Políticas para la Continuidad del Negocio

Identificar y mitigar riesgos potenciales que podrían afectar el funcionamiento correcto de las
operaciones en la empresa, como desastres naturales, enfermedades o virus que afecten los cultivos,
interrupciones en la cadena de suministro.
Desarrollar un plan de continuidad del negocio que describa de qué manera continuaran las
operaciones en la empresa durante y después de una interrupción, debe incluir procedimientos para
mantener funciones como producción, distribución y servicio al cliente, así como protocolos para
acceder a recursos de respaldo, como proveedores alternativos, instalaciones temporales y acuerdos
de trabajo remoto.
Establecer protocolos de comunicación para mantener informados a los empleados, clientes,
proveedores durante una crisis. Asegurando la existencia de varios métodos de comunicación, como
correo electrónico, teléfono, mensajes de texto, redes sociales, designando portavoces para
coordinar los esfuerzos de comunicación.
Evaluar la cadena de suministros para identificar dependencias críticas, como proveedores, rutas de
transporte, bodega general, para desarrollar planes de contingencia con alternativas de
abastecimiento, transporte y almacenamiento para reducir en gran medida el tiempo que tomen las
interrupciones en los procesos de producción y distribución.
Establecer un proceso para evaluar y mejorar la eficacia de las políticas de continuidad del negocio
de la empresa de forma continua. Solicitando comentarios de empleados y clientes, para mejorar los
puntos clave necesarios para la continuidad del negocio.

Competencias del Personal

Los empleados deben comprender todos los procesos con los que cuenta la empresa para mantener
su funcionamiento en todo momento, utilizando adecuadamente las herramientas, equipos y
tecnología necesarios para mantener el flujo de operaciones.
Los empleados deben adquirir la habilidad para la resolución de problemas, identificándolos,
analizándolos y desarrollando soluciones efectivas.
Los empleados deben poder trabajar en equipo para lograr los objetivos principales de la empresa,
teniendo una clara comunicación, compartiendo conocimientos y apoyándose mutuamente para
obtener soluciones de manera eficiente.

Control de Registros
Con el fin de establecer un sistema documental eficiente y dinámico para el cumplimiento de las
expectativas de la organización, se establecen las siguientes condiciones generales:
- Los documentos deben ser elaborados, revisados y aprobados por diferentes personas.
- Es responsabilidad del líder de cada proceso, velar por que se utilice la última versión del
documento actualizada.
- El líder de cada proceso debe informar el área de control interno para generar las
actualizaciones en la gestión documental.
Elaboración
La estructura general del documento debe estar compuesta por un encabezado en el cual se debe
evidenciar los siguientes lineamientos, y no debe incluir ningún otro elemento diferente al
formulado.
- Logo de la empresa
- Nombre de la empresa
- Nombre del procedimiento
- Versión
Este encabezado deberá aplicarse a documentos como: manuales, políticas, procedimientos,
programas, formatos y protocolos establecidos en la empresa.
Cuadro de Control de cambios
El cuadro de control de cambios se debe establecer al inicio de cada documento para llevar un
control histórico de las modificaciones de mejora que ha tenido y debe contener la versión, la fecha
de modificación y una breve descripción de los cambios hechos.
Contenido
La redacción de los documentos debe ser clara, coherente y de fácil comprensión para todos los
colaboradores. Se pueden utilizar diagramas o imágenes si se requieren siempre y cuando se
mantengan los criterios con los que deben contar los documentos.
Responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento
La elaboración de los documentos debe ser un trabajo en equipo, de manera planificada,
responsable y eficiente para el cumplimiento de los requisitos internos y externos. El responsable de
la elaboración debe ser el líder de área en conjunto con su equipo de trabajo y en colaboración con
el jefe de control interno. Este último es el encargado de velar por que la documentación cumpla
con los estándares.
Para la revisión lo puede hacer un coordinador de área, siempre y cuando sea un documento
requerido para el cumplimiento o el registro de las funciones de esa área en específico.
En cuanto a la aprobación de los documentos es el personal inmediatamente superior en la cadena
de mando, de quien lo elaboro, debe ser quien lo apruebe y genere los ajustes u observaciones
correspondientes.

