Actividad de Aprendizaje 2 Yazmin Nathalia Saavedra Meneses

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APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Aplicación de Tablas de retención documental
Yazmina Nathalia Saavedra Meneses
Sena
Organización documental en el entorno laboral
2022
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Yazmina Nathalia Saavedra Meneses
Evidencia ensayo
Sena
Organización documental en el entorno laboral
2022
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TABLA DE CONTENIDO:
1 Introducción.........................................................................................................4
2 Título del Trabajo.................................................................................................5
3 Aplicación de tablas de retención documental.....................................................6
4 Conclusion:........................................................................................................12
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1 Introducción
A continuación, se hablará un poco sobre las aplicaciones de la tabla de retención
documental, donde en primera instancia se dará el concepto de la misma y también se empieza a
fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la organización y la conservación de los
documento en los cuales se dará un breve recorrido en la historia de la normatividad que se ha
escrito para la organización y la conservación de los documentos producidos por las entidades
frente a la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental y para finalizar cada
uno de los pasos que se deben se deben seguir para la elaboración y aplicación de las tablas de
retención documental
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2 Título del Trabajo

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3 Aplicación de tablas de retención documental
Los archivos son vitales y más que

necesarios para las personas, las
organizaciones y la
sociedad en general porque sin
ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin
tener conocimiento alguno sobre
sus actuaciones o la de los demás.
Todo el mundo
quiere conocer su historia y
reclama estar informado y
documentado, pero no todo el
mundo presta el interés que se
merecen los archivos para
conseguir este conocimiento
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Los archivos son vitales y más que

necesarios para las personas, las
organizaciones y la
sociedad en general porque sin
ellos no tendrían ni pasado ni
futuro. Vivirían al día sin
tener conocimiento alguno sobre
sus actuaciones o la de los demás.
Todo el mundo
quiere conocer su historia y
reclama estar informado y
documentado, pero no todo el
mundo presta el interés que se
merecen los archivos para
conseguir este conocimiento
las Tablas de Retención Documental son un listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
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vital de los documentos. Desde la creación del Archivo General de la Nación por medio de la
Ley 80 del 2 de diciembre de 1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios
para la organización y la conservación de los documentos como lo son:
Tabla 1:
Recorrido en la historia de la normatividad
“por el cual se fija el plazo de seis meses para
la presentación de tablas de retención
Acuerdo 12 de 1991 documental de los órganos nacionales del
orden central”
“por el cual se adopta y se expide el
reglamento general de archivos y en su
Artículo 23: Valoración documental “las
Acuerdo 7 de 1994 entidades oficiales elaborarán las respectivas
tablas de retención de documentos a partir de
su valoración y será adoptada por el comité de
Archivo”
“por el cual se reglamenta la presentación de
Acuerdo 9 de 1995 las tablas de retención documental al Archivo
General de la Nación”
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“por el cual se establecen los requisitos
mínimos para las personas naturales jurídicas
de derechos privados, que presten los servicios
Acuerdo 5 de 1997 de organización de archivos, elaboración de
tablas de retención, almacenamiento o
bodegaje de la documentación de las entidades
públicas”
“por el cual se reglamenta el procedimiento
Acuerdo 9 de 1997 para la evaluación de las tablas de retención
documental”
“por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dictan otras disposiciones”
mencionando en el Artículo 24 la
Ley 594 de 2000 obligatoriedad para las entidades del estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de
retención documental. ”
Elaboración y adopción de las tablas de
Circular externa 001-2001 retención documental.
“por el cual se regula el procedimiento para la
Acuerdo 39 de 2002 elaboración y aplicación de las tablas de
retención documental en el desarrollo del
Artículo 4 de la ley 594 de 2000”

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Todo lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad que se ha escrito para la
organización y la conservación de los documentos producidos por las entidades frente a la
elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. De todas las normas expuestas
nos centraremos en el acuerdo 39 del 2002.donde este nos muestra las cinco etapas para la
elaboración y aplicación de las tablas de retención documental las cuales son:
La primera etapa es la investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales y busca construir toda la información respecto a disposiciones legales y actos
administrativos, relativos a la creación y cambios de estructura de la entidad También se
consultaron los manuales de funciones y procedimientos actualizados dentro de la estructura
orgánica de la compañía identificando las secciones y subsecciones dentro del organigrama.
También se debe realizar una encuesta documental mediante una entrevista a los funcionarios
que conforman la sección y subsecciones, esto con la finalidad de identificar y definir las
unidades documentales que se producen. Para esto se puede utilizar el formato de encuesta
documental que puso a disposición el Archivo General de la Nación en sus publicaciones.
La Segunda etapa es el análisis e interpretación de la información recolectada. Y ya con
esta recopilación de la información expuesta en la primera etapa mediante los estatutos,
manuales de funciones y procedimientos, organigrama de la entidad y la entrevista documental
se realiza el respectivo análisis identificando los valores de los documentos y creando: en
primera instancia la codificación de la estructura orgánica de la entidad. En segundo lugar, la
conformación de series y sub series, la tercera es la elaboración de cuadro de clasificación
documental, y para terminar el Diagrama de flujo documental

