Mejora continua

La mejora continua, si se quiere, es una filosofía que intenta optimizar y aumentar la calidad de un
producto, proceso o servicio. Es mayormente aplicada de forma directa en empresas de manufactura,
debido en gran parte a la necesidad constante de minimizar costos de producción obteniendo la misma
o mejor calidad del producto, porque como sabemos, los recursos económicos son limitados y en un
mundo cada vez más competitivo a nivel de costos, es necesario para una empresa manufacturera tener
algún sistema que le permita mejorar y optimizar continuamente

La Mejora Continua no solo tiene sentido para una empresa de producción masiva, sino que también en
empresas que prestan servicios es perfectamente válida y ventajosa principalmente porque si tienes un
sistema de Mejora Continua (al ser un sistema, quiere decir que es algo establecido y conocido por
todos en la empresa donde se está aplicando) entonces tienes las siguientes características:

Un proceso documentado. Esto permite que todas las personas que son partícipes de dicho proceso lo
conozcan y todos lo apliquen de la misma manera cada vez

Algún tipo de sistema de medición que permita determinar si los resultados esperados de cierto proceso
se están logrando (indicadores de gestión)

Participación de todas o algunas personas relacionadas directamente con el proceso ya que son estas
personas las que día a día tienen que lidiar con las virtudes y defectos del mismo.

Viéndolo desde este punto de vista, una de las principales ventajas de tener un sistema establecido de
Mejora Continua es que todas las personas que participan en el proceso tienen capacidad de opinar y
proponer mejoras lo que hace que se identifiquen más con su trabajo y además se tiene la garantía que
la fuente de información es de primera mano ya que quien plantea el problema y propone la mejora
conoce el proceso y lo realiza todos los días.

Método americano de la mejora continua

El ciclo PDCA facilita la toma de decisiones y el logro de objetivos

El ciclo PDCA fue creado en los años 20 por Walter Andrew Shewhart un físico estadounidense conocido
por ser pionero en el control de calidad estadístico.

En los años 50 se popularizó en todo el mundo por el trabajo de otro estadounidense, el

profesor William Edwards Deming, conocido como el gurú de la gestión de calidad y reconocido por su
importancia para la mejora de los procesos de producción en los EE.UU. durante la Segunda Guerra
Mundial y también por su trabajo de asesoramiento con ejecutivos japoneses.

El ciclo PDCA es llamado así debido al nombre en inglés de cada una de sus etapas:

P: del verbo “Plan”, o planear.

D: del verbo “Do”, hacer o llevar a cabo.

C: del verbo “Check” comprobar, analizar o verificar.

A: del verbo “Actuar”, para corregir los errores o fallos.

La metodología PDCA es ampliamente utilizada por las corporaciones que desean mejorar su nivel de
gestión a través del control eficiente de procesos y actividades internas y externas, por medio de la
estandarización de la información y reduciendo al mínimo las posibilidades de errores en la toma de
decisiones importantes.

Es importante destacar que, una vez implementado, el ciclo PDCA debe convertirse en una constante en
la empresa, un verdadero círculo virtuoso siempre con el objetivo de mejora continua.

Etapas del ciclo PDCA

Planificación: Un proyecto bien diseñado es de suma importancia para el ciclo PDCA pues evita fallas
futuras y genera un enorme ahorro de tiempo. Realice la planificación de acuerdo con la misión, la visión
y los valores de la empresa, estableciendo metas y objetivos y definiendo la mejor manera para
lograrlos.

Ejecución: Después de hacer una planificación cuidadosa, póngala en práctica literalmente, es decir,
intente no saltar etapas ni improvisar, para no comprometer todo el ciclo PDCA. La fase de ejecución se
divide en otras tres etapas: formación de todos los empleados y directivos involucrados en el proyecto,
seguido por la realización propiamente dicha y la “recolección” de datos para su posterior evaluación.

Comprobación: Es la etapa del ciclo PDCA en que se identifican las posibles brechas en el proyecto. Los
objetivos alcanzados y los resultados obtenidos se miden a través de los datos recogidos y del mapeo de
procesos al final de la ejecución. La comprobación se puede, y se debe hacer de dos maneras: de forma
paralela a la ejecución, con el fin de asegurarse de que el trabajo se está haciendo bien, y al final de esta,
para un análisis estadístico más amplio que permita las adaptaciones y las medidas necesarias.

