REUNIONES

EFECTIVAS
 Bienvenidos A La Experiencia De
Aprendizaje
Para Asegurar El xito Del Desarrollo De
Este Evento, Te Invitamos A Leer Con
Detenimiento
Favor LasoSiguientes
de apagar su celular colquelo en modalidad
de vibrador.
Recomendaciones.

Dispondremos de un receso de 10 minutos.

Proponemos, en la medida de sus posibilidades, utilizar

los recesos para ir al bao.

Participe con entusiasmo, pero no se salga del tema.

Sea corts, no realice una conversacin privada

mientras habla otra persona.
 Reunin Es:
Conjunto de personas reunidas
fsicamente en un local para tratar
un tema coordinado por un
conductor (ms de 2 personas y
cmo mximo 30)
 Miembros O
Asistentes a La
Reunin
La participacin de los miembros que
asisten a una reunin va a
depender de:

a) Nmero De Asistentes.

B) De Las Caractersticas Del Grupo.

 Tener Una Razn Lgica Que
Justifique El Costo De Realizar
Las Reuniones.

Si bien pueden ser muchas las razones

para llevar a cabo reuniones, las
razones para no realizarlas pueden
ser aun mayores. La decisin de
llevar adelante una reunin debe
fundarse en el principio bsico de
que el resultado que se espera
obtener de ella debe ser mayor que
la sumatoria de los resultados que
lograran individualmente sus
eventuales participantes.
 Tiempo O Duracin De Las
Reuniones

La duracin de una reunin es una variable

que debe tener en cuenta la persona o
personas que la preparan o coordinan.
la "intervencin" o "interaccin" es "un
intercambio entre miembros de un grupo o
entre un miembro y el grupo entero".
Podemos sealar que, a mayor
participacin, mayor nmero de
interacciones y mayor tiempo y duracin
de la reunin.
 Tiempo O Duracin De Las
Reuniones

Cuanto mayor es el grupo de personas en

una reunin, aumenta progresivamente el
nmero de interacciones y se necesita
mayor tiempo para que el grupo pueda
tomar una decisin o llegar a un acuerdo.

Es conveniente y necesario conjugar, a la

hora de plantear una reunin, el nmero
de personas, tiempo disponible y el
objetivo o finalidad de la reunin.
 La Eficacia De Las
Reuniones
Los requisitos para que una reunin
sea eficaz son los siguientes:

a) Ser necesaria su convocatoria y

celebracin.

b) Estar preparada, tanto por la

persona que va a dirigir la reunin
como por los participantes.
 La Eficacia De Las
Reuniones
c) Terminar en un Plan de Actuacin, que
posibilite la puesta en prctica, de los
acuerdos y el seguimiento de las
decisiones tomadas.

d) Si se quiere que una reunin, y las

posteriores, sean eficaces es necesario que
se ejecuten las decisiones tomadas y los
acuerdos consensuados. Si no se hace as,
las reuniones posteriores sern puramente
formalistas.
 Los Tipos De
Reuniones
Una clasificacin de las reuniones podra ser:
Por su objetivo o finalidad
A) Informativas.

B) Consultivo-deliberativas.

C) Formativas.

D) Decisorias.
 Los tipos de
reuniones
Por el nmero de miembros participantes:

a) Reuniones de grupo pequeo (de 3 a 7

miembros)

b) Reuniones de grupo mediano (8 a 20

miembros)

c) Gran grupo (20 a 40 miembros)

d) Asamblea (ms de 40 participantes)


Las Fases De Una
Reunin
A) El anlisis y estudio de su necesidad
1. Es necesaria la reunin?
a) Necesidad tcnica
b) Necesidad de interrelacin o
comunicacin
2. Es la reunin la tcnica y el
procedimiento ms adecuados para
afrontar el tema o resolver el problema?
3. Cul es el momento ms propicio o
adecuado?
 Las Fases De Una
Reunin
B) La fase de preparacin.
El coordinador de una reunin debe atender a:
1. Las condiciones materiales:

2. La fijacin del orden del da y determinacin de las

personas que deben asistir.

3. El anlisis, antes del comienzo de la misma, de los

posibles aspectos problemticos del tema.

