CIRCUITO POSIBLE COMPRAS

Módulo REQUERIMIENTOS

Un requerimiento es “NECESITO COMPRAR ALGO”

Existen dos tipos de requerimientos:

 Compras de materia prima e insumos (Sector Producción)

 Compras de elementos varios (Sector Administración)

A su vez existen compras frecuentes y compras específicas, como también compras programadas
y compras inmediatas. Cada tipo de compra posee un comportamiento distinto.

Compras FRECUENTES del sector Producción en forma PROGRAMADA:

Características:
a) Los productos a comprar deben ingresarse (cargarse) en la matriz de productos.
b) Cada producto deberá tener asociada una cuenta contable específica.
c) Se podrá utilizar un Requerimiento ABIERTO en el cual se ingresarán elementos
continuamente hasta su fecha de cierre. (Comportamiento “lista de supermercado”)
d) La necesidad de entrega NO es inmediata.

Circuito en TACTICA:

1) El sector de compras y producción deberán establecer una fecha de inicio y cierre de los
Requerimientos Abiertos. Ej: Los lunes se inicia un NUEVO requerimiento, los jueves se
cierra a última hora y los viernes compras realiza las solicitudes a los proveedores.
2) Fabián inicia un Requerimiento a nombre de Dinalight poniéndose a él mismo como
contacto.
3) Fabián cargará día a día en su requerimiento todos los materiales que no necesite con
urgencia.
4) Dicho Requerimiento de identificará desde la solapa General, mediante el campo
escenario con la leyenda “DNL - COMPRA ABIERTA STOCK”, y el campo Responsable
indicando el usuario Fabián como se indica en la siguiente imagen:
5) En esta pantalla Fabián podrá informar la fecha de entrega tope en que necesita los
materiales.
6) Llegado el día de cierre, Javier dará por finalizada la carga de dicho Requerimiento
modificando el campo responsable de Fabián a Javier, esto indicará que Fabián no podrá
ingresar más elementos en dicho requerimiento.
7) A partir de ese momento Fabián deberá abrir un requerimiento nuevo para pedir más
elementos.
8) Javier analizará dicho requerimiento y comenzará a discriminar por proveedor los
materiales.
9) Se posicionará sobre el requerimiento, generará mediante la herramienta “Copiar” una
solicitud de cotización trayendo al campo Empresas el proveedor correspondiente.
10) Eliminará los productos que no correspondan a dicho proveedor.
11) Repetir esta operación con todos los productos. Generar tantas solicitudes de cotización
como proveedores participen.
12) Una vez agotados los productos, Javier cambiará el escenario del requerimiento a
“SOLICITADO” y procederá a anular el mismo. NO OLVIDAR CAMBIAR EL ESCENARIO
ANTES DE ANULARLO.
13) El proveedor enviará el presupuesto vía mail. Javier aprobará o no el mismo. En caso de
ser aprobado, generará desde el mismo requerimiento solamente un reporte llamado
Orden de compra y la enviará al proveedor.
14) En caso de tener que quitar productos de la solicitud de cotización, primero modificará la
misma y luego enviará al proveedor el reporte correspondiente a Orden de compra.
15) El proveedor envía vía mail la FACTURA con la cual se deberá generar el pago.
16) Javier ingresará dicho archivo a la solapa “Documentos” del requerimiento y generará
desde el requerimiento una actividad destinada a Virginia para que comience la gestión
de pagos.
17) Virginia recibe la actividad, verifica en la solapa “Enlaces” el N° de Requerimiento y busca
el mismo en el módulo de requerimientos.
18) Identifica en la solapa “Documentos” la factura de compras.
19) Ingresa la factura al sistema desde el módulo de requerimientos. Transcribe la factura tal
como se muestra en el formulario que envía el proveedor.
20) Una vez generada la factura de compra en el sistema, Virginia procede a generar el pago
de la misma. Para ello, desde el módulo de compras identificará la factura, se posicionará
sobre la misma, y accionará botón derecho. Seleccionará la opción “Generar Pago” como
muestra la siguiente imagen:
21) Se abrirá la ventana de Pagos en la cual ingresará el mismo:

