UNIDAD 04.

ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS Y
PLANTILLAS DE HOJAS
DE CÁLCULO.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Excel es un programa del tipo Hoja de
Cálculo que permite realizar operaciones
con números organizados en una cuadrícula.
• Es capaz de trabajar con números de
forma sencilla e intuitiva.
• Excel vuelve a calcularlo todo
automáticamente si aplicamos cambios.
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EXCEL
• Entorno de Excel
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EXCEL
• La barra de título

• La barra de menú

• La barra de herramientas
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EXCEL
• La barra de fórmulas

• La barra de etiquetas

• Las barras de desplazamiento

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EXCEL
• El panel de tareas.
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EXCEL
• CONCEPTOS BÁSICOS
• Un libro de trabajo es el archivo que
creamos con Excel
• Un libro de trabajo está formado por
varias hojas, en principio de 3 hojas.
Puede variar entre 1 y 255.
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EXCEL
• La hoja de cálculo es uno de tipos de hojas
que puede contener un libro de trabajo.
• Es como una gran hoja cuadriculada
formada por 256 columnas y 65.536 filas
• Una columna es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente. Se nombra
por letras.
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EXCEL
• Una fila es el conjunto de celdas
seleccionadas horizontalmente. Se nombra
por números.
• La intersección de una columna y una fila se
denomina Celda. Se nombra con el nombre
de la columna a la que pertenece y a
continuación el número de su fila
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EXCEL
• Fila activa, fila donde se encuentra la
celda activa
• Columna activa, columna de la celda
activa
• Rango es un bloque rectangular de
una o más celdas que Excel trata
como una unidad.
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EXCEL
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN     FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN     FLECHA ABAJO
FIN     FLECHA IZQUIERDA o 
Primera celda de la fila activa
INICIO
Última celda de la fila activa FIN     FLECHA DERECHA
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EXCEL
• TIPOS DE DATOS:
• VALORES CONSTANTES: un dato
que se introduce directamente en una
celda. Pueden ser letras o números.
• FÓRMULAS Se escribe en la barra
de fórmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
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EXCEL
• Para practicar hacemos juntos el
ejercicio 1 y 1a.
• En este ejercicio veremos relleno de
series y opciones de formato en las
celdas.
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EXCEL
• INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS Y
FUNCIONES
• Una fórmula es una secuencia
formada por valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores.
• Debe empezar siempre por el signo =.
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EXCEL
• Tipos de operadores:
• Aritméticos:+ - * / % ^
• Tipo texto: &
• Relacionales: < > = <= >= <>
• De referencia:
– De rango: (:), Ejemplo: A1:G5
– De unión:(,), Ejemplo: A1,G5
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Hacemos ahora el ejercicio 2 para
practicar las fórmulas y los
operadores.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Una función es una fórmula
predefinida por Excel2003 (o por el
usuario) que opera con uno o más
valores y devuelve un resultado que
aparecerá en la celda o será utilizado
para calcular la fórmula que la
contiene.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• La sintaxis de cualquier función es:
• nombre_función(arg1;arg2;...;argN)
• Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
• El operador ":" nos identifica un
rango de celdas
• Se puede escribir directamente en la
celda
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Situarse en la celda donde queremos
introducir la función, desplegar el
menú Insertar.
• Elegir la opción Función...
• O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Nos aparece este asistente
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Despues de elegir la fórmula, nos sale
este cuadro:
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Hacemos ahora el ejercicio 3.
Despues el 3-a y el 3-b.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• REFERENCIAS.
• Las referencias son enlaces a un lugar,
es decir, cuando en una formula
escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos
refiriendo a que sume el contenido de
A1 y el contenido de B1.
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EXCEL
• Existen 3 tipos de referencias:
– Referencias relativas
– Referencias absolutas
– Referencias mixtas.
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EXCEL
• Referencia Relativa: Las referencias
de filas y columnas cambian si se copia
la formula en otra celda. Las que se
usan por defecto.
• Referencia Absoluta:Las referencias
de filas y columnas no cambian si se
copia la formula a otra celda, las
referencias a las celdas son fijas.
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EXCEL
• Referencia Mixta: Podemos hacer una
combinación de ambas referencias,
podemos hacer que las filas sean
relativas y las columnas absolutas o
viceversa.
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EXCEL
• Referencias relativas, referencias
absolutas y referencias mixtas.
• Ejercicios de las carpetas
EJERCICIO_04 y EJERCICIO_05.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• 2º SESIÓN:
• Listado de fórmulas sencillas que se
aplican como la de SUMA:
• Suma, Promedio, Contar,
Contar.blanco, Max, Min, Mediana,
Moda, Producto, Raiz.
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EXCEL
• FUNCIÓN SI
• Hacemos una pregunta, y según la
