Submod2. Evalúa el desempeño de la org.

4F- ARH FECHA:_______________

FFORMATO PARA ANALISIS DE PUESTOS

Fecha de elaboración:
26 02 24

1. Información General:
1.Nombre
2. Empresa Hotel Barceló
3. Departamento Grupos y convenciones

2. Ubicación del puesto.

1. Título del puesto: Grupos y convenciones

3. 2. Núm. de Personal a Ninguno
su cargo:
3. Puestos bajo su No tiene
mando:
4. Cargo del jefe Gerente Residente
inmediato:
5. Reporta además a: Gerente de Ventas
6. Ubicación En el
organigrama Dirección General

Gerente Residente

Gerente A y D

Objetivo general del puesto: (Defina brevemente en qué consiste el puesto de trabajo)
-Coordinar los detalles relacionado con lo programado ,reuniones/eventos solicitados en el hotel.
4. Describa las tareas que realiza en su puesto, (En términos generales, describa las
obligaciones que se desempeñan en el puesto, por favor enumere en orden descendente de
importancia y porcentaje de tiempo dedicado de ellas al mes, enumere la mayor cantidad de
obligaciones posible y anexe todas las hojas que pudiera necesitar).

Diariamente: Hrs De
tiempo
Aplicado
-Coordinar personalmente los grupos y VIP y aquellos solicitados por la 8 hrs
Gerencia General.
-Revisar todos los programas de grupos asegurándose que la información sea 8 hrs
la correcta, precisa y concisa.
-Entrega de programas e instructivos de grupos. 8 hrs
-Supervisar constantemente el sistema, evitando que haya tarifas mal 8 hrs
aplicadas y evitar que haya cuentas con más de 5 días con pagos pendientes.
-Asistir a las juntas de negocio y ventas, así como las de comité operativo 8 hrs
-Interactuar con planificadores externos, proveedores para la configuración de 8 hrs
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eventos.
-Realizar cualquier otras tareas que solicite el director de Catering & 8 hrs
Convenciones.
Mensualmente: 8 hrs
-Programar y llevar juntas pre-congresos con todos los involucrados. 8 hrs
-Elaborar semanal y mensual el reporte de grupos. 8 hrs
-Cumplir un presupuesto de C/N y tarifa promedio. 8 hrs
-Elaborar planes de mercadotecnia. 8 hrs
-Realizar investigaciones de mercado local, nacional e internacional. 8 hrs
-Realizar viajes de promoción a agencias y compañías en forma periódica. 8 hrs
-Promover la participación del hotel en ferias turísticas, de congresos y 8 hrs
reuniones.
Esporádicamente:
-Capacidad continua. 8 hrs
Mantener una asistencia regular según los estándares del hotel. 8 hrs
-Dar seguimiento después del evento y documentar la retroalimentación. 8 hrs
Otras obligaciones:
Ayudar al personal según sea necesario durante las funciones.

5.- Relaciones: ¿Su trabajo requiere contacto con clientes y proveedores del departamento, otros
departamentos, otras compañías u organizaciones? por favor defina las obligaciones y
responsabilidades que requiera su trabajo.
-Si, ya que tiene que preguntarles a los clientes si se les ofrece algo o necesitan otra cosa más.
Relaciones internas:
Con quién Área Frecuencia Motivo
Director general Dirección general Diariamente Reportes
empleados Gerencia Diariamente Ayudar al personal
Jefes y directivos Dirección General Diariamente Supervisión .

Relaciones externas:
Con quién Empresa Frecuencia Motivo
Proveedores Externa Diariamente Productos y servicios.

7.- Toma de Decisiones: Por favor explique las decisiones que toma para desempeñar las
obligaciones de su puesto.
-Capacidad para planificar, coordinar y ejecutar eventos de grupos y convenciones de
manera exitosa.
A) Cuál sería el resultado probable de sus malos juicios o que su “proveedor”( interno o externo)
no le responda a tiempo adecuado:
-Que busquen a otras personas que ocupen su puesto.
8.- Responsabilidad por registros: Enumere los registros y archivos que debe preparar o
mantener actualizado, explique, en términos generales, a quien va dirigido cada informe y su
contenido
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Reporte Dirigido a Contenido

Clientes Gerente R. Detalles relacionados con los menús.

