UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN CAMPO 4

CARRERA: ADMINISTRACION

MATERIA: COMUNICACIONES

GRUPO: 1351

TEMA 8: CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES

INTEGRANTES DEL EQUIPO: BERNARDO ROSALES DIANA GUADARRAMA NAVA JESUS JARDON RAMIREZ JESUS NESTOR NAVA CHAVEZ JOSE ELIAS

PROFESOR: MIGUEL ROJAS VAZQUEZ

FECHA: VIERNES 9 DE OCTUBRE DE 2009

INDICE

CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES --------------------------------------3 PLANEACION PARA LA DIRECCION DE REUNIONES ----------------------------3 FORMULACION DEL GUION -------------------------------------------------------5 PRESENTACION DE LA REUNION ------------------------------------------5 MECANICA DELIBERATIVA ----------------------------------------------------5 PRESUPUESTOS -----------------------------------------------------------------6

ELEMENTOS DE LOS CUALES SE SIREVE UN DIRECTOR DE REUNIONES --------------------------------------------------------------------------------------6 PREGUNTAS ----------------------------------------------------------------------------7 TECNICAS DE LA INTERROGACION ---------------------------------------8 TIPOS DE PREGUNTAS --------------------------------------------------------8 INTERROGACION PARA CENTRAR LA TEMATICA DE LAS REUNIONES ------------------------------------------------------------------------9

RESPUESTAS. SUS ESPECIES ---------------------------------------------------9 MATERIAL VISUAL AUDIOVISUAL Y OTROS APOYOS -----------------11

SITUACIONES CONFLICTIVAS EN LA CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES ------------------------------------------------------------------------------------12 RECOMENDACIONES PARA LA OBSERVANCIA DEL PROTOCOLO Y LA CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES -------------------------------------14 EVALUACION DE REUNIONES ----------------------------------------------------------16 TIPS --------------------------------------------------------------------------------------17

CONDUCCIN Y DIRECCIN DE REUNIONES

PLANEACION PARA LA DIRECCION DE LAS REUNIONES Planeamiento contextual para la direccin de las reuniones La efectividad en el trabajo del grupo deliberantemente depende, en lo alto grado, de los siguientes factores: a) Existencia de un conductor o director, que rena las caractersticas bsicas que se han considerado como necesarias para llevar a efecto la conduccin grupal. b) Planeacin cuidadosa de la reunin, por el director c) Aplicacin de tcnicas especificas en el ejercicio de la direccin hasta llegar a los resultados. d) Fomento, mantenimiento y coordinacin de dialogo y del intercambio de puntos de vista a travs del manejo tcnico de las preguntas y el uso oportuno de medidas de apoyo e) Preparacin y participacin activa de los miembros del grupo f) Evaluacin de las reuniones. g) La dimensin y proyeccin que se le d a la reunin depender del problema que se pretende solucionar. La definicin del problema consiste en evaluar en su justa dimensin que aspectos representan situaciones conflictivas en la organizacin, que elementos estn en desajuste con lo planeado y cules son las normas vigentes pero inobservables. h) Definicin del problema: i) En que ramas que se necesita con urgencia la capacitacin y desarrollo de deteccin de las causas por lo que falla el sistema. j) Definicin de objetivos: k) Enseguida se detallara y precisara el objetivo de la reunin y del ciclo en cuyo caso ser desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones. l) Formulacin del temario: m) En un documento especial se definirn los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En l se precisaran mtodo y sistema de capacitacin, amplitud de materias y temas, dosificacin del conocimiento, tcnicas que se usaran En la enseanza, nmero de horas dedicadas a cada tema as como el objetivo por tema. En general, cualquier reunin presupone la vinculacin de elementos agrupados momentneamente o que ya lo estaban por vnculos predeterminados, como analizamos al estudiar la dinmica interna y

