TRAMITACIÓN DE

CORRESPONDENCIA Y
PAQUETERÍA.
1.- INTRODUCCIÓN

 Una vez vistas las cartas comerciales, debemos saber que además
de ellas, existen otro tipo de comunicaciones que se producen
dentro y fuera de la Empresa. Todos estos documentos deben estar
organizados a la hora de repartirlos a sus destinatarios y quedar
registrados en los archivos de la misma.
 A lo largo del tema, veremos qué otros documentos además de las
cartas pueden darse en las empresas y cual es el circuito que sigue
la correspondencia dentro de la empresa.
 2.- TIPOS DE COMUNICACIONES QUE
PUEDEN DARSE EN LAS EMPRESAS.

En cualquier organización surgen comunicaciones tanto dentro de la empresa como con

los principales elementos del entorno, así podemos distinguir entre:
a.- COMUNICACIONES INTERNAS; son aquellas que tienen como origen y destino
a personas pero DENTRO de la misma empresa y tienen por finalidad: Informar al
personal o dar instrucciones de que se cumpla alguna orden., por ejemplo, nóminas del
personal, avisos, recados, notas, etc.
b.- COMUNICACIONES EXTERNAS; son aquellas que ponen en contacto a la
empresa con elementos del exterior, por ejemplo, cartas, invitaciones, pedidos, facturas,
comunicaciones con los ayuntamientos, bancos. etc.
Indica cuáles de las siguientes son comunicaciones
internas y cuáles externas.

 El jefe de Compras envía un correo electrónico a un proveedor.

 El jefe de Recursos Humanos solicita una copia del DNI a un trabajador
 El jefe de Recursos Humanos recibe una carta donde le envían el currículum de una persona.
 El Director General, solicita informes sobre las ventas del pasado mes a Ventas.
 El director General envía una invitación al Alcalde para inaugurar una nueva oficina.
 El Director General envía una invitación a todos sus trabajadores para la inauguración.
 Un empleado solicita mediante un correo electrónico tener las vacaciones en Julio. el correo se envía a
Recursos Humanos.
 3.- TIPOS DE COMUNICACIONES INTERNAS.

 Las comunicaciones en el interior de la empresa se producen entre diferentes

departamentos o áreas, y son muy importantes porque:
❖ Se utilizan como un medio de participación de los trabajadores, haciendo que
muchas veces sean los propios clientes de la empresa.
❖ Los trabajadores se sienten implicados en las decisiones de la empresa.
❖ Una buena comunicación aumenta el rendimiento en el trabajo.
❖ Mejora las relaciones de los trabajadores y se trabaja en grupo.
Existen un montón de comunicaciones para podernos comunicar, aunque los más
utilizados son:

Soporte impreso (Papel) Contacto directo (boca a Comunicación mixta,

boca) electrónica
Boletines Conferencias Email
Memorias Reuniones periódicas Teléfono
Carteles Exposiciones Fax
Libros diarios Talleres de grupos Chats online
Certificados Correo de sugerencias
Buzón de comunicados Internet
Notas, Avisos
Memorandúm
4.- GESTIÓN DE LA RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA.
 Toda empresa, con independencia de su tamaño y del sector de actividad, realiza un
intercambio de comunicaciones con otras empresas y organizaciones (bancos, proveedores,
clientes, competencia, entes públicos …) Por este motivo se aconseja que se siga un
proceso para que la correspondencia siga su camino correcto y cumpla su función que es
informar.
 Así, el proceso para gestionar cuando nos llega un documento, pasa por una serie de fases y
en cada una se realiza una serie de tareas:

Recepción y Apertura y Numeración y

Distribución
clasificación selección registro
 FASE 1: Recibir y Clasificar la
correspondencia.
 Ocurre cuando llega una carta del exterior. Esta carta puede provenir del Servicio de Correos o bien de una Empresa de
Mensajería. También existe la posibilidad de que nuestra empresa vaya a correos a recoger algún documento.
 Al recibir la carta lo primero que haremos será COMPROBAR EL DESTINATARIO, y ver si efectivamente es nuestra
empresa o alguien en concreto de la misma.
 Si la carta está correcta, se pasa a la Fase 2 de la Gestión.
 Si la carta, por el contrario viene con un Destinatario equivocado:
a.- Si la ha entregado Correos, la pondremos en el montón de Correo a Devolver y la llevaremos a Correos para que la
devuelvan al Remitente.
b.- Si la ha entregado un Mensajero, no firmaremos el envío.
 Una vez que la carta está correcta, ahora el personal administrativo las separará dependiendo del criterio de la empresa, bien
por departamentos, bien por tipo de Carta, etc.
 Pasando a la Fase 2.
FASE 2: Apertura de la Carta y Selección.

