Hoja de cálculo

2.1. Entorno de trabajo en una hoja de cálculo

2.1.1. Estructura de una hoja de cálculo: filas, columnas, celdas

Se denomina hoja de cálculo (figura 1) a una herramienta informática que sirve como medio para
realizar cálculos, operaciones lógicas y manejo de datos. Al usuario se le presenta como un
conjunto de columnas y filas identificables por letras y números respectivamente, que van
formando celdas. Su uso se orienta especialmente a actividades que requieren un manejo de
muchos cálculos en paralelo. https://definicion.mx/hoja-de-calculo/

Como se mencionó en el capítulo anterior (tema 1), existen herramientas libres (por ejemplo
Apache OpenOffice Calc) o pagadas (por ejemplo Excel de Microsoft Office) para gestionar una
hoja de cálculo.

Figura 1: Ejemplo de una hoja de cálculo

En consecuencia, la intersección de una fila con una columna configura un objeto llamado celda,
misma que permite almacenar algún dato, por ejemplo: un número, un nombre, o una fecha. En
el gráfico anterior se puede ver la celda que almacena el nombre “Enero” en la intersección de la
fila 5 con la columna A.

Referencias relativas y absolutas

En la práctica, una celda o conjunto de celdas (rango) pueden tener una identificación (referencia)
ya sea absoluta o relativa. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que
permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para utilizarlo en los
cálculos.
https://exceltotal.com/referencias-absolutas-y-relativas/

Referencias relativas

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una relación con la
columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al momento de copiar
una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su columna y su fila. En
consecuencia, una referencia relativa es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por
ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1, cuyo valor es
multiplicado por 2.

=A1*2

En el Gráfico No. 2 se puede observar que se ha ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el

resultado de dicha fórmula es 20, ya que se obtiene el valor de la celda A1 multiplicado por 2. El
Gráfico No. 3 muestra el resultado después de haber copiado la fórmula hacia abajo. Recuerde
que cada resultado de la columna B representa la multiplicación de los valores de la columna A
por 2. La fórmula de la celda B4 muestra una referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que
tenía la fórmula original.
 Figura 3: Resultados obtenidos luego de copiar el contenido de B1 en otras celdas

Referencias absolutas

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten que Excel las
modifique al momento de copiarlas. Estas referencias permanecen fijas sin importar la cantidad
de veces que sean copiadas. Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer
el símbolo $ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia absoluta
a la celda A1:

=$A$1*2

Esta es la misma fórmula del ejemplo de la sección anterior, así que, al copiarla hacia abajo, no
se actualizará en las celdas destino, manteniendo el cálculo inalterable. (Gráfico No. 4)

Figura 4: Al copiar una referencia absoluta ($A$1 *2) en otras celdas, la referencia y el cálculo se mantiene inalterable

 Rangos

En el Gráfico No. 1 se aprecia un ejemplo de rango: conjunto de celdas B5, B6, B7, B8, B9, B10,
B11, y B12, cuyos valores han sido sumados en la celda B13. En efectos, los rangos de celdas
son un conjunto de celdas contiguas seleccionadas para llevar a cabo la misma acción en una
hoja de cálculo.

https://es.justexw.com/que-es-un-rango-de-celdas-de-excel.html#:~:text=Los%20rangos%20de
%20celdas%20son,hoja%20de%20c%C3%A1lculo%20de%20Excel.&text=Para%20asignar
%20un%20nombre%20a,de%20Excel%2C%20existen%20varias%20t%C3%A9cnicas.
Al estar agrupadas en rangos de celdas, las operaciones en las casillas (celdas) de la hoja de
cálculo son más sencillas, pero todavía más si se llaman de una manera conjunta. Para asignar
un nombre a los rangos de celdas en Excel, existen varias técnicas:

Primer método

 Seleccionar la celda o el rango de celdas que se desee nombrar.

 Clic en el cuadro de nombres situado a la izquierda de la barra de fórmulas.
 Escribir el nombre que desee para el rango de celdas de Excel y pulsa la tecla Enter.
(Gráfico No. 5).

Figura 5: Primer método para nombrar un rango de celdas

Segundo método

 Seleccionar la celda o el rango de celdas que desee nombrar.

 Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Asignar nombre > cuadro de diálogo
Nombre nuevo. En dicho cuadro deberá escribir el nombre que quiera asignar al rango de
celdas en Nombre.
 En Ámbito podrá elegir entre Libro de Excel u Hojas, según donde prefiera guardar el
nombre. Finalmente clic Aceptar. (Gráfico No. 6)

Figura 6: Segundo método para nombrar un rango de celdas

Tercer método

 Seleccionar el rango de celdas que desee nombrar.

 Ir a la pestaña Fórmulas > grupo Nombres definidos > Crear desde la selección. A
continuación, indicar dónde se encuentran las celdas a las cuales se va a asignar un
nombre: Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha, y
pulsar Aceptar. (Gráfico No. 7)
 Figura 7: Tercer método para nombrar un rango de celdas

Una vez nombrado un rango de celdas, se las puede seleccionar para trabajar con ellas a través
del nombre dado. Para seleccionar el conjunto de celdas partiendo de su nombre, tiene que hacer
clic en la flecha situada en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas y ahí se mostrarán todos
los nombres asignados a rangos de celdas en forma de lista para que pueda escoger el que
prefiera. (Gráfico No. 8)

2.2 .Tipos de datos y su formato

2.2.1. Tipos de datos: texto, numéricos, fechas, fórmulas

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil
millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta
razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas
de Excel. https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de
datos: Valores numéricos, Texto, y Fórmulas.

 Valores numéricos en Excel

Los valores numéricos representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un
valor numérico en una celda el contenido será alineado a la derecha (figura 9):
 Figura 9: Ejemplo de valores numéricos colocados en las celdas de Excel

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse
de diferentes maneras, no obstante, en realidad las fechas son números a los que se les ha
añadido un formato especial, que se verá más adelante.

 Texto en Excel

El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de
cálculo ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de
nuestra hoja. Por texto entendemos aquellas secuencias formadas por caracteres alfanuméricos
y/o símbolos especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es
porque dicho valor se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que
comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará
alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puede observar algunos ejemplos de
celdas que contienen texto (figura 10).

Figura 10: Celdas con información alfanumérica (texto)

 Fórmulas en Excel

A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que
no es más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y
nos devolverán un resultado (figura 11).