externa de grupos. En los tres tipos de grupos antes vistos, el ambiente se configura por el ejercicio del liderazgo en los mismos. En el grupo que acta por participacin, el ambiente queda determinado por el mismo .se asignan la mxima importancia al crecimiento y desarrollo de todos los miembros del grupo. Ninguno de los cuales es lder: el liderazgo es distribuido. El grupo trabaja segn el principio del consenso y trata de obtener un elevado grado de relaciones interpersonales agradable, como una solida base para la resolucin de sus problemas. Las principales funciones del director de reuniones pueden enunciarse sin carcter limitativo de acuerdo con el criterio de Gibb. a) Cumplimentar funciones de relaciones pblicas, con representacin oficial del grupo, dentro y fuera del mismo. b) Realizar los preparativos de las reuniones c) Coordinar la reunin mientras esta se realice, teniendo cuidado en la distribucin del tiempo d) Cubrir las actividades del anfitrin e) Cumplimentar tarea especificas para el grupo: f) Imprimir dinamismo a la reunin g) Presidir las reuniones h) Lola actuacin ejecutiva y la delegacin de funciones por las tareas exigidas, durante el desarrollo de la reunin. i) Controlar los procedimientos parlamentarios. j) Mantener el orden y disciplina k) Sancionar a los miembros que violan las reglas l) Interpretar y explicar la constitucin y opinin del grupo a los miembros que son ajenos m) Colaborar con los miembros para el cumplimiento de las tareas acordadas n) Coordinar las actividades del grupo y armonizar las acciones o) Mantener el ritmo de la reunin p) Establecer periodos de receso q) Formalizar la decisin y objetivos del grupo y armonizar las decisiones en nombre de este, estableciendo normas y determinado las actividades grupales

Seleccin previa de los participantes: Asistentes; Invitados; Maestros; Conferenciantes; Organizadores Coordinadores.

FORMULACIN DEL GUIN. Contiene por regla general: 1.- PRESENTACIN DE LA REUNIN Definicin del problema. El problema muchas veces puede ser de desajuste con referencia a las actividades programadas, inexistencia de normas o necesidad de recuperar el estado anterior, siempre que se haya normas. Cuando no se cuenta con estas, la cuestin radicara en dictarlas. Con preferencia, es conveniente no actuar con efectos, si no buscar las causas. Objetivo de la reunin. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta. Temario de la reunin. En el intento de escribir los temas, puede advertirse que surjan dificultades para enunciarlos, o que no constituyan verdaderos problemas. Si resultasen problemas reales, su registro es conveniente para no incurrir en omisiones y desviaciones de los planteamientos originales. El temario contendr: Relacin de los temas, subtemas e incisos a tratar; Objetivo del tratamiento de cada uno de ellos; Numero de horas o minutos, segn el tipo de reunin destinado a cada uno; Mtodo d exposicin y puntos de apoyo. Relacin de los soportes. Seleccin previa de los participantes. Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos aprovechables, y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus caractersticas, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuacin. Se har constar en el guin que nos ocupa: Relacin de los coordinadores, De organizadores, De asistentes participantes, De expositores, conferenciantes y7 disertantes, De moderadores, y De personas que integraran el presdium en cada sesin.

2.- MECANICA DELIBERATIVA. Indicacin del tipo deliberativo que se ha seleccionado.

Conferencia, Mesa redonda, Dialogo, Dilogos simultneos, Seminario, Simposio, Congreso, Jornada, Comit y /o comisin, Entrevista, Discusiones en pequeos grupos, Juntas y/o sesiones, y Reunin y/o conferencia Y/o encuentro multinacional. Sistemas de tipo parlamentario que se adoptaran. Mtodo de evaluacin de resultados de la reunin.

3.- PRESUPUESTOS Determinacin del costo de la reunin. Asignacin y autorizacin de perdidas presupuestales para su celebracin. Aprobacin de contrataciones, si el caso lo requiere.

