Tema 5: Relaciones y eventos
1. INTRODUCCIÓN
Cuando una empresa cliente elige nuestra organización, se inicia el proceso de:
➢ Firmar el contrato.
➢ Identificar recursos materiales y humanos.
➢ Buscar y seleccionar proveedores adecuados.
2. LA IMPORTANCIA DE LOS ESPACIOS: LA SEDE Y SU MONTAJE
→ La organización de un evento requiere planificación con entre 6 y 12 meses de antelación.
Uno de los primeros pasos es la reserva o bloqueo de espacios, que pueden ser:
➢ Edificios o espacios fijos (centros de convenciones, hoteles, auditorios).
➢ Espacios públicos o al aire libre , donde se necesita autorización municipal.
2.1. TIPOS DE ESPACIOS
➢ Fijos o efímeros: Los fijos incluyen museos, restaurantes, centros comerciales. Los
efímeros se construyen temporalmente para el evento (carpas, jaimas, escenarios).
➢ Espacios originales: Se recomienda buscar lugares innovadores que brinden una
experiencia única a los asistentes.
→ Es fundamental contar con una base de datos de espacios disponibles y gestionar permisos
y condiciones de uso si se trata de espacios públicos.
2.2. EL ESPACIO Y SU CONTRATACIÓN
➢ Reservar con antelación (6-12 meses).
➢ Contratar espacios fijos (sedes) o alquilar terrenos para construcciones efímeras.
➢ Considerar aspectos como precios por hora, condiciones de uso, y posibles
suplementos por horario o montaje previo.
2.3. DISPOSICIÓN DEL ESPACIO
➢ Se debe planificar la ubicación de escenarios, sillas, mesas, pantallas, almacenes, etc.
➢ La disposición varía según el tipo de evento (presentación, formación, cóctel)
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3. DECORACIÓN Y AMBIENTACIÓN
→ La decoración es clave para crear experiencias memorables en los eventos de marketing.
→ Elementos a considerar:
➢ Tematización: Puede basarse en colores, épocas históricas o estaciones del año.
➢ Elementos decorativos: Flores, esculturas de hielo, iluminación ambiental, video
mapeo.
➢ Audiovisuales: Proyección de vídeos, pantallas de agua o humo.
➢ Golosinas y obsequios personalizados.
4. MATERIALES AUDIOVISUALES Y TECNOLÓGICOS
→ Hoy en día, la tecnología es imprescindible en eventos. Los elementos clave incluyen:
➢ WiFi y tomas de corriente para dispositivos móviles y ordenadores.
➢ Pantallas, proyectores y sistemas de traducción simultáneos.
➢ Realidad virtual, robots asistentes, apps personalizadas, drones.
➢ Internet y redes sociales como parte del evento.
5. PAPELERÍA, SEÑALÉTICA Y CARTELERÍA
→ Para la correcta señalización y comunicación del evento, se utilizan:
➢ Invitaciones y sobres personalizados.
➢ Carteles y carteles para decoración y señalización.
➢ Acreditaciones para asistentes, prensa y equipo organizador.
➢ Infografías, listas de verificación, programas impresos y digitales.
➢ Materiales específicos como menús, planos de mesa y entradas.
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6. CATERING
→ La alimentación es un elemento clave en cualquier evento. Se debe planificar en función del
horario y el tipo de asistentes. Algunas opciones incluyen:
➢ Desayunos y brunch
○ Se utilizan en reuniones matutinas o presentaciones de productos.
○ Formato buffet con alimentos ligeros.
➢ Pausas para tomar café (Coffee breaks)
○ Breves pausas en congresos y conferencias para tomar café y refrigeradores.
○ Duración mínima de 20 minutos.
➢ Almuerzos
○ Opción de servicio rápido con platos fríos o calientes.
○ Deben evitarse comidas copiosas y bebidas alcohólicas excesivas.
○ Considerar intolerancias y restricciones alimentarias.
➢ Cócteles
○ Se sirven canapés y bebidas en formato "finger food".
○ La comida debe ser fácil de consumir en un solo bocado.
○ Se inicia con opciones saladas y se finaliza con dulces.
➢ Cenas de gala
○ Son eventos de gran prestigio, generalmente de clausura o lanzamiento de
productos.
○ Se cuidan todos los detalles, desde la mantelería hasta la música ambiental.
7. STANDS EN EVENTOS
→ Los stands permiten exhibir productos y mejorar la visibilidad de una empresa. Son comunes
en congresos, ferias y talleres. Aspectos claves:
➢ Formato y diseño: Puede haber un solo tipo de stand o diferentes formatos.
➢ Ubicación dentro del evento: Estratégica para maximizar la visibilidad.
➢ Costo o patrocinio: En algunos casos, los stands forman parte de paquetes de
patrocinio.
8. VIAJES Y PROGRAMAS SOCIALES
→ Muchos eventos incluyen aspectos turísticos y de transporte, como:
➢ Alojamiento y transporte para ponentes y asistentes.
➢ Actividades recreativas o turísticas para congresos complementarios.
➢ Colaboración con agencias de viajes especializadas.
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