Figura 11: Resaltado en rojo se aplica una fórmula para calcular el promedio de las celdas A2, A3 y A4

 Formatos de datos numéricos: números, fechas, moneda, contabilidad texto,

personalidad, racionales, otros
 Figura 12: Diferentes formatos para valores numéricos en pestaña Inicio > grupo Número

Gráfico No. 13: Ejemplo de formato con un valor numérico

En Excel, puede aplicar formato a números en celdas para interpretarlos como monedas,
porcentajes, decimales, fechas, números de teléfono o números de la seguridad social (figuras 12
y 13).

Para aplicar un formato a un valor numérico, seguir los siguientes pasos:

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

2. En la pestaña Inicio, seleccione Número en la lista desplegable.

O bien, puede elegir una de estas opciones:

 Presione CTRL + 1 y seleccione número.

 Haga clic con el botón derecho en la celda o el rango de celdas, seleccione Formato de celdas… y
elija Número.
 Seleccione el iniciador del cuadro de diálogo junto a número y, después, seleccione número.

3. Seleccione el formato que desee.

https://support.microsoft.com/es-es/office/formatos-de-n%C3%BAmero-disponibles-en-excel-0afe8f52-97db-41f1-
b972-4b46e9f1e8d2
2.3. Edición

2.3.1. Ingreso y edición de datos en las celdas

Se puede ingresar o editar el contenido de una celda directamente en dicha celda. También
puede editar el contenido de una celda escribiendo en la barra de fórmulas. Al editar el contenido
de una celda, Excel está funcionando en modo de edición. Algunas características de Excel
funcionan de manera diferente o no están disponibles en el modo de
edición. https://support.microsoft.com/es-es/office/editar-el-contenido-de-las-celdas-9c8489f6-
08c4-4932-a6bc-4de0a8cf86d6

Cuando Excel está en modo de edición (figura 14), el mensaje Editar/Modificar aparece en la
esquina inferior izquierda de la ventana del programa de Excel, tal y como se muestra en el figura
15.

Figura 15: Diferentes versiones de Excel indicando el modo de ingreso o edición en una celda

2.3.2. Manejo de etiquetas

Un libro de trabajo está formado por varias hojas o etiquetas. Los libros de trabajo son una gran
herramienta de organización, ya que, por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o
trabajo podrían agruparse en un solo libro. Por otra parte, las etiquetas sirven para indicar el
contenido de la hoja de cálculo y para moverse entre las hojas, mismas que están ubicadas en la
Barra de Etiquetas (parte inferior de Excel). Al abrir Excel, automáticamente despliega algunas
hojas con nombres: Hoja1, Hoja2, etc. Para personalizarlas, éstas pueden ser editadas,
cambiando el nombre, color, posición y otras características como se muestra en el figura
16. http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/mod/glossary/showentry.php?
courseid=793&eid=14739&displayformat=dictionary
 Figura 16: En rojo se aprecian tres etiquetas (Notas, Edades y Hoja3) con colores diferentes colores

Para editar una etiqueta:

 Hacemos clic en la etiqueta.

 Luego botón derecho del mouse para desplegar las opciones (figura 16) de edición.
 Seleccionamos la opción de edición que requerimos.

Al lado de las etiquetas se encuentra una barra de desplazamiento que facilita el movimiento por
las diferentes hojas (figura 17). Al hacer clic derecho sobre esta barra, aparece un listado de
todas las hojas del libro desde donde se hace más fácil ir a una determinada hoja

Figura 17: En rojo la barra de desplazamiento, al hacer clic derecho muestra los nombre de hojas y con un visto la
hoja actual

2.3.3. Manejo de celdas y rangos

Como se ha referido, las celdas son el elemento más básico dentro de una hoja de Excel y es
donde colocamos nuestros datos. Cada celda está identificada por su propia dirección, la cual se
determina por la letra de la columna y el número de la fila a la cual pertenece. Un rango es un
grupo de celdas contiguas y su dirección está compuesta por la dirección de la celda superior
izquierda seguida de dos puntos y por la dirección de la celda inferior derecha. Por ejemplo, el
rango A1:C2 se refiere a las celdas A1, B1, C1, A2, B1 y C2. A la hora de traducir esta forma de
hacer referencia solemos decir ‘desde A1 hasta C2’.

http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/rangos-y-celdas#:~:text=especial%20de
%20celdas-,Rangos%20en%20Excel,%2C%20A2%2C%20B1%20y%20C2.

Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta n celdas. Es decir que una
celda por sí misma ya representa un rango en Excel.

Tipos de rangos
En Excel podemos encontrarnos con tres tipos de rangos:

 Unidimensional (1D): se hace referencia a una sola celda ya sea de la hoja actual o de otra
hoja. Ejem: A1, B2, C3, etc.
 Bidimensional (2D): se hace referencia a un grupo de celdas contiguas o no, de la hoja
actual o de otra hoja. Ejem: A1:B3, F5:L50; N5:P50.
 Tridimensional (3D: se hace referencia a una celda o a un grupo de celdas que comienzan
en una hoja y terminan en otra hoja. Reciben este nombre debido a que los rangos
traspasan las hojas lo que le da la profundidad. Hoja1:Hoja3!F3, Hoja2:Hoja4!A1:B10

Para seleccionar un rango tenemos varias alternativas: (rango 1D)

 Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrarlo en la dirección deseada hasta que todas las
celdas hayan sido seleccionadas y soltamos el botón (figura 18).
  Pulsar la tecla Mayúsculas y utilizar las flechas del teclado para seleccionar el rango de
celdas deseado.
 Introducir la dirección del rango dentro del cuadro de nombres y pulsar Intro. La dirección
introducida desaparecerá del cuadro de nombres pero el rango quedará seleccionado.

Figura 18: Selección de varias celdas (rango) Excel nos deja marcado en blanco la celda a partir de la cual hemos
comenzado la selección

Para seleccionar varios rangos: (rango 2D)

 Realizamos la selección del primer rango e inmediatamente después pulsamos la tecla Ctrl
y la mantenemos pulsada mientras hacemos la selección de otros rangos con el ratón
(figura 19).
 Al terminar de hacer la selección podremos soltar la tecla Ctrl.