respuesta hace una cosa u otra.
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EXCEL
• Al insertar la función, los datos que
nos pide son:
– Prueba lógica
– Valor si verdadero
– Valor si falso
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• En prueba lógica siempre irá una
pregunta, normalmente una
comparación. Ejemplos
– A1<B1, A1<>B1, A1<=B1, A1<5...
• Si la respuesta es verdadera, en Valor
si verdadero irá lo que pondrá en la
celda si la respuesta es que si.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• En valor si falso se pone lo que
queremos que salga en la celda si la
respuesta es falsa.
• Hacemos los ejercicios de la carpeta
6.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• FORMATO CONDICIONAL
• Podemos variar el formato de nuestra
hoja en función de los valores de la
celda.
• Lo veremos con un ejemplo.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Modificaremos el formato de Ventas
si el trabajador ha superado los
objetivos.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Seleccionamos los datos y vamos a
Formato – Formato condicional
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Existe la posibilidad de modificar el
formato de toda una fila completa en
vez de solo una celda.
• También se hace a través de formato
condicional
• Lo vemos con un ejemplo.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Destacaremos los trabajos que se han
realizado posterior a una fecha
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Vamos a formato condicional
• En opciones cambiamos Celda por
Fórmula
• Como condición ponemos =$B2<HOY()
• Seleccionamos el formato que
deseamos y aceptamos.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Para aplicar un formato condicional se
puede:
– Aplicar a una celda y luego arrastrar
– Seleccionar todo el rango directamente
y aplicar el formato todas a la vez
• Tenemos la opción de poner varias
condiciones con el botón de Agregar.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Para eliminar un formato condicional,
se seleccionan las celdas afectadas,
Formato – Formato condicional –
Eliminar
• Te da la opción de eliminar una o
varias condiciones.
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EXCEL
• Como ejercicio propio de formato
condicional, solo aparece el 6B.
• Os animo a que en cada ejercicio
practiquéis este formato, tanto en
una celda como en una fila al finalizar
cada ejercicio.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• 3º SESIÓN:
• FUNCIÓN BUSCAR
• Esta función busca el valor de un
campo de una tabla en otra tabla. Es
útil que solo haya una
correspondencia para cada valor.
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EXCEL
• FUNCIÓN BUSCARV y BUSCARH
• Son necesarias en aquellos casos en
que la matriz en la que realizamos la
búsqueda tiene más de 2 columnas (o
filas). En tales casos, se ha de indicar
en qué columna (BUSCARV) o fila
(BUSCARH) se ha de buscar la
correspondencia que queremos.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Ejemplo, en la carpeta Ejercicio 7,
hacemos el ejercicio 7a juntos.
Despues hacéis el resto de los de la
carpeta.
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EXCEL
• GRÁFICOS
• Para la realización de los gráficos hay
que tener en cuenta una serie de
conceptos.
• El primero de ellos, es que es lo que
queremos representar y como lo vamos
a representar.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• Cada columna o fila de datos que
vamos a representar es una serie.
• Esto se cumple en todos los tipos de
gráficos excepto en los X-Y.
• Los gráficos de sectores solo
representan una serie.
• Los de líneas y columnas una o varias
series.
 HOJA DE CÁLCULO.
EXCEL
• En la carpeta Ejercicio 8 tenéis unos
cuantos ejercicios de Gráficos. El
primero de ellos lo hacemos juntos.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• 4º SESIÓN
• ESQUEMAS Y VISTAS
• A veces cuando trabajamos con hojas
de cálculo muy grandes o con varias
hojas es un poco costoso organizar
las diferentes vistas de las hojas.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Vamos a aprender a manejar los
esquemas y las distintas vistas de una
hoja de cálculo.
• Para los esquemas es una opción que
está en el menú Datos – Agrupar y
esquema.
• Sirve para ocultar o mostrar ciertas
filas o columnas.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Al darle a agrupar a una serie de filas
o columnas, nos ofrece la posibilidad
de ocultarlas o no con el símbolo + que
aparece en los márgenes.
• Al darle desagrupar, esa opción
desaparece.
 HOJA DE CÁLCULO
EXCEL
• Vistas: otro modo de facilitarnos el
uso de hojas de cálculo es con el uso
de paneles o de organizar distintas
hojas que tengamos abiertas.
• Todas las opciones se encuentran en
el menú ventana.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Cuando fijamos paneles, una parte de
la hoja permanece fija, y otra se
puede mover con las barras de
desplazamiento.
• Es útil para mantener a la vista
encabezados de columnas o de filas.
 HOJA DE CALCULO
5º SESIÓN EXCEL
• LISTAS DE DATOS.
• Una lista en Excel es un conjunto de
datos organizados en filas o
registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las
columnas (los nombres de los campos),
y las demás filas contienen los datos
almacenados.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Entre las operaciones más
interesantes que podemos realizar
con las listas tenemos:
• Ordenar la lista.
• Filtrar el contenido de la lista por algún
criterio.
• Utilizar fórmulas para la lista añadiendo
algún tipo de filtrado.
• Crear un resumen de los datos contenidos
en la lista.
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EXCEL
• CREAR UNA LISTA
– Datos - Lista - Crear Lista
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Al crear la lista nos aparece esta
barra de herramientas