Plan de la Continuidad del negocio

Plan de Respuesta a Emergencias
Alcance:
Establecer un conjunto de actividades destinadas principalmente a salvaguardar las personas que se
encuentren en peligro y a mantener en funcionamiento los servicios y equipamiento en la empresa.
Definición de Riesgos:
- Incendios: Los materiales combustibles o los productos químicos pueden provocar
incendios como también el mal funcionamiento de los equipos, las fallas eléctricas o el
sobrecalentamiento de la maquinaria.
- Accidentes de Maquinaria: La operación de maquinaria pesada, como tractores,
cosechadoras o equipos de procesamiento pueden llegar a provocar accidentes, también el
mantenimiento inadecuado, el uso inadecuado o el error humano pueden contribuir a
incidentes relacionados con la maquinaria.
- Desastres naturales: Los fenómenos climáticos como tormentas, huracanes, tornados,
inundaciones o sequías pueden causar daños a cultivos, infraestructura e instalaciones que
conllevan una pérdida significativa para la empresa.
- Cortes de energía: Las interrupciones en el suministro de energía eléctrica, ya sea por fallas
de la red, mal funcionamiento de los equipos o condiciones climáticas adversas, pueden
alterar las operaciones y comprometer los sistemas de seguridad.
- Amenazas de seguridad: El robo o el vandalismo dentro de las instalaciones pueden
interrumpir las operaciones y comprometer la seguridad y protección de los empleados.
Gestión de los Riesgos:
Incendios
- Implementar medidas de prevención de incendios, como el mantenimiento regular de los
equipos, el almacenamiento adecuado de materiales inflamables y la instalación de sistemas
de detección y extinción de incendios.
- Llevar a cabo capacitación sobre seguridad contra incendios para los empleados, incluidos
los procedimientos de evacuación y el uso de equipos contra incendios.
- Desarrollar un plan de respuesta a incendios que describa las funciones, las rutas de
evacuación y los procedimientos para cerrar las operaciones de forma segura.
Accidentes de Maquinaria
- Realizar el mantenimiento e inspecciones periódicas de la maquinaria para identificar los
peligros potenciales en un tiempo prudente.
- Establecer planes de capacitación integral a los responsables sobre la operación segura del
equipo, incluido el uso adecuado de protecciones y elementos de seguridad.
- Velar por el cumplimiento estricto de los protocolos de seguridad, como usar cinturones de
seguridad, evitar distracciones y respetar los límites de velocidad.
Desastres Naturales
- Desarrollar un plan integral de preparación para desastres que incluya medidas para
asegurar las instalaciones, proteger los cultivos y garantizar la seguridad de los empleados.
- Implementar refuerzos estructurales y técnicas de construcción resistentes para mitigar los
daños causados por eventos climáticos severos.
- Monitorear las previsiones meteorológicas y disponer de protocolos de alerta temprana y
evacuación si es necesario.
Cortes de Energía
- Instalar sistemas de energía de respaldo, como generadores o sistemas de energía
ininterrumpida (UPS) para mantener operaciones críticas durante cortes de energía.
- Implementar estrategias de gestión de energía para reducir la dependencia de la energía de
la red y aumentar la resiliencia ante las interrupciones.
- Desarrollar planes de contingencia para restablecer la energía, priorizando los sistemas y
equipos esenciales para mantener la continuidad en las operaciones.
Amenazas de Seguridad
- Implementar medidas de seguridad como controles de acceso, sistemas de vigilancia y
cercas perimetrales para evitar el acceso no autorizado de personas a las instalaciones de la
empresa.
- Realizar evaluaciones de riesgos de seguridad para identificar vulnerabilidades y desarrollar
estrategias de mitigación para abordarlas.
- Capacitar a los empleados sobre concientización sobre la seguridad, cómo reconocer
comportamientos sospechosos y cómo informar los incidentes de seguridad en un tiempo
prudente.

Ya teniendo claro a que tipo de riesgos esta expuesta la empresa es necesario establecer un equipo
de respuesta a emergencias compuesto por personas de varios departamentos con funciones y
responsabilidades específicas durante las emergencias y designar líderes de equipo y asegurarse de
que todos los miembros del equipo estén capacitados correctamente para poder responder ante
cualquier tipo de emergencias.
Siempre brindando capacitación integral a los empleados sobre procedimientos de respuesta a
emergencias, conciencia de peligros y el uso adecuado del equipo de seguridad y estableciendo una
cultura de mejora solicitando comentarios de los empleados, realizando informes posteriores al
incidente e implementando lecciones aprendidas para mejorar la eficacia del plan de respuesta a
emergencias a lo largo del tiempo.

