República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Contaduría Pública
Catedra: Organización y Métodos
Sección: B713

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Presentado por:
Elianny Oliva, C.I. 27.367.006
Maracaibo, de del 2019
 INDICE
ORGANIGRAMA
1. Conceptos de los organigramas
2. Clasificación de los organigramas
2.1 Clasificación de acuerdo a su naturaleza
2.2 Clasificación de los organigramas de acuerdo a su ámbito
2.3 Clasificación de acuerdo al contenido
2.4 Clasificación de acuerdo a su presentación
3. Normas para el diseño de organigramas
3.1 Figuras de un organigrama
3.2 Formas de un organigrama
3.3 Dimensión de un organigrama
3.4 Colocación de figuras
3.5 Líneas de conexión
4. Análisis de organigramas
ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
1. Fundamentación del procedimiento administrativo
2. Objetivo básico del estudio de los procedimientos
3. Clasificación de los procedimientos administrativos
4. Descripción de las operaciones que conforman al procedimiento
5. Formas de representar gráficamente el procedimiento
6. Normas y pautas para el diseño de flujograma
7. Método para el diseño de procedimientos
8. Análisis del procedimiento
MANUALES ADMINISTRATIVOS
1. Definición
2. Clasificación
2.1 Clasificación de los manuales según su área de aplicación
2.2 Clasificación según su contenido
3. Elementos de los manuales administrativos
3.1 Objetivo de los manuales administrativos
4. Contenido de los manuales administrativos
4.1 Contenido del manual de la organización
4.2 Prologo i/o introducción
4.3 Cuerpo del manual de la organización
4.4 Antecedentes históricos
4.5 Base legal
4.6 Atribuciones
4.7 Estructura orgánica
4.8 Organigrama
 4.9 Misión
4.10 Funciones de la empresa
4.11 Directorio
5. Contenido del manual de procedimientos
5.1 Identificación
5.2 Índice
5.3 Introducción
5.4 Objetivo del manual de procedimientos
5.5 Base legal
5.6 Políticas o normas de operación
5.7 Descripción narrativa de los procedimientos
5.8 Procedimientos y diagramación
5.9 Formulario
5.10 Glosario de términos
6. Lineamientos para el diseño de manuales administrativos
 INTRODUCCION

En el siguiente trabajo se podrá observar detalladamente como son y cómo

funcionan los manuales administrativos dentro de una organización y según su área
de aplicación. Este contenido es muy extenso pero realmente funciona para
aplicarlo en un día a día con las empresas. Se debe tener este manual para poder
llevar el control de dicha organización, y así poder obtener una estructura orgánica
impecable. Este tema motiva mucho ya que enseña cómo entender las funciones
de las empresas, como debe organizarse los manuales y que dentro de ellos deben
estar los organigramas. También ayuda para conocer la identificación de los
diversos manuales administrativos y sus objetivos.
 JUSTIFICACIÓN

Esta investigación acerca de los sistemas administrativos nos permitirá visualizar y

comprender como funcionan las organizaciones, y como se debe llevar a cabo el
uso correcto de los manuales y los organigramas en una empresa, el entendimiento
de dichos términos hablados en este trabajo permitirá la capacidad de manipulación
más fluida al momento de presentarse un caso con uno de los manuales
administrativos o con un organigrama.
 DESARROLLO

ORGANIGRAMA
1. Conceptos de los organigramas

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa

o cualquier otra organización, que incluye las estructuras departamentales y,
en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener
una idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización: se
puede basar en cualquier tema, desempeña un papel informativo y presenta
todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación entre
ellos. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para
conocer cómo es la estructura total de la empresa. Todo organigrama tiene
el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

 Debe contener únicamente los elementos indispensables.
2. Clasificación de los organigramas

En las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro

"Organización de Empresas") se pone en consideración que los
organigramas se dividen por:

 Por su naturaleza
 Por su finalidad
 Por su ámbito
 Por su contenido
 Por su presentación o disposición grafica

2.1 Clasificación de acuerdo a su naturaleza

 Por su naturaleza: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Micro administrativo: Corresponden a una sola organización, y

pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las
áreas que la conforman.
o Macro administrativos: Involucran a más de una organización.
o Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un
mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el
término meso administrativo corresponde a una convención utilizada
normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en
el sector privado.

