Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía

Licenciatura en: Archivonomía

Nombre de la materia: Clasificación

Elaboración del Cuadro de Clasificación

Unidad V

Fecha: 25 de octubre de 2019

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

El cuadro de clasificación podríamos definirlo como el índice de clasificación basado en series

documentales de una empresa u organización. En el refleja de una manera jerárquica y lógica las
funciones y actividades de la empresa ya que en el aparecen las series documentales creadas y
gestionadas por nuestra organización.

Esta herramienta facilita la búsqueda de la documentación, evita duplicidades e interconexiones al

consultar el fondo de la empresa y durante la recuperación de la información, además permite
conocer el contexto por el que se crea una serie y su relación con otras series.

En el cuadro todas las series deberán estar codificadas y organizadas jerárquicamente en

categorías partiendo de lo general a lo particular. La codificación puede ser alfabética, numérica y
debe ser exclusiva para cada nivel en el cuadro.
El cuadro de clasificación deberá ser una herramienta documental flexible y abierta a cambios.
Para su elaboración se deberá conocer muy bien la organización, actividades y funciones de la
empresa o institución.

La elaboración de un cuadro de clasificación no es una acción aislada e independiente, es un

eslabón más dentro del engranaje de la programación archivística. (Herrera, 1991)

Tipología de los cuadros de clasificación y su elaboración

Existen varios tipos de cuadros de clasificación que van en función de el que mejor se adapte a la
organización u empresa, deberemos tomar en cuenta elementos importantes como lo son la
estabilidad, objetividad, naturaleza de los documentos y los procesos administrativos.
Dependiendo de estas necesidades el cuadro tendrá mayor o menor número de niveles y
subniveles.

Los cuadros de clasificación se dividen en:

Orgánicos

En este tipo refleja la estructura orgánica de la organización, reproduciendo sus servicios,

secciones, unidades administrativas, departamentos u oficinas. Los documentos producidos y
agrupados son el reflejo del entramado de la organización, estas están dividas en dependencia que
en el cuadro se reflejan como las secciones administrativas, negociados u oficinas a las cuales les
corresponde una actividad para el cumplimiento de la función.

En los archivos administrativos de las instituciones prevalece la clasificación orgánica ya que está
dada por su organigrama, recordemos que una característica es que los cuadros tienden a
jerarquizar los procesos por lo tanto la gestión archivística cumple con este proceso preestablecido
para cada organización en el cual la idea de cada unidad académica defina las mayores secciones y
subsecciones, la aplicabilidad de este cuadro son para los fondos cerrados y organizaciones que no
varían mucho en el tiempo. La desventaja de este tipo de clasificación es que al ser variable se
deberá actualizar constantemente el cuadro.

El código de clasificación abarca el origen de procedencia, en la clasificación del sistema orgánico

en primer lugar es asignar un código a las divisiones de un fondo documental siguiendo su orden
original en el organigrama, en este reflejara la forma completa la división orgánica de la misma
identificando a cada dependencia con un número correlativo.

La segunda parte en el cuadro de clasificación la conforma un número correlativo dependiendo de

cada unidad de procedencia dentro del contexto global de la institución y esta será separado por
un punto. La construcción de la tercera parte de la clasificación y es la designación especifica de la
serie y sub serie documental, donde se identifican las actividades que realizan en cada una de las
dependencias en cumplimiento a la función o atributo que corresponden de acuerdo a la misión
institucional.
Funcionales o acciones

Basan en el análisis de las funciones o actividades de la empresa, que no tiene que coincidir con su
estructura orgánica, ya que un departamento puede realizar más de una actividad. Este suele ser
el tipo más eficaz por ser más flexible y estable que el orgánico, ya que soporta mejor los cambios
que se pueden producir en la trayectoria y organización interna de una empresa o institución.

Las funciones son el origen de actividades y tareas cuya puesta en marcha da lugar a la realización
de los servicios para su logro a través de las competencias que delimitan los campos de la
actuación administrativa. Las actividades se plasman en un conjunto de trámites o negociaciones
relativas a poner en marcha esa actividad y a esto se le llama series documentales. La
administración pública tiene multitud de funciones que están determinadas por la normativa:
aprobar, autorizar, controlar, cooperar, coordinar, dirigir, fomentar, gastar, ingresar, inspeccionar,
entre otras muchas.

El estar ligado a las funciones de la entidad y las unidades mayores secciones y subsecciones se
parte del criterio de lo especifico o lo particular, su característica es que no es variable por lo que
no necesita actualizarse constantemente lo que le permite establecer cronologías e impidiendo
que la relación de la documentación activa, semi activa, histórica y restringe el diseño de un
modelo común en las fases del archivo por lo que no funciona en otro tipo de fondo.