Finanza Gerente R. Pagos de comisiones

Inspección Gerente R. Los niveles de calidad del servicio que se les brinda.
Registro Gerente R. Las tarifas que se asignan a los grupos.

9.-Frecuencia de la supervisión: ¿Con cuanta frecuencia debe hablar con su supervisor o

terceros para tomar decisiones, o para determinar el curso debido de la acción a seguir?

( x ) Diariamente ( x ) Semanal ( ) Mensual ( ) Anualmente

10.- Condiciones laborales: (Describa las condiciones en las que trabaja: Interior, exterior, con
aire acondicionado etc., asegúrese de mencionar todas las condiciones de trabajo agradable,
desagradable o fuera de lo común)
-INTERNAS: Horarios flexibles, relaciones con clientes.
-EXTERNAS: Planificación y coordinación.
11.- Ambiente laboral: indique cual es su nivel de satisfacción personal por el puesto que
desempeña:
Excelente ( x ) muy bueno ( ) Bueno ( ) Regular ( ) malo

12. Qué equipo utiliza para realizar su trabajo: o mencione herramientas de trabajo que le
hagan falta; si es el caso.
Equipo Tiempo
Utilizado en
Hrs
Programas de software ,Word, Excel. 8 hrs
Manteles ,sillas, mesas ,copas etc.(para los eventos) 8 hrs

13.-Requisitos especiales: (Enumere las licencias, permisos, certificaciones, etc. que requiere
para desempeñar las obligaciones correspondientes de su puesto)
-Debe tener una excelente redacción y mecanografía.
-El dominio de idiomas.
-Tener la capacidad de organización a un grupo determinado.
13.- Requisitos del puesto: (Anote los requisitos mínimos que considera necesarios para cumplir
en forma satisfactoria con su trabajo.)

(a) Estudios
Escolaridad Mínima

-Licenciatura en turismo, comercio internacional o ya sea en mercadotecnia.

Especialización o carrera: Licenciatura en administración

(b) Experiencia
Puesto: Grupos y convenciones.
Años: 2 años o 4 años ya sea un título universitario.
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Conocimientos Profesionales: Relaciones comerciales.

(c) Capacitación especial: capacitaciones recibida anteriormente

Tipo Tiempo
Manejo de software y capacitación 8 horas
Gestión de eventos 8 horas
Creatividad 8 horas
Adaptabilidad 8 horas

(d) Competencias Requeridas para el puesto

Técnicas: Humanas
-Gestión de eventos Capacidad para planificar y mantener
relaciones solidas.
-Ventas y negociación. Oportunidades de negocio
-Coordinación interdepartamental. Colaborar con otros departamentos
-Conocimientos del mercado Familiarización con las tendencias y practicas
actuales.

(e) Idiomas

Idiomas % Lectura y Escritura % Hablado

-Ingles 100% 100%
Español 100% 100%

14. Equipo de Seguridad: (Describa que equipo de seguridad requiere durante el desempeño de
sus funciones).
-Señalamiento que guie a los asistentes del evento.
-Planificación del aforo
-Control de acceso.

15. Requisitos Físicos: (Describa que requisitos físicos requiere tener para el óptimo desempeño
de sus funciones).
-Liderazgo para supervisar que todo salga como lo planeo.
-Necesita estar como mínimo 5 horas estando parado.
16- Información Adicional: (mencione toda la información adicional que considere importante
para describir su puesto y que no esté incluida en alguno de los puntos anteriores o alguna
situación que usted considere necesaria para mejorar el desempeño del puesto)
-Destreza en el uso de sistemas informáticas
-Tiene que considerar que no tendrá mucho tiempo libre ya que su agenda es muy ocupada.

Firma del Empleado: __________________

Nombre del Empleado___________________
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