Comunicación, coordinación y conflicto

Comunicar es llegar a compartir algo de nosotros mismos, es decir, cualidad racional y

emocional especifica del hombre que surge de la necesidad de poner en contacto con los
demás.
La comunicación organizacional: se define como los canales y formas de comunicación
que se producen dentro de las organizaciones, ya sean, empresas, instituciones académicas,
organizaciones no lucrativas u organismos gubernamentales. Incluye toda la comunicación
interna de la organización.
Elementos de la comunicación:
 Emisor
 Mensaje
 Receptor
 Retroalimentación o feed-back: es la respuesta dada a algún estimulo como forma
de evaluarlo
Utilidad de la comunicación en las organizaciones
 Realizar con éxito las tareas relacionas con funciones y responsabilidad especificas
de ventas, servicios y producción
 Afrontar los cambios inesperados a través de la creatividad t la adaptación
individual y colectiva
 El desarrollo de políticas claras, procedimientos y reglamentos que apoyan las
operaciones diarias y continuas
 Desarrollar mejores relaciones interpersonales entre los miembros de la
organización, considerando aspectos emocionales, éticos y sensibles.
 Coordinar, planificar t controlar las operaciones de toda la organización de acuerdo
con los objetivos trazados por la dirección
 Crear un clima y una cultura organizacional positiva, es decir, que sea consciente y
promueva las actitudes, valores y objetivos que caracterizan a la organización y a
sus miembros
Importancia de la comunicación organizacional
 Favorece la gestión empresarial a través de la generación de estrategias y canales de
comunicación efectivos que propician una mayor productividad.
 Las organizaciones dependen de la comunicación eficaz y las habilidades
comunicativas eficientes de sus miembros
tipos de comunicación
1. según direccionalidad
comunicación direccional: la comunicación puede entenderse de acuerdo con su dirección
lo que significa que la información puede fluir hacia abajo, hacia arriba o en sentido
horizontal
 comunicación direccional descendente: parte de los directivos y mando altos
hacia los empleados de primera línea, se realiza por escrito como los correos
electrónicos o de forma verbales a través de reuniones y llamadas telefónicas
 Comunicación direccional ascendente: En esta los mensajes fluyen desde los
empleados de nivel inferior hacia los superiores. Este tipo de comunicación puede
incluir proyectos o entregas que los empleados deben compartir entre sus jefes.
 comunicación direccional horizontal: este tipo de comunicación tiene lugar entre
empleados que se encuentran en el mismo nivel de la jerarquía, pueden estar en el
mismo departamento o en otras áreas de la empresa

