Curso de Excel Intermedio | Módulo 1

Excel Intermedio
Módulo 1

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| Presentación
Para iniciar nuestra labor en Excel y el recorrido de este módulo, veremos y aprenderemos a organizarnos cuando
tenemos varios libros abiertos, así como también, poder modelar las ventanas de hojas de cálculo que tenemos.

Dentro de los distintos temas que trataremos, esta, el cómo visualizar varios archivos a la vez, pudiendo establecer
un orden de variadas formas y a gusto del usuario, también, se considera a las hojas de cálculo, de manera tal que
podamos dividir paneles e inmovilizar ciertas partes dentro del área de trabajo, por último y no menos importante,
la protección de nuestros documentos.

Tener una buena metodología de trabajo nos ayudará a tener un mejor desempeño, por lo cual aproveche bien esta
instancia de aprendizaje y así usted pueda adquirir los conocimientos necesarios para esta herramienta de trabajo.

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| Organización de Libros
 Podemos abrir múltiples ventanas de libros en Excel y arreglarlas de manera diferente para tener una mejor
visualización de los datos. Para organizar las ventanas de los libros que están abiertos sigue los siguientes
pasos.

Haz clic en el botón Organizar todo que se encuentra dentro del grupo Ventana en la pestaña Vista y se
mostrará el cuadro de diálogo Organizar ventanas.

Veremos cómo resulta cuando se selecciona la organización de ventanas que mejor convenga y se oprime el
botón Aceptar.

 Ventanas en Mosaico
Selecciona esta opción para que Excel arregle las ventanas de manera que todas sean mostradas en pantalla una al
lado de la otra. Las ventanas serán organizadas en el mismo orden en que fueron

Libro 1 Libro 2

Libro 3

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abiertas.

 Ventanas en Horizontal

Con esta opción se modificará el tamaño de las ventanas para que ocupen todo el ancho de la ventana de Excel y
se mostrarán una encima de la otra.

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Libro 1

Libro 2

Libro 3

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 Ventanas en Vertical
Selecciona esta opción para que las ventanas ocupen todo el alto de la ventana principal de Excel de manera que
cada libro se mostrará como si fuera una columna.

Libro 1 Libro 2 Li bro 3

Ventanas en Cascada

La opción cascada hace que las ventanas se sobrepongan una a la otra y solamente se deja visible la barra de título
de cada ventana.

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Libro 3

Libro 2

Libro 1

Una vez que has arreglado las ventanas de acuerdo a tus preferencias puedes activar aquella ventana en la que
deseas trabajar con tan solo hacer clic en ella. En caso de que las ventanas se hayan arreglado en Cascada debes
hacer clic sobre la barra de título o si son muchas ventanas y no puedes visualizar la ventana que buscas, entonces
puedes utilizar el botón Cambiar ventanas que se encuentra en la pestaña Vista dentro del grupo Ventana. Este de
botón desplegable te permitirá seleccionar la ventana que deseas activar.

Si cierras alguna de las ventanas que fueron organizadas por Excel, el resto de las ventanas no serán organizadas
automáticamente sino que tendrás que organizarlas de nuevo para que se ocupe el espacio dejado por la ventana
que fue cerrada.

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Para restaurar la vista completa de algún libro de trabajo, bastara con pulsar el botón “Maximizar” que se
encuentra al costado superior derecho de cada Excel abierto.

Boton

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| División de Ventas
 En Excel puedes dividir una hoja en paneles de manera que se facilite la tarea de comparar la información
contenida. Cada panel será independiente y podrás desplazarte tanto horizontal como verticalmente.

Se puede dividir una hoja en paneles utilizando el comando Dividir que se encuentra en la Pestaña Vista.

De esta manera Excel aplicará la división en la parte central de la hoja de cálculo.

Línea de división de paneles

Línea de división de paneles

Para remover los paneles puedes hacer clic de nuevo en el comando Dividir.

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 Paneles horizontales
Para dividir una hoja en paneles horizontales (superior e inferior) debes seleccionar alguna fila de la hoja de
cálculo y presionar el comando dividir.

Excel dividirá la ventana y colocará una barra de desplazamiento vertical para cada uno de los paneles.

Línea de división de paneles

Para remover las divisiones de los paneles es suficiente con hacer doble clic sobre cada línea o presionar
nuevamente el comando dividir.

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 Paneles verticales
También puedes dividir una hoja en paneles verticales (izquierda y derecha). La acción es similar solo que
seleccionamos esta vez una columna de la hoja de cálculo.

En este caso Excel agregará una segunda barra de desplazamiento horizontal para el nuevo panel.

Línea de división de paneles

Para remover las divisiones de los paneles es suficiente con hacer doble clic sobre cada línea o presionar
nuevamente el comando dividir.

