EL DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES

DE CAPACITACIÓN
Documento de
Jorge Everardo Aguilar Morales

Adaptado por
Psic. Sor Yanet Salazar Alzate
Ciclo de la capacitación
Detección de
Necesidades
de
Capacitación.

Evaluación de Tabulado de
Resultados resultados
periódica y del
final. diagnóstico.

Ejecutar la Definición de
Capacitación, las áreas en
de acuerdo a que se
lo necesita
programado. capacitación.

Plan de
Capacitación
a mediano y
largo plazo.
Brecha del desempeño

Lo que el
funcionario debe
Brecha de desempeño
saber en la
Organización para
producir o servir
Lo que sabe
actualmente
¿Qué son las necesidades de capacitación?

• Corresponden a las deficiencias

de conocimientos, habilidades
o actitudes de los trabajadores
de la empresa y que influyen en
el desempeño de las funciones
propias de su cargo.
¿Qué son las necesidades de capacitación?

• Es la diferencia entre lo que el

trabajador sabe y hace y lo que
debería saber y hacer para
desempeñar su trabajo con
eficiencia.
¿Qué es el DNC?

Es el procedimiento a partir
del cual se obtiene
información necesaria para
elaborar un programa de
capacitación.
¿Qué es el DNC?
Es el proceso que estructura y
desarrolla planes y programas
para el fortalecimiento de
conocimientos, habilidades o
actitudes en empleados, a fin
de contribuir en el logro de
los objetivos de la misma.
¿Cuáles son los objetivos del DNC?
Es identificar:
• Las discrepancias entre lo que es y
lo que debería de ser.
• Las carencias de capacitación
que existe entre los trabajadores
de una empresa.
• Los problemas que afectan el
funcionamiento eficiente de la
empresa.
¿Cuáles son los objetivos del DNC?

Es proponer planes
alternativos de capacitación
que solucionen las necesidades
detectadas.
¿Qué se obtiene del DNC?
¿Quiénes necesitan
¿Cuándo
capacitación?
deben ser
capacitados?

¿Con qué nivel de

¿En qué necesitan
profundidad?
¿En qué orden capacitación?
deben ser
capacitados?
Con el DNC se…
• Se determinan en primer lugar las actividades, los
puestos o las temáticas en las que se realizará el
diagnóstico.
• Se seleccionan las técnicas a utilizar.
• Se elaboran los instrumentos necesarios para
recabar la información.
¿Qué se hace en un DNC?
• A partir de la información
recabada se determinan las
áreas en las que existen las
discrepancias.
• Se diferencia entre los
problemas de capacitación y los
que son de tipo administrativo.
¿Qué se hace en un DNC?
• Se especifican las necesidades
de capacitación y el nivel de
profundidad que se requiere.
• Se analiza la gravedad del
problema y los costos de
resolverlos.
¿Qué se hace en un DNC?
• Se jerarquizan los problemas.
• Se determina quienes son los
trabajadores con dichas
necesidades y con toda la
información.
• Se integra un informe final.
Indicadores de necesidad
de capacitación
“Es inútil volver sobre lo que ha sido
y ya no es”

Chopin, Frédéric
 Capacitación

A PRIORI A POSTERIORI

Son hechos que, si Son los problemas

acontecieran, provocados por
crearían necesidades de
necesidades capacitación que no
futuras de se han atendido,
capacitación sirven como
fácilmente diagnóstico para la
previsibles. capacitación.
 A PRIORI

1. Expansión de la empresa y admisión de nuevos

empleados.
2. Reducción del número de empleados.
3. Cambio de métodos o procesos de trabajo.
4. Sustituciones o movimientos de personal.
5. Expansión de servicios.
6. Cambio en los programas de trabajo o de producción.
7. Ausencias, licencias o vacaciones del personal.
8. Modernización de maquinaria o equipo.
A POSTERIORI

1. Problemas de producción.
a. Calidad inadecuada de productos o servicios.
b. Baja productividad.
c. Daños frecuentes en equipos e instalaciones.
d. Comunicaciones defectuosas.
e. Muy prolongado tiempo de integración al puesto.
g. Gastos excesivos en el mantenimiento de máquinas y equipos.
h. Exceso de errores y desperdicios.
i. Elevado numero de accidentes.
j. Poca versatilidad de los empleados.
k. Mal aprovechamiento de espacio disponible.
A POSTERIORI