ELEMENTOS DE LOS CUALES SE SIRVE EL DIRECTOR DE REUNIONES No es suficiente para alcanzar las metas en la discusin grupal, que se cuente con un director idneo que planee su reunin y emplee las tcnicas de direccin, en cuanto a la secuencia que ha de observar el trabajo del grupo. Es indispensable,; tambin, que el director promueva el intercambio de opiniones e ideas, estimule al miembro o individuos que no participan, modere a quien habla demasiado, afronte y supere las situaciones de conflicto e impulse al grupo a obtener soluciones por consenso general, dentro del tiempo determinado.4 Una de las fuerzas ms importantes en el campo de la colaboracin de los miembros de un grupo es que estos se incluyan en forma personal e integral desde el punto de vista sociolgico y psicolgico a los intereses del conjunto. Por lo general, creemos que la participacin del grupo es simplemente un producto derivado de la reunin, idea muy alejada de la realidad, puesto que un grupo sin director eficaz es un evento destinado al fracaso, a la comunicacin parcial y, en la mayora de los casos, a la frustracin de sus integrantes, por no obtener resultados concretos. El director de reuniones dispone, para el cumplimiento de su cometido, de ciertos elementos, que son, fundamentalmente: a) Preguntas; b) respuestas, y c) material visual, audiovisual y otros apoyos.

PREGUNTAS En la discusin y dilogo se hacen necesarias las preguntas. Su uso para dirigir y alentar la participacin constituye uno de los procedimientos ms eficaces. El empleo de preguntas cumple, entre otros, con los siguientes propsitos a) Facilitan el proceso de comunicacin, porque en forma inmediata permiten retroalimentar; se indaga mediante la respuesta, si el interlocutor ha comprendido el mensaje, y se genera un efecto recproco en el comportamiento de los sujetos que comunican. b) Hacen consentir en los argumentos que se plantean. c) Coadyuvan a destruir objeciones. d) Impiden que la discusin se salga de sus cauces. e) Atraen la atencin y centran ideas y resultados. f) Impulsan o frenan la participacin, segn el caso. g) Posibilitan el control del grupo y su conduccin hacia el objetivo. Un director de reuniones debe evitar, en lo posible, los siguientes aspectos negativos: a) b) c) d) e) f) g) h) Decir al grupo cmo pensar. Dictar los resultados del pensamiento. Tener un programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusin. Permitir que los dems apelen a l para que diriman sus "disputas. Entrar en discusiones y plantear dilogos personales. Orientar en forma poco tctica la discusin del grupo. Corregir declaraciones errneas hechas por los miembros del grupo, aun cuando puedan llamar la atencin hacia un punto o declaracin discutibles. Hablar demasiado.

i)

Las preguntas suponen una tcnica correcta. Deben formularse de tal modo que sugieran una respuesta congruente con la, finalidad de la interrogacin. En trminos generales, es recomendable que las preguntas se expresen con palabras sencillas y en forma categrica y breve, procurando que animen a la reflexin. Los planteamientos complejos u oscuros confunden y dificultan o impiden la respuesta. Toda pregunta debe provocar una contestacin, resultando ms eficaz el dilogo cuando se interroga con base en las tpicas preguntas de Kipling: qu, quin, cmo, dnde, cundo y por qu, que no se pueden responder lacnicamente con un s o no. Las preguntas nunca deben herir susceptibilidades, ni poner en evidencia la ignorancia de la persona interrogada, salvo el caso de que con ellas se pretenda poner un alto al participante abusivo, y, como en toda comunicacin, deben partir de un cdigo comn de significados; asimismo, han de ser accesibles al mundo del receptor, sus conocimientos y su experiencia, con un tono que haga sentir la confianza que depara el director, en las habilidades del interlocutor para producir una respuesta que enriquezca el trabajo de grupos.

