1P DESARROLLO DE EVENTOS

¿QUÉ ES UN EVENTO?
 Reunión social momentánea que se prepara con antelación dentro de un espacio determinado
buscando los mejores resultados para crear experiencias gratificantes.
TIPOS DE EVENTOS
 Sociales: El motivo de su realización es de carácter social, son reuniones formales e
informales donde el principal motivo es compartir tiempo y generar amistades
 Eventos culturales: Vela por darle voz a un acontecimiento histórico, lingüístico deportivo o
tradicional de una zona
 Deportivos: Ocurren acontecimientos en torno al deporte (varios o uno en específico)
 Empresariales: Se tratan temas específicos de la empresa, es formal y profesional, puede ser
internos o externos
 Académicos: Se tratan temas del medio estudiantil
 Religiosos: Ocurren debido a una creencia religiosa aunque dependerá de la religión que sea
 Formales: celebración de fechas especiales con elementos característicos como una mesa
elegante y estructurada, mantelería, la mejor loza, plaqué y cristalería
 Informales: un ambiente relajado y confortable, los detalles y arreglos son una forma simple.
RAT
 ¿Qué es?: Registro de la Actividad Turística
3 ESTAPAS Y 5 FASES DE UN EVENTO
 Pre-evento: Planificación, plan de negocios, comunicación
 Evento: Ejecución
 Post-evento: Cierre y análisis
HISTORIA DE EVENTOS
 Inicio en la Babilonia con fiestas religiosas o deportivas
 En Egipto se empezaron a llevar a cabo eventos sociales, asambleas o religiosos que
normalmente eran para la muerte ya que se creía que los muertos celebraban con los dioses
 En Grecia se realizaban eventos culturales, religiosos o banquetes donde comían apoyando
sobre su brazo izquierdo empezando con los códigos de conducta
 En el imperio romano celebraban los emperadores, asistían a festividades, santuarios,
templos o aguas termales
 En la época de Constantino se empezó a comer sentado, a mitad del banquete se tomaban su
tiempo para vomitar
 Julio Cesar ofreció uno de los banquetes más grandes para 30,000 personas y duró 10 días
 En el banquete para Marco Antonio se disolvieron piedras preciosas para que pudieran
beberlas
 Lúculo dijo la frase de “Aunque no vengan invitados, es suficiente con que Lúculo cene en su
casa” además Lúculo contaba con más de 12 comedores en su casa
 En la Edad media los eventos se expandieron por las cruzadas y en el renacimiento por las
expediciones marítimas
  En mesoamérica se acostumbran a lavarse las manos y dientes, comer lento, tener meseros,
no comer a grandes bocados y utilizar cubiertos
BANQUETE
 Servicio de comida y bebida desarrollado en un evento especial, los invitados consumen un
menú determinado, se utiliza el servicio inglés o americano, influye en la ambientación,
decoración y servicios.
CATERING
 Servicio especializado o domicilio por lo que la transportación y conservación de los productos
a servir en los banquetes es un aspectos característico.
ESPACIOS CERRADOS
 Todo aquel espacio que se ubica dentro de un inmueble, donde se resguarda el espacio,
clima, etc.(salones de eventos, museos, residencias)
ESPACIOS ABIERTOS
 Abren el horizonte a la imaginación y la creatividad, los eventos empezaron a recurrir a este
tipo de sitios, además aquí no podemos influir en los cambios climáticos, fallas eléctricas, etc.