Figura 19: Seleccionado los rangos A2:B5, D7:E10 y A9:A14

Para seleccionar un rango en varias hojas:(rango 3D)

Como se ha referido, el rango tridimensional es aquel que nos permite hacer referencia a las
mismas celdas de varias hojas. Para poder seleccionar un rango de celdas en varias hojas, la
única peculiaridad es que solo se puede hacer la selección del mismo rango dentro de las hojas
indicadas. El proceso es:

 Hacer la selección del rango en la primera hoja y enseguida pulsar la tecla Mayúsculas
 Hacer clic en la etiqueta de la última hoja que deseamos incluir en la selección

Por ejemplo, para seleccionar el rango de celdas B2:C5 desde la hoja1 hasta la hoja3: primero
nos desplazaremos hasta la hoja1 y seleccionaremos el rango B2:C5; a continuación,
manteniendo la tecla Mayúsculas, pulsaremos sobre la etiqueta de la hoja Hoja3 (figura 20).
 Figura 20: Rango 3D

Pegado especial de celdas

Cuando nos disponemos a copiar un rango a otra ubicación podemos decidir la manera como
serán pegados los datos y para ello utilizamos las opciones de pegado especial que nos ofrece
Excel. Para ver las opciones disponibles debemos abrir el menú desplegable del botón Pegar
(figura 21):

Figura 21: Botón Pegar

Entre las diversas opciones de Pegar tenemos:

 Pegar: Pega el contenido de las celdas, formatos y validación de datos.

 Fórmulas: Pega las fórmulas sin el formato de las celdas.
 Formatode fórmulas y números: Pega las fórmulas y el formato de números.
 Mantener formato de origen: Pega las fórmulas y todo el formato de la celda.
 Sin bordes: Pega todo excepto los bordes de la celda.
 Mantener ancho de columnas de origen: Pega las fórmulas y el ancho de las columnas de
origen.
 Transponer: Cambia la orientación del rango cambiando las filas por columnas o viceversa.
 Valores: Pega solamente el resultado de las fórmulas.
 Formato de valores y números: Pega el resultado de las fórmulas y el formato de números.
 Formato de valores y origen: Pega el resultado de las fórmulas y todo el formato de la
celda.
 Formato: Pega solamente el formato de las celdas.
 Pegar vínculo: Crea una fórmula en la celda destino haciendo referencia a la celda origen.
 Imagen: Pega las celdas copiadas como una imagen.
 Imagen vinculada: Pega la información como una imagen que es actualizada
automáticamente su cambian los datos originales.
2.4. Gestión de datos

2.4.1 Series: lineal, geométrica, cronológica, tendencia

Un conjunto de datos que sigue una secuencia lógica, ya sean numérica como cronológica se
denomina serie. Las series se crearán en columnas o filas y con cierto tipo de datos. Crear series
de datos en Excel es muy sencillo utilizando la funcionalidad de Auto relleno; con esta
funcionalidad solamente necesitamos ingresar uno o dos datos a partir de los cuales Excel
rellenará el resto de las celdas. La función de Auto relleno será de gran utilidad al momento de
crear series de datos en Excel y puede ahorrarnos tiempo y esfuerzo.

http://minubeinformatica.com/cursos/excel-por-modulos/series-de-datos

 Serie lineal

Es aquella en la que el valor de incremento/decremento siempre es constante para toda la serie

(1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 -> el incremento es constante de 2).

Para crear una serie numérica lineal:

 Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel calculará el
nuevo valor.
 Arrastrar el contenido con el botón izquierdo pulsado desde el cuadro de crear series que
se muestra en la esquina inferior derecha de la segunda celda, en forma de pequeño
cuadro de color negro.
 Al soltar el botón izquierdo Excel nos mostrará un menú contextual de creación de series,
donde seleccionaremos la orden ‘Tendencia Lineal’ (figura 22).
 La serie lineal será generada.

Figura 22: Cuadro de crear serie (pequeño cuadro negro contiguo al valor 3) y menú contextual para creación de
series

Serie geométrica

El valor de incremento/decremento es un porcentaje de la cantidad anterior (1, 2, 4, 8, 16, 32, 64,

128 -> el nuevo valor es el doble 200 % del anterior).

Para crear una serie numérica geométrica:

  Introducir los dos primeros valores de la serie a partir de los cuales Excel calculará el
nuevo valor.
 Arrastrar el contenido con el botón derecho pulsado desde el cuadro de crear series que se
muestra en la esquina inferior derecha de la segunda celda, en forma de pequeño cuadro
de color negro.
 Al soltar el botón derecho Excel nos mostrará un menú contextual de creación de series,
donde seleccionaremos la orden ‘Tendencia Geométrica’ (figura 22).
 La serie será generada.

Serie cronológica

Es una sucesión de fechas que cumpla con determinado patrón de comportamiento. Así que, es
ampliamente recomendable conocer los comandos de Excel que nos ayudarán a crear series de
fechas.

Para crear una serie de fechas:

 Introducir el primer valor con el que iniciará nuestra serie. En la figura 23 se observa que
se ha ingresado la fecha 01/01/2015 en la celda A1.

Figura 23: Fecha inicial para creación de serie cronológica. En rojo “cuadro de crear series”

 A continuación sólo será necesario arrastrar hacia abajo el contenido de la celda desde
el cuadro de crear series, que se muestra en la esquina inferior derecha de la celda en
forma de pequeño cuadro, de color negro para generar la serie (figura 24).

Figura 24: Serie cronológica generada a partir de fecha inicial

Serie de tendencia

Puede extender una serie de valores que se ajusten a una tendencia especial, misma que
permitirá obtener información para hacer predicciones y crear proyecciones.

https://support.microsoft.com/es-es/office/predecir-tendencias-de-datos-96a1d4be-5070-4928-
85af-626fb5421a9a#:~:text=Crear%20una%20serie%20de%20tendencias%20de%20los
%20datos&text=Seleccione%20al%20menos%20dos%20celdas,aumentar%20o%20reducir
%20los%20valores.

Para crear una serie con una determinada tendencia:

 1. Seleccione al menos dos celdas que contengan los valores de inicio de la tendencia. Para
aumentar la precisión de las series de tendencia, seleccione más de dos valores de inicio.
2. Arrastre el controlador de relleno en la dirección de aumentar o reducir los valores.

Por ejemplo, si seleccionó las celdas A5, A6 y A7 con valores iniciales de estas celdas 1, 3 y 7,
arrastre el controlador de relleno hacia abajo para rellenar con valores de tendencia crecientes, o
arrastre hacia arriba para rellenar con valores inferiores (figura 25).

Figura 25: Valores iniciales para calcular un serie de tendencia determinada

2.4.2. Ordenamiento de datos

Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista
de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de
mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a
comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones
más eficaces.