Acción: La “última” etapa, en la que se aplican las medidas correctivas para perfeccionar el proyecto
siempre y continuamente. Es a la vez el final y el principio, porque después de una exhaustiva
investigación sobre la causa de los errores del pasado, todo el ciclo PDCA se vuelve a realizar con nuevas
directrices y parámetros.

El método japonés de mejora continua – Kaizen

Kaizen es un término japonés que significa literalmente mejora. El concepto implica un esfuerzo
continuo (por lo tanto, mejora continua), con la participación de todas las funciones de todos los niveles
de la organización.

El término Kaizen es tan común en Japón que se aplica a todos los aspectos de la vida. Se habla de
Kaizen en términos de medio ambiente, de la red de carreteras, de las relaciones exteriores, del sistema
educativo, etc. En el trabajo, es muy común que todos los empleados de una organización se pregunten
como se puede mejorar el procedimiento, el producto, la máquina o el paquete.

Kaizen se aplica a los procesos (tanto de producción como de negocios) y a los productos y servicios.

Algunos de los mandamientos que rigen a Kaizen:

• Aprender en la práctica.
• Se deben eliminar todos los desperdicios.
 • Todos los empleados deben participar activamente en el proceso de mejora.
• El aumento de la productividad debe basarse en acciones que no requieran una alta inversión
financiera.
• Se debe aplicar en cualquier lugar o empresa.
• Las mejoras obtenidas deben darse a conocer, como una manera de tener una comunicación
transparente.
• Las acciones deben centrarse en el lugar de mayor necesidad.

El método Kaizen debe ser dirigido de manera que su propósito sea únicamente para la mejora de
procesos.

Dar prioridad a la mejora de las personas debe ser más importante.

Beneficios de contar con prácticas de mejora continua

Las prácticas del proceso de mejora continua, independiente a cuál se elija para aplicar en la
organización, ofrece múltiples beneficios:

• Debido al sometimiento constante del testeo de los procesos, se genera una cultura
organizacional de excelencia en la organización. La cual está basada en el aprovechamiento y
buen uso del tiempo y los recursos.
• Cada vez los procesos van eliminando actividades que no aportan valor y que generan “grasa”
en la cadena, desarrollando sistemas limpios y rápidos.
• Se automatizan y articulan procesos que antes funcionaban por separado.

La mejora continua evita el estancamiento operacional de las organizaciones, que mantienen por mucho
tiempo sistemas de producción lentos y con un bajo nivel de control y fuentes de información.

Implementar la mejora continua no sólo hace que estos sistemas sean más rápidos, sino que también,
sean de mejor calidad.

Es importante destacar el uso de la tecnología en los procesos de mejora continua. La adquisición de

mejores softwares de gestión, la contratación de personas bien calificadas, la capacitación constante en
estos nuevos sistemas y la actualización de nuevos enfoques de mejora continua son actividades que
aportan a empresas que aprovechan mejor sus recursos y entregan servicios de excelencia.

La mejora continua en los servicios de salud

La mejora continua es un tema que suele asociarse al sector industrial o manufacturero, pero esta
metodología, es más versátil de lo que parece. En la actualidad, la aplicación del concepto de calidad en
sectores donde el capital humano es lo más importante como en los servicios de salud, gana cada vez
más importancia.

Es fundamental comenzar a implementar nuevas políticas y buenas prácticas que estén orientadas a un
mejoramiento constante en los servicios de salud. Y esto se logra con indicadores de satisfacción del
usuario, pocas demandas por mala praxis, disminución de costos y mayor rentabilidad, coordinación y
gestión de altas, optimización en el uso de recursos, tiempos de ocupación, estadía hospitalaria,
satisfacción del cliente interno, reducción de listas de espera, etc.Sin embargo, implementar un sistema
para su gestión no es algo fácil y el mismo personal que lo opera muchas veces no está coordinado en
metas comunes, incluso ni entre puestos gerenciales.

Así, el reto principal es, hacer que los diferentes grupos laborales dentro de la institución tengan una
Misión y Visión comunes, orientadas a la calidad. Por ello se requiere de un cambio de mentalidad
integral en la organización que involucre a todos los actores de la institución a favor de satisfacer las
necesidades y preferencias de los pacientes, buscando su completa satisfacción.

