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Manual para La Mejora de Los Procesos Del Área de Comercio Exterior de La Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.a.S
Manual para La Mejora de Los Procesos Del Área de Comercio Exterior de La Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.a.S
S.A.S
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
BUCARAMANGA 2018
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 2
S.A.S
NEGOCIOS INTERNACIONALES
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
BUCARAMANGA 2018
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 3
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 4
Dedicatoria
Dedico este proyecto de grado de manera especial a mi madre, Mónica Patricia Holguín y
a mi padre Daimer Camargo Curiel quienes han sido mi mayor soporte y apoyo durante el
transcurso de mi carrera como profesional, por todos sus sacrificios y esfuerzos para la
culminación de mi carrera, por ser el mayor ejemplo de inspiración para mí y enseñarme a ser
una mejor persona con capacidad de superarme y por desearme siempre lo mejor en cada
paso que doy. Gracias porque me han ayudado a construir y forjar la persona que ahora soy.
A mis hermanos por brindarme su tiempo y apoyo en el transcurso de mi carrera y por sus
Agradecimientos
El agradecimiento de este proyecto va dirigido primero a Dios quien me dio las fuerzas
necesarias para culminar este proceso de la mejor manera, a Él agradezco por siempre darme
Jaime Alexander Rangel Cáceres ya que gracias a sus conocimientos y apoyo pude concluir
Agradezco a mis compañeros y amigos con los que compartí muchas experiencias y
Y a todas aquellas personas que durante estos cinco años estuvieron a mi lado
apoyándome y lograron que este sueño se haga realidad., gracias! Este nuevo logro es en gran
Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................................. 12
2. Objetivos ........................................................................................................................... 19
3. Justificación ...................................................................................................................... 20
7. Presupuesto ....................................................................................................................... 26
8.2 Diagnóstico del área de comercio exterior de la empresa ESSI S.A.S .......................... 29
8.2.4 Manejo de la información de las actividades del área de comercio exterior. .......... 30
Conclusiones ............................................................................................................................ 54
Recomendaciones .................................................................................................................... 56
Bibliografía .............................................................................................................................. 57
Anexos ..................................................................................................................................... 60
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 8
Lista de tablas
Resumen
Título: Manual de procesos para la mejora del área de comercio exterior de la Empresa de
Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S
Descripción:
ESSI no cuenta con un área de comercio exterior con procesos óptimos para el desarrollo de
sus actividades, es por ello que para el desarrollo del presente estudio se plantea como
objetivo principal elaborar un manual de procesos para la mejora del área de comercio
exterior con el fin de prestar un servicio y desarrollar productos integrales, eficaces y a la
vanguardia con el cambio continuo en el entorno; para así contribuir a optimizar el servicio
prestado por la empresa y la competitividad de la misma.
Abstract
Title:Manual of processes for the improvement of the foreign trade area of the Solutions,
Services and Innovation Company ESSI S.A.S
Description:
The area of foreign trade in any company has a fundamental role in the internationalization
process, because it is responsible for the opening of new markets in foreign countries and the
expansion of companies to new horizons. This is very important for the Solutions, Services
and Innovation Company (ESSI) as it is present in 15 countries of the world and currently
exports 80% of its production, which makes it an attractive company for foreign clients.
ESSI does not have an area of foreign trade with optimal processes for the development of its
activities, which is why the main objective for the development of this study is to prepare a
process manual for the improvement of the area of foreign trade in order toprovide a service.
The aim is also to develop integral, effective and cutting-edge products with continuous
change in the environment in order to contribute to the optimization of the service provided
by the company and the competitiveness of it.
The project was framed in the type of descriptive study to the extent that the activities
developed in the area of foreign trade were described in order to carry out an analysis that
would allow obtaining the necessary information to proceed with the improvement of the
processes using a series of techniques and instruments of data collection, such as the analysis
of documentary sources, direct observation and interviews. A diagnosis was made of the area
of foreign trade in which it was observed that current processes present problems in terms of
communication with other areas, cost overruns, reprocessing, which is why we have an
optimal process manual to develop the activities of international trade, which helps to
minimize the mistakes made in the activities in order to achieve customer satisfaction.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 12
Introducción
empresas a nivel mundial que las produce. Fue fundada en el año 1996 y durante los primeros
En el año 2000 asumió el reto de generar innovación, creando soluciones de proceso para
una empresa láctea regional. Del año 2003 al 2006 logró fabricar las primeras máquinas
envasadoras asépticas, incorporándolas con éxito a la empresa láctea líder del mercado
santandereano y de los años 2010 al 2012 logró llevar estas máquinas y diferentes equipos
A partir del año 2016 se convirtió en aliado tecnológico de las empresas lácteas líderes de
Perú, Chile, Paraguay, Argentina, India y por supuesto, Colombia y en la actualidades una
compañía que ofrece soluciones eficientes y globales con gran ventaja competitiva.
las empresas del sector (Empresa de Soluciones, Servicios e Innovación S.A.S., s.f.).