Puede ordenar datos por texto (de la A a la Z o de la Z a la A), números (de menor a mayor o de
mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos a más recientes y de más recientes a más
antiguos) en una o varias columnas. También puede ordenar por una lista personalizada que cree
(como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluido el color de celda, el color de fuente o el
conjunto de iconos.

https://support.microsoft.com/es-es/office/ordenar-datos-en-un-rango-o-tabla-62d0b95d-2a90-
4610-a6ae-2e545c4a4654

Para un ordenamiento rápido de datos (texto, números, fechas, etc.) seguir los siguientes pasos
(figura 26):

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:
o Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden ascendente, haga clic en (Ordenar
de A a Z).
o Para ordenar rápido (por ejemplo texto) en orden descendente, haga clic
en (Ordenar de Z a A).
 Figura 26: Ejemplo de datos que podrían ordenarse

Nota: Dependiendo del tipo de datos a ordenar, el mensaje de ordenamiento rápido puede variar
un poco, así por ejemplo, tendremos los siguientes mensajes:

 Ordenar de A a Z (texto)
 Ordenar de menor a mayor (números)
 Ordenar de más antiguos a más recientes

2.4.3. Filtros
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.
Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con información y queremos
ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones. https://exceltotal.com/filtros-en-
excel/ Por ejemplo, en la figura 27 se pueden ver los datos de ventas de una empresa. ¿Cómo
puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sería una tarea muy difícil
de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros en Excel.

Figura 27: Datos de vendedores en una empresa, sin filtrar

Crear un filtro

Para crear un filtro en Excel:

 Seleccionar el grupo de celdas que queremos filtrar

 Utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y
filtrar (figura 28).
 Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de los
encabezados de columna de nuestros datos seleccionados, indicando que podemos hacer
uso de los filtros.

El comando Filtro también podrá seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
 Figura 28: Datos de vendedores en una empresa, con filtro

Usar un filtro

Para usar la información a la que se aplicó un filtro, se debe elegir una columna y hacer clic en la
flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte
inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la izquierda de cada
uno (figura 29).

Se pueden filtrar más columnas si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla.
En el ejemplo anterior se filtró las filas pertenecientes a Hugo, pero si además necesita saber las
que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debe seleccionar dichas opciones dentro del
filtro de la columna Región (figura 30):
 Figura 30: Uso del filtro para saber las regiones asignadas a Hugo

2.4.4. Subtotales
La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo
interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que
deseamos aplicar sobre los valores. https://exceltotal.com/la-funcion-subtotales-en-excel/ En la
figura 31 se muestra la sintaxis de la función SUBTOTALES.

Figura 31: Argumentos requeridos por función SUBTOTALES

La descripción de cada argumento es:

 Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de función que
debe ser utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc.
 Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores.
 Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento
es opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.

A continuación se muestra la tabla de valores numéricos (Núm_función) que indican las

operaciones que deseamos realizar con la función SUBTOTALES:

Figura 32: Para usar la función SUBTOTALES

 Clic en la celda en donde deseemos almacenar el resultado de la función SUBTOTALES.

 Escribir en la celda =SUBTOTALES ( ).
 Entre los paréntesis colocar el número correspondiente a la función que se desea aplicar
(Núm_función), el rango que contiene los valores (Ref1) a los que se aplicará la función, y
opcionalmente otro rango (Ref2) a los que también se aplicara la funión.
2.5. Funciones

2.5.1. Estructura de las funciones

Las funciones son herramientas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando los valores
almacenados en las celdas. Por ejemplo, la función SUMA agrega valores o rangos de celdas, la
función PAGO calcula los pagos de un préstamo de acuerdo a un tipo de interés, la duración del
préstamo y el importe principal del mismo.
https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/3/33/Funciones_del_si.pdf

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de

apertura, los argumentos de la función separados por un punto y coma, y un paréntesis de cierre.
Si la función inicia una fórmula, se escribe un sigo igual (=) delante del nombre de la función. A
medida que se crea una fórmula que contiene una función, se puede utilizar el comando Insertar
Función que facilita el procedimiento. En términos generales, una función tiene la forma:

=NombreFunción(Argumento1; Argumento2; Argumento3)

Donde los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos (VERDADERO o FALSO), etc.
La cantidad de argumentos dependerá de cada función.

Nota: Una fórmula es una secuencia de números/datos, operadores (aritméticos, lógicos, otros), y
funciones. Por ejemplo: 3 + A5 – SUMA (A1:A3; B1:B3) * MAX (B2:B10) es una fórmula, MAX
(B2:B10) es una función que obtiene el máximo valor del rango B2:B10.

Nota: Una fórmula (al igual que una función) debe ser coherente, es decir no tendrá conflictos de
cálculo o procesamiento. Por ejemplo: 3 + O (VERDADERO; FALSO) no es coherente, pues, no
se puede sumar un número con un valor lógico.

Nota: Por lo tanto, cada función de Excel tendrá restricciones para los argumentos que puede
procesar; así por ejemplo, la función SUMA solamente procesa números y sería un error usarla
como SUMA (3;”juan”), pues estaríamos queriendo sumar un número con un texto.

En la figura 33 se muestra, a manera de ejemplo, el uso de la función SUMA que permite sumar
los contenidos del grupo A2:A6 con los contenidos del grupo F2:F6, dando un resultado final igual
a 25 en la celda F8.
 Figura 33: Uso de la función SUMA con dos grupos de celdas, cuyo resultado se calcula en la celda F8

2.5.2. Principales funciones: matemáticas, estadísticas, texto, fecha y hora,

búsqueda y referencia

- Funciones matemáticas y trigonométricas

Estas funciones se utilizan para realizar operaciones matemáticas con los valores numéricos
contenidos en las celdas deseadas. Éstos cálculos pueden ser la suma, producto, obtener
números enteros, logaritmos, redondeos, etc.
https://www.universoformulas.com/formulas-excel/matematicas-trigonometricas/

Las funciones trigonométricas sirven para calcular las razones trigonométricas, tales como seno,
coseno hiperbólico, arcotangente.

Las funciones matemáticas y trigonométricas que permite Excel son las siguientes:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

ABS Devuelve el valor absoluto de un número (prescindiendo del signo).

ACOS Devuelve el arcocoseno de un número (en radianes).

ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.

Devuelve un número aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1.

ALEATORIO
También podemos obtener cada vez un número aleatorio entre 0 y 100.

ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre dos números que se eligen.

ASENO Devuelve el arcoseno de un número (en radianes).

ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.

ATAN Devuelve la arcotangente de un número (en radianes).

Devuelve la arcotangente de un número en dos dimensiones, con

ATAN2
coordenadas x e y.

ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.

COCIENTE Devuelve el cociente (parte entera) de la división de dos números

 especificados.

Número combinatorio. Combinaciones de n elementos tomados de m en

COMBINAT
m.

COS Devuelve el coseno de un ángulo (en radianes).

COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

ENTERO Redondea un número hacia el entero menor más próximo.

EXP Devuelve el número e elevado a una potencia especificada.

FACT Devuelve el factorial de un número.

FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número.

GRADOS Convierte radianes en grados.

LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número.

LOG Devuelve el logaritmo de un número en la base deseada.

LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.

M.C.D Devuelve el máximo común divisor de un conjunto de números.

M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo de un conjunto de números.

MDETERM Devuelve el determinante de una matriz.

MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.

Devuelve el producto matricial de dos matrices. La primera matriz debe

MMULT
tener el mismo número de columnas que filas la segunda matriz.

MULTINOMIAL Devuelve el coeficiente polinómico de un conjunto de números.

 Redondea un número al múltiplo inferior más cercano de otro número,
MÚLTIPLO.INFERIOR llamado cifra significativa. El número y la cifra significativa deben tener
el mismo signo.

Redondea un número al múltiplo superior más cercano de otro número.

MÚLTIPLO.SUPERIOR llamado cifra significativa. El número y la cifra significativa deben tener
el mismo signo.

NÚMERO.ROMANO Convierte un número en número romano (en formato de texto).

PI Devuelve el número π (con catorce decimales).

POTENCIA Devuelve el resultado de elevar un número a la potencia deseada.

PRODUCTO Devuelve el producto de los valores especificados.

RADIANES Convierte grados saxagesimales en radianes.

RAÍZ Devuelve la raíz cuadrada positiva de un número.

RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada positiva del producto de un número y π.

REDOND.MULT Devuelve el redondeo de un número al múltiplo deseado.

Redondea un número (positivo o negativo) hacia abajo al entero impar

REDONDEA.IMPAR
más próximo.

Redondea un número (positivo o negativo) hacia abajo al entero par

REDONDEA.PAR
más próximo.

REDONDEAR Redondea un número al número de decimales deseados.

Redondea un número hacia arriba, al entero mayor más próximo

REDONDEAR.MAS
(dirección contraria a cero), especificando los decimales deseados.

Redondea un número hacia abajo, al entero menor más próximo

REDONDEAR.MENOS
(dirección a cero), especificando los decimales deseados..

RESIDUO Devuelve el residuo de la división de un número entre un divisor. El

cociente será entero y la función RESIDUO nos da el resíduo o resto,
 también entero y del mismo signo que el divisor.

SEN Devuelve el seno de un ángulo (en radianes).

SENH Devuelve el seno hiperbólico de un número.

Devuelve el signo de un número. 1 si es positivo, 0 si es cero y -1 si es

SIGNO
negativo.

Devuelve los subtotales (operaciones parciales) resultantes a aplicar a

SUBTOTALES determinados rangos una función o cálculo determinado. Se puede
elegir entre una lista de 11 funciones

SUMA Devuelve la suma de un rango de valores.

SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de un rango de valores.

SUMA.SERIES Devuelve la suma de una serie de potencias.

SUMAPRODUCTOS Devuelve la suma de los productos de rangos o matrices numéricas.

Devuelve el sumatorio de los valores de un rango que cumplen una

SUMAR.SI
condición lógica determinada.

Devuelve el sumatorio de los valores de un rango que cumplan

SUMAR.SI.CONJUNTO determinados criterios aplicados a los valores de otros rangos de
valores.

Devuelve la suma de los cuadrados de dos rangos o matrices de

valores. En ambos rangos pueden haber números, texto, valores
SUMAX2MASY2 lógicos, etc. Las celdas que no contengan números su cuadrado se
evalua como cero. El número de valores de los dos rangos debe ser
idéntico.

Devuelve la diferencia del sumatorio de los cuadrados de dos rangos o

SUMAX2MENOSY2 matrices de valores. Las codiciones son las mismas de la función
anterior.

SUMAXMENOSY2 Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de dos rangos o

matrices de valores. Las codiciones son las mismas de la función
anterior. Aquí suma el cuadrado de las diferencias. En cambio, en la
 anterior, suma la diferencia de los cuadrados.

TAN Devuelve la tangente de un ángulo (en radianes).

TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.

TRUNCAR Elimina la parte decimal de un número, dejando sólo un número entero.

* La disponibilidad de algunas funciones matemáticas y trigonométricas dependerá de la versión

de Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace
anterior.

- Funciones estadísticas
Son aquellas que permiten estudiar la variabilidad de los datos y sus procesos aleatorios de
acuerdo a una ley de probabilidad. A continuación se muestran algunas funciones estadísticas
que permite Excel:
https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-estad%C3%ADsticas-referencia-624dac86-a375-4435-bc25-
76d659719ffd

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de

DESVPROM
los puntos de datos.

PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos.

Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números, texto

PROMEDIOA
y valores lógicos.

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un

PROMEDIO.SI
rango que cumplen unos criterios determinados.

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que

PROMEDIO.SI.CONJUNTO
cumplen múltiples criterios.

COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos.

CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos.

CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos.

CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco de un rango.

Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen el

CONTAR.SI
criterio especificado.

Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen varios

CONTAR.SI.CONJUNTO
criterios.

* La disponibilidad de algunas funciones estadísticas dependerá de la versión de Excel instalada

en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.

- Funciones para texto

Son aquellas que permiten procesar secuencias de caracteres alfanuméricas. A continuación se
muestran algunas funciones para procesar texto que permite Excel:

https://support.microsoft.com/es-es/office/funciones-de-texto-referencia-cccd86ad-547d-4ea9-
a065-7bb697c2a56e

NOMBRE

DESCRIPCIÓN

MONEDA

Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).

IGUAL

Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

ENCONTRAR y ENCONTRARB

Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).

DECIMAL

Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.

IZQUIERDA, IZQUIERDAB

Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.

LARGO, LARGOB

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

CONCATENAR
Concatena varios elementos de texto en uno solo.

CARACTER

Devuelve el carácter especificado por el número de código.

LIMPIAR

Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.