• Además, las celdas de la lista

aparecen remarcadas en Azul.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Podemos observar:
• primera fila: cabeceras . Aparecen
con unas listas desplegables
• Fila con el asterisco: sirve para
añadir más registros
• Fila Total permite visualizar
resúmenes de las columnas.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Un formulario de datos es un cuadro
de diálogo que permite al usuario
escribir o mostrar con facilidad una
fila entera de datos
• Nos posicionamos dentro de la lista.
Vamos a Datos, Formulario.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• En un
formulario se
pueden crear
nuevas filas de
datos, modificar
las existentes o
simplemente,
consultar los
datos.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Podemos ordenar
los datos de una
lista.
• Pulsamos en la
lista, Datos -
Ordenar.
• Se eligen los
criterios y nos lo
ordena.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Filtrar una lista es que de todos los
registros almacenados en la lista,
seleccionar aquellos que se correspondan
con algún criterio fijado por nosotros.
• Excel nos ofrece dos formas de filtrar una
lista.
– Utilizando el Autofiltro.
– Utilizando filtros avanzados.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Para utilizar el Autofiltro nos
servimos de las listas desplegables
asociadas a las cabeceras de campos
(si por algún motivo no aparecieran,
podemos hacerlas aparecer con el
menú Datos -- Filtro --Autofiltro).
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Para usar los filtros avanzados, lo
primero es tener los criterios por los
que vamos a filtrar.
• Para ello necesitamos una parte de la
hoja de cálculo como zona de
criterios.
• Hacemos una copia del encabezado de
nuestra lista y la pegamos en otra
parte de la hoja.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Si queremos que nos filtre, por
ejemplo, de una lista los apellidos que
sean Gómez, debajo de Apellido
escribimos Gómez.
• Si ademas queremos que en edad sea
mayor que 30, debajo de Edad
escribimos >30
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Si queremos que se cumpla una
condición u otra, no las dos a la vez,
una de las condiciones se escribe
justo en la línea debajo de las
cabeceras, y la otra debajo.
• Veamos algunos ejemplos:
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Mostraría solo los de nombre Rosa

• Muestra los de nombre Rosa y código

>3

• Muestra los de nombre Rosa o código

>3
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Una vez definidos los criterios, ya
podemos empezar a usar los filtros.
• Vamos a Datos- Filtros- Filtros
avanzados
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Rango de la lista: Aquí especificamos
los registros de la lista a los que
queremos aplicar el filtro.
• Rango de criterios: Aquí
seleccionamos la fila donde se
encuentran los criterios de filtrado
(la zona de criterios).
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Podemos guardar el resultado del filtrado
en otro lugar, seleccionando Copiar a otro
lugar, en este caso rellenaremos el campo
Copiar a: con el rango de celdas que
recibirán el resultado del filtrado.
• Si marcamos la casilla Sólo registros
únicos, las repeticiones de registros
desaparecerán.
• Para volver a visualizar todos los registros
de la lista, acceder al menú Datos - Filtro -
Mostrar todo.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Hacemos los ejercicios denominados
como Ejercicio 13 y siguientes.
 HOJA DE CALCULO
5º SESIÓN EXCEL
• TABLAS DINÁMICAS: Consiste en el
resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de
agrupación, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la
interpretación de dichos datos.
• Permite ir obteniendo diferentes totales,
filtrando datos, cambiando la presentación
de los datos, visualizando o no los datos
origen, etc...
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Para seguir la explicación crearemos
en una hoja un listado de datos como
el siguiente (unas 15 líneas de datos):
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Vamos a crear una tabla dinámica a
partir de estos datos para poder
examinar mejor las ventas de cada
artículo en cada mes.
• Accedemos al menú Datos - Informe
de tablas y gráficos dinámicos.
HOJA DE CALCULO
EXCEL
HOJA DE CALCULO
EXCEL
 HOJA DE CALCULO
EXCEL