La realización del cuadro de clasificación por funciones como en la demás parte de un fondo
(institución) y las series que serán las divisiones funcionales del fondo propuestas por el organismo
productor, en tanto sea posible, la ventaja de ser por funciones es que aunque cambie la
estructura las funciones pueden ser las mismas ya que forman parte de los procesos
fundamentales de la organización. Sus divisiones pueden ser en conjunto de operaciones
coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o acciones.

Asuntos o materias

Consiste en prestar especial atención al tema central de que tratan los documentos, la clasificación
por asunto sirve de complemento al sistema por estructura orgánica se puede hacer más explícito
el contenido de una unidad documental que así lo requiera.

En este se refleja el contenido o asunto de los documentos. Este sistema es por mucho
inapropiado para su uso en el archivo ya que su rigidez ante los cambios de las organizaciones y la
mega producción de la documentación es obsoleto este criterio, aunque en nuestro país se
manejó con eficacia en los años 30 y 70, lo que provocó un descontrol en la organización de los
archivos.

En este sistema los cuadros de clasificación se han manejado en intervalos de 10 materias y ha

sido funcional a archivos particulares o de colecciones documentales donde los órganos o las
funciones son casi inexistentes, no se aplica a archivos de instituciones, ya que rompe con los
fondos y dispersa la documentación. Este sistema se puede combinar para formar sistemas mixtos,
como lo es el orgánico -funcional.
Para el cuadro de clasificación en cuestión de asuntos o materias en el fondo del archivo son el
elemento de clasificación de acuerdo a las actividades de gobiernos y organismos especializados
en asuntos particulares, por lo que su esquema está basado en “principios a priori” en donde
podemos ver que se establecen clases de asuntos o materias, recordemos que el cuadro de
clasificación es la visualización grafica de un archivo y su producción en series documentales.

Orgánico- funcionales

Este tipo de cuadro son los más comunes y como su nombre indica son una mezcla entre los
sistemas orgánico funcional, en este las categorías más generales son los órganos o sujetos
productores y de ellos cuelgan las series documentales. Su clasificación se da ya que la institución
desempeña una o varias actividades por lo que su clasificación será mixta. (Orgánico- funcional).

La elaboración de los cuadros de clasificación se organiza en distintos niveles jerárquicos y para su

realización se ven reflejados de la siguiente manera:

1. Fondo: En este nos muestra los documentos de la misma entidad que los crea, definida
por el principio de procedencia.
2. Sección: Es la primera división en la que ordenamos el fondo documental de acuerdo a la
estructura orgánica o la función de esta sin perder el principio de procedencia y el orden
natural.
3. Serie: División de la sección que corresponde a los documentos desarrollados en una
misma función o actividad. Temas
4. Unidad documental: elemento indivisible de la serie documental integrada por los
documentos simples o compuestos.

La elaboración del cuadro de clasificación se da en 2 etapas principales, la primera establece el

modelo en donde la información de los documentos nos da la pauta para establecer categorías en
una agrupación estable. El proceso a llevar en esta etapa es:

 la identificación de las características institucionales para definir sus categorías

jerárquicas
 La jerarquización de las relaciones entre las categorías definidas
 La codificación de los niveles jerárquicos

La segunda etapa define el proceso para la instrumentación del cuadro de clasificación.

 E l proceso deberá ser verificado y validado por la institución
 Se elabora el cuadro de clasificación y la ordenación del archivo
 Se elabora el catálogo de disposición documental como una guía para su utilización del
cuadro de clasificación

Cuadro de clasificación de la secretaria de gobierno

El cuadro de clasificación de la secretaria de gobierno está elaborado en forma orgánico funcional
ya que este considera las atribuciones generales y específicas que le han asignado, por lo que
establece relaciones lógicas en las categorías de su agrupación y estructuración documental. Es
funcional por las acciones particulares que realizan en su ejercicio.