TCNICAS DE LA INTERROGACIN Algunas indicaciones adicionales sobre la tcnica para interrogar son: a) Solicitar respuestas claras. b) Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder. c) Escoger el tipo de pregunta, en consonancia con el objetivo de la reunin. d) Llamar por su nombre a la persona, cuando se haya optado por preguntas dirigidas a un individuo en particular. e) Favorecer o beneficiar con las preguntas a todos los miembros por igual, as como evitar posiciones parciales. f) Estructurar preguntas que susciten respuesta personal y no colectiva. g) Introducir palabras claves en las preguntas, que sugieran respuestas completas, para obtener informacin y explicaciones. h) Mantener permanentemente el control de la reunin y el ambiente creativo, mediante las preguntas. TIPOS DE PREGUNTAS Las preguntas se pueden agrupar en cuatro grandes clases: Generales. Son preguntas dirigidas al grupo; por ejemplo: quin sabe?, alguno de ustedes quisiera...? Puede responder cualquier persona o ninguna. Son un recurso conveniente cuando no se conoce a los participantes. Estimulan su confianza y no lo colocan en aprietos iniciales-. Directas. En los casos en que no tiene resultados la pregunta general, o cuando se pretende averiguar una informacin especial o alentar la intervencin de una persona, las preguntas pueden ser dirigidas a un miembro del grupo en particular. Revertidas. Se emplean con los miembros que suelen hacer preguntas al director para conocer su opinin. Recurdese que lo importante radica en que las opiniones o ideas provengan del grupo y no del director. En este caso, el conductor se abstiene de contestar y devuelve la pregunta a quien la plante, para que sea su autor quien emita su propio parecer o los puntos de vista que busca. Retrasmitidas. Sajo el mismo supuesto que en la situacin anterior, el director interrogado no responde, y refiere la pregunta al grupo (general) o a uno de los miembros en forma individual- (directa). Adems de las seis preguntas consabidas de R. Kipling, existen palabras importantes que, incluidas en aquellas, producen respuestas precisas y completas, como son: Clasificar. Exige una contestacin en donde estn considerados y agrupados una serie de datos con una caracterstica comn. Criticar. Demanda una respuesta despus de un anlisis cuidadoso. Definir. Necesita una respuesta que fije los lmites de un contenido.

Describir. Requiere el enunciado de los rasgos o cualidades que caracterizan al asunto. Esbozar. Hace necesario bosquejar o indicar los puntos principales. Explicar. Hace necesario esclarecer los puntos oscuros. Ilustrar. Provoca una respuesta con ejemplos semejantes. Interpretar. Obliga al participante a expresar su propio punto de vista sobre un asunto. Justificar. Exige demostrar que algo es razonable. Resumir. Debe responderse presentando el tema en forma compacta y concisa. Revisar. Obliga a responder repasando un asunto con detenimiento y a examinarlo con espritu crtico. Trazar. Requiere seguir en detalle el desarrollo o progreso de un asunto. Verificar. Exige pruebas sobre la veracidad de algn punto.

Toda persona que pretenda ser un buen director de reuniones, ms que un experto, debe asumir el papel de un verdadero conductor, pero como la forma de preguntar es de importancia capital, necesita proponerse el desarrollo de una gran habilidad para interrogar, de manera que pueda canalizar la accin grupal hacia resultados favorables. Pueden construirse toda clase de preguntas, en funcin de la naturaleza de la respuesta que se desea obtener; sin embargo, es ilustrativo presentar algn ejemplo de preguntas en consideracin a su oportunidad. INTERROGACION PARA CENTRAR LA TEMATICA DE LAS REUNIONES. Hay tantos modelos o formas de plantear preguntas, que sera ocioso .hacer grandes listados. Baste sealar la orientacin de las preguntas con: a) Elementos retroalimentadores; b) factores dinmicos para participar activamente, y c) aspectos bsicos de control y orientacin. Es conveniente para el director conocer, igualmente, la ndole de las respuestas, con objeto de formular sus nuevas preguntas, mantener la discusin e impulsar aportaciones. RESPUESTAS. SUS ESPECIES. Por su parte, las contestaciones tambin obedecen a una tcnica. Hasta donde sea factible, conviene tenerlas previstas, para emitirlas con acierto seguridad y rapidez. Se puede responder a una pregunta de muy diversas maneras, en las

