GESTION DOCUMENTAL

Programa Ciencia de la Información, la

Documentación, Bibliotecología y Archivística

Facultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes

Por una Universidad

PERTINENTE CREATIVA INTEGRADORA
 Definición Gestión Documental
Archivo General de la Nación
Se da inicio el decreto 2609 del 14 de diciembre de
2012 donde comienza la normalización en entidades
publicas y privadas, formulando y orientando la prueba
de la firma digital de la mano con la ley 1564 de 2012
pasando de los archivos en soporte físico a archivos
electrónicos.
Todos los documentos deben tener su programa de
gestión documental desde la planeación del mismo
hasta su disposición final, donde la protección de datos
debe ser implementada con los permisos de
disponibilidad, diseño y autenticidad para no ser
alterados vigilados por la superintendencia en los PGD
y normas reglamentarias.
1 congreso nación de archivo y documentos electrónicos
Ecosistema de documentos RAMON CRUZ MUNDET
Toda entidad publica o privada debe tener permanecía
permanente de los documentos donde los nuevas tendencias
del mundo digital es de difícil acceso y control.
El programa de gestión documental da paso a la actualidad
pero no se puede dejar de lado al papel ya que es el soporte
mas confiable para la información por que es un activo
inerrunciable.
La nueva implementación de los archivos electrónicos no de
pueden hacer solo confiando en el sistema ya que también se
debe invertir en medios tecnológicos y en personal para su
diseño, proceso, accesibilidad y autenticidad.
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 Decreto 1080 De 2015
PRINCIPIOS DEL PROCESO
• Planeación
• Eficiencia
• Economía
• control y seguimiento
• Oportunidad
• transparencia disponibilidad
• Agrupación
• vinculo archivístico
• protección del medio ambiente
DE GESTION DOCUMENTAL
• Autoevaluación PROCESOS DE LA GESTION
• coordinación y acceso DOCUMENTAL
• cultura archivística • planeación
ETAPAS DE LA GESTION DE
• Modernización • Producción
• Interoperabilidad LOS DOCUMENTOS
• Gestión y tramite
• orientación al• ciudadano
Creación
• • Mantenimiento • Organización
neutralidad tecnológica
• protección de• la Difusión
información y • Transferencia
los datos • administración • Disposición de documentos
• Preservación a largo plazo
• valoración
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 Ley 594 del 2000 articulo 4
Principio que ringue la función archivística
• Fines de los archivos: disponer de la documentación
• Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables
organizada, para que la información sea recuperable para
de la organización, conservación, uso y manejo de los
uso de la administración en el servicio al ciudadano y como
documentos.
fuente de la historia. • Modernización: El Estado propugnará por el fortalecimiento de
• Dirección y coordinación de la función archivística: El
• Importancia de los archivos: Los laarchivos son importantes
infraestructura y la organización de sus sistemas de
Archivo General de la Nación es la entidad del Estado
para la administración y la cultura, información,
porque los documentos
estableciendo programas eficientes y actualizados
encargada de orientar y coordinar la función archivística
que los conforman son imprescindiblesde administración
para la toma dededocumentos y archivos;
• Función para
uncoadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y
decisiones basadas en antecedentes. Pasada desu los archivos: Los archivos en
vigencia, Estado de Derecho
cumplen salvaguardar el patrimonio documental como parte integral
estos documentos son potencialmente parte una función probatoria, garantizadora
del patrimonio y perpetuadora;
• Manejo y aprovechamiento de los archivos: de la riqueza cultural
El manejo y de la Nación, cuya protección es
cultural y de la identidad nacional. 
aprovechamiento obligación
de los recursos informativos del Estado.
de archivo
• Institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos
responden a lay naturaleza • Administración
de la administración pública y a y
losacceso: Es una obligación del Estado la
institucionalizan las decisiones administrativas los
fines del Estado y de la sociedad, siendoadministración de los
contraria cualquier otraarchivos públicos y un derecho de los
archivos constituyen una herramienta indispensable para la
práctica sustitutiva; ciudadanos el acceso a los mismos.
gestión administrativa, económica, política y cultural del
•  Interpretación Las disposiciones de • laRacionalidad:
presente ley y susLos archivos actúan como elementos
Estado y la administración de justicia; son testimonio de los
derechos reglamentarios se interpretaránfundamentales
de conformidaddecon la la
racionalidad de la administración
hechos y de las obras; documentan Constitución
las personas,Política
los y los tratados o convenios internacionales
pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.
derechos y las instituciones. que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
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 Ley 1409 2010 capitulo I
De los principios generales del Código de Ética
para el ejercicio de la profesión de Archivística
 El archivista protegerá la integridad de los bienes
documentales que custodian, para • que
El archivista garantizará
constituyan fiel el continuo acceso y la legitimidad de los
documentos: ante la disposición final de los documentos se debe
testimonio del pasado: por ningún motivo se debe dejar sin
valorar su importancia y supervisar el destinode los
 El mismos.
archivista respetará tanto el acceso público como la privacidad
custodia la información bajo nuestra supervisión
• El no tiene que
archivista registrará y justificará plenamente delas
la documentación
acciones dentro del marco de la legislación vigente: cada
importar nuestro alrededor. documento
realizadas sobre el material que tuvieren a su cargo: tienellevar
se debe su privacidad y es hay donde se debe supervisar
 El archivista valorará, seleccionarácontrol
y conservará cuidosamente
el tanto del archivo ya transferido
y supervisión como de los cuando personas ajenas al archivo altera la información
sin debida autorización.
material de archivo en su contexto nuevos documentos
histórico, legal, generados por otras dependencias
 El
que pasaran
archivista no
a
deberá de utilizar en beneficio propio o de terceros
cargo del archivista
administrativo y documental, manteniendo el principio de su aposición especial yyla confianza que la comunidad ha depositado
• El archivista promoverá el mayor acceso posible los documentos
procedencia de los documentos de archivo: la preservación
ofrecerá sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial: circunstancia
en él: por ninguna al se debe comunicar la información
y valorización de los documentos deben ser dedemayor obtenida en los archivos para beneficio personal y mucho menos para
momento acceso de la información a terceros debe de ser de libre
beneficio de personas ajenas a la organización o autores del documento.
importancias hasta la disposición final.
acceso pero siempre tomando las precauciones necesarias con la
 El archivista se esforzará por alcanzar la excelencia profesional
 El archivista evitará la realización protección de datos. que
de intervenciones mediante el enriquecimiento sistemático y continuo de sus
• El archivista trabajará
puedan afectar la autenticidad de los documentos: valorar conjuntamente con sus colegas, así como
conocimientos y la difusión de los resultados de sus investigaciones y
con profesionales de otras disciplinas para promover la
los documentos para custodiar su integridad para que no sean experiencias:
conservación y la utilización de la herencia documental del
un profesional debe fortalecerse en su campo con un
mundo:
usados en actos dudosos. grupo de trabajo capacitado para realizar el trabajo adecuado.
siempre debe existir el respeto y libre expresión tanto del profesional
como la de los colegas. Por una Universidad
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