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PERFIL DEL ENCARGADO DE OPERACIONES Y GRUPO DE CONVENCIONES

FUNCIONES: Coordinar de toda la logstica de los eventos (transporte, hoteles, salones, audiovisual, registro, edecanes, traduccin simultnea, material promocional, publicidad, PR, etc.) Definir los trminos y condiciones en que deben llevarse a cabo los eventos, as como los diversos requerimientos para su ejecucin y las necesidades de apoyo tcnico y logstico Fungir como enlace entre la empresa y los clientes, atendiendo todas sus necesidades Elaborar los reportes de los eventos, atendiendo las hojas de evaluacin y comentarios de los asistentes

Dent del organigrama de un hotel, es posible encontrar el puesto de "jefe de grupos y convenciones", claro que, dependiendo de cada empresa y de sus actividades el departamento puede variar en cuanto a su nombre... en todo caso, el jefe de grupos y convenciones es quien se encarga de establecer contactos y conseguir las reservaciones de los grupos, (claro que si hablamos de convenciones, entonces podremos decir que se enfoca a los grupos grandes). Esta persona, es quien se encarga de contactarlos, ofrecer los servicios del hotel y hacerlos atractivos para el coordinador del grupo de manera que este, quede interesado en reservar el mayor nmero de habitaciones posibles. Tendr a su cargo el manejo de tal grupo, desde la solicitud de informacin, cotizaciones etc. hasta todos los aspectos referentes a la llegada de las personas, desde hacer el bloqueo correspondiente al numero de habitaciones deseadas, verificar lo de los depsitos en garanta, emitir el memorndum o circular correspondiente hacindole saber a todos los departamentos involucrados sobre la llegada del grupo, en este documento se deber indicar, ademas de otros aspectos lo siguiente: -Fecha y hora de llegada -Fecha y hora de salida -Numero y tipo de habitaciones (sgl, dbl, tpl, cpl, etc.) -nombnre del coordinador y/o responsable -Indicaciones en particular para los distintos departamentos Hay muchos otros aspectos que contiene el memorndum o el instructivo de grupo, que variaran en funcin del jefe de convenciones o de quien lo emita. Tambin es importante que, si el grupo va a tener alimentos incluidos a manera de paquete, se haga la inhdicacion a Divisin cuartos, para que sepa informar al grupo cuando lleguen sobre los detalles de sus alimentos y al departamento de alimentos y bebidas, principalmente si se les

ofreci algn platillo o menu de platillos en particular, a fin de que se pueda hacer la requisicion correspondiente al departamento de compras y haya los elementos encesarions para preparar el numero indicado de platillos para todos los comensales. El jefe de convenciones tambin tendr que estar al tanto de todo lo que sucede con el grupo que ha contratado y tambin deber supervisar los detalles y que puedan surgir con respecto al grupo. Debe existir una coordinacin muy estrecha con Divisin cuartos, alimentos y bebidas, (cuanbdo proceda) seguridad, etc. con el fin de que el grupo tenga una estancia placentera y se lleve una buena impresin del hotel. Tambin es importante especificar si, pooir ser grupo se les maneja una tarifa preferente o especial, a fin de no cometer errores al momenbto de cargar las tarifas nocturnas y evitar as problemas posteriores al departamento de contabilidad o a las cajas Siempre se debe tener alguna garanta a fin de poder respetar el bloque de las habitaciones correspondientes, generalmente se le da al coordinador una fecha liomite para garantizar sus habitaciones con el fin de que a su llegada todo transcurra con toda facilidad y se les puedan entregar las habitaciones sin contratiempos. Manjar grupos y en paritcular convencviones es algo muy complejo, ms aun si como empresa es el hotel sede del evento, porque hay muchos otros aspectos a considerar.