2.2 Clasificación de los organigramas de acuerdo a su ámbito:

 Por su ámbito : Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

o Generales: Contienen información representativa de una

organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y
características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de
dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado
suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:
 o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de
la organización.
Ejemplo:

2.3 Clasificación de acuerdo al contenido:

 Por su contenido: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades

administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales
son equivalentes.
Ejemplo:
o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,
además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es
de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en
forma general.

Ejemplo:
 o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto
a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada
unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas
que ocupan las plazas.

2.4 Clasificación de acuerdo a su presentación

 Por su presentación o Disposición Gráfica: Este grupo se divide en

cuatro tipos de organigramas:

o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a

partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes
niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más
generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de
organización recomiendan su empleo.
o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y
colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se
ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.
o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se
recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
número de unidades en la base.

o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la

particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios
más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.
 o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de
mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos
concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último
círculo, o sea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de
autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo
círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que
se unen las figuras.

3. Normas para el diseño de organigramas

Las normas son las siguientes:

 Líneas de conexión: Son las diversas relaciones que se dan entre las
unidades que integran la estructura orgánica, las cuales se representan
por medio de líneas.
 Relación principal de autoridad (relación lineal): Es la que implica una
relación de subordinación entre los responsables de las unidades y
subalternos. Se debe utilizar un trazo sensiblemente más grueso para
las líneas que interconectan las figuras rectangulares, que el utilizado
para trazar estas últimas.
  Relación de autoridad funcional: Es aquella que representa la relación
de mando especializado. Este tipo de autoridad se limita al método
específico de ejecución de una actividad y puede existir en forma
paralela a la autoridad lineal, o bien entre un órgano especializado en
determinada función y los subordinados de otros jefes de líneas. La
autoridad funcional deberá presentarse por medio de líneas cortas de
trazo discontinuo.
 Relación de asesoría: Es aquella que representa los órganos que
proporcionan información técnica a los de línea. Deberá presentarse
por medio de líneas continuas a trazo fino, colocadas
perpendicularmente a la de la autoridad principal del órgano que
asesoran.
 Relación de coordinación: Este tipo de relación tiene por objeto
interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de la
organización. Puede existir entre unidades de un mismo nivel
jerárquico, o bien entre el órgano central y las unidades técnico-
administrativas desconcentradas. La relación de colaboración deberá
representarse por medio de líneas largas de trazo discontinuo.
 Relación con los órganos desconcentrados: Es aquella que tiene por
objeto representar a los órganos desconcentrados con que cuentan las
dependencias, para la atención y eficiente despacho de los asuntos de
su competencia. Los órganos desconcentrados deberían englobarse
en un rectángulo, el cual se coloca en el último nivel jerárquico del
organograma. Entre el organograma de la institución y el gráfico del
órgano desconcentrado deberá trazarse una línea de eje que permita
visualizar la distinción entre ambos.

3.1 Figuras de un organigrama

Los símbolos de un organigrama son formas geométricas que ilustran las

diferentes acciones que pueden ocurrir durante un proceso, programa o
algoritmo. Aunque los organigramas incluyen también descripciones
textuales, los símbolos del diagrama varían en tamaño para servir de
ayuda visual al lector a la hora de entender el diagrama. Sin ni siquiera
leer el texto, el usuario puede entender rápidamente el proceso
basándose solamente en el orden de los símbolos.

Rectángulo redondeado con extremo cóncavo

El símbolo del rectángulo redondeado se conoce en un organigrama
como el "finalizador". Se usa para indicar el comienzo, la parada, el inicio
o la finalización de un proceso. Normalmente se encuentran en la parte
de arriba y la de abajo de un organigrama, pero pueden aparecer en el
interior si un subproceso se desvía y termina antes de la finalización
general del proceso.

El símbolo de la flecha se usa para indicar el

flujo de información a través del programa. La flecha señala en la
dirección en que se mueve el proceso de principio a fin. Si una sección
del organigrama indica que la información entra en un bloque y vuelve a
salir hacia un paso anterior en el proceso, la línea de la flecha estará
doblada en ángulos rectos, igual que un cuadrado, apuntando hacia arriba
y girando hacia atrás, señalando una sección anterior en el diagrama, con
la cual cosa ilustrará un "bucle" o paso que se repite. Si aparece una
flecha doble en un diagrama de flujo significa que un mismo dispositivo
lee y escribe datos digitales.