Servicios e Innovación ESSI S.A.S ha sido galardonada con el Premio Innova en tres
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ocasiones, en los años 2006, 2012 y 2014, siendo reconocida como una de las empresas con
Lo anterior ha sido importante para la empresa ESSI S.A.S., ya que ser líderes en
tener una importante presencia tanto nacional como internacional, por este motivo es
necesario contar con un área de comercio exterior con procesos óptimos que proporcionen
una mayor eficiencia y eficacia en las actividades desarrolladas para ofrecer productos y
Es necesario controlar y hacer seguimiento a todas las etapas que intervienen en los
una mayor productividad. Así, más allá de los trámites de exportación, la gestión sobre las
capital, el aprovechamiento de los beneficios arancelarios que vienen por cuenta de los
acuerdos comerciales, las zonas francas o el Plan Vallejo (ProColombia, s.f., p.2).
Conociendo la necesidad de contar con procesos óptimos se plantea realizar mejoras en los
procesos del área de comercio exterior de la empresa ESSI S.A.S., empezando con un
diagnóstico de las actividades ejecutadas en esta área para conocer el estado actual, el cual se
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 14
hará con la ayuda de entrevistas realizadas a las personas involucradas en el área de comercio
exterior para recopilar información necesaria que ayude a conocer como está actualmente esta
Lo que se espera con este diagnóstico es mejorar los procesos del área para de esta forma
mejorar la trazabilidad del área buscando las soluciones necesarias para que estos procesos
sean más eficientes y eficaces y lograr de esta manera la satisfacción final de los clientes.
Para esto se procederá a realizar un manual de procesos que ayude a la optimización de las
actividades desarrolladas de comercio internacional y, así mismo, verificar los resultados que
se van obteniendo para sugerir recomendaciones que ayuden con una mejora continua en el
área.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 15
tener en cuenta en las mismas para lograr una mejora en todas las áreas de ésta, ya que
específica cómo se desarrollarán las actividades que se deben realizar con el fin de optimizar
una nueva actividad productiva, tal como lo afirman Giudice y Pereyra (2005):
No sólo se desarrolla un diseño en los casos en que se emprende una nueva actividad
productiva sino que existen otras circunstancias que obligan a un rediseño del proceso;
demanda, los cambios en las estrategias que afectan la producción, las evidencias de un
nuevas tecnologías, los cambios en los costos y/o la disponibilidad de los insumos, etc.
(p.2).
S.A.S., a través de los años ha sido significativo gracias al aumento de la demanda que ha
tenido de clientes nacionales y más aún de internacionales, por lo cual cubrir esta demanda de
manera eficiente requiere de procesos óptimos en el área de comercio exterior en los cuales
prime la satisfacción de los clientes y se pueda lograr una optimización en tiempo, recursos,
costos, etc.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 16
Debido a este notable crecimiento se necesitan estos procesos en el área de comercio exterior
que ayuden a mejorar no solo los procesos de las exportaciones de la empresa sino también
de las importaciones, ya que la empresa debe proveerse de materia prima desde diferentes
lugares del mundo y estos procesos deben ayudar a analizar las mejores opciones de compras
a proveedores en el mercado internacional con el fin de elegir la opción más factible que
ayude a disminuir costos en la materia prima y por ende obtener un mayor margen de
ganancia.
(máquinas) al año y cuenta con cerca del 50% de sus clientes en destinos como México,
Guatemala, Honduras, Ecuador y Argentina, por esta razón es importante que los procesos en
el área de comercio exterior sean los adecuados para continuar logrando el ingreso a
mercados internacionales.
Las ventas de la empresa en los últimos 3 años han ido aumentando pasando de
$31.728.469.304, de estas ventas las exportaciones en el año 2017 fueron de USD 1.147.627.