También los esfuerzos en mejora continua deben orientarse a cómo se hacen las cosas, estandarizar
procesos, acreditar servicios. Estas herramientas permitirán progresar en calidad al mejorar el trato al
paciente y disminuir los errores clínicos y administrativos, lo cual posibilitará tener un mejor manejo,
que sin duda será reconocido en un corto y mediano plazo.

Las buenas praxis, aplicadas en todas las áreas incluyen estas cuatro palabras: equidad, efectividad,
eficacia y eficiencia.

• Equidad: dar más a quién más necesita garantizando la accesibilidad.

• Eficacia: con metodologías y tecnologías adecuadas.

• Efectividad: alcanzar cobertura e impacto adecuados.

• Eficiencia, con rendimiento y costos acordes.

El mundo está cambiando, y el gran desafío para la mejora continua de procesos y de calidad es generar
una nueva cultura en el quehacer habitual.

Al lograr optimizar los procesos se logrará disminuir costos, no sólo financieros sino de tiempo, de
recursos humanos, físicos, de equipamiento, y obtener más recursos que serán invertidos en más
prestaciones.

La metodología de CI Academy se adapta a cualquier sector garantizando planes adaptados a las

necesidades reales de cualquier industria, además de la asesoría de verdaderos especialistas.

Consiste en la identificación permanente de aspectos que resulten susceptibles de mejoramiento y

establecer los ajustes necesarios en los que se involucran a todas la personas se la organización. • Una
buena forma de representar el enfoque de mejoramiento en el ciclo PHVA, es un método gerencial
básico, esta técnica se utiliza para: mejorar resultados, mayor satisfacción de los usuarios ,
mejoramiento de los procesos.
Trabajo en equipo

Para el empleo de cualquiera de las herramientas utilizadas para la gestión de la calidad, es necesario
trabajar mediante la dinámica de equipo, considerando como equipo “Conjunto de personas
relacionadas entre sí por intereses comunes que son inducidas o se sienten motivadas a trabajar juntas
para lograr una finalidad establecida”

Equipo de mejora

Pequeño número de personas con habilidades complementarias que, con carácter temporal, están
voluntariamente comprometidos con el propósito común de proponer mejoras en un proceso, utilizan
métodos estructurados y parámetros de desempeño y son mutuamente responsables de su realización..

Círculos de calidad

Grupo de personas del mismo departamento que se reúnen voluntariamente para estudiar, mediante
reuniones periódicas (por ejemplo, 1-2 veces por semana), los problemas de calidad que acontecen en
su área de trabajo. Son equipos más permanentes en el tiempo

Grupos de intervención

Equipo creado para resolución de un problema grave, que debe resolverse de inmediato. Sus miembros
están altamente capacitados, elegido por las autoridades, la participación es por delegación se
desintegra cuando se resuelve el problema.

Roles comunes de los tipos de equipos

Facilitador: responsable de generar confianza en los miembros, mantener el espíritu participativo,

asesorar, capacitación de sus integrantes en técnicas de equipo como saber escuchar y comunicarse y el
uso de las herramientas (puede ser un miembro de la UOC o del Comité de Calidad).

Líder: supervisa al grupo y genera un ambiente participativo (delegado con autoridad por los directivos.

Es recomendable que los equipos no sea muy grande 4 a 6 personas

Pasos de mejoramiento de la calidad

Admitir tener problemas se visualiza a veces como la aceptación de un fracaso. De esta forma hay un
rechazo a reconocer que se tiene problemas, o se mantiene ignorándolos o escondiéndolos. Es
necesario crear un clima positivo, propicio, de apoyo y de seguridad para que de esta forma afloren los
problemas, sean aceptados y resueltos.

Planteamiento del problema

¿Cuál es el problema?

¿ Cómo se sabe que esto es un problema?

¿Con que frecuencia ocurre esto?

¿Cuáles son los efectos de este problema?

¿ Cómo se sabrá que está solucionado?

Analizar la determinación de las causas

Causa o causas raíz del problema, para así poder escoger una solución adecuada.

Es el momento de elaborar hipótesis acerca de sus causas.

La validez de la causa se verificará más tarde con los datos.

Métodos de mejora continua en SALUD

• Metodología de las 5 S

• Metodología de trazadores

• Curva de aprendizaje

• Docencia e investigación clínica

• Metodología de reporte y eventos adversos

• Legislación en salud