En un organigrama, un rombo indica una decisión.

Puede señalar la aparición de una sentencia condicional, por ejemplo, o
cualquier cuestión en el proceso que pueda tener múltiples resultados que
lleven en nuevas direcciones en el proceso. Una respuesta afirmativa a la
pregunta del rombo puede llevar el proceso en una dirección indicada por
un punto del rombo. Una respuesta negativa, puede llevar el proceso en
otra dirección indicada por otro punto del rombo. No tienen por qué ser
puntos opuestos.
 El rectángulo normal es uno de los símbolos más
comunes en los organigramas y se usa para indicar pasos o acciones
individuales en el proceso, a menudo directamente después del comienzo
del proceso y tras cualquier símbolo de decisión, para mostrar la siguiente
acción que tendrá lugar.

Este símbolo se parece a una hoja de papel

rasgada e indica que hay un "documento" en proceso. Puede ser un
documento físico creado durante el proceso, como una impresión, o un
documento electrónico, como un correo electrónico, generado durante el
proceso. La versión "amontonada" de este símbolo indica la producción
de múltiples documentos.

Este símbolo se utiliza para indicar que los datos

de algunos procesos que requieren un traslado a ciertos sitios se están
almacenando. A continuación aparecerá un símbolo final si el
almacenamiento de los datos es el fin de una rama concreta del proceso
del diagrama.

3.2 Formas de un organigrama

Existen cuatro formas de representar un organigrama:

1. Vertical. Los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia
abajo.

2. Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a

derecha.

3. Circular. Los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la

periferia.
4. Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el
vertical.
3.3 Dimensión de un organigrama

 El proyecto en que se sustenta la organización

En el proceso de conformación de una organización, el proyecto está
primero. Toda institución encierra una idea, que está referida a algo que
puede ser creado para satisfacer necesidades de una audiencia externa
y de esta manera también satisfacer necesidades de la miembros de la
organización.
 La estructura organizativa es el sistema interrelacionado de roles
oficialmente sancionados que forman parte del organigrama, y de
la definición de funciones y de responsabilidades.
a) la estructura formal u oficial;
b) la estructura presunta, que es la que los miembros perciben
como real.
c) la existente, que es la efectivamente opera y puede ser inferida
a través del análisis sistemático.
d) la requerida, que es la que todos los componentes de la
situación necesitan.
 La integración psicosocial, esta tercera dimensión se refiere al
plano de las relaciones interpersonales. Abarca un eje vertical
(las relaciones jerárquicas), y uno horizontal (las relaciones entre
pares) pueden subsistir problemas provenientes de conflictos
interpersonales. Estos pueden incidir en el grado de cohesión,
integración, espíritu de cuerpo y, en última instancia, en el
rendimiento.
 Condiciones de trabajo, las condiciones de trabajo están
directamente referidas a la satisfacción y realización de los
miembros, siendo éstos particularmente proclives a la
consideración de lo que se les da. El trato que los miembros
sienten que reciben condiciona su vínculo con la organización y
es determinante con su identificación y compromiso con la tarea.
 El sistema político: Toda organización posee un sistema de
autoridad que se ocupa de la conducción, distribución y
coordinación de las tareas. En forma paralela a este sistema
opera un sistema representativo que se organiza
espontáneamente a través de la conformación de grupos
significativos de poder. Estos grupos, que poseen intereses que
le son propios, están correlacionados con los niveles ejecutivo-
jerárquicos de la estructura.
 El contexto: Por ser un ente semiautónomo, la organización
depende funcionalmente del contexto. La relación del intercambio
dinámico que se da entre contexto y organización permite
 discriminar distintos aspectos del contexto que afectan el
desarrollo.

3.4 Colocación de figuras

La colocación de figuras se basa en color de primer lugar el jefe de más

alta jerarquía seguido del llamado gerente general o director tal y cual
como se muestra en la imagen, se sigue la colocación de figuras en cada
departamento con el nombre de cada uno de ellos.

3.5 Líneas de conexión