PAQUETE

CONTABLE
Docente :Omaira Torres Peláez
Maestría en Gerencia de Negocios y Finanzas (en curso)
Posgrado en Finanzas
Ingeniera Administrativa
Diplomado en Logística Internacional
Docente
Experiencia en áreas administrativa, financiera, costos,
presupuestos, sector bananero, alimentos, manufactura,
transporte, sector retail.
Email: odtorresp@escolme.edu.co
300 600 99 85
 Unidad II
PARAMETRIZACION DEL
SISTEMA
 PARAMETRIZACION DE UN SISTEMA
 La parametrización de una base de datos, es la organización y
estandarización de la información que se ingresa en un sistema.

 Tiene que ver con la personalización de un sistema ,se refiere a la

posibilidad de que la aplicación permita la modificación de aspectos
puntuales de su funcionamiento.
  PARAMETRIZACION DE UN SISTEMA

 Es la asignación de las cuentas contables tanto del balance como

cuenta de presupuesto, con el fin de que la información digitada en
cada módulo se refleje en la contabilidad de la entidad.

 Existen aplicaciones hechas a medida, en las que el usuario es quien

decida sobre los aspectos significativos en el diseño de dicho software.
  PARAMETRIZACION DE UN SISTEMA

La configuración y parametrización inicial es imprescindible para preparar

el ERP para adaptarlo a las necesidades de la empresa y los procesos y
flujos de trabajo en base al modelo de negocio actual y presumiblemente
al modelo que adoptará en el futuro.
Es decir, nos permitirá alinear el funcionamiento del ERP a las necesidades
de la empresa, incorporando nuevos procesos y/o funcionalidades. De
esta forma, además, se podrá evitar los 
costosos desarrollos a medida del cliente.
  PARAMETRIZACION DE UN SISTEMA

La parametrización no es algo que se pueda realizar sin conocer el ámbito

funcional de la empresa ni el del ERP, pues requiere un esfuerzo en
configurar:
 La estructura física de las entidades, corporaciones, centros de costes, centros
logísticos, centros de producción, etc.
 La estructura de los productos.
 La estructura normativa e impositiva.
 Idiomas, divisas, planes de cuentas, etc. En definitiva, la 
localización del producto por países.
 Reglas de negocio y workflow aplicables al sector.
 Flujos de trabajo.
 Perfiles de usuarios y roles. Gestión de la seguridad.
 La formación al usuario será mucho más fácil si existe una previa configuración.
  PARAMETRIZACION DE UN SISTEMA

Una errónea configuración del ERP en su etapa inicial, puede arrastrar

“vicios” o errores en todo el proceso, de tal forma que provoquen un
esfuerzo mayor de puesta en marcha o en el peor de los casos, incluso el 
fracaso en la implantación. Es imprescindible por tanto la labor de
consultoría inicial por profesionales que conozcan tanto la herramienta
como el sector de empresa al que va dirigido.
 Los riesgos por tanto de no hacerlo adecuadamente conllevarán
inevitablemente
  PARAMETRIZACION DE UN SISTEMA
Errores en los procesos y en la funcionalidad del ERP con
respecto a las necesidades de la empresa.
Imposibilidad de segmentar la información de forma individual
(por distintos parámetros) y de forma consolidada.
Problemas de seguridad.
Incongruencia entre los procesos operativos y la funcionalidad
que persiguen.
Problemas con la formación de los usuarios.
Esfuerzos añadidos extra a posteriori.
 PROCESOS
Una vez que el implantador conozca los procesos del cliente
procede a configurar el sistema, para que este se adapte,
tanto como sea posible, a los procesos y requerimientos del
cliente.

La funcionalidad del sistema está basada en un conjunto de

valores que afectan de manera directa su comportamiento.
  
 
 QUE ES UN PROCESO ?

 Proceso es un conjunto de fases sucesivas o serie de pasos

organizados y sistematizados cuyo fin es alcanzar un 
objetivo determinado.

 Un proceso es un mecanismo diseñado por el ser humano para

establecer un ordenamiento o mejora para servicio del hombre.

 Un proceso es un mecanismo diseñado por el ser humano para

establecer un ordenamiento o mejora para servicio del hombre.
  
 
 QUE ES UN PROCESO ?

Piensa en 2 procesos que consideres se deban

organizar coherentemente para implementar un
modulo del paquete contable.
  
 
PROCESO CONTABLE
 El proceso contable es un ciclo mediante el cual se registran y procesan todas las
operaciones que se llevan a cabo en una empresa a lo largo del ejercicio económico.

 Se denomina ciclo contable o proceso contable al conjunto de registros contables

 efectuados en los diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones
que realiza la empresa y que afectan a su patrimonio en un ejercicio económico.

 La contabilidad tiene por objetivo captar, procesar y transmitir la información

adecuada al proceso de toma de decisiones de los múltiples usuarios de la misma.
Para ello se lleva a cabo el proceso contable.
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION
EMPRESA
Definición de empresa. Una empresa es una unidad
económico-social, integrada por elementos humanos,
materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener
utilidades a través de su participación en el mercado de
bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores
productivos (trabajo, tierra y capital).