Con estas cifras se puede observar un notable aumento lo cual ratifica la importancia de
contar con procesos óptimos para que continúen las negociaciones con clientes extranjeros y
De igual manera, lo que ha hecho que esta empresa pueda crecer y mantenerse en
cuentan. Así lo explica el gerente Mauricio Bríñez en la Revista Gerente Colombia (2015):
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ello nos hemos convertido en proveedores de empresas tan importantes como Emgesa e
Isagen, hemos realizado cerca de 200 proyectos de gran envergadura y contamos con una
internacional, así como se afirma en La Revista Gerente Colombia (2015) donde se menciona
a la empresa ya que tuvo como logro: “generar dentro de la compañía una buena cultura
(p. 76).
necesario realizar una mejora en los procesos del área de comercio exterior de la Empresa de
Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S., realizando un manual de procesos que tenga
mercado internacional, por lo cual se requiere que estos procesos se realicen de una manera
en la que se vea reflejada una mayor eficiencia y eficacia tanto en los procesos de exportación
como de importación, para lograr así la satisfacción de los clientes, la fidelización y por lo
¿Cuáles son los procesos adecuados que debe tener el área de comercio exterior de ESSI
S.A.S, para mejorar la trazabilidad buscando una mayor eficiencia y eficacia en las
actividades desarrolladas?
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 19
2. Objetivos
SERVICIOS E INNOVACIÓN ESSI S.A.S., buscando una mayor eficiencia y eficacia en las
procesos.
3. Definir los criterios necesarios, en base a la información obtenida por las personas
involucradas en el área de comercio exterior, para mejorar los procesos en esta área.
3. Justificación
Soluciones, Servicios e Innovación ESSI S.A.S actualmente no cuenta con procesos bien
empresa objeto de estudio realizando un diagnóstico que permita identificar en qué se debe
mejorar y de esta manera proceder a realizar dicha mejora de los procesos en el área de
comercio exterior que ayuden a la optimización de tiempo, recursos, etc., con el fin de
reconocimiento gracias a los productos y servicios ofrecidos, lo cual abre una ventana de
oportunidades para seguir entrando a más mercados internacionales, sin embargo para que
esto se dé, se debe hacer énfasis y trabajar en el área de comercio exterior para que exista una
mejor organización en todos los procesos y de esta manera lograr el éxito de las actividades
de procesos que permita obtener resultados que ayuden a optimizar en tiempos y costos, así
como también en la eficiencia y eficacia de las actividades desarrolladas, con el fin de sugerir
4. Marco Teórico
evolucionando a través de los años instituyendo una moneda o una manera fija de
intercambio, la cual permitiría a los pueblos y futuras naciones darle valor a sus bienes
estableciendo un precio por estos. Esto abrió puertas para la globalización de productos lo
El comercio internacional nace de la necesidad de los países por adquirir bienes que no se
producen dentro de su territorio o que se pueden obtener en otros países a un menor costo y
Como lo menciona Daft (s.f) en su libro Teoría y diseño organizacional: “Las fuerzas
un enfoque doméstico a uno global. La importancia del entorno global para las
Definir el comercio internacional en la actualidad exige aludir a los actos de comercio que
entre los habitantes de dos o más países o regiones económicas. Las economías que
que se realizan salidas o entradas de mercancías, dentro de una regulación más o menos
A partir de esto, surgen grandes teorías que investigaron las causas del comercio
internacional tratando de demostrar los beneficios del libre comercio. Primero se encuentra la
Con el libre comercio, cada país podría especializarse en la producción de aquellos bienes
en los cuales tuviera una ventaja absoluta (o que pudiera producir de manera más eficiente
que otros países) e importar aquellos otros en los que tuviera una desventaja absoluta (o
Por otro lado, David Ricardo establece la teoría de la ventaja comparativa la cual establece
que:
Aun cuando un país tuviera una desventaja absoluta en la producción de ambos bienes con
respecto al otro país, si los costes relativos (o coste de un bien medido en términos del otro
desventaja absoluta es inferior. Este es el bien en el que el país tiene ventaja comparativa.