cuales influyen las circunstancias del caso y los propios intereses del interrogado. En trminos generales, las respuestas se condensan en las siguientes especies: Directa. Es una respuesta precisa referida al contenido de la pregunta. Indirecta. La conclusin debe extraerla quien interroga. Amplificativa. Se aborda un tema ms amplio y general que incluye una respuesta no especfica. Restrictiva. Se reduce a contemplar un aspecto parcial de la cuestin. Abstentiva. Es manifestacin expresa de que se prefiere no contentar sealando o no las causas. Pospositiva. Promete la respuesta para ulterior ocasin. Negativa. Expresa que no se contesta porque no compete al interrogado, o porque alguna otra razn lo obliga a guardar silencio. Aclarativa. Solicita aclaracin del alcance y contenido de la pregunta. Evasiva. No es respuesta directa. La contestacin se desva hacia tema o aspecto de la cuestin. Inclusiva. Se seala que la respuesta qued considerada en otra contestacin anterior. Repetitiva. Para ganar tiempo, se reitera en sus trminos la misma pregunta o parte de ella. Interrogativa. Se contesta con otra pregunta. Calificativa. Juzga el carcter e intencin de la pregunta, para justificar la respuesta o abstencin. Concesiva. Aprueba parte del planteamiento, para objetarlo en su idea medular. Condicional. Subordina el valor de la respuesta al cumplimiento de un requisito que aparentemente escapa al interrogado. Narrativa. Se refiere a un hecho o fbula, cuyo sentido constituye la respuesta. Humorstica. Para eludir responsabilidades, cuando la pregunta no merece respuesta, el interrogado acude a una frase humorstica.

Por lo que se refiere a las respuestas, corresponde al director: No permitir respuestas de grupo. No desalentar contestaciones claras y completas. No permitir que todas las respuestas queden' a cargo de unas pocas personas. ( No dejar pasar una pregunta sin respuesta; en todo caso, elaborarla en forma ms completa y sencilla. No conformarse con respuestas de monoslabos. MATERIAL VISUAL, AUDIOVISUAL Y OTROS APOYOS. Los materiales visuales, audiovisuales o simplemente audibles son, en general, atractivos. La mayora de las personas prefieren, cuando es posible, ver las cosas objetivamente, ms que escuchar solo una explicacin de estas, debido a que proveen experiencias sensoriales, bien sea que recapturen una vivencia olvidada, u ofrezcan una nueva experiencia; aporten su impresin ms realista y vivaz respecto de las cosas, y contribuyan a hacer perdurable su recuerdo. En el caso de las reuniones, mantienen el inters de los participantes y permiten fijar las ideas ms importantes que desea trasmitir el conductor. Estos materiales son un medio muy til para fijar ideas, registrar puntos clave, resumir, enfocar el problema, cristalizar las ideas del grupo, desglosar un tema extenso, entre otras ventajas; pero su nombre es ya una precisin de sus limitaciones: se denominan apoyos. Lo fundamental en el campo de las comunicaciones es el concepto que se trata de trasmitir. Los apoyos son auxiliares en la trasmisin de los conocimientos, adems de materiales destinados a la trasmisin de las ideas al travs de los sentidos; pero de ninguna manera resuelven todos los problemas, ni deben considerarse la panacea de la poca. Los materiales y apoyos deben emplearse por el director o los participantes, en su caso, cuando: a) En trminos de su propsito, conviene mostrar algunas experiencias particulares porque no pueden ser vistas desde una perspectiva suficiente, o las experiencias similares que poseen requieren refuerzo. b) Existe la posibilidad de localizar o preparar material apropiado. c) Ilustran realmente una idea, una exposicin y contribuyen a su percepcin.

No deben emplearse en las circunstancias siguientes. a) nicamente para estar al da. Es la forma ms moderna de presentacin; b) para dar escape a las aficiones personales, sin considerar las posibilidades ciertas de apoyo; c) no se tiene dispuesto ningn otro tipo de presentacin; d) el ttulo parece relacionado con el tema; e) para mantener ocupado al grupo o justificar una reunin, y

f) para divertir, a menos que el nico propsito, en el trabajo grupal sea divertir.

SITUACIONES CONFLICTIVAS EN LA CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES En el momento que se lleva a cabo una reunin una junta se tiene por entendido que abra ciertos puntos los cuales sern discutidos para sacar una conclusin un arreglo una solucin a ello, pero hay veces que estas situaciones pueden salirse de control por ciertos cambios en el ambiente de esta q pueden turbar y quiz a echar a perder la misma es por eso que tu como administrador y dirigente de personas son cosas y puntos que debes tomar en cuenta para que lleves al cabo una buena junta o reunin en la cual todos los puntos que se toquen tengan acuerdo, y todos aquellos participantes no salgan agobiados de la misma. Algunas situaciones usuales de conflicto son: La falta de organizacin de la junta ya sea en contenido o lo que se hablara, o en su defecto la falta de un protocolo. Falta de jerarqua de los puntos tratables. No saber diferenciar los problemas en privado con los pblicos. Preguntas con ambigedades etc.