RAZÓN SOCIAL
Hace referencia al nombre que se le pone a una
empresa, por la cual será reconocida por medio del
Estado ya sea en la Cámara de Comercio o cualquier
institución gubernamental o por otra empresa.
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

NIT
El número de identificación tributaria o también conocido por sus
siglas NIT, es una identificación numérica utilizada en Colombia que la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) asigna a las
personas que tramitan el RUT por primera vez, esta identificación solo
se establece una vez para cada persona y es de carácter intransferible.
El (NIT) se utiliza para identificar a cada persona que como residente en

Colombia posee obligaciones tributarias, cambiarias y

aduaneras para las cuales debe hacer frente ante la entidad competente
“DIAN”. Este número puede ser tenido en cuenta por los
contribuyentes para conocer el día en el que deben presentar sus
obligaciones tributarias según las fechas establecidas en el calendario
tributario del respectivo año.
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION
Para las personas naturales el NIT se compone de su
cédula de ciudadanía más un dígito de verificación, el
cual es el resultado de una operación matemática.
Para las personas jurídicas el NIT será asignado
mediante un proceso con la DIAN y la cámara de
comercio correspondiente, está compuesto por 9
dígitos y un dígito de verificación adicional. 
 
SEDES O SUCURSALES
Una de las referencias más populares que expresa este
término es la de aquel lugar en el cual tiene su
domicilio una institución, ya sea la misma, social,
económica, deportiva, literaria, política, humanitaria,
benéfica, entre otras.
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

TIPOS DE REGIMEN EXISTENTES EN COLOMBIA

REGIMEN SIMPLIFICADO.
RÉGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD.
REGIMEN LEGAL VIGENTE.
REGIMEN ESPECIAL.
REGIMEN COMUN.
RÉGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACIÓN DEFINIDA.
REGIMEN DE PROTECCION.
BASE GRADABLE EN EL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS.

HACER REPASO.
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

Ver Video : Creación de una Empresa en un software contable

https://youtu.be/AOtaKsVHv8o
  
 

¿Qué es el centro de costos?

La definición del centro de costos en una
pequeña o mediana empresa es una sección o
unidad de negocio para el cual se pueden
identificar los INGRESOS, COSTOS y GASTOS de
los que alguien es responsable. Normalmente, un 
centro de costos cuenta con un presupuesto que
incluye todos los ingresos ,costos que se pueden
rastrear hasta el centro de costos. Estos costos
pueden ser desde salarios, costes de seguros,
artículos de oficina, llamadas telefónicas,
ordenadores hasta gastos en combustible.
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

Ver Video : Creación de Centros de Costos

https://youtu.be/321qelNwQrQ
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

ROLES DE USUARIO
La manera más intuitiva, y por lo menos inicial, de configurar los roles en una empresa es a
través de la réplica del organigrama de ésta, analizando su estructura jerárquica y funcional.

Existe multitud de departamentos cuyos usuarios comparten prestaciones, funcionalidades,

responsabilidades y niveles de seguridad: compras, ventas, producción, contabilidad,
financiero, almacén, etc. Los roles, habitualmente, se segmentan de esta forma, asignando a
los usuarios de cada departamento un rol común.

El responsable de cada departamento puede tener un rol superior, con una capacidad de
interacción y análisis con el ERP de nivel superior: acceso a otras pantallas, manipulación de
datos de configuración o sensibles, visibilidad para ciertos datos, etc. Por supuesto, la
dirección y los responsables de áreas más amplias que las circunscritas a un solo
departamento poseerían roles de mayor nivel.
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

ROLES DE USUARIO

Esta estructura no siempre es válida, pues en ocasiones se dispone de personal

“multitarea”, que ejerce funciones más transversales entre los distintos
departamentos.

Normalmente, en este caso, a esos usuarios se les concede diversos roles, aunque ello
puede ocasionar algún tipo de conflicto entre sí, o en determinados ERP, si el usuario
es mono-rol, se realiza mediante la configuración de un nuevo rol que combina varios
de ellos.

Como guía podríamos realizar una matriz similar a la siguiente. Obviamente, los roles,
deberían ser previamente consensuados entre el consultor y el interlocutor válido en
la empresa cliente, si bien, puede servir como guía para muchas micropymes y
pymes. Simplemente, basta estudiar un poco el organigrama para que se deduzcan
los roles necesarios. El número de columnas puede variar en función de las áreas
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

ROLES DE USUARIO

Las leyendas indican lo siguiente:

✓, rol de usuario
Ⓡ, rol de responsable área
★, rol de administrador, accesos máximos
Por supuesto, el nivel de detalle de esta matriz puede ampliarse, pero es suficiente para muchas
empresas y es el primer paso para una configuración más compleja en el futuro:
Desglose de cada columna en base a si se le autoriza al usuario a añadir, editar o borrar registros.
Acciones admitidas y/o restringidas por formulario y/o tabla.
Permisos para determinados tipos de transacciones
  

PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

CARGUE INICIAL DE CUENTAS

Comprobantes Contables :

La información que se lleva a los estados financieros debe estar respaldada en

documentos numerados consecutivamente, los cuales indican toda la información
pertinente de cada transacción; estos documentos son los que conocemos
como comprobantes de contabilidad
 

PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

EGRESOS

COMPROBANTES DE EGRESOS

Los comprobantes de egreso es el
documento encargado de mantener el registro
de todos los gastos que se realizan en una
empresa o negocio. Este documento es
obligatorio tanto para las pequeñas como para
grandes empresas
PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

Ver Video : Cargue de cuentas

https://youtu.be/mGbY3En5wW4
 PARAMETRIZACION Y CONFIGURACION

Ver Video : Nomina

https://www.youtube.com/watch?v=c2kXLy2bq0o
Apreciado estudiante : Ahora que ha terminado los contenidos
temáticos de la unidad, realice las actividades de aprendizaje
formativas y sumativas.