Por otro lado, el país debería importar el bien en el que su desventaja absoluta es superior,
5. Diseño Metodológico
situación actual a través de un análisis que permitirá recoger información necesaria que ayude
descriptivos se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas,
Las fuentes primarias que se utilizaran para la recolección de la información son la base de
correspondientes al tema del área de comercio exterior y las entrevistas realizadas a las
Se utilizaran libros, web grafía y revistas que permitan obtener información para la
estructuración del trabajo de investigación, así como también páginas como el Ministerio de
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Comercio, Industria y Turismo y Procolombia, y demás fuentes secundarias que puedan ser
2014) “Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto de una o más variables
con el fin de obtener respuestas que ayuden a conocer el diagnóstico actual del área y así
La población de estudio que se utilizara en el presente proyecto serán las personas que
Fuente: El autor
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 25
6. Cronograma de actividades
este se exponen las actividades necesarias para el desarrollo del proyecto para llevar a cabo el
Fuente: El autor
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 26
7. Presupuesto
Internet UDES
Biblioteca UDES
Computador portátil
Celular
impresiones
Alimentación $50.000
Papelería $50.000
TOTAL $666.000
8.1.1 Generalidades.
Teléfono 6532226
8.1.2 Antecedentes.
ESSI es una empresa Sostenible que cuenta con tres líneas de negocio: Procesos
Asépticos, Energía & Automatización y BPO Mantenimiento. Es una compañía que ofrece
soluciones eficientes y globales con gran ventaja competitiva. La experiencia que han tenido
por más de 20 años en el mercado les ha permitido estar presentes en 15 países como:
México, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Ecuador, Perú, Chile, Paraguay, Argentina, India
gracias a sus más de 356 funcionarios, tanto nacionales como internacionales, que le ponen el
integrales con criterios técnicos e identificados en una cultura que establecen de forma
marca ESSI como aliado integral para facilitar las operaciones a nuestros clientes de manera
continua con presencia en 20 países a nivel mundial. (América, África, Europa y Asia).
8.1.3.3 Valores.
obligaciones.
se encuentra actualmente esta área de la empresa y qué aspectos se deben mejorar, los
comercio exterior son las de exportación e importación de bienes, las cuales tiene una
frecuencia muy alta debido a la necesidad de clientes extranjeros de los productos ofrecidos
exterior no se cuenta con formatos ni otra forma de realizar seguimiento y que sirvan de
formatos internos que permitan reflejar la evidencia y la trazabilidad de las diferentes etapas
en las que exista una negociación con el exterior y que estos sirvan de análisis para el área.
observación continua, se pudo conocer que existe una falencia en cuanto a la comunicación
que tienen las demás áreas con el área de comercio exterior, ya que muchas veces toman
comunican a dicha área las decisiones que piensan tomar con respecto a una negociación
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 30
recomendaciones que el Jefe de Comercio Exterior podría dar a las áreas para que este
Es importante que cada vez que una UEN realice una negociación, canalice la información
a través del área de comercio exterior, ya que estas otras áreas no cuentan con la información
necesaria para cerrar una negociación, debido a que existen muchos aspectos (Término de
negociación Incoterm, las obligaciones y riesgos de las partes, costos fletes, seguros, etc) en
los cuales debe intervenir una persona experta en comercio exterior para que el contrato final
sea firmado con las condiciones de negociación apropiadas y beneficiosas para ambas partes,
por esta razón deben comunicar al área de comercio exterior cada vez que se esté entrando en
El aspecto de la comunicación debe mejorarse entre estas áreas porque es vital al momento
de iniciar una negociación, por eso en el manual de procesos para la mejora del área de
comercio exterior se planteara una etapa de negociación donde cada vez que se dé inicio a
una negociación esta área debe canalizar la información y tenerse en cuenta para dar una
asesoría y brindar la ayuda necesaria para que dicha negociación se cierre adecuadamente.
área de comercio exterior no cuenta con una base de datos a la cual se pueda recurrir al
cual hace que sea extenuante y con mucha demora el momento en que se requiera
información, ya sea la misma área de comercio exterior y otras, debido a que dicha
información debe buscarse en los correos de comercio exterior o recorriendo otras áreas.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 31
Este aspecto debe mejorarse porque es importante contar con un archivo histórico tanto
información de las operaciones internacionales y de los documentos que las soportan, lo cual
operaciones realizadas.
