Microsoft Excel 2003

Nivel Avanzado

Unidad 4
Administración
Avanzada de Datos
 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

VALIDACIÓN DE DATOS

Si los datos que se sitúan en la lista van a ser introducidos por más de una
persona, es conveniente asegurarse de que todos lo harán de la misma forma.

Excel permite definir las entradas válidas que puede tener una determinada celda.
Esta característica no se utiliza sólo cuando trabaja con listas, sino que puede validar
la información que contiene cualquier celda de su hoja de cálculo.

Con la validación de datos usted podrá:

- Restringir entradas a rangos específicos, como números enteros y

decimales, horas y fechas.
- Mostrar en las celdas listas desplegables con posibles entradas de
forma que el usuario tenga que elegir una de dichas entradas.
- Limitar el número de caracteres de las celdas.
- Mostrar mensajes de ayuda cuando se seleccionen celdas o mensajes de
error cuando las entradas realizadas sean incorrectas.

Debe situarse en la celda donde se introducirán los datos y elegir el comando

Validación del menú Datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En este cuadro de diálogo podrá establecer cuáles son los valores válidos de las
celdas y además, tendrá la posibilidad de mostrar mensajes que ayuden a conseguir
estos valores o que adviertan al usuario de que ha introducido un valor incorrecto
para la celda.

50
Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

En la ficha Configuración se indican los valores que puede contener la celda o

conjunto de celdas. Puede indicar su naturaleza: número entero, texto, flecha, etc.
Así como características propias del tipo de información permitida: rango de valores
válidos, longitud en caracteres, etc.

En la ficha Mensaje entrante se introduce el mensaje le que debe aparecer cuando

se sitúe en la celda, antes de introducir un valor en la misma.

Finalmente, en la ficha Mensaje de error especificará el mensaje que aparece

cuando el usuario introduce un valor no válido (según la ficha Configuración) en la
celda. Si no indica ningún mensaje e en esta ficha, Excel mostrará el mensaje que
tenga predeterminado cuando ocurra una entrada incorrecta.

51
 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

Tenga en cuenta que es en la ficha Configuración donde realmente se

establece el conjunto de valores válidos para la celda. Si no establece ninguna
limitación, el mensaje de error no tendrá sentido, mientras que el mensaje entrante
sólo tendrá carácter informativo, pero no para limitar las posibles entradas en la
celda.

TABLAS DE 1 Y 2 VARIABLES
En base a una fórmula se pueden construir tablas que permitan cambiar uno o dos de
sus componentes para, manteniendo la fórmula, variar ese campo recalculando la
fórmula para cada uno de los nuevos valores mostrando los resultados respectivos.
En el caso de 1 variable podemos suponer que existe la siguiente situación:

52
Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

La fórmula para calcular cuánto sale llenar el estanque resulta de multiplicar ambas
celdas entre sí, al mismo tiempo se digitan los precios de distintas bombas, y el
cuadro queda así:

Para crear la tabla se debe seleccionar desde A3 hasta B14, ir al menú Datos – Tabla
y aparece un cuadro que pide las celdas de entrada, en este caso se digitaron los
valores en una columna, por lo que en ese casillero hay que hacer referencia a la
celda que tiene el dato relacionado que fue utilizado en la fórmula.

53
 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

Al hacer clic en Aceptar, aparecen los valores asociados

54
Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

Para el caso de 2 variables la situación puede ser la siguiente:

La fórmula resulta de multiplicar la distancia por su factor, el peso por su factor, y

sumar ambos resultados, se digitan diferentes distancias hacia abajo y diversos
pesos hacia el lado

55
 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

Seleccionando desde B5 hasta L15, ir al menú Datos – Tabla e ingresar como celda
de entrada fila el dato original del peso usado en la fórmula, ya que se ingresaron
distintos pesos en una fila, y en la celda de entrada columna hacer referencia a la
celda de la distancia usado en la fórmula, dado que se digitaron diferentes distancias
en una columna, la idea es que aparezcan las distintas tarifas para cada una de las
distancias relacionadas con los pesos

Al aceptar se completa la Tabla

56
Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

Los resultados de la tabla no se pueden cambiar directamente; pero si se digitan

otros valores en la fila de los KILOS o en la columna de los KMS, las tarifas
relacionadas se actualizan.

ESCENARIOS
Puede utilizar el Administrador de escenarios para crear conjuntos de valores
contenidos en celdas cambiantes para su uso en un escenario. Cada escenario
representa una serie de suposiciones que se pueden usar para pronosticar los
resultados en una hoja de cálculo de ejemplo.