o ¿CUÁNDO?: Debemos de anotar las fechas propuestas por el cliente y proporcionar un
horario deseado
o ¿CUANTO?: Establecer el número de asistentes o comensales
o NOCIONES DEL ESPACIO: Espacio suficiente para la movilidad, desplazamiento y
ubicación
o CÁLCULO DE DIMENSIONES: Cada tipo de evento o servicio necesita de un espacio
diferente para garantizar las dimensiones de confort adecuadas
o IMPORTANCIA DE REALIZAR MAPA: Es necesario marca la distribución de los
comensales, planos de mesas, baños, cocinas, zonas de bar, áreas de shows, salidas
de emergencias y rutas de acceso
PLANIFICAR UN EVENTO
 ¿Por qué y para qué?: la razón de la celebración
 ¿Qué?: que se celebra
 ¿Para quién?: determinar las necesidades del cliente
 ¿Dónde?: en donde se hará
ELEMENTOS PARA REALIZAR UN EVENTO
 Fecha: no feriada y que tengan disponibilidad
 Lugar: accesible y adecuado
 Presupuesto: todos los gastos
 Programa: planificar el programa y acciones que se harán en el evento
 Metas y objetivos
 Asistentes
 Concepto creativo
 Tipo de evento
FASES DE ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
  Planificación estratégica: Establecer objetivos, acciones y planear, la idea se convierte en un
proyecto pero si no es propio vendrá con ideas preestablecidas
 Plan de negocios: Es el presupuesto, si es gratuito deberán de ajustar sus gastos y no
sobrepasarlos, pueden ayudarse de patrocinadores corporativos que ayudan a cumplir
expectativas, el Naming del evento es una acción de la marca patrocinadora para darle
nombre al proyecto y la marca tiene que estar visible.
 Comunicación: offline utiliza canales tradicionales y la on line depende del target del público
 Ejecución: se lleva a cabo todo lo planificado, para su producción necesita equipo,
infraestructura, seguridad y limpieza
 Cierre y análisis: Al finalizar el evento se debe cerrar contablemente y realizar un análisis con
propuestas de mejoras para futuras realizaciones, el cierre contable se refiere a pagar
facturas, al personal, impuestos, etc. y el cierre de producción se refiere a recoger la
infraestructura utilizada.
TIPOS DE EVENTOS
 Formales: Van ligados con la celebración de fechas especiales con elementos como una
mesa elegante perfectamente estructurada y alineada.
 Informales: Los eventos casuales deberán presentar un ambiente relajado y confortable donde
los arreglos, detalles y la misma mesa se presentan de forma simple.
PUNTOS CRITICOS
 Como planificador de eventos los puntos críticos en la realización de un evento tenemos la
selección adecuada de bebidas, el equilibrio y la exactitud en el menú, la combinación de
colores de acuerdo a la temporada y el horario, darle un detalle y toque de autor y las
especificaciones para los invitados.
PERFIL DE UN ORGANIZADOR
 Negocia coordina promociona cualquier tipo de evento, es un profesional apto y calificado,
planifica el evento desde el pre-evento hasta el post-evento debe de ser:
o Creativo y flexible
o Manejar idiomas
o Comunicador: conectar con todos
o Habilidad empresarial: moverse en el medio empresarial
o Compromiso: identificarse con el proyecto
o Liderazgo: coordinar a varias personas
o Gestión de estrés
o Gestión de tiempo
o Capacidad de organización
o Capacidad de improvisación: no podemos controlar todo
o Dar importancia a los pequeños detalles
o Buen trato a los clientes

INFRAESTRUCTURA
 Servicios, medios técnicos e instalaciones que permiten el desarrollo de la actividad
IMPORTANCIA DEL ESPACIO
 Primera impresión: lo que los invitados verán y juzgaran
  Capacidad y comodidad: ¿caben todos? ¿el lugar no se ve vacío?
 Ubicación y accesibilidad: la ubicación puede aumentar o disminuir a los asistentes
 Instalaciones y servicios: para satisfacer a los invitados
 Estilo y personalización
 Presupuesto y eficiencias: tener en cuenta los costos de alquiler
 Acondicionamiento de espacios
OPR ORGANIZADOR PROFESIONAL DE EVENTOS
 Quién es: Profesional calificado y apto para planificar un evento en su totalidad desde el pre
evento hasta el post evento “Event planner”
 Características: Humano (percances), idiomas, habilidad empresarial (moverse con soltura),
compromiso (conectar bien), creativo (mente abierta), liderazgo (coordinar)
10 HABILIDADES DE UN BUEN ORGANIZADOR DE EVENTOS
 Gestión del estrés.