comercio exterior no se tienen bien definidos los procesos para realizar las actividades, por lo
cual es necesario un re diseño donde se tengan en cuenta todos los aspectos necesarios para
lograr ver una mejoría en el área, debido a que al momento de realizar una exportación o
importación existen demoras, sobrecostos y otros aspectos que van generando perdidas a la
Esto es de vital importancia para esta área, ya que ésta juega un papel fundamental en la
empresa y debe contar con procesos que ayuden a optimizar tiempo, recursos, etc., y se
Debido a lo anterior este aspecto debe mejorarse y por esta razón se hace necesario
el área de comercio exterior son los anteriormente descritos, los cuales hacen que esta área se
vea afectada y llegue hasta los clientes obteniendo así quejas o pérdida de confianza por parte
de estos clientes internacionales, lo cual no es nada beneficioso para la empresa porque como
bien se sabe en una empresa debe primar la satisfacción del cliente y generar una confianza
existentes con dos áreas específicas de la empresa, que son las áreas de repuestos y
decisiones que están tomando con los clientes internacionales y muchas veces se
comprometen con los clientes con factores que pueden llegar a afectar el patrimonio de la
importación y exportación, constituye no solo una necesidad de carácter inmediato sino que
se deben cumplir, así como el buen manejo y transparencia con todos sus socios comerciales.
El Manual representa la ayuda de primer orden para los responsables del área de Comercio
las disposiciones legales que regulan estas materias en Colombia, sino que señala las rutas del
qué hacer y el cómo hacer las distintas operaciones que implican ingresos y salidas de
En términos generales la exportación de bienes tiene que ver con la salida de bienes del
país hacia el exterior o a una zona Franca Industrial.El manual de procesos y procedimientos
salida legal de las mercancías del país, junto con el soporte de todos los documentos
comportamiento.
Estos dos procesos ocurren en términos y condiciones diferentes, no solo por el desarrollo
de los negocios internacionales sino porque los rigen normas y disposiciones legales distintas.
Así en algunos casos primero puede recibirse el pago de la mercancía a través de la figura de
salida de bienes del país que implica una exportación requiere su contrapartida cambiaria es
A continuación, se señalan los subprocesos o etapas que la integran, lo mismo que las
oficinas o departamentos de la empresa que interactúan en este proceso, los insumos con que
cuentan y el resultado que generan, así como los responsables de cada procedimiento.
después de esto, se procede a realizar la negociación, la cual debe ser canalizada a través del
recomendaciones con el fin de hacer los ajustes necesarios a la negociación para culminar con
la elaboración del contrato con el cliente internacional, en el cual debe quedar establecido los
Una vez cerrado el contrato aplicando los ajustes necesarios y las recomendaciones
Este formato es de creación interna del área de comercio exterior y se realiza con el fin de
llevar un control y ser fuente de consulta, base archivística y soporte de primer orden para la
de Producción, acerca de las máquinas, equipos y/o repuestos que se van a exportar, con el
requiere de modificaciones especificas por parte del cliente. Así mismo se encargará de
remitir el formato de “ORDEN DE PRODUCCIÓN” Formato Nº2 (Ver Anexo 3), para que
sea diligenciado por dicha área para llevar un control y seguimiento acerca de los insumos
nacionales e internacionales que lleva la mercancía y las fechas de obtención del bien final.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 37
Este proceso se compone de tres fases principalesen las cuales se debe tener en cuenta los
Mano de obra
Diseño
Responsable
Fecha
Fabricación
Acondicionamiento
Responsable
Fecha
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 38
Responsable.
Valor.
Fecha.
Nº3 (Ver Anexo 4), al área de compras quien se encargara de decidir y dar la orden de por
aduanas que manejará el proceso de exportación en puerto o frontera, para coordinar fechas y
comercio exterior debe hacer seguimiento y control al momento en que el área de producción
proveedor de los huacales, quien llegará a la planta ESSI con el fin de disponer la mercancía
a ser correctamente embalada, con esto el jefe de comercio exterior procederá a la emisión de
la lista de empaque realizando la correcta medida de las dimensiones y pesos de los huacales
finales, también se encargará de dar el apoyo a las áreas encargadas para la emisión de la
factura original, además todas aquellas evidencias necesarias y requeridas para el proceso de
exportación cumpliendo con la legislación vigente. Igualmente en este momento se debe dar
previo aviso al cliente vía mail o telefónica sobre el alistamiento de la máquina, equipos o
repuestos para que éste comience a coordinar con la naviera o el transportista internacional.
y los demás documentos que sean necesarios para la exportación de la máquina y equipos.
