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(PD-SST-0010) Procedimiento de Comunicaciones del SG-SST

Historial Control de Cambios

Edición # Fecha de aplicación Descripción del Cambio

Creación del documento

FIRMAS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. OBJETIVO
 Código:
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES DEL
Versión:
SG-SST
Fecha:

Divulgar al interior de la empresa la información institucional y de interés relacionada

con los procesos del SG-SST, con el propósito de mantener un canal unificado que
aporte para el fortalecimiento de la cultura en nuestra empresa y facilite la
comunicación o reporte de situaciones relacionadas con la SST.

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con la identificación de una información de interés para los

colaboradores de la empresa a nivel administrativo y operativo, y termina con el envío
del mensaje a través de los canales establecidos para su implementación en todos los
centros de trabajo relacionadas:

3. DEFINICIONES

 Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación, discusión,

conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que se realicen en la
Empresa.
 Buzón PQRS: Receptáculo instalado en la entidad en donde se depositan todas las
preguntas, quejas, reclamos y sugerencias de los empleados, proveedores y clientes.
 Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande, generalmente
de papel resistente, que se coloca en lugares de la empresa para comunicar una noticia,
dar un aviso o hacer publicidad de alguna cosa.
 Certificados: Comunicación solicitada por empleados o contratistas para demostrar
ingreso promedio o tiempo de relaciones laborales.
 Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la empresa.
 Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen un
emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del cual se
logra la transmisión e intercambio de ideas e información, comprensible entre las partes.
 Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por cualquier
organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a mantener o mejorar
sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o promover sus productos y
servicios.
 Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe asegurarse de
que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y
de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión
integrado.
 Comunicación Directa: La comunicación directa es el modo de comunicación humana,
que se da mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En la comunicación
directa la producción del mensaje por parte del emisor y la compresión del mismo por parte
del receptor son simultáneas y se produce mediante la relación interpersonal.
 Código:
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES DEL
Versión:
SG-SST
Fecha:

 Correo Electrónico: Sistema que permite el intercambio de mensajes entre distintos

ordenadores interconectados a través de una red, especialmente Internet.
 Encuestas: Es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de opinión o
hechos específicos.
 Folletos: Es un impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o
publicitario.
 Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica o comercial) con el
propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización.
 Llamados de Atención: Es una instancia de aprendizaje o atención con proyección de
mejorar.
 Memorandos: Herramientas de comunicación que la gerencia utiliza para llamados de
atención o disposiciones sobre el recurso humano.
 Red Telefónica: Conjunto de elementos constituido por todos los medios de transmisión y
conmutación necesarios que permite enlazar a voluntad dos equipos terminales mediante
un circuito físico que se establece específicamente para la comunicación.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

QUIÉN DEBE REGISTRO

QUÉ COMUNICAR POR QUÉ MEDIO CUANDO
COMUNICAR ASOCIADO

En la inducción. Al ingresar, Acta de

Política de seguridad Capacitaciones. Reinducciones. inducción
y salud en el trabajo Correo Cuando se realicen
Equipo de SST
electrónico cambio de las Lista de
Cartelera políticas. Asistencia

Reuniones de la Al ingresar. Informe revisión por

Alta Dirección alta dirección. la dirección
Anualmente
Revisión por la
Objetivos y metas del Equipo de dirección. Inducción y re
SG-SST SST Cuando haya inducción.
Inducción Modificaciones Lista de
Charlas SST asistencia
Correo
electrónico
 Código:
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES DEL
Versión:
SG-SST
Fecha:

Al ingresar. Re
Identificación de Inducción inducciones. Lista de asistencia
peligros, evaluación y Equipo de SST Capacitaciones Cuando se Correo Electronico
control de riesgos. Grupos de adicionen o Documentos publicados
Whatsapp modifiquen
condiciones de
Mailing trabajo

Requisitos legales, Cada vez que se

relacionados con el Capacitaciones emita un requisito Lista de asistencia
Equipo de SST
SG-SST. Grupos de legal Correo electronico
Whatsapp aplicable a la
Mailing empresa

QUIÉN DEBE REGISTRO

QUÉ COMUNICAR POR QUÉ MEDIO CUÁNDO
COMUNICAR ASOCIADO

Funciones, Al ingresar. Re Acta de

responsabilidades, Equipo de SST Inducción inducciones. inducción
rendición de cuentas y Cuando se
autoridad. RRHH realicen Cambios Lista de Asistencia
Capacitaciones en perfiles de
cargo Perfiles de cargo.

Entrenamiento, Grupos de
concientización, Equipo de SST Whatsapp
competencia, Continuamente. Lista de
formación y toma de Mailing Asistencia
conciencia
Correo
electrónico
Cuando se
elaboran por
primera vez. Correos
Correo electrónico. electrónicos
Procedimientos, y Cuando haya
programadas Equipo de SST modificaciones
Documento Escrito. Lista de
asistencias
Cuando se
Mailing
identifique la
necesidad.
QUIÉN DEBE REGISTRO
QUÉ COMUNICAR POR QUÉ MEDIO CUÁNDO
COMUNICAR ASOCIADO
Reuniones

Por escrito en
Acta de
Necesidades de formato asociado a la
reunión
personal, formación y Líder de cada necesidad Cuando se genere la
 Código:
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES DEL
Versión:
SG-SST
Fecha:

identificada Formato
clima organizacional proceso (Necesidades de necesidad diligenciado
personal, formación y
clima
organizacional)
Líder del Proceso.
En capacitaciones.
Verbal En
Coordinador de
Resultados del capacitaciones Acta revisión por la
SST Semestralmente.
desempeño del SG- dirección
SST Reuniones de alta
Representante En la revisión por la
gerencia.
de la Dirección dirección.
Resultados de Después de la Informes de
Escrito/magnético
Auditorías Internas auditoria auditoria
Coordinador de SST

Acta Revisión por la

Dirección.
Reuniones de alta
En la revisión por la
Coordinador de gerencia. Correo electrónico.
Dirección
Seguimiento a acciones SST
correctivas y preventivas Reuniones En el formato
Fechas de
Líder del proceso informales Reporte de AC y
cumplimiento de
AP
acciones
Correo electrónico

5. PARTICIPACIÓN DE LOS COLABORADORES

ACTIVIDAD METODOS DE PARTICIPACION

Proceso de identificación de peligro, Que los trabajadores participan a través de

valoración de riesgo y determinación de la revisión de las matrices de peligro, listas
controles de chequeo.

Investigar los accidentes reportados por el

trabajador, vinculando al mismo trabajador
Investigación de incidentes y a los trabajadores testigos

Existe el COPASST donde los trabajadores

pueden manifestar sus inquietudes y
Representación en asuntos SST sugerencias y es de participación activa de
 Código:
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES DEL
Versión:
SG-SST
Fecha:

los trabajadores.

Cualquier colaborador podrá reportar por

medio de formato de reporte de actos y
Reportes condiciones subestándar lo que haya
identificado con el objetivo de tomar
acciones.

6. CANALES DE COMUNICACIÓN

 Correo electrónico corporativo

 Office 365
 Grupos de WhatsApp
 Carteleras
 Mailings
 Reuniones ordinarias y extraordinarias
 Charlas de seguridad
 Inducciones y reinducciones
 Capacitaciones virtuales y presenciales
 Software de gestión SINCO
 Afiches
 Reportes por escrito en formatos