2. según el ámbito comunicativo

comunicación interna: tiene lugar entre los mismos de la organización, puede ser entre
toda la empresa o en pequeños grupos de personas, como departamentos o equipos de
proyectos, la comunicación interna ayuda a crear un ambiente de cordialidad y a estimular
las actividades laborales.
Puede ser formal que suele ser escrita e informal que suele ser verbal, incluye las
evaluaciones de rendimiento las actualizaciones de la empresa
Comunicación externa: Es aquella que está dirigida específicamente a personas ajenas a la
organización, como clientes, clientes potenciales, socios, medios de comunicación,
competidores u organismos reguladores como el gobierno.
3. según nivel de formalidad
comunicación formal: suele tener una estructura especifica y un mensaje estandarizado y
cuidadosamente elaborado, la empresa se asegura de que la comunicación fluya a través de
canales correctos.
Barreras de comunicación
Consiste en obstáculos que dificultan la llegada del mensaje en un proceso comunicativo,
estas barreras pueden ser muy flexibles y cambiantes, según los expertos en comunicología
y los psicólogos sociales
Barreras semánticas: tienen relación con el significado de las palabras, de esta manera,
este tipo de barreras explican que no entendamos una palabra, una frase o un discurso, es
decir, dificultan que entendamos un mensaje o le dotemos de un sentido.
Barreras psicológicas: tienen que ver con la situación concreta del emisor o del receptor
del mensaje, este tipo de barreras tambien tienen relación con los estados emocionales de
emisor y/o receptor que pueden llegar a alterar el mensaje
Barreras fisiológicas: dificultan o impiden que el mensaje se transmita con claridad y
precisión, pero en este caso se debe a ciertas alteraciones fisiológicas por parte del emisor o
el receptor
Barreras físicas: son quizás las más evidentes, se trata de aquellas circunstancias del
contexto o medio que dificultan una comunicación fluida y clara, estamos hablando por
ejemplo de ruido, falta de luz, distancia excesiva entre los interlocutores
Barreras administrativas: son los que tienen que ver con los canales a través de los cuales
se trasmite el mensaje en un proceso comunicativo asi como con las estructuras
organizacionales o la planificación en un acto comunicativo
Recomendaciones para las barreras
1. aclarar anticipada de cada idea antes de comunicarla
2. interés en la retroalimentación
3. precisión sobre la verdadera finalidad de la información a comunicar
4. conocimiento del significado preciso de los conceptos para eliminar malos
entendidos
5. utilización de lenguaje sencillo y directo
6. empleo de canales múltiples de comunicación
7. reforzamiento de las palabras con hechos
Acciones recomendadas
1. capacitar a todo el personal en comunicación efectiva
2. Difunda claramente la cadena de mando y estimule la comunicación abierta entre
jerarquías
3. Establezca los objetivos correctos en cuanto a la comunicación de su personal y
evalué mejora
Instrumentos de comunicación
 Cartas: es un medio de comunicación escrita por un emisor y enviado a un receptor
citas a reunión, plan de reunión
 Informes: documento escrito en prosa informativa para dar a conocer el resultado
de algún trabajo, con el propósito de comunicar información
 memorandos: es un escrito breve por el que se intercambia información entre
distintos departamentos de una organización para comunicar alguna indicación,
recomendación, instrucción y disposición
 actas: fecha, hora, lugar, participantes, objetivos de la reunión, orden del día, temas,
conclusiones, tareas y firmas, expresan lo tratado en una reunión o situación
específica, son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e
histórico desde el momento de su creación.
 Circulares: se envía a todo un grupo cuando el tema es de interés común, con el
mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna
como externas
 COORDINACIÓN
Según Henry fayol, es una de las etapas que deben cumplir una empresa para poder
desarrollar cualquier tipo de trabajo, permite armonizar y sincronizar la información y
unifica los esfuerzos del grupo
Función: controlar los procesos administrativos, en una unidad sectorial, a fin de lograr la
efectiva distribución y utilización de los recursos materiales y financieros disponibles
Etapas
1. Definir la tarea a ejecutar
2. Nombrar un director quien se encargue de poner el proyecto en ejecución
3. Determinar la naturaleza y el número de tareas (unidades de trabajo)
4. Establecer y perfeccionar un equipo de dirección y control
Métodos
1. Relaciones gerente y colaboradores
2. Supervisión directa
3. Conferencia y reuniones de grupos
4. Comités interdepartamentales
5. carácter jerárquico
métodos para evitar la mala coordinación
1. reorganización: unidad de acción y encargo de gestión
2. manual de procedimientos: orientar y formación del personal
CONFLICTO
Es una situación en la que dos o más personas no están de acuerdo con el modo de actuar
de un individuo o un grupo
Juegan un papel importante las emociones y sentimientos, la relación entre las partes en
conflicto puede salir fortalecida o deteriorada en función de como sea el proceso de
resolución de conflicto
Etapas:
1. Conflicto latente: aquel que existe, pero las personas implicadas no son conscientes
de ellos
2. Conflicto percibido: existe la percepción de amenaza de perder el poder en la
discusión
3. Conflicto sentido: involucramiento de emociones en un conflicto que crea
ansiedad, frustración, etc.
4. Conflictos manifestados: cuando ya está presente el conflicto y por qué,
reconocidos por las personas implicadas
Origen del conflicto
  Encuentro entre personas
 Actos de los seres humanos
 Necesidad de cambiar al otro
 Las fallas de la comunicación
 La desproporción entre las necesidades y los satisfactores
 La información incompleta
 Las presiones que causan frustración
 Las diferencias de carácter
Tipos de conflictos
1. Organizativas
2. Jerárquicas
3. Comunicación