(Todos los trámites dependen del país de exportación y de las condiciones establecidas en el
hacer seguimiento en todos los trayectos hasta la llegada de la maquina o equipo a la planta
Una vez sea entregada la mercancía en la planta del cliente, el jefe de comercio exterior se
DEX.
SAE.
Documento de trasporte.
Manifiesto de Carga.
comunicación con el área financiera y área de compras para efectuar el pago correspondiente
Por último, el área de comercio exterior debe dar el apoyo al área contable y financiero
para los documentos que necesite para que se efectúe la devolución del IVA de los materiales
condiciones de pago, entrega, etc, con ayuda e intervención del área de comercio exterior,
Una vez finalizado el proceso de fabricación, se procede a realizar la factura de venta para
comercio exterior quien debe contactarse con la empresa Courier que manejará la exportación
Luego se deberá informar al cliente en el exterior que la mercancía está lista para ser
despachada, por cual medio se enviará y estipular la fecha de llegada de la mercancía a las
exportación Courier.
Factura original
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 42
Factura Courier
Declaración de exportación
Declaración de cambio
Una vez se confirme la llegada de la mercancía a las plantas del cliente, el área de
comercio exterior da seguimiento al pago por parte del cliente, esto de acuerdo a las
el Jefe de Comercio Exterior deberá estar en contacto con el cliente extranjero para conocer y
Después de esto, siguen una serie de procesos que el área de comercio exterior debe
cumplir para lograr la mejora de la misma y tener control de las operaciones internacionales
9.1.1.4 Archivo histórico electrónico y documental. Esta etapa tiene que ver con la
este archivo corresponden documentos que forman soporte legal de las operaciones
comerciales y sobre los cuales puede y debe disponer la Empresa frente a los requerimientos
de las autoridades competentes. El acceso al archivo, así como la entrega de uno o varios
de la Empresa.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 43
Formatos Internos del área de Comercio Exterior, así como de todos los documentos soporte
una de las operaciones, su finalidad es facilitar su consulta, sirve de base para brindar
Factura Comercial.
Documento de Transporte.
Certificado de Origen.
Lista de Empaque.
Manifiesto de Carga.
Vistos Buenos.
En el archivodocumental se debe abrir una carpeta con el objeto de archivar en físico la siguiente
Contrato.
Garantía.
Documentos soporte.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 44
9.1.1.5 Marco Legal.Este componente conforma toda la parte normativa que rige el
empresa. Reúne entre otras las disposiciones contenidas en el Estatuto Aduanero Colombiano
Junta Directiva del Banco de la República. Corresponde al Jefe del área de Comercio Exterior
Cabe resaltar que su consulta frecuente debe encaminarse también a identificar aquellas
nuevas responsabilidades y obligaciones que de manera legal vayan surgiendo y en las cuales
Exportadores
revisar con regularidad aquellos acuerdos comerciales firmados y vigentes por Colombia con
terceros países, con el propósito de contar con oportunidades de negocio en virtud de las
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 45
firmados por Colombia con terceros Países, gracias a los cuales se pueda ver favorecida la
Clasificación Arancelaria de cada una de las piezas que integran o conforman el bien
final a exportar.
Procesos Aduaneros tiene que ver con el diligenciamiento de los formatos a que haya lugar
etapas en las que se surte una negociación con el exterior, formatos que demuestran lo
base archivística y soporte de primer orden para la información estadística, clave para la toma
de decisiones de la compañía.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 46
Los formatos son de creación interna del Área de Comercio Exterior, sujetos de manera
Estos formatos no forman parte de la documentación que por normas legales soportan las
cuales debe conservar la Empresa por el término establecido. Los Formatos a los que aquí se
hace referencia, son de uso exclusivo para la compañía, no constituyen soporte legal de las
9.1.1.8 Tratamientos Especiales. Este componente lo conforman las metas propuestas por
la Empresa con el fin de afrontar mejor los retos de su comercio exterior. Lo integran tanto el
rinde el área de Comercio Exterior, las metas alcanzadas, los nuevos retos, el reflejo en cifras
del desempeño de sus operaciones y toda aquella información que sea de interés y cobre
exportación. Tiene que ver con la forma y medio de pago de las exportaciones por conducto
disposiciones legales vigentes en materia cambiaria, los pagos recibidos por concepto de las
sentido de llevar un registro actual sobre el estado de los pagos, las cuentas por cobrar o por
pagar en materia de exportaciones y los formatos que lo soportan, a su vez que servir de base
el banco, previo la negociación de la venta de las divisas en la mesa de dinero del banco
intermediario seleccionado. Este proceso debe cumplirse cada vez que el cliente realiza un
pago.
medio de llamada telefónica y/o correo electrónico. Este proceso debe cumplirse cada vez
del dinero en moneda legal colombiana producto del reintegro de las divisas.