Con el Administrador de escenarios podrá:

• Crear escenarios múltiples con un máximo de 32 series de celdas cambiantes
para cada escenario.
• Dar un nombre, guardar y ver los resultados de los escenarios en la hoja de
cálculo.
• Crear un informe de resumen de los valores cambiantes y los resultados.

57
 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

• Combinar escenarios de un grupo en un solo modelo.

• Proteger escenarios contra cambios.
• Ocultar escenarios.
• Efectuar un seguimiento automático de las modificaciones de los escenarios.

Crear un Escenario
1. En el menú Herramientas haga clic en Escenarios.

2. Haga clic en “Agregar”.

58
Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

3. Escriba un nombre para el escenario en el cuadro “Nombre del escenario”.

4. Escriba las referencias de las celdas que desea modificar en el cuadro “Celdas
cambiantes”.
5. Seleccione la opción que desee en “Protección” y presione Aceptar

6. Escriba los valores para las celdas cambiantes en el cuadro de diálogo Valores
del escenario.

Sugerencia: Cualquier celda que contenga datos puede ser una celda cambiante.
Los nombres que asigne a estas celdas aparecerán en los cuadros de diálogo e
informes relacionados.

59
 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

Eliminar un Escenario
1. En el menú Herramientas haga clic en Escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desea eliminar y, a continuación, haga
clic en “Eliminar”.

Modificar un Escenario
1. En el menú Herramientas haga clic en Escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desea modificar y, a continuación, haga
clic en “Modificar”.
3. Efectúe los cambios deseados. Si conserva el nombre original de un escenario,
los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los valores del
escenario original.
4. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, escriba los valores deseados para
las celdas cambiantes.
5. Haga clic en “Aceptar” para guardar los cambios.

Para volver al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin cambiar el

escenario, haga clic en “Cancelar”.

Sugerencia: También puede utilizar el cuadro “Escenario” de la barra de

herramientas Grupo de trabajo para modificar escenarios.

Proteger un Escenario contra cambios no deseados

1. En el menú Herramientas haga clic en Escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desea proteger u ocultar.
3. Haga clic en “Modificar”.
4. Para evitar modificaciones accidentales, active la casilla de verificación “Evitar
cambios”.

Combinar Escenarios
1. Abra todos los libros que contengan los escenarios que desea combinar.
2. En el menú Herramientas haga clic en Escenarios.
3. Haga clic en “Combinar”.

60
Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

4. En el cuadro “Libro”, haga clic en un nombre de libro.

5. En el cuadro “Hoja”, haga clic en los nombres de las hojas que contengan los
escenarios que desea combinar. Todas las celdas cambiantes de las hojas de
origen deben referirse a las celdas cambiantes correspondientes de la hoja activa.
Microsoft Excel copiará todos los escenarios de las hojas de origen en la hoja en
uso.

Sugerencia: Es más fácil combinar escenarios si todos los modelos hipotéticos de los
libros son idénticos.

Crear un Informe de Resumen de Escenario

1. En el menú Herramientas haga clic en Escenarios.
2. Haga clic en “Resumen”.
3. Haga clic en “Resumen” o en “Informe de Tabla dinámica de Escenario”.

4. En el cuadro “Celdas de resultados”, escriba las referencias de las celdas que

contienen los resultados significativos de cada escenario; separe con comas las
referencias múltiples.

Nota: Las celdas resultantes no son necesarias para generar un informe de resumen
de escenario, pero las necesitará para los informes de escenario de tabla dinámica.

61
 Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

DISTRIBUCION DE FRECUENCIAS
Consiste en determinar cuántas veces se repite un dato de una serie con respecto a
una tabla (rango de clases), por ejemplo si consideramos una escala de notas del 1 al
7, y analizamos las notas obtenidas en un curso de 15 alumnos (serie), el histograma,
que es la herramienta estadística que nos permite determinar la distribución de
frecuencias, nos señala cuántas veces se repite cada nota del curso, para habilitar
esta opción hay que ir al menú Herramientas – Complementos – Herramientas para
Análisis, al aceptar e ir nuevamente al menú Herramientas, está disponible Análisis
de Datos, desde donde se debe habilitar el Histograma, que pide los siguientes datos:

62
Microsoft Excel 2003 - Nivel Avanzado
Administración Avanzada de Datos

El rango de entrada se refiere a las Notas del Curso, el rango de clases a la Tabla de
Notas, se puede especificar como rango de salida una celda de la misma hoja y
adicionalmente habilitar el casillero de Crear gráfico, el cual se ajusta arrastrándolo,
dimensionándolo y eliminando la leyenda.

63