Sistemas de gestión

documental
Ever Lambraño Machado
Introducción
La necesidad de organizar, controlar y disponer de los
documentos producidos por las organizaciones ha sido una
constante de la producción administrativa de la empresa a lo
largo de los años, y la gestión documental de apoyo ofimático
cuenta con gran tradición y madurez.
Los documentos reúnen unas características que dificultan su
gestión y determinan el problema documental:

• La información que contienen, en su gran mayoría, no está

estructurada.
• El soporte físico en el que se sustentan dificulta su flujo y
acceso.
• La conservación durante largos períodos de tiempo, en tanto
que son prueba de las actuaciones de las organizaciones.
• La masa de documentos desorganizados, ya sea digitales o no,
exige la dedicación de un gran número de horas de personal
administrativo a su organización, conservación y localización.
Definición
• Se entiende por sistema de gestión documental la estructura
conceptual, los procedimientos, las tecnologías y las prácticas
usadas por una organización y otras entidades externas a la
organización para lo siguiente: administrar el flujo de
documentos digitales de todo tipo en la organización; evitar
duplicidades de documentos y el manejo automático de
versiones de documentos.
Características
• Reducción del tiempo en entrada manual de metadatos:
Extraer información del contenido del documento y utilizarla
para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el
tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma
automática.
• Reducción del tiempo dedicado a la clasificación de
documentos: Identificar el tipo de activo digital que estamos
manejando y guardarlo en su respectiva ubicación, no tiene
que ser una tarea realizada por personas.
• Hacer llegar la información a quién la necesita: Ya sea
dirigiendo documentos a través de un flujo de trabajo o
enviando información extraída de documentos a sistemas
externos como SAP, Navision, Open Bravo u Open ERP.
• Eliminar pérdidas de tiempo en búsquedas: Conseguir que un
software busque documentos y contenidos de las misma
manera en que lo haría un humano, gracias a la semántica,
significa búsquedas más precisas y por lo tanto, menos tiempo
desperdiciado.
 ¿Cuánto dinero puedo ahorrar implementando un
Software de Gestión Documental en mi empresa?

• ¿Cuánto tiempo tarda buscando documentos?

• ¿Cuánto tiempo tardan todos el personal administrativo de su
empresa?
• ¿Cuánto espacio total ocupan los documentos en papel, y que
precio puede tener ese espacio?
• ¿Cuántas veces ha tenido que rehacer un documento por
completo porque no lo ha encontrado tras varios intentos?
Según la AIIM (Association for Information and Image Management,
Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen)
1. Las empresas invierten 17 € en tiempo de trabajo para guardar
un documento, 100 € para encontrar un documento perdido y
200 € para reproducir un documento perdido.
2. 7.5% de todos los documentos se pierden; del resto, el 3% se
archivan de forma incorrecta (en un lugar que no corresponde).
3. Los profesionales invierten del 5 al 15% de su tiempo leyendo
información, pero hasta el 50% buscándola.
4. Un documento es fotocopiado una media de 19 veces.
5. Hay más de 4 trillones de documentos en USA y crecen a un ritmo
del 22% anual
6. Para 2020 incrementaremos el volumen de información digital 50
veces el tamaño que tenía en 2011 y 20 veces el número de
unidades que utilizamos para contener dicha información.
7. Los usuarios envían y reciben una media de 133 correos al día.
8. Un sólo FAX cuesta 5.000 € al año, incluyendo electricidad, papel,
tinta etc. el tiempo medio que se tarda en enviar un FAX es de 8
minutos.
9. El precio medio de envío de un documento por servicio de
mensajería es entre 7 y 12 euros.
10. El coste de las oficinas ha subido un 19%.
supongamos una empresa de 100 personas, con uso intensivo
de la documentación. Teniendo en cuenta las horas perdidas
buscando información, que llegan a alcanzar el 50% y para
nuestro ejemplo pondremos un 15%, tengamos en cuenta
también que el tiempo de pérdida y reemplazo de un
documento puede rondar el 10%. Con una pérdida media del
25% del tiempo (una cuarta parte del tiempo productivo del
empleado) y suponiendo un coste medio por persona y hora,
incluyendo gastos como espacio físico utilizado, seguros
sociales, salario etc. del 20 € hora. Pues bien, esta empresa
perdería 5 €/hora por cada empleado (25%), lo que supone, en
176 horas que tiene un mes, una pérdida de 880 € por
empleado/mes, y para un total de 100 trabajadores, 88.000
€/mes, lo que supone 1.056.000 € al año (sí, un millón de
euros!).
 ¿Ahorro más si el software de gestión de
documentos es inteligente?

En una empresa con un dpto. administrativo o de gestión

documental de 100 personas, suponiendo un coste medio de
18.000 € por persona de salario bruto al año, el coste del
departamento completo supone 1,8 millones de euros al año. La
reubicación del 90% de este personal, pasando la mayoría de
tareas administrativas rutinarias al gestor documental,
supondría un ahorro de 1,62 millones de euros cada año,
haciendo que el coste de este departamento fuese de 180.000
euros.
De igual forma, realizado en un departamento de 10 personas,
la mejora conseguiría reducir el coste de 180.000 euros al año a
18.000 euros/año.
Casos prácticos y proveedores
• https://www.docuware.com/es/success-stories