Por último el director de comercio exterior confirma si el monto recibido del pago
contrato.
Factura comercial
Documento de trasporte
Declaración de Exportación
Seguro.
Declaración de Cambio
Archivo Electrónico:
Cliente:
Año
Responsable
Archivo Documental:
Declaración de Cambio
Documentos soporte
Responsable.
Marco Legal
República.
Dentro del Proceso de Compras del exterior, cuando se reciba una solicitud de materiales
por la UEN que solicita el producto o servicio y en la medida en que se trate de una operación
Dentro del Proceso de Compras, cuando se reciba una solicitud de materiales y/o
deberá tener en cuenta los siguientes datos: Partida arancelaria, peso, volumen, valor,
de compras entrega al Jefe de Comercio Exterior junto con el diligenciamiento del formato
Compras los resultados: precio del producto puesto en la planta de ESSI y la modalidad de
El departamento de comercio exterior negocia con mesa de dinero, las divisas, para
solicitud de divisas del banco correspondiente y entrega los documentos al área contable y
área contable y financiera, quien a su vez deberá entregárselo al área de comercio exterior
El área de comercio exterior debe coordinar con la empresa Courier que manejará la
Una vez la mercancía se despache, el área de comercio exterior da previo aviso al área
Factura original.
Factura Courier.
Declaración de importación.
Declaración de cambio.
Si es importación ordinaria:
Para efectuar los pagos anteriores, el departamento de comercio exterior dará previo aviso
al área de compras.
Documento de transporte.
Lista de empaque.
Manifiesto de cargas.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 53
de control de importaciones.
materia de importaciones.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 54
Conclusiones
observar debilidades en los procesos actuales que hacen que existan diversos problemas en el
proceso de llegada de los productos a los clientes finales así como también en la importación
de materia prima.
El análisis del área de comercio exterior arrojó como resultado principal que se debe hacer
seguimiento y control a todas las operaciones internacionales que realiza la empresa para que
exterior con el área de comercio exterior existen falencias debido a que se toman decisiones
sin informar y sin tener en cuenta las recomendaciones que podría hacer el área objeto de
hizo necesario proponer la creación de un archivo histórico con estos documentos soporte
para consulta por parte de la empresa y disponibilidad frente a los requerimientos de las
autoridades competentes
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 55
objeto de estudio, tuvo como objetivo principal el desarrollar un manual de procesos que
presentados en estos, es por ello que la evaluación y la puesta en marcha de este manual que
contribuye al mejoramiento del área de comercio exterior deben ser puestas en consideración
como estrategias idóneas para maximizar la eficiencia de los servicios ofrecidos por ESSI
S.A.S.
realizar el análisis necesario para elaborar el manual de procesos del área y dar
recomendaciones que en conjunto con la implementación del manual logren mejoras en los
generar optimización en tiempo, recursos, etc., y este se desarrolló con el fin primordial de
describir de manera detallada el orden de las actividades a desarrollar, así como también los
responsables de cada actividad y los lineamientos que se deben seguir, por lo cual se requiere
que estos procesos se realicen de una manera organizada en la que se vea reflejada una mayor
eficiencia y eficacia tanto en los procesos de exportación como de importación, para lograr
así la satisfacción de los clientes, la fidelización y por lo tanto generar una recompra en el
futuro.
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 56
Recomendaciones
internacionales cuenten con áreas competentes que sean de apoyo y faciliten los procesos
para las negociaciones con el extranjero con el fin de optimizar tiempos y recursos, es por
presente proyecto para mejorar sus procesos, por esta razón se dan las siguientes
recomendaciones:
Gestionar de manera eficaz el envío de los pedidos para que no existan retrasos ni
empresa.