PULS AMOS
EN D IS EÑO
HOJA DE CALCULO
EXCEL
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• En el campo Fila arrastramos REF, las
referencias de nuestros artículos.
• En el campo Columna arrastramos
MES.
• Y en Datos arrastramos IMPORTE
• NOTA: Para ayudarnos, en los Datos
solo pueden ir columnas de datos con
los que se pueda operar.
HOJA DE CALCULO
EXCEL
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Vamos a hacer ahora una tabla
dinámica con la misma lista.
• Pondremos en las filas el campo REF
• En las columnas el campo MES
• En los datos arrastramos los tres
campos restantes: Cantidad, Importe
y Total.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Los campos principales vemos que
están acompañados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una
lista desplegable
• Permiten filtrar los resultados y así
visualizar únicamente los que nos
interesen en un momento
determinado
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Por defecto, al crear una tabla
dinámica, Excel nos genera unos
totales con sumatorio .
• Puede interesarnos modificar esas
fórmulas por otras: Máximos,
Mínimos, Promedios, etc…
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Con botón derecho en la zona a
modificar, elegimos Configuración de
campo...
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• GRAFICOS CON TABLAS DINÁMICAS
• Clic con el botón derecho sobre cualquier
celda de la tabla, seleccionamos Gráfico
dinámico, nos genera un gráfico de barras
por defecto en una nueva hoja de gráficos.
• Para cambiar el formato del gráfico: clic
con el botón derecho del ratón sobre el
gráfico ; Tipo de gráfico... y escoger el
gráfico que más nos convenga.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Hacemos los ejercicios de nombre
Ejercicios 14
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• MACROS: automatizar varias tareas
y fusionarlas en una sola.
• La forma más fácil de crear macros
es crearlas mediante el grabador de
macros del que dispone Excel.
• Se abre desde Herramientas - Macro
y dentro de este submenu seleccionar
la opción Grabar nueva macro...
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Le damos un nombre
• En Método
abreviado le damos
una combinación de
teclas
• Y guardamos la
macro donde
queremos que sea
válida (Este libro)
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Para comenzar la grabación de la
macro pulsamos el botón Aceptar
• En la barra de estado nos informa de
que está grabando.
• Realizamos las acciones a guardar
• Presionamos sobre el botón Detener
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Antes de ejecutar una macro es
necesario seleccionar las celdas
donde queremos que se aplique la
macro, si esta así lo requiere.
• Para ejecutar la macro debemos
acceder al menú Herramientas -
Macro - Macros..
• Seleccionar la macro deseada y pulsar
sobre el botón Ejecutar
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• ASIGNAR UN BOTÓN A UNA
MACRO
• Vamos a Ver- Barra de Herramientas-
Formulario.
• Escogemos el botón y lo pondremos
en la hoja.
• Nos aparece el cuadro de Asignar
macro
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Una vez escogida la macro
correspondiente, le damos a Aceptar.
• Para cambiar el texto del botón,
damos botón derecho sobre el y
elegimos Modificar Texto.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• ASIGNAR MACRO A BARRA DE
HERRAMIENTAS.
• Herramientas- Personalizar,
escogemos Comandos.
• En Categorías escogemos Macros, y
en la derecha nos salen dos opciones,
escogemos Personalizar Botón.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Pinchamos en Personalizar Botón y
arrastramos a la barra de
herramientas.
• Al darle botón derecho, le damos a la
opción Asignar Macro.
• También tiene otras opciones para
cambiar, como el icono del botón.
 HOJA DE CALCULO
EXCEL
• Hacemos los ejercicios 15