Plan de Gestión de Crisis

Para poder gestionar eficazmente una crisis en una empresa se requiere un enfoque estructurado que
priorice la seguridad del personal, la protección de los activos y la continuidad de las operaciones
para lo que debemos tomar en cuenta los siguientes pasos:
Establecer canales de comunicación claros:
Asegurarse de que existan canales de comunicación establecidos para difundir información durante
una crisis. Esto incluye la comunicación interna entre los empleados, así como la comunicación
externa con las partes interesadas, las autoridades y los medios de comunicación, designando
portavoces que estén capacitados para comunicarse de manera efectiva y representar la empresa
ante medios externos.
Priorizar la seguridad y la evacuación efectiva:
Priorizar la seguridad de los empleados, visitantes y la comunidad circundante, implementando
procedimientos de evacuación si es necesario, asegurando que todo el personal ubique las rutas de
evacuación y los puntos de reunión donde se debe brindar la asistencia necesaria a personas con
necesidades especiales o discapacidades durante la evacuación.
Contener y mitigar la crisis:
Tomar medidas inmediatas para contener la crisis y evitar su incremento en el impacto que pueda
llegar a tener. Esto puede implicar apagar maquinaria o procesos, aislar materiales peligrosos o
implementar medidas de extinción de incendios, también es necesario distribuir recursos y personal
que estén destinados para mitigar el impacto durante una crisis.
Coordinar con Autoridades:
Establecer comunicación con los servicios de emergencia locales, agencias reguladoras y otras
autoridades relevantes para coordinar los esfuerzos de respuesta ante una crisis, proporcionando
información precisa y oportuna a las autoridades para facilitar su respuesta y asegurar un esfuerzo
coordinado.
Mantener la continuidad del negocio:
Implementar estrategias para mantener las operaciones esenciales y minimizar la interrupción de las
actividades comerciales. Esto puede incluir priorizar tareas críticas, reasignar recursos o
implementar procesos de producción alternativos también se deben establecer sistemas de respaldo
y redundancias para garantizar que los servicios esenciales como el suministro de energía, el agua y
las comunicaciones permanezcan operativos durante la crisis.

Plan de recuperación tecnológica y del negocio:

Alcance:
Planificar las acciones necesarias para mantener la disponibilidad de los servicios críticos de la
empresa ante una interrupción significativa, minimizando el impacto que se pueda tener ante
cualquier situación inesperada, logrando cumplir con los tiempos estimados de recuperación.
Definición de riesgos:
1. Pérdida de información fundamental de rendimientos e inventarios de producción debido a
fallas en el hardware de recolección de datos.
2. Interrupción de operaciones debido a fallos en la infraestructura de red que demoran la
eficiencia operativa y la toma de decisiones en tiempo real.
3. Problemas de integración de servicios de terceros para apoyar las operaciones generales de
la empresa.
4. Inestabilidad de servicios en la nube que afecten la accesibilidad a información necesaria
para operaciones principales en la producción.
Gestión de riesgos:
Pérdida de información fundamental de rendimientos e inventarios de producción debido a fallas
en el hardware de recolección de datos:
- Implementar sistemas redundantes de recopilación de datos para garantizar un seguimiento
y recopilación de datos continuos.
- Mantener y supervisar periódicamente el hardware de recopilación de datos para evitar
fallos.
- Realizar copias de seguridad de los datos con regularidad y utilizar soluciones basadas en la
nube para un almacenamiento seguro.
- Invertir en análisis predictivos para anticipar posibles fallas de hardware.
- Realizar capacitación a los empleados sobre métodos de recopilación manual de datos como
respaldo.
Interrupción de operaciones debido a fallos en la infraestructura de red que demoran la eficiencia
operativa y la toma de decisiones en tiempo real.
- Implementar infraestructura de red redundante y diversas opciones de conectividad.
- Mantener y monitorear periódicamente los equipos y configuraciones de la red.
- Invertir en energía de respaldo y sistemas UPS para garantizar la continuidad durante los
cortes de energía.
- Desarrollar soluciones de gestión y monitoreo remoto para la resolución proactiva de
problemas.
- Capacitar a los empleados sobre las mejores prácticas de uso de la red y procedimientos de
presentación de informes.
Problemas de integración de servicios de terceros para apoyar las operaciones generales de la
empresa.
- Examinar y seleccionar a proveedores externos en función de su reputación, experiencia y
compatibilidad.
- Desarrollar acuerdos claros que definan las expectativas de servicio, las medidas de
seguridad de los datos y los procedimientos de resolución de problemas.
- Realizar pruebas de procesos para garantizar una integración correcta con los sistemas
existentes.
- Implementar planes de respaldo y redundancia para mitigar el impacto de las interrupciones
del servicio.
- Fomentar la comunicación y colaboración efectivas con proveedores externos.
Inestabilidad de servicios en la nube que afecten la accesibilidad a información necesaria para
operaciones principales en la producción.
- Diversificar los proveedores de servicios en la nube para reducir la dependencia de un único
proveedor.
- Implementar soluciones de respaldo y almacenamiento de datos redundantes en múltiples
proveedores de servicios en la nube.
- Supervisar periódicamente el rendimiento y la disponibilidad del servicio.
- Desarrollar planes de contingencia para migrar datos y operaciones a proveedores
alternativos si es necesario.
- Realizar evaluaciones de riesgos y auditorías periódicas de los proveedores de servicios,
para garantizar el cumplimiento de los estándares de seguridad y confiabilidad.
- Mantener canales de comunicación con los proveedores de servicios en la nube para
abordar los problemas de manera rápida y proactiva.