Otras situaciones ajenas a nosotros que por lo regular se llegan a suscitar con gran frecuencia:
NOMBRE Sabelotodo y orador: es aquella q no deja hablar y q por lo regular cree el que tiene la razn adems que lo que dice lo dice por todos. SOLUCION Has que los dems asistentes emitan opinin dndoles confianza para no dejarse influenciar. Adems establece un tiempo lmite para la emisin de opinin. NOMBRE Contreras: te llevara siempre la contra y desea el pelear o discutir con el director SOLUCION No perder la cabeza simplemente deja que los dems se den cuenta de su ineptitud hay que lograr la opinin a favor de los dems darle la palabra ya cuando se termino la reunin.

NOMBRE El conocedor: siente que los dems y en especial el director le dicen cmo hacer las cosas. SOLUCION Decirle que sabes de su capacidad y experiencia simplemente la junta es para un intercambio de experiencias y que tal vez lo que le recomiendas le facilite su trabajo NOMBRE El tmido: no emite su opinin aunque no est de acuerdo por miedo de hablar. SOLUCION Has que tenga confianza llmalo por su nombre pregntale cosas fciles quiz de contestar

NOMBRE Las comadres: aquellos que se la pasan hablando durante la reunin sin darle importancia SOLUCION selos ver ya que si ellos lo hacen sin respeto alguno has lo de la misma forma.

NOMBRE Pesimista: no cree en nuevas ideas y siempre todo ser malo Desinteresado: le da igual esa junta

SOLUCION Gana su amistad conoce su inters, y dile que en otra ocasin o si hay tiempo en la junta hablaremos de esos intereses.

NOMBRE Gallito: solo est buscando el roce con otro por lo regular espera el momento para la controversia

SOLUCION Evitan los problemas personales o individuales y ve mejor los generales.

Unas recomendaciones para la realizacin de junta serian:

Mantener el inters del grupo es decir tener dentro del programa cambios para no caer en rutina y aun sobre la marcha implementar o hacer cambios radicales para tener su atencin. Mantener un ritmo de discusin esto es igualmente con el otro punto no solamente entablarse en un tema sino variar de situaciones hacer comentarios ancdotas quiz un chiste para no perder el ritmo y caiga en aburrimiento. Abstenerse de dar informacin privilegiada o confidencial si esta no es necesaria o simplemente negarse a darla si esta no se requiere. No tardar mucho en la discusin mientras ms larga sea menos acuerdos se llegaran hacer o lograr a un 100% en un futuro ya que la mayora estar pensando en el retirase o esperando su culminacin. Realizar un programa que se lleve a cabo si no es presentable solamente llevarlo a cabo segn lo que armaste o planeaste.

RECOMENDACIONES PARA LA OBSERVANCIA DEL PROTOCOLO Y LA CONDUCCIN Y DIRECCIN DE REUNIONES El protocolo es un documento que se elabora previamente a la reunin y en el cual se prevn los actos e intervenciones del presidium (conjunto de personas que presiden .la reunin) del conductor y/o director y las perspectivas y recomendaciones para que los asistentes participen. Contiene, asimismo, el sealamiento de la orden del da, que es la indicacin de puntos que se tratarn durante una junta o reunin; su orden y, de ser preciso, su objetivo.

Los aspectos protocolarios, en general, cubren una serie de recomendaciones para que la reunin se desarrolle con un ritmo, cubra su objetivo y sea productiva. Al iniciarse la sesin, se repartir entre los asistentes la orden del da. Este documento fue analizado anteriormente al estudiar los gneros y especies de comunicacin. A continuacin se seala un ejemplo de orden del da:

1. 2. 3. 4.