2. Problemas de personal.
a. Relaciones deficientes entre el personal.
b. Numero excesivo de quejas.
c. Poco o ningún interés en el trabajo.
d. Falta de cooperación.
e. Demasiadas ausencias y sustituciones.
f. Dificultad en la obtención de buen personal.
g. Tendencia a atribuir faltas a los demás.
h. Errores en la ejecución de ordenes.
Técnicas empleadas
para realizar un DNC

“Las empresas no necesitan capacitación,

son las personas las que la necesitan”
 Existe una diversidad de técnicas para realizar el
diagnóstico de necesidades de capacitación, pero en
todas ellas se compara lo que es contra lo que
debería de ser, el DNC se puede realizar a partir de:
 DNC A TRAVÉS DEL
ANÁLISIS DE PUESTO
Análisis de puesto
• Dirigido a puestos operativos.
• Se enfoca en el puesto sus actividades
y funciones. Evaluándolos en base a
los estándares de rendimiento.
• Requiere:
 Perfil del puesto – manual de
funciones.
 Requerimientos de aprendizaje
para el puesto.
 Tabla de niveles de profundidad
del aprendizaje.
Análisis de puesto
 DNC A TRAVÉS DEL
INVENTARIO DE HABILIDADES
Inventario de habilidades
• El inventario usualmente contiene
información sobre el puesto que
ocupa actualmente el trabajador, sus
habilidades, conocimientos
capacitación y la educación formal
que ha recibido.
• Requiere:
 Inventario de habilidades para
cada empleado.
Inventario de habilidades
 DNC A TRAVÉS DE LA
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Evaluación del desempeño
• Basado en el resultado del desempeño,
contrastando con lo que deberá de
hacer. Previamente se ha definido con
el personal involucrado cuales son los
objetivos a lograr en cierto período y se
establecen las acciones.
• Requiere:
 Concertación de objetivos de
evaluación.
 Informe de evaluación de
desempeño.
Evaluación del desempeño
 DNC A TRAVÉS DE LAS
QUEJAS DE LOS CLIENTES
Quejas de los clientes
• Basado en los reclamos de los
clientes que muestran el malestar o
descontento por algo que está
relacionado directamente al
producto o servicio comprado o se
refiere a una mala atención al
público.
• Requiere:
 Informe de quejas y reclamos.
Quejas de los clientes
 DNC A TRAVÉS DEL ANÁLISIS DE
LOS PROBLEMAS DE LA EMPRESA
Problemas de la empresa
• Se definen los principales problemas
a través de la entrevista con
supervisores gerentes y líderes de
proyecto.
• Requiere:
 Descripción de quejas, rechazos,
costos y gastos innecesarios,
multas, rotación de personal,
retrasos, errores.
 Formato de entrevista.
 Diagramas de causa-efecto.
Problemas de la empresa
DNC POR EXÁMENES DE
CONOCIMIENTO
Exámenes de conocimiento
• Implica que un grupo de expertos
determine cuales son los
conocimientos u habilidades que debe
dominar un empleado, luego a partir
de ese análisis se elabora una prueba.
• Todos aquellos que obtengan una
calificación satisfactoria no requerirán
de capacitación.
• Requiere:
 Pruebas de conocimiento para cada
cargo.
Exámenes de conocimiento
DNC A TRAVÉS DE
ENTREVISTAS
Entrevista
• Consiste en una serie de preguntas
ordenadas que permiten
profundizar en un tema
determinado para descubrir datos
concretos sobre problemas
específicos y planear así una
correcta intervención.
• Requiere:
 Formato de entrevista.
Entrevista
DNC A TRAVÉS DE
ENCUESTAS
Encuestas
• Es un conjunto de preguntas
dirigidas a una población en
específico. Resulta de gran ayuda
cuando se requiere interpretar
resultados de manera porcentual.
• Requiere:
 Formato de encuesta.
Encuestas
DNC A TRAVÉS DE OBSERVACIÓN
DIRECTA EN EL PUESTO
Observación directa
• La observación busca presenciar el
desempeño de un trabajador en su
área laboral, haciendo anotaciones
de lo que se va observando. La
mejor manera de hacer una
observación es llevando un control
por medio de una lista de
verificación.
• Requiere:
 Lista de verificación.
Observación directa
 DNC A TRAVÉS DEL
ANÁLISIS DE TAREAS
Análisis de tareas
• Se enfoca en las tareas.
• Es el procedimiento por el cual se
determinan los deberes y la
naturaleza de los puestos y los tipos
de personas.
• Requiere:
 Tablas o diagramas de flujos de
tareas.
Análisis de tareas
DNC A TRAVÉS DE LA REVISIÓN DE LOS
PLANES DE DESARROLLO DEL
PERSONAL
Planes de desarrollo personal