Los campos usados de acuerdo a la metodología del AGN son:

Funciones comunes:
Legislación
Asuntos Jurídicos
Programación Organización
Recursos Humanos
Recursos Financieros
Recursos Materiales y obra pública
Conservación y mantenimiento de infraestructura física
Servicios Generales
Tecnologías y Servicios de la Información
Comunicación Social
Programación, Información, Evaluación y Políticas
Transparencia y Acceso a la Información

Funciones sustantivas:
Gobierno
Penitenciaria
Programa alcaldías y ordenamiento publico
Atención ciudadana
Jurídico
Cuadro de clasificación

FONDO: SECRETARIA DE GOBIERNO

FUNCIONES COMUNES
CÓDIGO SECCIONES SERIE SERIE

1C Legislación
1C.5 Convenios y tratados Concertación Política
internacionales
Contratos
Reuniones
interinstitucionales
Organismos
internacionales
1C.10
2C Asuntos Jurídicos
2C.6 Asesorías, conclusiones y Asesorías legales
negociaciones Asistencia privada
2C.9 Juicios de la dependencia Demandas ciudadanas
2C.18 Derechos Humanos
3C Programación
Organización
3C.5 Planeación Administrativa
3C.7 Planeación operativa Proyectos estratégicos
3C.11 Manuales Administrativos Materia fiscal
Materia Jurídica
Materia Política y Social
4C Recursos Humanos
4C.3 Expediente único de personal Movimiento de personal
4C.8 Control de asistencia
4C.12 Evaluaciones y promociones Escalafón
4C.16 Prestaciones
4C.22 Capacitación Capacitación de
Derechos Humanos
5C Recursos Financieros
5C.1 Disposiciones en materia de Documentos financieros
recursos financieros y
contabilidad gubernamental
Documentos
presupuestales
6C Recursos Materiales y obra
pública
6C.4 Adquisiciones Escrituración
6C.13 Conservación y Patrimonio inmobiliario
mantenimiento de
infraestructura física
7C Servicios Generales
7C.16 Protección Civil Comisión mixta de
seguridad e higiene
8C Tecnologías y Servicios de
la Información
8C.9 Desarrollo Informático Administración de la red y
Soporte Técnico
8C.11 Sistemas digitales
8C.10 Administración y servicios de Libros de
correspondencia correspondencia
8C.26 Control de gestión
9C Comunicación Social
9C.10 Notas para medios Medios de comunicación
9C.11 Prensa institucional Capital 21
10C Control de Auditoría de
Actividades Públicas
10C.3 Auditoria
11C Programación,
Información, Evaluación y
Políticas
11C.13 Consulta ciudadana
12C Transparencia y Acceso a
la Información
12C.10 Sistemas de datos Solicitudes de información
personales ciudadana

Cuadro de clasificación

FONDO: SECRETARIA DE GOBIERNO

 FUNCIONES SUSTANTIVAS
CODIGO SECCIÓN SERIE Serie OBSERVACIONES
1S Gobierno
1S.1 Acciones gubernamentales Actas protocolarias

1S.2 Bitácoras y Agendas Agenda Agenda del titular

1S.3 Audiencias del titular

1S.4 Dependencias Entidades federativas Entes federales
Entes locales
Entidades sectorizadas Enlace administrativo
Enlace delegacional
Enlace legislativo
Regionales
Relación subordinada
2S Penitenciaria

2S.1 Actividades Grupos de trabajo

penitenciarias Control y seguimiento
2S.2 Actividades de Canalización educativa
reinserción social Canalización laboral
Seguimiento y
evaluación
2S.3 Seguridad y custodia de Inteligencia
centros penitenciarios
3S Programa Alcaldías y
Ordenamiento Público
3S.1 Comercio Centro histórico Levantamientos
Mesas de acuerdos
Procesos de
regularización
3S.2 Eventos Espacios de participación Video juegos
3S.3 Asesorías Técnica y legal
4S Atención Ciudadana
4S.1 Consulta ciudadana Análisis y evaluación
4S.2
5S. Jurídico
5S.1 Procesos de regularización Regularización judicial
5S.2 Asesorías Escrituración
Notarial
Topografía
BIBLIOGRAFIA

Andalucia, A. G. (2018). Cuadro de clasificación funcional de documentos en la junta de Andalucia.

Obtenido de http://www.juntadeandalucia.es/cultura/archivos/aga

Coral, A. M. (3 de agosto de 2014). Dokutekana. Obtenido de

https://archivisticafacil.com/2014/08/03/que-es-un-cuadro-de-clasificacion/

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Share: https://www.slideshare.net/EdisonToledoDaz/clasificacin-archivstica-y-cuadros-de-
clasificacin

Escobar, L. F. (2006). Consideraciones generales sobre cuadros de clasificación documental.

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Herrera, A. H. (1991). Archivistica General Teoria y Practica (5° ed.). Sevilla, España: Graficas del
Sur.

Montejo, A. (1997). La clasificación de fondos Archivistica Administrativos. 4(17-18).