NOMBRE DE LA INSTITUCIN Sesin ordinaria de la Comisin Mixta de Capacitacin y Desarrollo de Personal. 18-1-72 Orden del da Discusin de horarios para el curso de capacitacin de obreros "AAA". Presentacin del temario para el curso. Designacin de organizadores por parte de la institucin y del sindicato. Asuntos generales.

A la hora prevista para iniciar la sesin y/o reunin y/o acto deliberativo, el conductor (maestro de ceremonias, conductor, director de reunin, relator, presidente de debates u otras modalidades) pide a la asamblea o auditorio tomen lugar en sus asientos. En caso de que se formen pequeos grupos y se instalen en pasillos o en las entradas al recinto, con tacto y diplomacia, se les solicita pasen a ocupar sus sitios, en virtud de que el acto va a iniciarse. En seguida, el conductor de la sesin s presenta a los miembros del presidium, con una alusin como la siguiente:' "Seoras y seores, nos acompaan en el presidium distinguidas personalidades. Al centro; asimismo, estn en la mesa de honor..." "Distinguidos congresistas, esta sesin ser presidida por los seores "Estimada concurrencia, nos honramos con la presencia de

Para presentar a los integrantes del presidium, se mencionarn los siguientes datos: a) Ttulo acadmico y nombre completo; b) institucin que representa, y c) cargo que ocupa. Posteriormente, procede a conceder el uso de la palabra a la persona que fungir como expositor. En caso de juntas o reuniones tpicamente administrativas, la parte del ceremonial anteriormente presentada se suple por un saludo del presidente de la comisin, comit, consejo de administracin u otro rgano similar. El

presidente del organismo indica que obra en su poder la orden del da ("estn de acuerdo con ella?"); aprobada la relacin de los asuntos, indica qu persona debe hablar, a fin de empezar la deliberacin. En el supuesto de que se trate de eventos (usamos este trmino, como ya lo apuntamos, en su acepcin semntica y ajena al significado de "contingencia o imprevisin", que conlleva etimolgicamente) deliberativos como mesa redonda, panel, simposio, congreso y otros que veremos adelante, el conductor, adems de indicar a los asistentes quines estn en el presidium, presentar uno por uno a los expositores, proporcionando a los asistentes los datos en el siguiente orden: a) b) c) d) e) f) Nombre y apellidos; grado o ttulo acadmico; breve exposicin de su currculo; cargo que desempea; nombre de la institucin donde labora, y brevsima alusin al tema; de preferencia, limitarse al ttulo de la disertacin o intervencin.

Terminadas las intervenciones de los expositores, el conductor indica a la asamblea o auditorio que se proceder a la apertura de la sesin de preguntas y respuestas. De previo acuerdo con los expositores, informa cul es el mtodo para plantear las preguntas, si estas son por escrito o verbales. En ambos casos recomendar la sencillez en la formulacin, claridad y objetividad y, sobre todo, que sealen el nombre de la persona a quien se desea preguntar. En los casos de reuniones tpicamente administrativas, corresponde al presidente otorgar o negar el uso de la palabra, plantear mociones para que el expositor sea breve y objetivo. Adems, responder de la aplicacin de los sistemas y procedimientos parlamentarios que ms adelante veremos. Es conveniente y recomendable que el conductor siempre se apegue a la orden del da. Finalmente, se sugiere seguir las observaciones y directrices que se dan en los incisos precedentes, y adecuar a la prctica los principios de dinmica interna y externa, as como de conduccin de los grupos sealados previamente. EVALUACION DE REUNIONES La etapa correspondiente a la evaluacin de reuniones permite al conductor y organizadores de las mismas captar en su justa dimensin el resultado que se obtiene, la opinin d ellos participantes y el grado de sensibilizacin para actuar.