CODIGO

Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.

* La disponibilidad de algunas funciones para texto dependerá de la versión de Excel instalada en

su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.

- Funciones para fecha y hora

Las funciones de fecha y hora en Excel son utilizadas para buscar fechas específicas, para
conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laborales entre dos fechas y muchas
cosas más que serán de gran utilidad al momento de estar trabajando con este tipo de datos.
https://support.microsoft.com/es-es/office/funci%C3%B3n-ahora-3337fd29-145a-4347-b2e6-20c904739c46

A continuación se muestran algunas funciones para procesar fecha y hora que permite Excel:

NOMBRE DESCRIPCIÓN

FECHA Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas. Esta función
SIFECHA
es útil en las fórmulas en las que necesite calcular una edad.

VALFECHA Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.

DIA Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360

DIAS360
días.

HORA Convierte un número de serie en un valor de hora.

MINUTO Convierte un número de serie en un valor de minuto.

MES Convierte un número de serie en un valor de mes.

 Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos
DIAS.LAB
fechas.

AHORA Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

HORA.DET Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.

HORANUMERO Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.

HOY Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

DIASEM Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.

Convierte un número de serie en un número que representa el lugar

NUM.DE.SEMANA
numérico correspondiente a una semana de un año.

Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después

DIA.LAB
de un número determinado de días laborables.

* La disponibilidad de algunas funciones para fecha y hora dependerá de la versión de Excel

instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.

- Funciones para búsqueda y referencia

Las funciones de búsqueda y referencia de Excel permiten encontrar valores que coincidan con
los criterios establecidos en la búsqueda. Algunas de las funciones de búsqueda y referencia son
las siguientes:
https://www.universoformulas.com/formulas-excel/busqueda-referencia/#:~:text=Las%20funciones%20de%20b
%C3%BAsqueda%20y,criterios%20establecidos%20en%20la%20b%C3%BAsqueda.&text=Devuelve%20el%20n
%C3%BAmero%20de%20%C3%A1reas,contiguas%20o%20una%20%C3%BAnica%20celda.

NOMBRE DESCRIPCIÓN

Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de

ÁREAS
celdas contiguas o una única celda.

BUSCAR Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz.

BUSCARH Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el

 valor en una misma columna de la fila especificada. La utilizamos para
buscar en una tabla cuando los campos son filas y los registros
columnas.

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y

devuelve el valor en la misma fila desde una columna especificada. De
BUSCARV forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente. La
utilizamos para buscar en una tabla cuando los campos son columnas y
los registros filas.

Devuelve la posición relativa de un elemento en la matriz, que coincide

COINCIDIR
con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.

Devuelve una referencia a una celda o un rango de celdas que ha sido

DESREF
desplazada en base a otra referencia dada.

Crea una referencia de celda en forma de texto una vez especificados los
DIRECCIÓN
números de fila y columna.

* La disponibilidad de algunas funciones para búsqueda y referencia dependerá de la versión de

Excel instalada en su equipo. Para ver ejemplos de uso de funciones, clic en el enlace anterior.

2.5.3. Funciones anidadas

Las funciones anidadas son aquellas que contienen otra función dentro de ellas, es decir que
utilizan a otra función como uno de los argumentos necesarios para poder operar. Se utilizan para
diversas necesidades y para simplificar cálculos de diferente índole.
https://www.excelintermedio.com/que-son-las-funciones-anidadas/#:~:text=Las%20funciones%20anidadas%20son
%20las,simplificar%20c%C3%A1lculos%20de%20diferente%20%C3%ADndole.

El concepto de función anidada es tomado del ámbito matemático conocido como “composición
de funciones”. Así, por ejemplo, considere las siguientes funciones definidas para el dominio de
todos los números reales:

f(x)=x+1 y g(x)=x2

Entonces, la composición (g o f) (x) es:

g( f( x ) )=(x+1)2

Requiere que primero se calcule x+1 para algún x, y luego dicho resultado será elevado al
cuadrado. En este ejemplo f(x) es un argumento de g(x); g(x) en el anidamiento es la función
externa.
Nota: Es importante que las funciones consideradas como argumento, generen resultados
coherentes para el procesamiento de las funciones externas. Por lo tanto, algunas funciones sí
servirán como argumentos de funciones externas, y otras funciones estarán prohibidas como
argumentos de funciones externas. Por ejemplo, es un error usar el siguiente anidamiento (figura
34):

Figura 34: Uso errático con anidamiento de funciones. Se pretende elevar un número a una potencia “texto en
mayúscula” para almacenarlo en F8.

En la figura 35 se muestra un ejemplo de uso correcto para funciones anidadas.

Figura 35: Uso correcto de funciones anidadas. La suma del rango A2:A6 con el rango F2:F6 da como resultado 25,
valor que, elevado a la potencia 2 resulta en 625 (almacenado en celda F8).

2.6. Gráficos

2.6.1. Gráficos de columna y línea

El gráfico de columnas en Excel permite representar fácilmente la cantidad de veces que ocurre
un valor. Dicha cantidad es representada por una barra vertical cuya altura está determinada por
el valor que representa. Entre mayor sea un valor, la columna del gráfico será más alta. De esta
manera podemos decir que un gráfico de columnas en Excel nos permite visualizar las diferencias
entre las magnitudes de los datos que están siendo representados.

https://exceltotal.com/el-grafico-de-columnas-en-excel/

Para crear un gráfico de columna con una serie (1 columna), seguir los siguientes pasos:
  Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. No dejar filas o
columnas en blanco entre los datos. La etiqueta colocada como título de columna se
interpretará como el nombre de la serie (en el ejemplo la etiqueta “Producto 1”). Todos los
datos que estén por debajo de dicha etiqueta estarán identificados con el mismo color
dentro del gráfico. El texto colocado en cada fila (que en el ejemplo con los meses del año)
serán las etiquetas del eje horizontal del gráfico (figura 36).

Figura 36: Preparación de datos para crear gráfico de columna

 Para crear el gráfico de columnas será suficiente con seleccionar cualquier valor de la tabla
de datos e ir a la ficha Insertar y pulsar el botón Columna para seleccionar el gráfico
correspondiente (figura 37):

Figura 37: Opciones de gráficos de columna.