 Dominar idiomas
 Buena gestión del tiempo
 Capacidad de organización
 Creatividad y flexibilidad
 Capacidad de improvisación
 Dar importancia a los pequeños detalles
 Excelente trato al cliente
 Habilidad comunicativa y comercial
 Pasión por eventos
NUEVAS TENDENCIAS
 Los eventos evolucionan constantemente para adaptarse a los nuevos tiempos usando
nuevas herramientas y habilidades:
o Eventos Sociales
 Eventos Híbridos: presenciales y virtuales permitiendo una mayor participación
 Conciertos Inmersivos: combinan la música en vivo con efectos visuales, arte
interactivo y tecnología
 Festivales híbridos: los grandes festivales de música y cine están permitiendo el
streaming en vivo de actuaciones o películas extendiendo su alcance
o Deportivos:
 Fan engagement digital: aficionados participan en tiempo real
 E-sports y deportes electrónicos: deportes y gaming
 Realidad aumentada en estadios
o Sostenibles: prácticas que incluye reducción de residuos, uso de materiales ecológicos
y compensación de huella de carbono
o Microeventos: tendencia hacia eventos más pequeños y exclusivos , permite una
conexión más profunda entre los asistentes, crea experiencias auténticas y creativas.
EVENTOS EMPRESARIALES
 Son reuniones organizadas por una empresa, grupo de institución o negocio, los asistentes
tienen relación comercial por ser empleados, proveedores, familiares de algún trabajador, etc.
CONGRESOS
  Reunión o conferencia periódica, los miembros de una asociación se reúnen para debatir
cuestiones previamentes fijadas, la exposición y debate de múltiples ponentes y asisten
personas de un alto nivel profesional
SIMPOSIUM
 Reunión de expertos donde se expone y se desarrolla un tema de forma completa y detallada,
enfocandola desde diversos puntos por intervenciones, los especialistas exponen durante
cierto tiempo y un coordinador resume las ideas principales, el auditorio formula preguntas y
dudas que los expertos aclaran y responden.
REUNIONES DE TRABAJO
 Dos o más personas se reúnen para discutir uno o varios temas a menudo en un ambiente
formal, las personas pertenecen a la misma organización o institución ya sea pública o
privada.
RUEDAS DE PRENSA
 Refiere a la convocatoria que realizó una entidad o una persona para reunir periodistas y
comunicarles alguna información, también es conocido como conferencia de prensa.
INAUGURACIONES
 Acto simbólico como el corte de la cinta que franquea el paso de la misma o el descubrimiento
de una placa conmemorativa
COFFEE BREAK
 De origen americano para designar la pausa o receso durante una conferencia, congreso,
seminarios o cualquier tipo de reunión donde la prolongada jornada obligue a hacer este tipo
de descansos para ingerir bebidas y alimentos.
CÓCTEL
 Reunión de personas alrededor de bebidas, como su nombre lo indica, las protagonistas
serán bebidas.
ESTILO DE EVENTOS
 Banquete clásico: En ambiente cerrado En ambiente abierto
 Nuevas tendencias: Lounge Minimalista Temática
IMPORTANCIA DEL MONTAJE
 Define su estética, estructura y funcionalidad, garantiza que los asistentes disfruten de una
experiencia fluida y agradable.
EVENTOS
 Tehuacán: La matanza, feria de Tehuacán, carrera de la tortilla, xoapan xiuhmeztli.
 Puebla: Semana santa, Feria del libro, feria de la manzana.
 Nacionales: Mariachi y charrería en jalisco, festival internacional del globo en león, festival
internacional cervantino en Guanajuato.