22) En el sector en blanco, clickear botón derecho, posicionar el mouse sobre “Nuevo” y
seleccionar la opción deseada:
 23) Una vez ingresado el pago, Virginia devolverá la actividad a Javier informándole que el
pago está disponible. (De ser necesario, previamente comunicará al proveedor que el
pago está disponible.)
24) En caso que se deba retirar del proveedor el pedido, Javier avisará a Nahuel y entregará
una copia de la factura enviada por el proveedor para que conozca qué se debe retirar.
25) En caso que el proveedor entregue el pedido en planta, Jorge recepcionará el mismo,
controlará que el físico corresponda y entregará a Virginia el remito de entrega.
26) Virginia buscará la factura de compra correspondiente y desde allí ingresará el formulario.
En este momento estará dando ingreso al stock de la mercadería solicitada.
27) Como opción de control, se podrá scanear el formulario de entrega y guardar en la solapa
“Documentos” de la compra.
28) Virginia avisará a Javier completando la misma actividad utilizada anteriormente.
29) Javier pasará a estado CONFORMADO el remito de entrega dando por finalizada la
compra. Para corroborar la entrega, podrá visualizar el formulario en la solapa
“Documentos” de la compra.

Compras FRECUENTES del sector Producción en forma INMEDIATA:

Características:
a) Los productos a comprar deben ingresarse (cargarse) en la matriz de productos.
b) Cada producto deberá tener asociada una cuenta contable específica.
c) Se deberá utilizar un Requerimiento ESPECIFICO para dicha compra.
d) La necesidad de pago posee prioridad ante otros requerimientos.

Circuito en TACTICA:

1) Fabián inicia un Requerimiento a nombre de Dinalight poniéndose a él mismo como

contacto.
2) Coloca en cada ítem la fecha de entrega en la cual necesita contar con el material.
3) Coloca en el escenario la leyenda “COMPRA INMEDIATA”
4) Envía una actividad desde el requerimiento a Javier informándole de la compra a realizar.
En caso que el proyecto ya posea una actividad generada puede utilizar la misma
(Recomendable)
5) Javier modifica el nombre de la empresa colocando el nombre del proveedor a quien
comprar.
6) Cambia el escenario a “Solicitud de cotización”
7) Proseguir como se indica a partir del paso 13 del circuito de Compras FRECUENTES del
sector Producción en forma PROGRAMADA.

Compras FRECUENTES de elementos varios NO PRODUCTIVOS

1) Se utilizará la modalidad “Lista de supermercado”
2) En el módulo de requerimiento se encontrará cargada una plantilla con todos los
elementos necesarios para cada tipo de pedido. Dicha plantilla será utilizada
quincenalmente con el fin de que todos los usuarios puedan realizar directamente su
pedido de elementos ingresando al módulo de requerimientos y modificando las
cantidades de los elementos que necesita.
3) Se utilizarán los requerimientos abiertos de LIBRERÍA, LIMPIEZA y VARIOS.
4) Para buscarlo, desde el sector de filtrado del módulo de Requerimiento colocará la
palabra LIBRERÍA, LIMPIEZA o VARIOS en el campo escenario de acuerdo al tipo de
elemento que necesite.
5) En la pantalla siguiente se visualiza el ejemplo de REQUERIMIENTO DE LIBRERÍA:

6) Cada usuario podrá ingresar al requerimiento y agregar su pedido modificando la

cantidad del producto (Ej: si necesita un Post-it y el ítem dice cantidad 2, podrá modificar
la cantidad a 3 o 4 de acuerdo a la cantidad que necesite)
7) En caso que no figure en la lista el producto que necesita podrá ingresarlo utilizando el
producto comodín que se encentra cargado en la matriz de productos.
8) En la solapa “General” podrá visualizar la fecha de entrega aproximada de dichos
elementos:
9) El día destinado para realizar el pedido, Javier dará por cerrado dicho requerimiento
cambiando el escenario a “LIB.EN GESTION DE COMPRAS”.
10) Inmediatamente generará un pedido abierto nuevo en el cual se podrá seguir cargando
ítems respetando la fecha nueva de entrega aproximada.
11) Para ello, antes de sacar de circulación el requerimiento, deberá copiar el mismo
colocando la nueva fecha de entrega en la solapa “General”.
Requerimientos por proyectos

Se podrán utilizar solicitudes de compras de material por proyecto en forma individual. Para ello:

1) Fabián generará desde la OT un requerimiento a su nombre.