• Es el proceso mediante el cual se

seleccionan los objetivos y se
determina a futuro el historial
profesional del empleado.
• Requiere:
 Planes de carrera.
Planes de desarrollo personal
 DNC A TRAVÉS DE
DISCUSIÓN DIRIGIDA
Discusión dirigida
• Pueden emplearse corrillos, lluvias
de ideas, foro, mesa redondas,
paneles, diálogos
• Lo importante es que además de
cumplir la metodología de cada
técnica se sistematice la
intervención para evitar que la
sesión se convierta en solo una
sesión de lamentos.
• Requiere:
 Formato de discusión.
Discusión dirigida
DNC A TRAVÉS DE TÉCNICAS
ADMINISTRATIVAS
Técnicas administrativas
• Se basa en un conjunto de técnicas
que permiten identificar, analizar y
solucionar problemas usando datos
y procesos de razonamiento lógico y
estructurado.
• Utiliza herramientas como:
Técnicas administrativas

Diagrama de Pareto Diagrama de Causa-efecto

De Ishikawa
Técnicas administrativas

Histograma Estratificación
Técnicas administrativas

Hoja de verificación Diagrama de afinidad

Técnicas administrativas

Diagrama de relaciones Diagrama de árbol

Técnicas administrativas

Matrices Diagrama de actividades

Técnicas administrativas

Diagrama de flechas
Técnicas administrativas
Diagnóstico
“Nunca entendemos lo poco que
necesitamos de este mundo hasta que nos
damos cuenta que lo hemos perdido”
J.M. Barrie
¿Qué es diagnosticar?
Según la Real Academia de la
Lengua Española, es

Recoger y analizar datos para

evaluar problemas de diversa
naturaleza.
Tomado de:
http://dle.rae.es/?id=VTECDBj
¿Qué ocurriría en la
empresa si no hay
un plan de
capacitación?
¿Por qué es necesario diagnosticar?

Para satisfacer las necesidades de la empresa con

respecto al proceso de capacitación.

Para diseñar un plan que realmente este alineado

con los objetivos estratégicos de la empresa.
¿Cómo identifico qué
es lo que se está
haciendo la empresa
y lo qué se debe
hacer?
 Proceso de diagnóstico
PROCESO

NECESIDAD DE DIAGNÓSTICO
INFORMACIÓN
Es necesario contar con
instrumentos y formatos que
contenga la información de lo que
se requiere en materia de
capacitación. Además de que estos
puedan ser clasificados y
calificados de manera fácil y ágil.
Procedimiento para hacer
el DNC
 Procedimiento para hacer el DNC

