica a continuación:

Luego debemos elegir la opción Más formatos de número… lo cual nos conducirá a
la siguiente pantalla, en la cual podremos seleccionar el formato que mejor se
adecúe a nuestras necesidades
3
 3
De darse la situación en la que ninguno de los formatos pre determinados
se ajuste a las necesidades del usuario, en la ventana anterior, podemos
seleccionar Personalizada, lo cual nos mostrará las siguientes opciones:

Allí encontraremos más

alternativas para expresar la
fecha en cuestión, o hasta
incluso podremos crear un
formato a medida
modificando la barra Tipo:
manualmente y dando
Aceptar al finalizar
REFERENCIAS 4

Las referencias son aquellas que le indican a Excel dónde buscar los valores que se
desean utilizar en una fórmula. Existen 3 tipos de referencias:

> Referencias relativas

> Referencias absolutas
> Referencias mixtas
 4
Relativas
Por lo general cuando se crea una fórmula, las referencias a las celdas se basan
en su posición relativa a la celda que contiene la fórmula. Esta característica es
muy útil cuando se copia una fórmula a otra celda, ya que las direcciones de las
celdas se actualizan de acuerdo a su nueva posición.

Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es

muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por
ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1 y
cuyo valor es multiplicado por 2:

=A1*2
 4
Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de
copiarlas hacia otra celda. En el ejemplo anterior, si copiamos la celda B1 hacia
abajo obtenemos lo siguiente:

Al copiar la fórmula, las referencias relativas han sido modificadas por Excel de
manera automática de tal manera que cada resultado de la columna B
representa la multiplicación de los valores de la columna A de esa fila por 2.
 4
Absolutas
A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten
que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen
fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas. Esta es una
herramienta poderosa cuando se está trabajando en una hoja de cálculo con
muchos datos.

Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo $
a la columna y fila de la referencia en la fórmula. La siguiente fórmula tiene una
referencia absoluta a la celda A1:

=$A$1*2
 4
Si procedemos de la misma manera que vimos anteriormente, notamos lo
siguiente:

En esta ocasión tenemos como resultado el número 20 en todas las filas de la

columna B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después de
haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias
absolutas permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras
celdas.
 4

Mixtas
Las referencias mixtas son aquellas donde solamente se fija la columna ($A1) o
solamente se fija la fila(A$1). Se construyen anteponiendo el símbolo $ delante de
la columna / fila que se desea dejar fija. Por ejemplo:

=$A1 La columna no cambia, solamente la fila puede cambiar al

ser copiada y pegada en otra posición.

=A$1 La fila no cambia, solamente la columna puede cambiar al

ser copiada y pegada en otra posición.
 4
Resumen

Referencia Ejemplo Descripción

La columna y la fila pueden cambiar al
Relativa =A1
copiar la fórmula.
Ni la columna ni la fila pueden cambiar al
Absoluta =$A$1
copiar la fórmula.
La columna no cambia, solamente la fila
Mixta =$A1
puede cambiar al copiar la fórmula.
La fila no cambia, solamente la columna
Mixta =A$1
puede cambiar al copiar la fórmula.
Terminamos el Módulo 1…

¡Esperamos que te haya

resultado de utilidad!