INFORME ADMINISTRATIVO DE PASO A PASO PAR LA RECEPCIÓN DE

DOCUMENTOS

EDGAR ARBEY VILLARREAL PORTILLA

SERVICIO NACIONAL DEL APRENDIZAJE

SENA-CURSO VIRTUAL

PRESENTADO A:

ARTURO EDUARDO REYES RIPOLL

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CUASPUD CARLOSAMA 2024

 INTRODUCCIÓN

A continuación, vamos a desarrollar un informe sobre la Gestión documental y su paso a

paso que abarcará se respectiva explicación sobre como es la entrega y recibida de documentos

en una empresa, y que si no existieran métodos de organización archivística la empresa estaría un

declive constante, generaría más gastos y perdería un elemento valioso, el tiempo pues, al no

tener un lugar en concreto de almacenaje generaría malestar en la empresa al no cumplir con la

entrega de estos a tiempo.

Es por esto que es indispensable que determinada organización mantenga una Gestión

Documental establecida, ya que esta brinda la correcta administración que se soporta en técnica

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por

las entidades.

Por lo anterior se implementó la Ley General De Archivos de Colombia, específicamente en

le Articulo 21, dice que las entidades públicas deben elaborar programa de gestión de documentos

con soporte en nuevas tecnologías y herramientas que permitan un eficaz manejo, resaltando la

aplicación de los principios y procesos archivísticos según las normas establecidas.

En relación con lo anterior tenemos la Normas Incontec 185 (NTC 185), Su función

principal es ofrecer herramientas a la Gestión Documental con el fin de organizar y simplificar el

manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas, dentro de ellas están: Cartas, Actas,

Memorando, Informes, entre otros.

El objetivo de este Informe Documental es conocer sobre como tener un buen manejo

archivístico con la información oficial que entra y sale de la empresa, veremos el paso a paso para

la radicación o registro, distribución o embalaje de diferentes documentos.

Pasos a paso para elaboración o radicación, registro, distribución o embalaje en diferentes

documentos oficiales.

1. RECEPCIÓN

El proceso de recepción es un conjunto de operaciones de verificación y control que una

entidad debe de realizar, en el cual se lleva a cabo mediante una ventanilla única para la admisión
de los documentos, estos son remitidos por personas jurídicas o naturales; en este tipo de

procesos se administra los documentos teniendo en cuenta su registro, radicación y distribución

para formar parte de la Gestión Documental.

Dentro del Marco Normativo del Proceso, según la Constitución Política, en el Articulo 15

señala que toda correspondencia y demás comunicación privada son inviolables, por lo tanto, solo

pueden ser interceptadas mediante una orden judicial con las formalidades que presenta la Ley.

Dentro de este marco es tiene en cuenta:

- Identificación de medios de recepción: Mensajería, fax, correo electrónico,

pagina web entre otros.

- Recibo de documentos oficiales.

- Verificación de folios, copias, anexos y firmas.

- Constancia de recibo.

Las comunicaciones oficiales recibidas deben de ser revisadas para verificar la

competencia, anexos, destino y los datos de origen del ciudadano o la entidad que los remite, por

lo tanto, se deben elaborar plantillas, formatos y controles que permitan certificar la recepción de

los documentos.

2. RADICACIÓN

Procedimiento por el cual las entidades asignan en número (14 dígitos) consecutivo a los

documentos recibidos o producidos, teniendo en cuenta los términos establecidos en el articulo 2

del acuerdo 060 del 2001, que señala la constancia de fecha y hora del recibo o envío con el fin de

oficializar el trámite; su importancia se debe a que con esta información se ubica el documento

dentro de la empresa; en el caso que la documentación no cumpla con los requisitos, por ejemplo

sin firma, este se tomara como anónimo por lo tanto será remitida sin radicación.
 Cuando existen errores en la radicación y se anulen los números se debe dejar constancia

por escrito con la respectiva firma del jefe de la unidad de correspondencia.

2.1 SELLO RADICADO

su función es registra la fecha en el que se recibió la documentación, es de carácter

automático que permiten a las empresas organizar el registro de su información, ya sea comercial,

financiera, legal o administrativa.

2.1.2 IMPRESIÓN DE RÓTULOS DE LA RADICACIÓN

Según la Guía Técnica Colombiana es el espacio para poner el sello radicado cuando se

elaboran cartas o comunicaciones oficiales, luego se registra y se procede a escanear el

documento para subirlo a la base de datos correspondiente, después se radica y este

automáticamente asigna su respectivo número de radicación del documento, finalmente se imprime

el rótulo que garantiza la transparencia administrativa.

3. REGISTRO

De acuerdo el Archivo General de la Nación Colombia, es el procedimiento por el cual las

entidades ingresan la correspondencia de acuerdo al sistema asignado todas las comunicaciones

producidas o recibidas, para ello son indispensable los siguientes aspectos:

- Nombre de la persona y/o entidad remite

- Nombre o código de la dependencia

- Número de radicación

- Nombre del funcionario responsable del trámite

- Anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita)

4. DISTRIBUCIÓN
 La distribución es el flujo de documentos en la empresa que tienden a garantizar que los

documentos lleguen a su destino, cuenta con mecanismos de control, verificación de recepción y

envión de los mismos.

Se hace la debida entrega de documentos por medio de un mensajero interno con el

documento y el formato para su debida distribución, cuando llega a su destino entrega lo

documentos en la dependencia, el que recibe firma el formato para la verificación y control de

recibido.

4.1 MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Para llevar a cabo la distribución del documento es indispensable lo siguientes:

- Decreto 229 de 1995, señala los servicios postales y resoluciones

reglamentarias.

- Decreto 2150 de 1995, señala la utilización del correo para la envión de la

información.

- Acuerdo 060 del 2001, señala la centralización de los servicios de

distribución de comunicaciones oficiales.

4.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

El encargado de repartir los documentos solo procede cuando estos están radicados, para

establecer la correcta distribución de los documentos internos se tienen en cuenta lo siguientes

aspectos:

- Identificación de la dependencia

- Enrutamiento de los documentos a la dependencia correspondiente

- Registro de control y entrega de os documentos

4.1.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Después de haber repartido los documentos con sus respectivos requerimientos se

cumplen con las siguientes funciones:

- Identificación de la dependencia destinataria

- Clasificación de los documentos

- Organización de los documentos

 - Enrutamiento de las comunicaciones a la dependencia

- Reasignación de los documentos mal asignados/dirigido

- Registro de control y entrega de los documentos recibidos

5. TRAMITE

Es el curso de documentos desde su recepción hasta el cumplimiento del tiempo

administrativo, cada dependencia genera los documentos con fin de trámites administrativos, luego

se integran es sus respectivas series documentales

CONCLUSIÓN

Podemos concluir este documento resaltado el papel tan importante que cumple el

archivista y/o administrador dentro de una organización, ya que sin el todo el proceso de recepción,

registro, distribución y trámite fueran imposibles, ya que se cumple estrictamente con la ley

establecida.