Excel detectará automáticamente los datos del rango y creará un gráfico de columnas como el
siguiente (figura 38):
 Figura 38: Observe que el título de la columna se convirtió en el nombre que identifica a la serie y fue colocado a la
derecha del gráfico (“Producto 1”). Así mismo los nombres de cada mes fueron colocados a lo largo del eje horizontal

Nota: En el caso de agregar otra(s) columna(s) a los datos, cada columna será identificada con
un color diferente dentro del gráfico, como se muestra en la figura 39.

Figura 39: Gráfico de columna, con dos series (columnas)

El gráfico de líneas en Excel es de gran utilidad para mostrar tendencias en el tiempo y así poder
identificar rápidamente aquellos períodos donde se tiene un crecimiento o un decremento. A
continuación veremos algunos consejos para la creación de este tipo de gráfico.

https://exceltotal.com/grafico-de-lineas-en-excel-2013/

Para crear un gráfico de líneas, seguir el siguiente procedimiento:

 Organizar los datos de manera adecuada en nuestra hoja de Excel. Etiquetar cada
columna y debajo poner los datos correspondientes (figura 40). No dejar filas o columnas
en blanco entre los datos.

Figura 40: Preparación de datos para crear gráfico de líneas

 Seleccionar alguna de las celdas que contiene los datos e ir a la ficha Insertar, pulsar el
botón Insertar gráficos de líneas y elegir la opción Líneas (figura 41).
 Figura 41: Opciones de gráfico de líneas

De inmediato se mostrará el gráfico de líneas en la hoja actual y se observará una línea de color
por cada serie contenida en sus datos. Las líneas mostradas serán continuas y unirán los valores
de cada una de las series de datos (figura 42).

Figura 42: Gráfico de líneas que muestra el comportamiento de las ventas en el tiempo

Una vez generado el gráfico de líneas, éste puede ser editado a conveniencia del usuario. Por
ejemplo se puede limitar el rango de los datos para columna; para tal efecto se deberá
seleccionar (en el gráfico) el eje vertical de los datos y luego presionar las teclas Ctrl + 1, lo cual
mostrará el panel de tareas con las opciones de modificación para Límites, Unidades, Cruce de
eje horizontal. Se puede hacer clic en los íconos para remover líneas de cuadrícula, quitar ejes,
mostrar u ocultas leyendas, entre otras acciones. También puede hacer clic sobre la línea
graficada para cambiar su color, apariencia, ancho, etc.

2.6.2. Gráficos de pastel

Es uno de los gráficos más famosos de la herramienta Excel y recibe nombres alternos como
gráfico de torta, circular, o gráfico de pie (por su nombre en inglés). El objetivo del gráfico de
pastel en Excel es mostrar las proporciones de cada una de las partes respecto al total, es decir,
la suma de todas las partes será considerada el 100 % y a partir de eso conoceremos el
porcentaje con el que contribuye cada parte. Debe saber que en Excel a cada una de las partes
del gráfico circular se le conocer como sector.

https://exceltotal.com/grafico-circular-en-excel-2013/
Para crear un gráfico circular en Excel seguir los siguientes pasos:

 Organizar los datos de manera adecuada en la hoja de Excel, es decir, etiquetar cada
columna y debajo poner los datos correspondientes, como en la figura 40. No dejar filas o
columnas en blanco entre los datos.
 Seleccionar una celda que pertenezca al rango de datos e ir a la ficha Insertar > Gráficos >
Insertar gráfico circular o de anillos > Circular. De inmediato observaremos el gráfico
circular creado por Excel (figura 43).

Figura 43: Gráfico de pastel que muestra los porcentajes de ventas para implementos de oficina

Se puede editar el gráfico con las diferentes opciones para:

 Mostrar etiquetas
 Cambiar el diseño
 Giros (doble clic en sector elegido e indicar ángulo de giro)
 Extraer un sector (clic en sector elegido y arrastrarlo)

2.6.3. Gráficos de dispersión

Los gráficos de dispersión también son conocidos como gráficos XY y su función principal es la
de mostrar la relación que existe entre los valores numéricos de diferentes series de datos sobre
los ejes de coordenadas XY. https://exceltotal.com/graficos-de-dispersion/

Por ejemplo, considere la siguiente tabla de datos de temperaturas en grados Celsius, donde la
primera columna tiene la hora del día, la segunda columna la temperatura prevista y la tercera
columna la temperatura real (figura 44).
 Figura 45: Diagrama de dispersión para comparar curvas prevista y real

Para crear el gráfico de dispersión seleccionar la tabla de datos y en la ficha Insertar dentro del
grupo Gráficos seleccionar el botón Dispersión y posteriormente escoger el diagrama de
dispersión requerido (figura 45).

2.7. Protección

2.7.1. Proteger hoja, libro, rangos

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos
de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger
la hoja con una contraseña.

https://support.microsoft.com/es-es/office/proteger-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-3179efdb-1285-
4d49-a9c3-f4ca36276de6

Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas partes de la hoja
puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la
hoja.

Nota: Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel
con una contraseña.

Elementos de celda que se pueden bloquear

Fórmulas. Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas para que no se
vean en las celdas o la barra de fórmulas. Puede controlar la visualización de las fórmulas de las
siguientes maneras

Cambiar entre mostrar las fórmulas y sus resultados:

Presione CTRL+'(acento grave)

Impedir que una fórmula se muestre en la barra de fórmulas:

Seleccione el rango de celdas cuyas fórmulas quiere ocultar. También puede seleccionar rangos
no adyacentes o toda la hoja.
Haga clic en Inicio > Formato > Formato de celdas.

En la pestaña Protección, active la casilla Oculta.

Haga clic en Aceptar.

Haga clic en Revisar > Proteger hoja.

Compruebe que la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas está seleccionada y,
después, haga clic en Aceptar

Mostrar fórmulas ocultas anteriormente, quitando la protección:

Haga clic en la pestaña Revisar y, después, haga clic en Desproteger hoja. Si el botón
Desproteger hoja no está disponible, desactive primero la característica Libro compartido.

Si no quiere que las fórmulas se oculten cuando la hoja se proteja en el futuro, haga clic con el
botón derecho en las celdas y seleccione Formato de celdas. En la pestaña Protección, desactive
la casilla Oculta.

Rangos. Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de una hoja
protegida.

Bloqueo de áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Para bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida siga estos
pasos:

 Si la hoja de cálculo está protegida, haga lo siguiente:

1. En la pestaña revisar, haga clic en Desproteger hoja(en el grupo cambios). Haga clic
en el botón proteger hoja para desproteger la hoja, cuando una hoja de cálculo está
protegida.

1. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

 Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo.