Resultados y
conclusiones.
Recopilación y
análisis de la
Aplicación de información. 
los
Preparación cuestionarios. 
instrumentos
Determinación de medición. 
de la situación
Determinación real 
de la situación
Definición ideal.
aspectos a
evaluar.
Pasos para hacer el diagnóstico
• Establecer cuál es la situación ideal
1
¿Qué seria lo ideal
para la empresa en
materia de
capacitación?
¿Qué seria lo ideal
para un tecnólogo
en gestión del
talento humano en
materia de
capacitación?
Pasos para hacer el diagnóstico
• Establecer cuál es la situación ideal
1
• Buscar información ya existente sobre el proceso
2
¿Qué le debo
preguntar a la
empresa?
 ¿Qué le debo
preguntar a los
aprendices de
gestión del talento
humano?
Pasos para hacer el diagnóstico
• Establecer cuál es la situación ideal
1
• Buscar información ya existente sobre el proceso
2
• Diseñar instrumentos de diagnóstico
3
 ¿Cómo se diseña
un instrumento de
diagnóstico?
INSTRUMENTOS DE
DIAGNÓSTICO
LA ENCUESTA
¿Qué es una encuesta?
Es un método de
recolección de información
en el cuál se le pregunta a
un grupo de personas
información sobre el tema
que se desea conocer.
Pasos para elaborar una encuesta
1. Establecimiento de los objetivos de la encuesta.
2. Determinación de la población o universo a estudiar
3. Identificación de la información a recolectar
4. Diseño del cuestionario
5. Cálculo de la muestra
6. Recolección de la información
7. Contabilización y procesamiento de la información
8. Análisis de la información
1. Establecimiento de los objetivos
Pretende responde a las siguientes preguntas:

¿Qué se buscará alcanzar con la encuesta?

¿Cuál es la razón por la que se ha decidido realizar la encuesta?

Ejemplos:
• Conocer la aceptación que podría tener el nuevo producto.
• Conocer la demanda que podría tener un producto.
• Conocer los gustos y preferencias de los consumidores con respecto a un
producto.
• Medir la satisfacción del cliente.
1. Establecimiento de los objetivos
• Un objetivo es algo que deseamos realiza o una meta que
queremos alcanzar. Para ello, se debe definir las acciones
concretas para lograrlo.
• Deben ser claros (que no se presten para diferentes interpretaciones),
medibles (resultados tangibles), observables (cosas reales) y
evaluables (se puedan comprobar).
• Un objetivo comienza con un verbo en infinitivo (ar, er, ir)
• Un objetivo general describe el Para Qué de una actividad.
• Un objetivo especifico describe una tarea que se debe realizar
para lograr el objetivo general.
1. Establecimiento de los objetivos
VERBOS PARA REDACTAR OBJETIVOS OBSERVABLES/EVALUABLES
  
Distinguir Discriminar Realizar
Usar Utilizar Manejar
Resolver Aplicar Listar
Enumerar Detectar Registrar
Explicar Relacionar Conducir
Clasificar Organizar Planificar
Exponer Identificar Calificar
Seleccionar Controlar Evaluar
Demostrar
¿Cuál es objetivo de mi
diagnóstico?
 ¿Cuál es el objetivo
general y los objetivos
específicos de mi plan de
capacitación?
2. Determinación de la población

La población o universo a estudiar es el conjunto total de

personas con características similares de las cuales se desea
obtener información.

Ejemplos:
• Si deseo saber como vender un producto en Antioquia, la población sería a
todos los habitantes de Antioquia.
• Si deseo saber cuantas personas de la empresa nacieron en Antioquia, la
población estaría formada por todos los empleados de la empresa.
¿Cuántas aprendices
estudian gestión del
talento humano?
3. Identificación de la información
Debe ser aquella que procede de las personas encuestadas y que
permita cumplir los objetivos planteados.

Ejemplos:
• Si la encuesta es para conocer la aceptación y demanda de un producto, la
información a recolectar seria si compraría el producto, cuanto se gasta
comprando productos similares, cada cuanto compra ese tipo de productos
• También se puede preguntar sobre su opinión, sus motivaciones, sus
gustos, sus preferencias, sus deseos y costumbres, sus hobbies, su estilo de
vida.
3. Identificación de la información
 ¿Qué información
necesito para hacer
el diagnóstico de
capacitación?
3. Identificación de la información
• El cuestionario de una encuesta debe contener las preguntas
que permitan obtener la información requerida.
• Las preguntas pueden ser cerradas o abiertas.
• Las preguntas cerradas tienen la ventaja de ser rápidas de
contabilizar y procesar, y fáciles de analizar
• Las preguntas abiertas consumen bastante tiempo en ser
contabilizadas y procesadas, y son más difíciles de analizar;
pero tienen la ventaja de permitir obtener conclusiones
importantes que no se podrían obtener al utilizar solamente
preguntas cerradas.
DISEÑO DE UN
CUESTIONARIO
 Tips para la elaboración del cuestionario
Redacte un enunciado claro, Piense en como va a
Redacte muchas preguntas
con todas las instrucciones administrar el cuestionario,
Piense en los datos que que no sólo sean claras para
que sean necesarias para que recursos necesitara, el Redacte preguntas cerradas
requieren y como los va quienes las van a contestar,
que los encuestados tiempo que va a demorarse, y abiertas.
tabular, graficar y analizar. sino que sean fáciles de
entiendan lo que deben el ambiente, los medios,
tabular, graficar y analizar.
realizar. entre otras.