4. La determinacin data del objetivo de la reunin. La

finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria
con toda claridad y precisin.
 Las Fases De Una
Reunin
C) El inicio de la reunin
D) El desarrollo de la reunin
Actuacin del moderador o moderadora
a) Plano de la efectividad, dirigido a: b)
Plano de la comunicacin, dirigido a:
E) El final de la reunin
F) El seguimiento de los acuerdos,
decisiones y tareas por parte de las
personas responsables e implicadas
 El Papel Del Conductor De
La Reunin
1- Funcin de Clarificacin.

2- Funcin de Control.

3- Funciones de Relajamiento.

4- Funcin de Dinamizacin.
 Caractersticas De Un Buen
Conductor De Reuniones

1- Mostrar seguridad delante del

grupo.

2- Saber adaptar la funcin de

animador del grupo.

3- Saber reaccionar delante de

situaciones imprevistas.
 PREPARACION De La
REUNION
Podemos dividir la preparacin en 5 pasos:

1- Definicin de los objetivos.

2-La eleccin de los participantes.

3-Planificar el desarrollo de la reunin.

4- Organizacin del material de la reunin.

 Desarrollo De La Reunin

INICIO DE LA REUNION

1- Presentar Los Participantes.

2- Darles Confianza.

3- Presentar El Tema De La Reunin.

4- Fijar Los Objetivos De La Reunin.

 Planificar La Reunin.
Generalmente se asume que el fracaso de las
reuniones obedece a problemas de relaciones
interpersonales de sus participantes. Sin
embargo, un resiente estudio sobre el fracaso
de las reuniones en los ambientes
organizacionales ha revelado que de 1300
problemas que se citaran como fuente de
fracaso solo el 3% de ellos tenan su origen
en las relaciones interpersonales. El 97% de
las respuestas se referan a la falta de
preparacin y planificacin de las mismas.
 Pasos Para La Planificacin De Las
Reuniones.

Establecer la tabla de la reunin.

Decidir quienes sern los individuos

que participarn en la reunin.

Determinar el nmero de asistentes.

Distribuir una agenda previa.

 Dirigiendo La Reunin

Iniciar puntualmente la reunin.

Iniciar la reunin con algn

comentario declaracin o pregunta.

Ceirse a la agenda y evitar la

perdida de tiempo.
 Dirigiendo La Reunin

Disposicin de las personas en el lugar de

la reunin.

Empleo de elementos audiovisuales.

Cuando la reunin a terminado, darle fin.

Tener un seguimiento continuo de los

acuerdos alcanzados en ella.
 Directrices Para Optimizar El
Desarrollo De Las Reuniones.

Slo una persona habla a la vez.

No se debe aceptar conversaciones
privadas durante la reunin.
Las personas deben de hacer uso
de la palabra solo para referirse al
tema que se discute.
Los comentarios y discusiones
deben versar sobre asuntos e ideas,
no sobre personas.
 Antes De Cualquier
Reunin Se Debe Tener
Presente:
Publicar una agenda realista de la
reunin con suficiente anticipacin,
invitando a los participantes a
travs del correo electrnico.

Registrar en agenda de reuniones.

 Antes De Cualquier
Reunin Se Debe Tener
Presente:
Material de lectura previa publicado
48 horas antes de la reunin (24 en
casos excepcionales).
Comenzar y terminar la reunin a
tiempo.
No permitir distracciones (celulares,
mail, agendas, conversaciones
paralelas).
 Antes De Cualquier Reunin
Se Debe Tener Presente:

Acordar los
entregables/outputs de la
reunin.

Establecer el tiempo de
cada tema a tratar.
 Antes De Cualquier Reunin
Se Debe Tener Presente:

Asegurar que las responsabilidades

de los equipos y acciones asignadas
estn claramente establecidas.

Chequeo regular del proceso y

cortes (comfort breaks) necesarios.
 Antes De Cualquier Reunin
Se Debe Tener Presente:

Distribuir la minuta de reunin

y los productos especficos que
se hubieran generado durante
la reunin entre los asistentes,
archivando copia en el rea de
documentacin respectiva.