Es una apreciacin un tanto subjetiva, no obstante, puede intentarse transposicin a trminos objetivos, es deseable alcanzar propsitos de cuantificacin, por ello, el establecimiento de parmetros de referencia y

eficiencia son muy importantes, pues resulta obvio que para la consecucin de objetivos 8 alcanzar las metas trazadas previamente a la reunin) deben constatarse con la realidad de su operacin, con el mejor sistema posible de evaluacin. La cuantificacin del grado de sensibilizacin de los auditorios; El anlisis de la opinin pblica interna y externa del grupo e; Institucin; Tomar medidas correctivas; Conocer en mayor o menor grado el xito operativo de las Reuniones; Detectar los puntos positivos y negativos de los expositores, Conductores y organizadores, y; Plantear las perspectivas de accin grupal despus de la reunin. Tomarse el tiempo para reflexionar acerca del proceso de reunin es una prctica esencial para los grupos comprometidos con el aprendizaje y las mejoras continuos. Una evaluacin breve pero estructurada al final de cada reunin da a los participantes la oportunidad tanto de reconocer sus logros como de tomar nota de lo que podra mejorar. Dejar de hacerlo enva el mensaje de que las opiniones de los participantes con respecto a estos temas no importan, dejndoles como nica opcin quejarse e intercambiar chismes fuera de la reunin, donde la informacin no hace ningn bien al grupo. He aqu algunas sugerencias para superar la resistencia a las evaluaciones y convertirlas en una parte constructiva de cada reunin. 1.-Incluir la "Evaluacin" como un tema de la agenda cerca del final de cada reunin. Si no se pone por escrito, probablemente no suceda. 2.-Planificar agendas realistas que permitan tiempo para temas de cierre, tales como evaluaciones, agradecimientos y quizs una cancin de cierre, una danza, una oracin, un abrazo u otro elemento ceremonial que sea apropiado para la cultura del grupo. Terminar de manera calmada, reflexiva y positiva ayuda a traer a la gente a la prxima reunin con entusiasmo y esperanza. TIPS Agrega la fecha en el extremo superior de la hoja para dar seguimiento a las evaluaciones en el tiempo.

Para iniciar el proceso, pide al grupo sus comentarios sobre lo que sali bien en la reunin, y lo que puede mejorar - en cualquier orden que se les presenten los pensamientos. Recurdales que los comentarios pueden ser referidos a cualquier aspecto de la reunin, desde la organizacin y comunicaciones previas a la reunin, hasta el espacio fsico, refrigerios, facilitacin, participacin, etc. Si los comentarios tienden a disminuir, repite la invitacin original, preguntando "Algo ms que sali bien o puede mejorar?" Para agilizar el proceso, pide a dos personas que escriban, una a cada lado del rotafolio. Como en cualquier lluvia de ideas, enfatiza que todas las observaciones son vlidas. Si dos personas expresan opiniones opuestas referidas a alguna cosa (por ejemplo uno dice "La asistencia estuvo bien" y otro dice "La asistencia podra mejorar", escribe "asistencia" en ambas columnas). Asegrate de anotar cada comentario, incluyendo los que suenan a broma. Estos comentarios "chistosos" normalmente tienen algo de verdad y no deben ser ignorados.

CONCLUSION

En las organizaciones es necesario saber conducir y llevar un buen control de las reuniones, ya que, esto nos permite convertirlas en una herramienta de trabajo eficiente. Los instrumentos como la comunicacin son necesarios para la optimizacin de las reuniones y desarrollar a travs de estas, procedimientos, programas y polticas, que es lo que ayudara a las organizaciones a alcanzar sus objetivos.

BIBLIOGRAFIA

1) Hacia una comunicacin administrativa integral. Sergio Flores de Gortari y Emiliano Orozco Gutirrez. Editorial Trillas, Mxico 1974. 2) Conduccin y accin dinmica del grupo, George M. Beal y Neil Raudabaugh J. Editorial Kapelusz, Buenos Aires, Argentina. 3) Manual de dinmica de grupos. Jack R. Gibb. Editorial Humanita, Buenos Aires, Argentina. 4) Tcnicas de Administracin Integral, Duhalt Krauss. 5) Comunicacin para crear valor. Jos Ignacio Bel Malln. Editorial EUNSA, 2004. 6) El nuevo paradigma de comunicacin organizacional y social. Juanita Brown y David Isaacs. Editorial CECSA, Mxico, 2006.