Evite preguntas confusas o Depure la lista de preguntas,

Cuando desee conocer Revise ortografía, redacción
que generen un sesgo hacia trate de hacer preguntas Organice las preguntas de
opiniones, use preguntas e intensión de cada una de
una respuesta que usted concretas, cortas y con acuerdo a un orden.
abiertas. las preguntas.
quiera. palabras sencillas.

Haga una prueba piloto del

cuestionario, para que otras
personas identifiquen
errores o ayuden a mejorar
el cuestionario.
Cree una hoja de cálculo
Piense en que hará si las
para ingresar los datos y
personas no contestan todas
poder graficarlos de manera
las preguntas.
fácil y rápida.
¿Cuáles serían las
preguntas del
cuestionario de
diagnóstico de
capacitación?
5. Cálculo de la muestra
La muestra es el número de personas representativo de la
población al que se va a encuestar y, por tanto, el número de
encuestas que se va a realizar.

La razón para calcular y encuestar solamente a una muestra es

que al hacer ello es posible obtener datos precisos sin necesidad
de tener que encuestar a toda la población, ahorrando así tiempo
y dinero.
5. Cálculo de la muestra
 
n=
Donde:
n: muestra
N: población
Z: nivel de confianza (Lo usual es utilizar un nivel de confianza de 95% o de
90%)
e: grado de error (Lo usual es utilizar un grado de error de 5% o de 10%)
p: probabilidad de ocurrencia (Lo usual es utilizar una probabilidad de
ocurrencia de 50%).
q: probabilidad de no ocurrencia (Lo usual es utilizar una probabilidad de no
ocurrencia de 50%).
 5. Cálculo de la muestra

n=
 Donde:
N: 80511 =
Z: 1.96 =
e: 0.05
p: 0.5
=
q: 0.5 =382.178
¿A cuántas personas de
gestión del talento
humano les debo hacer
la encuesta?
Pasos para hacer el diagnóstico
• Establecer cuál es la situación ideal
1
• Buscar información ya existente sobre el proceso
2
• Diseñar instrumentos de diagnóstico
3
• Realizar encuestas, entrevistas o reuniones con los trabajadores
4
DISEÑO DE DIAGRAMA
DE PROCESOS
Tips para la construcción de un diagrama de procesos

• Un diagrama de procesos informa como debe hacerse un

determinado trabajo.
• Es una representación visual de los pasos de principio a fin de
un proceso.
• Mientras más detallados sean los pasos, más complejo puede
llegar a ser el mapa de procesos.
• Los pasos deben ser secuenciales.
• Hay una serie de símbolos que son estándar para los
diagramas.
Tips para la construcción de un diagrama de procesos

• Representa el inicio o el final del diagrama.

• Se usa para representar cada paso del proceso.

• Se usa para identificar los pasos del proceso

que requieren una decisión.
• Indican la ruta a seguir.

• Representa la entrada y salida de datos.

Tips para la construcción de un diagrama de procesos
Cocinar un
huevo

No
¿Frito? Hervir

Si
No
Freir ¿Salado?