Realizar reuniones con las áreas involucradas en el proceso de comercio exterior con
Bibliografía
Colombia.
http://repository.usta.edu.co/bitstream/handle/11634/4797/ArdilaAlvarezAnderson201
6.pdf?sequence=1&isAllowed=y
http://www.scielo.org.ar/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1668-
87082010000100004
Arevalo, N., & Villarreal, C. (2004). Diseño de una propuesta de mejoramiento de los
Carro Paz, R., & González Gómez, D. Administración de las Operaciones. En R. Carro Paz,
EAE Business School. (s.f.). EAE Business School. Recuperado en Junio de 2018, de
https://www.eaeprogramas.es/internacionalizacion/que-es-el-comercio-internacional
2018, de www.essi.com.co
https://www.youtube.com/watch?v=OwV4JzjOJy8
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 58
https://www.innpulsacolombia.com/es/entrada/empresa-santandereana-gano-el-
premio-innova-2014
http://www.mincit.gov.co/publicaciones/33316/mincomercio_entrega_el_premio_inn
ova_2014_a_las_mipymes_mas_innovadoras_del_pais
http://www.mincit.gov.co/publicaciones/15208/premio_innova_2006
http://www.mincit.gov.co/publicaciones/15208/premio_innova_2006
https://www.gestiopolis.com/metodologia-para-evaluacion-diagnostico-y-diseno-de-
procesos/
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 59
http://www.procolombia.co/actualidad-internacional/conozca-las-ventajas-de-tener-
un-area-de-comercio-exterior-en-su-empresa
competencias.
Valencia, J. C. (2012). Diseño y mejoramiento de los procesos del área de gestión humana en
Vargas, G. (8 de Junio de 2018). Analisis procesos del área de comercio exterior ESSI SAS.
https://www.veritradecorp.com/es/colombia/importaciones-y-exportaciones-empresa-
de-soluciones-servicios-e-innovacion-essi-sas/nit-804005810
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 60
Anexos
La presente entrevista se llevara a cabo con la finalidad de obtener información acerca delos
Innovación ESSI S.A.S. La misma contribuirá con datos que permitirán llevar a cabo el
4. ¿Cuentan con alguna forma de evaluar y hacer seguimiento a las actividades que se
con estos?
6. ¿Qué herramientas informáticas, bases de datos, softwares, etc. utiliza para el manejo de la
7. ¿El área de comercio exterior actualmente cuenta con procesos para el desarrollo de sus
actividades?
8. ¿Cree que estos procesos tienen falencias? ¿Cuáles cree que son?, y ¿Por qué piensa que
9. ¿Qué cosa piensa que puede ser cambiada en los procesos existentes para mejorar?
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 61
10. ¿Han tenido problemas en el área por la errónea implementación de los procesos? ¿Qué
tan serios son los problemas descritos?, y ¿ha logrado identificar la causa principal de los
problemas descritos?
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 62
Tipo de empaque:
Ancho: Largo: Alto:
DIMENSIONES Peso de la carga
(Kg)
TIPO DE
INCOTERM
ENVIO
VALOR TOTAL
NOMBRE DE QUIEN NOMBRE DE QUIEN
SOLICITA RECIBE
FIRMA DEL FIRMA DE QUIEN
SOLICITANTE RECIBE
FECHA CONSECUTIVO
DIA-MES-AÑO
NOMBRE DE LA EMPRESA
COMPRADORA EN EL EXTERIOR
(CLIENTE)
PAIS
TELEFONO: UBICACIÓN:
DIRECCION: CONTACTO:
CORREO ELECTRONICO:
FECHA DE ENTREGA
PRODUCTO A EXPORTAR D/M/A
DEL PRODUCTO
Descripción:
TOTALES
ETAPA 1 INICIO
FECHA
PRODUCCION
ETAPA 2 PROCESO DE
PERFECCIONAMIENT FECHA
O
ETAPA 3 PRODUCTO
FECHA
FINAL
RESPONSABLE UEN
DE FABRICACION
DEL PRODUCTO
NOMBRE UEN RESPONSABLE
RESPONSABLE COMEX.
FIRMA FIRMA
Tabla 5 Formato orden de producción Fuente: El autor
Manual de procesos del área de comercio exterior de ESSI SAS 64
VALOR TOTAL
NOMBRE DE QUIEN NOMBRE DE QUIEN
SOLICITA RECIBE
FIRMA DEL FIRMA DE QUIEN
SOLICITANTE RECIBE
Fuente: El autor