CÓDIGO: SST-PR-05

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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es regular el flujo de las comunicaciones internas y externas

relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo; los peligros y
riesgos, entre los diferentes niveles de la Institución, también recibir, documentar y responder
las inquietudes de las partes interesadas y registrar su decisión.

2. CONDICIONES GENERALES

Las actividades de comunicación están orientadas a informar, difundir y sensibilizar los

conceptos, documentos, políticas y demás temas del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud
en el Trabajo, que son manejados involucrando todas las partes interesadas. Las partes
interesadas identificadas son las siguientes: trabajadores, contratistas, usuarios, proveedores.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este Procedimiento se aplica a todas las actuaciones de Comunicación, Consulta y Participación

en materia de Prevención de Riesgos Laborales que se realicen en el Consorcio.

4. RESPONSABLES

La Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo, es la responsable de comunicar a todos los

trabajadores sobre los riesgos del consorcio por cada centro de trabajo y de las normas
establecidas para minimizarlos o controlarlos.

5. GLOSARIO Y DEFINICIONES COMUNICACIÓN:

Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales.

CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión,

organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.

COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD: Es el órgano paritario y colegiado de participación destinado

a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la institución en materia de Prevención
de riesgos.

6. ESQUEMA GENERAL
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Proceso de comunicación: La comunicación puede ser Interna o Externa a través de los

distintos niveles de la empresa.

6.1 Comunicación Interna

La comunicación interna garantiza que el personal propio y contratado por del consorcio,
conozcan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los riesgos a los que se
encuentran expuestos, así como los objetivos del Sistema de Gestión y puedan además
contribuir al cumplimiento de la Política del Sistema Gestión y a la mejora continua. También
sirve como medio de recepción de sugerencias e información para la revisión de los
procedimientos y programas. La Coordinación de Seguridad y Salud en el Trabajo, difundirá
entre el personal la información, resoluciones y novedades relacionadas con el Sistema de
Gestión mediante los siguientes medios:

 Circulares informativas, boletines

 Intranet
 Capacitaciones, charlas, talleres
 Reunión Comités
 Correos electrónicos
 Inducción y re-inducción

6.2 Comunicación externa

Se considera comunicación externa a toda aquella información que se facilita a personas que
no pertenecen a la estructura de la institución. Las comunicaciones externas sobre temas de
Seguridad y Salud en el Trabajo pueden tratar, entre otros, los siguientes temas: Incidentes y
accidentes, cursos de capacitación en Seguridad y Salud ocupacional, auditorias de riesgos del
trabajo, evaluación de riesgos, solicitudes de información sobre Seguridad y Salud en el
Trabajo y/o sobre el Sistema de Gestión. Para las comunicaciones en tiempos de emergencias
se debe consultar el “Procedimiento de Emergencias y Contingencias de la institución”.

6.3 Consulta a los trabajadores

La consulta a los trabajadores que se encuentran dentro del alcance del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, se lleva a cabo trimestralmente aprovechando el tiempo
utilizado en la reunión del Comité de Seguridad y Salud. (COPASST).

A continuación, se describen los mecanismos de comunicación en SST (información a

comunicar, emisor, canal, frecuencia y receptor) de los diferentes aspectos a socializar,
incluyendo la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización;
la comunicación con subcontratistas, visitantes y partes interesadas externas.
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MENSAJE EMISOR CANAL FRECUENCIA RECEPTOR

Política del Representante Publicación escrita Cuando se generenTrabajadores
sistema de gestión Legal /Director Documento del SG- cambios Clientes
SST de obra SST Cuando se realicen Proveedores
Residente SST Presentación en Inducciones y Re Subcontratistas
Inducciones inducciones
Y Re inducciones
Informe de Director de obra Reunión de Anualmente Trabajadores
revisión Gerencial Residente SST divulgación
Informe escrito

Objetivos de SST Representante Documento del SG- Cuando se Trabajadores

legal Director de SST presenten cambios Clientes
obra Reuniones Anualmente Proveedores
Residente SST Subcontratistas
Nombramiento del Representante Acta de Ingreso de un
Representante de legal / Director nombramiento trabajador,
la dirección de obra Presentación en subcontratista
Inducciones/
Reinducciones
Organigrama
Información Residente SST Documento del SG- Siempre que sea Trabajadores
relacionada al SG- SST pertinente Clientes
SST Proveedores
Subcontratistas

Requisitos legales Residente SST Matriz de Cuando se generenTrabajadores

y de otra índole identificación de o modifiquen Partes
requisitos legales aspectos legales Interesadas
Presentación en aplicables Cuando Pertinentes
Inducciones / Re ingrese un
inducciones trabajador
Procedimiento de Cuando sea
acceso a Req. pertinente informar
Legales a alguna Parte
interesada
Organigrama Director de obra Guía de Funciones, Inducción / re Trabajadores
Residente SST responsabilidades, inducción Partes
competencia Siempre que Interesadas
Inducción/re ingrese un Pertinentes
inducción trabajador
Documento SST
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MENSAJE EMISOR CANAL FRECUENCIA RECEPTOR

Aspectos de Residente SST Programa de Según Trabadores
Formación y Capacitación programación Subcontratistas
entrenamiento en
SST
(Programación.
Fechas, Temas,
etc.)
Peligros y sus Residente SST Matriz de Inducciones / Re Trabajadores
Riesgos identificación de inducciones Subcontratistas
Relacionados de Peligros, ValoraciónCuando Surjan Partes
SST de Riesgos y Cambios (Procesos Interesadas
Determinación de Métodos de Pertinentes
Controles trabajo, Autoridades
Instalaciones y
Equipos) Después
de AT EL
Diagnóstico de Proveedores de Concepto de aptitud Cuando se realicen Residente SST
salud y resultado servicios médicos laboral evaluaciones
de evaluaciones médicas
médicas
Procedimientos Residente SST Socialización de Inducciones / Trabajadores /
seguros Inspector SSTMA Procedimientos reinducciones Subcontratistas
de trabajo Escritos
Hojas de Residente SST Capacitaciones Según Trabajadores /
seguridad de Inspector SSTMA Hojas de Seguridad programación Subcontratistas
productos de Productos
químicos Químicos
Residente SST Documento Plan de Inducciones / Trabajadores /
Plan deBrigadistas Emergencias Reinducciones Sucontratistas
emergencias Planos de evacuación Al Ingreso a las Partes
instalaciones de la interesadas
empresa pertinentes
Visitantes
Accidentes de Residente SST Comunicación Cuando se Directo de Obra
trabajo y telefónica Formato presenten Autoridades
enfermedades de Investigación de ARL Positiva
laborales incidentes /
accidentes Formato
de reporte de ATEL
Reuniones de Presidente de Actas de Comité Actas de Comité Personal propio
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MENSAJE EMISOR CANAL FRECUENCIA RECEPTOR

COPASST COPASST Subcontratistas
Residente STT Partes
interesadas
pertinentes
Indicadores de Residente SST Tablero de Según periodicidad Todo el
Gestión en SST Director de obra indicadores Informes de indicadores personal
a Gerencia
Necesidad de Residente SST Correo electrónico Cuando se requieraDirección
compras Administrativa

aprobado