Si

Agregar Sal

Servirlo en
el plato
¿Cuál es mi plan para
realizar el
diagnóstico de
capacitación?
Pasos para hacer el diagnóstico
• Establecer cuál es la situación ideal
1
• Buscar información ya existente sobre el proceso
2
• Diseñar instrumentos de diagnóstico
3
• Realizar encuestas, entrevistas o reuniones con los trabajadores
4
• Tabular la información
5
Ejemplo de tabulación de una encuesta
1. ¿Utiliza camisetas? Si No
2. ¿En qué se fija a la hora de elegir una camiseta?
Precio Diseño Calidad
Marca Todas las anteriores Otra
¿Cuál?
2. ¿Qué material prefiere para sus camisetas?
Algodón Licra Franela
Poliéster No sabe / no responde
3. ¿Cuál es su color favorito para este tipo de prenda?
Blanco Rojo Verde
Negro Rosado Amarillo
Azul Morado Otro
¿Cuál?
Ejemplo de tabulación de una encuesta
5. ¿Qué talla usa?
XS XL S
XXL M NS/NSL
6. ¿Cómo prefiere el diseño de la camiseta en cuanto al cuello?
En V Bandeja Redondo
Sport NS/NR Otra
¿Cuál?
7. ¿Prefiere usted camiseta?
Estampada Sin estampar Les es indiferente
8. ¿Qué tipo de estampado prefiere?
Animales Acciones Caricaturas
Mensajes Tribales Les es indiferente
Ejemplo de tabulación de una encuesta
9. ¿Qué marcas de camisetas acostumbra a usar?
Totto Adidas Lacoste
Pronto Puma Polo
Gef Niké Diesel
Otra ¿Cuál?
 ¿Cómo tabulo y
presento la
información de mi
diagnóstico?
Pasos para hacer el diagnóstico
• Establecer cuál es la situación ideal
1
• Buscar información ya existente sobre el proceso
2
• Diseñar instrumentos de diagnóstico
3
• Realizar encuestas, entrevistas o reuniones con los trabajadores
4
• Tabular la información
5
• Analizar la información
6
Tips para el análisis de un gráfico
• Analizar un gráfico consiste en describir y explicar los datos
que ofrece.
• Identificar la información relevante, es decir, los hechos o
datos que están relacionados con lo que necesitamos.
• Diferenciar las partes del gráfico, buscar las partes donde se ve
aumento o disminución, buscar puntos máximos y mínimos.
• Buscar interrelación entre los datos.
• No suponer situaciones o eventos que no estén soportados
con datos.
• Buscar hacer un análisis que parta de lo más lógico hasta las
 ¿Cómo analizo la
información de mi
diagnóstico?
Pasos para hacer el diagnóstico
• Establecer cuál es la situación ideal
1
• Buscar información ya existente sobre el proceso
2
• Diseñar instrumentos de diagnóstico
3
• Realizar encuestas, entrevistas o reuniones con los trabajadores
4
• Tabular la información
5
• Analizar la información
6
• Hacer recomendaciones
7
¿Cómo se hacen unas
recomendaciones
para el proceso de
capacitación?
Informe de necesidades de capacitación
1. Portada
2. Presentación: Un breve resumen de lo que contiene el
documento
3. Índice
4. Antecedentes: Características generales de la organización, la
forma en que tradicionalmente se ha realizado el DNC, la
importancia de la temática que se aborda en diagnóstico, las
razones para realizar este nuevo DNC.
Informe de necesidades de capacitación
5. Método
a. Participantes
b. Instrumentos utilizados
c. Procedimiento
6. Resultados: En que se necesita capacitación, quienes necesitan y
en que orden.
7. Discusión de los resultados
8. Conclusiones y sugerencias
9. Referencias
10. Anexos: formatos y documentos de trabajo
Referencias bibliográficas
• Cómo hacer una encuesta paso a paso | CreceNegocios. (2018). Retrieved from
https://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta-paso-a-paso/

• Tamaño de la muestra de la encuesta: calcule la población de encuestados |

SurveyMonkey. (2018). Retrieved from
https://es.surveymonkey.com/mp/sample-size/

• (2018). Retrieved from http://servicio.uca.es/personal/guia_procesos

• (2018). Retrieved from

http://www.edugoro.org/uned/wp-content/uploads/2014/11/Comentario-gr%c3%a
1ficos.pdf

• El diagnostico de necesidades de capacitación. (2019) Retrieved from

http://www.direcciondepersonal.com//diagnosticos_de_necesidades_de_capacitaci