 En la pestaña Inicio, haga clic en el selector de elementos emergentes formato de fuente

de celda. También puede presionar Ctrl+Mayús+F o Ctrl+1.
  En la ventana emergente formato de celdas, en la pestaña protección, desactive la
casilla bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando proteja la hoja. Ahora, puede
elegir las celdas que desee bloquear específicamente.

 En la hoja de cálculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear.

 Vuelva a mostrar la ventana emergente formato de celdas (Ctrl + Mayús + F).
 Esta vez, en la pestaña protección, active la casilla bloqueada y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
 En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

 En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, elija los elementos que desea
que los usuarios puedan cambiar.

Se muestran a continuación los efectos de la desactivación de las casillas de verificación de

algunos elementos de la hoja de cálculo:

Al desactivar esta
casilla de Impide que los usuarios
verificación

Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de

bloqueadas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato
de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar
 celdas bloqueadas.

Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla de

verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato
Seleccionar celdas
de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar
desbloqueadas
celdas desbloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse
por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.

Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de

celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de
Formato de celdas
proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario
especifica un valor que satisfaga una condición diferente.

Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que

Formato de filas permiten cambiar el ancho de fila u ocultar las filas (ficha Inicio,
grupo Celdas, botón Formato).

Insertar columnas Inserten columnas.

Insertar filas Inserten filas.

Insertar
Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
hipervínculos

Eliminen columnas.
Eliminar columnas Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está también
protegida, un usuario podría insertar columnas que no puede eliminar.

Eliminen filas.
Eliminar filas Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también protegida, un
usuario podría insertar filas que no puede eliminar.

 En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja,
haga clic en Aceptar y después vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
 La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede
desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos.
 Asegúrese de elegir una contraseña que sea fácil de recordar, porque si la pierde, no
tendrá acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

Desbloqueo de rangos en una hoja de cálculo protegida para que los usuarios los
modifiquen
Para otorgar a determinados usuarios permiso para modificar rangos en una hoja de cálculo
protegida, se puede especificar una contraseña para un rango; en tal caso ejecute los siguientes
pasos:

1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.

2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios modifiquen
rangos.

Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no está protegida.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

o Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.
o Para modificar un rango existente editable, selecciónelo en el
cuadro Rangos desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está
protegiday, a continuación, haga clic en Modificar.
o Para eliminar un rango editable, selecciónelo en el cuadro Rangos
desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegiday, a continuación,
haga clic en Eliminar.
4. En el cuadro Título, escriba el nombre del rango que desea desbloquear.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdasescriba el signo de igual (=) y después escriba la
referencia del rango que desea desbloquear.

También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango de la hoja de cálculo
y después hacer clic de nuevo en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro de diálogo.

6. Para el acceso con contraseña, en el cuadro Contraseña del rangoescriba una contraseña
que permita tener acceso al rango.

Especificar una contraseña es opcional cuando planea usar permisos de acceso. Usar una
contraseña le permite ver las credenciales de usuario de cualquier persona autorizada que
modifique el rango.

7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisosy después en Agregar.

8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar (ejemplos), escriba los
nombres de los usuarios a los que les permite modificar los rangos.

Para ver cómo deben escribirse los nombres de los usuarios, haga clic en ejemplos. Para
comprobar que los nombres son correctos, haga clic en Comprobar nombres.

9. Haga clic en Aceptar.

10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado, en el
cuadro Permisos, active o desactive las casillas Permitiro Denegary, a continuación, haga
clic en Aplicar.
11. Haga clic en Aceptardos veces. Si se le pide una contraseña, escriba la contraseña que ha
especificado.
12. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga clic en Proteger
hoja.
13. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
desee que los usuarios puedan cambiar.
 14. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña, haga clic
en Aceptary después vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Protección de un libro

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar, mover, eliminar u
ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede proteger la estructura de un libro de Excel
con una contraseña. En tal caso siga el siguiente procedimiento:

 Haga clic en Revisar > Proteger libro.

 Escriba una contraseña en el cuadro Contraseña.

 Haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla; a continuación,
haga clic en Aceptar.

Nota: Para saber si un libro está protegido ir a la pestaña Revisar, vea el icono Proteger libro. Si
está resaltado, indica que el libro está protegido.

Nota: Para desproteger un libro, haga clic en Revisar > Proteger libro. Escriba la contraseña y
haga clic en Aceptar

Protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primero hay que desbloquear
las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces se puede proteger la hoja de cálculo con o
sin contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger.

2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.
3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de
celdas(o use Ctrl+1). Luego vaya a la pestaña Protección y desactive Bloqueada.

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Para seleccionar las acciones que los usuarios pueden realizar en la hoja, seguir el siguiente
proceso:

1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.

 1. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que
quiera que los usuarios puedan cambiar.

1. Si lo desea, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña para desproteger la hoja:y

haga clic en Aceptar. Vuelva a escribir la contraseña en el cuadro de diálogo Confirmar
contraseña y haga clic en Aceptar.

2.7.2. Control de cambios

Quizás muchos se preguntan ¿para qué es necesario hacer un seguimiento a lo que sucede en
Excel? En muchas ocasiones una hoja de cálculo con información valiosa puede pasar por
diversas manos o áreas y si llegase a ocurrir algún cambio en la misma es complicado saber con
certeza quien realizo dicho cambio. Un ejemplo de esto puede ser una hoja de cálculo del área
de finanzas con el balance del último año, pero esta hoja debe pasar por tesorería, RRHH y
Gerencia donde la pueden ver y editar numerosas personas afectando la validez e integridad de
la misma.
https://www.solvetic.com/tutoriales/article/3487-como-registrar-comprobar-cambios-edicion-excel-2016/

Para comprobar los cambios que ocurren en una hoja de Excel y así llevar un control centralizado
sobre las alteraciones de un documento (quién, cuándo, dónde), realizar el siguiente
procedimiento:

 Habilitar el monitoreo a una hoja de cálculo en Excel. Para lo que vamos a Revisar >
Control de cambios.

 Al hacer clic en Control de cambios vemos que se despliega la opción Resaltar cambios,la
cual seleccionaremos. Allí activaremos las casillas y seleccionamos la opción Todos. Clic
en Aceptar.
 Ahora podemos ver que cada cambio que efectuemos en una celda, esta quedará con una
marca en la parte superior izquierda, la cual al pasar el mouse vemos el día, la fecha, la
celda afectada y el cambio realizado.