 No toda la correspondencia que llega a la empresa puede ser abierta por el personal
administrativo, existen algunas cartas que solo pueden ser abiertas por la persona a la que va
dirigida. En estos casos puede aparecer en el sobre las palabras: “CONFIDENCIAL”
“PERSONAL” O “A la Atención (A/A)”. En este caso, se entregará en mano la
correspondencia a la persona o departamento en cuestión.
 En el resto de casos, la correspondencia se abrirá y se comprobará que está incluido en el
sobre todo el contenido: anexos (pedidos, facturas, cheques, vales, etc) y que son correctos
los datos del Remitente.
 Si no fueran correctos o los documentos no aparecieran los datos del remitente, se tendrá
especial cuidado en no separar el sobre de la carta para que se pueda localizar al remitente.
 FASE 3: Numeración y Registro de los
documentos.
 A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de Entrada para facilitar su
registro, control y posterior búsqueda.
 El empleado estampará un sello en cada documento, asignando un número y otros
datos como la fecha, la hora y el destinatario.
 Actualmente con las tecnologías, en vez del sello, se genera una pegatina que
contiene códigos de barras con la información anterior y que es leída por los
ordenadores.
 Las empresas llevarán en los LIBROS REGISTRO correspondiente, los datos
correspondientes a las cartas o paquetes que entran o salen de la empresa. Son unos
libros hechos de tablas, donde se anotan los siguientes datos.
Para las empresas no es obligatorio llevar estos libros, pero sí es recomendable,
ya que si después hay que buscar cualquier carta, al quedar registrada, veremos
inmediatamente de quien es, para quién iba y cuál es era el motivo.
Estos libros, pueden hacerse en papel, o mediante hojas de cálculo en Excel,
que será más cómodo.
En CLASE DE ENVÍO pondremos C (carta), TL (telegrama), PP (Paquete
postal), R (revista), …
 Ya hemos visto, que además de correspondencia, la empresa se comunica con el exterior mediante
otros medios como Fax, Correos Electrónicos, etc. En este caso, también quedarán registrados en el
Libro correspondiente las entradas de FAx y correos. El libro a utilizar en cada caso, será igual que el
visto antes, pero con los datos del Fax y del email.
FASE 4: Distribución de la correspondencia a
su destinatario

 Una vez que se registran las correspondencia y los paquetes, se deben entregar a los departamentos o
personas a quienes van dirigidas.
 Si un correo llega con carácter Urgente, o si se trata de un telegrama, burofax o un paquete, se debe
entregar en primer lugar.
 Si un documento afecta a más de un departamento, se hace una fotocopia para cada destinatario,
repartiendo el original a un departamento y las fotocopias al resto.
 El reparto se hará por grupos, según lo establezca la empresa, por ejemplo separando: Cartas Urgentes,
Cartas personales o confidenciales, Cartas de correo ordinario, Publicidad.
 ¿Cómo reparten los trabajadores las correspondientes documentaciones?
 En persona
 Es decir, el trabajador, lleva en mano a cada
destinatario la correspondencia que haya para él
o ella. Se asegurará de que llega a su destino
final, y si el destinatario no está, lo quedará
sobre su mesa o casillero.
 Se organizará de tal forma, que en la recepción
de la empresa siempre habrá alguien atendiendo
por si llega alguna correspondencia. Se seguirá
siempre el mismo orden de reparto, en cuanto a
departamentos o personas, para crear rutinas que
todos los trabajadores conozcan y saber si ha
pasado ya el reparto de correos o no.
En casilleros
 Son unos muebles con unos cajones ordenados según algún
criterio y o bien están numerados o bien aparece el nombre y
apellidos de los trabajadores. el trabajador distribuirá la
correspondencia en cada casillero y luego cada trabajador verá
si tiene o no correspondencia.
 Suelen ponerse en sitios céntricos donde todos los trabajadores
tienen acceso.
 Aunque el mayor problema, es que el tamaño suele ser
pequeño y en algunas ocasiones las revistas o paquetes no
caben. En este caso, se dejará un aviso para que el trabajador
vaya a recogerlo a otro sitio.
 Otro problema que tienen, es que si la empresa es grande y se
está contratando a mucha gente y los trabajadores cambian, los