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La tercera etapa es la elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental
para su aprobación. Aquí se consolida toda la información expuesta en el Cuadro de
Clasificación Documental en la Tabla de Retención, estableciendo los tiempos de permanencia
de la documentación dentro del concepto de archivo total. Una vez elaborada la tabla se presenta
a los productores de la información y al comité de archivo acompañada de la información
recogida en la etapa uno y dos para que ellos aporten las diferentes correcciones que se le debería
realizar la Tabla de Retención Documental deberá ser adoptada por la entidad mediante
resolución, después de su aprobación y aplicada por las diferentes áreas involucradas con
obligatoriedad de cumplimiento.
La cuarta etapa es la llamada aplicación y esta se da una vez aprobadas las tablas de
retención documental por parte del comité de archivo y el consejo entidad de archivos se debe
proceder a:
1. Elaboración de los separadores: Se elaboran los separadores para cada una de
las series y subseries documentales de conformidad con la información
suministrada en las tablas de retención documental, de tal forma que permita
visualizar la localización física de la documentación. Cada separador debe
registrar claramente el código y el nombre de la respectiva serie y la subserie
según sea el caso.
2. Clasificación documental de series y subseries: donde se identifica y agrupa
en expedientes todos los documentos pertenecientes a una de las dependencias
teniendo en cuenta las series definidas en las tablas de retención documental.
3. Es el orden al interior de cada una de las unidades documentales (asunto) los

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diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de
trámites.
4. Es la identificación de cada unidad documental (asuntos) Identifique y nombre
cada uno de los expedientes con el rotulo prediseñado al frente de la carpeta.
5. La marcación de la tarjeta cuenta con un código, un nombre de serie, un titulo
y la fecha y el significado de cada uno de ellos es por ejemplo el código es
representa la signatura de la carpeta dentro del Archivo de Gestión y es una
guía importante para la transferencia hacia el Archivo Central. 0000-00-00, el
nombre de la serie se refiere a la Serie Documental que está contemplada en
la documentación que existe en la carpeta, para dar este nombre nos basamos
en el cuadro de Clasificación. El título de la carpeta se debe especificar muy
bien el nombre de la documentación que porta la carpeta. La fecha se refiere a
las fechas extremas que contienen los documentos que se tienen dentro de la
carpeta
6. La depuración Y foliación es donde e Retirar de la unidad documental los
documentos que no tienen valores primarios ni secundarios, como:
duplicados, constancias.
7. La Foliación esta actividad es imprescindible en los procesos de organización
archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios
de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la
cantidad entendida esta última como principio al orden original y la

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conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y
legal de la gestión administrativa
8. Se Ubica físicamente los expedientes (carpetas que conforman cada una de las
series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en
que aparecen relacionadas en las TRD de la oficina.
9. Se identifica alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma
que permita la localización física de los expedientes
10. Y también se Diligencia el formato único de inventario documental según lo
establecido por el archivo general de la nación
Lo anterior son breves pasos que se deben seguir para la elaboración y aplicación de las tablas
de retención documental
4 Conclusión:
Para concluir puedo decir que hay que seguir unos pasos metodológicos muy precisos
para la elaboración de las tablas de retención documental de una entidad sea de razón
privada o pública
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Organización documental en el entorno laboral

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Organización documental en el entorno laboral

2 Título del Trabajo.................................................................................................5

3 Aplicación de tablas de retención documental.....................................................6

A continuación, se hablará un poco sobre las aplicaciones de la tabla de retención

documental, donde en primera instancia se dará el concepto de la misma y también se empieza a

fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la organización y la conservación de los

documento en los cuales se dará un breve recorrido en la historia de la normatividad que se ha

2 Título del Trabajo

Aplicación de Tablas de retención documental

3 Aplicación de tablas de retención documental

Los archivos son vitales y más que

Los archivos son vitales y más que

para la organización y la conservación de los documentos como lo son:

Recorrido en la historia de la normatividad

“por el cual se fija el plazo de seis meses para

la presentación de tablas de retención

Acuerdo 12 de 1991 documental de los órganos nacionales del

“por el cual se adopta y se expide el

reglamento general de archivos y en su

Artículo 23: Valoración documental “las

Acuerdo 7 de 1994 entidades oficiales elaborarán las respectivas

tablas de retención de documentos a partir de

su valoración y será adoptada por el comité de

“por el cual se reglamenta la presentación de

Acuerdo 9 de 1995 las tablas de retención documental al Archivo

“por el cual se establecen los requisitos

mínimos para las personas naturales jurídicas

de derechos privados, que presten los servicios

Acuerdo 5 de 1997 de organización de archivos, elaboración de

tablas de retención, almacenamiento o

bodegaje de la documentación de las entidades

“por el cual se reglamenta el procedimiento

Acuerdo 9 de 1997 para la evaluación de las tablas de retención

“por medio de la cual se dicta la ley general de

archivos y se dictan otras disposiciones”

Ley 594 de 2000 obligatoriedad para las entidades del estado

elaborar y adoptar las respectivas tablas de

Elaboración y adopción de las tablas de

Circular externa 001-2001 retención documental.

“por el cual se regula el procedimiento para la

Acuerdo 39 de 2002 elaboración y aplicación de las tablas de

retención documental en el desarrollo del

Artículo 4 de la ley 594 de 2000”

Todo lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad que se ha escrito para la

organización y la conservación de los documentos producidos por las entidades frente a la

elaboración y aplicación de las tablas de retención documental las cuales son:

La primera etapa es la investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales y busca construir toda la información respecto a disposiciones legales y actos

administrativos, relativos a la creación y cambios de estructura de la entidad También se

consultaron los manuales de funciones y procedimientos actualizados dentro de la estructura

orgánica de la compañía identificando las secciones y subsecciones dentro del organigrama.

documental que puso a disposición el Archivo General de la Nación en sus publicaciones.

La Segunda etapa es el análisis e interpretación de la información recolectada. Y ya con

esta recopilación de la información expuesta en la primera etapa mediante los estatutos,

manuales de funciones y procedimientos, organigrama de la entidad y la entrevista documental