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| Inmovilizar Paneles
 El comando Inmovilizar paneles permite mantener visibles ciertas filas y columnas mientras se desplaza
por la hoja de Excel. Sigue estos pasos para inmovilizar ciertas áreas de una hoja.

El primer paso es muy importante ya que es necesario seleccionar la celda en base al área que deseamos
inmovilizar. Siempre considera que debes seleccionar una celda posterior al área que permanecerá inmóvil.

 Inmovilizar columnas
Por ejemplo, si deseas inmovilizar las columnas A y B, se debe seleccionar la celda C1. En seguida se debe pulsar
el comando Inmovilizar que se encuentra en la pestaña Vista y seleccionar la opción Inmovilizar paneles.

El resultado de este comando hará que se coloque una línea muy delgada marcando la separación de las secciones.

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Si en este momento desplazas la hoja hacia la derecha observarás cómo las columnas comienzan a moverse
excepto las columnas A y B que han sido inmovilizadas.

 Inmovilizar filas
Lo mismo podemos hacer para inmovilizar filas. Si deseas inmovilizar las filas 1, 2 y 3 de una hoja de Excel debes
comenzar por seleccionar la celda A4 y posteriormente hacer clic en el comando Inmovilizar paneles.

Hasta ahora has observado que para ambos ejemplos hemos inmovilizado solamente columnas o solamente filas.
Pero también podemos hacer una combinación e inmovilizar tanto columnas y filas al mismo tiempo.

 Inmovilizar columnas y filas

Por ejemplo, para inmovilizar la columna A y B junto con la fila 1 debes seleccionar la celda C2 y hacer clic en el
comando Inmovilizar paneles.

Observa cómo en este caso se han colocado dos líneas de separación para marcar tanto las columnas como la fila
inmovilizadas.

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 Inmovilizar fila superior o primera columna

Ya que es muy común en Excel tener tablas de datos con títulos en la primera fila se ha provisto del comando
Inmovilizar fila superior.

Para utilizar este comando no es necesario hacer una selección previa de una celda. Sin importar la celda que esté
seleccionada actualmente, al pulsar dicho comando siempre se inmovilizará la fila superior. Lo mismo sucede con
el comando Inmovilizar primera columna, el cual fijará siempre la columna A.

 Movilizar paneles
Cuando desees quitar la inmovilización de paneles solamente debes seleccionar el comando Inmovilizar y
seleccionar la opción Movilizar paneles.

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| Protección de Hoja de Calculo

 La información que guardamos en nuestros archivos es de mucha importancia y Excel nos permite proteger un
libro de varias maneras de modo que solo aquellas personas autorizadas puedan tener acceso a los datos.

Existen diferentes tipos de seguridad que podemos aplicar a nuestros libros de Excel. El primero y más
básico de todos es la protección de una hoja

Para impedir que se hagan cambios en los datos de una hoja podemos protegerla con contraseña. Para ello
debemos ir a la pestaña Revisar y en el grupo Cambios pulsar el botón Proteger hoja.

 Las opciones que aparecen seleccionadas de manera predeterminada son Seleccionar celdas bloqueadas y
Seleccionar celdas desbloqueadas. Lo que ambas opciones indican es que les estaremos dando permiso a los
usuarios de seleccionar y copiar las celdas de la hoja. Si quitamos la marca de estas cajas de selección
entonces nadie podrá seleccionar las celdas sino solamente ver la información en pantalla.

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 Después de hacer clic sobre el comando Proteger hoja se mostrará un cuadro de diálogo y nos pedirá la
contraseña, la introducimos, hacemos clic en Aceptar y nos vuelve a pedir confirmación de la contraseña a
modo de mayor seguridad.

 Desde este momento, no podemos editar la hoja que hemos protegido, si intentamos alguna
modificación recibiremos la siguiente advertencia.

Para poder modificar la hoja se deberá pulsar el botón Desproteger hoja en la pestaña Revisar.

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Se solicitará confirmar la contraseña previamente especificada y entonces la hoja quedará desprotegida y una vez
proporcionada podremos realizar las modificaciones necesarias a la hoja.

Para que la hoja quede nuevamente protegida debemos realizar el mismo proceso descrito.

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| Protección de Un Libro De Trabajo

 Otro tipo de protección que podemos aplicar es el de proteger un libro lo cual significa proteger su estructura,
es decir, al proteger un libro nadie podrá insertar nuevas hoja o modificar las hojas ya existentes. Es importante
notar que proteger un libro no impide modificar las celdas de una hoja. Para proteger las celdas tendríamos que
aplicar adicionalmente el método anterior de protección de hojas. Para proteger un libro debemos seleccionar el
comando Proteger libro ubicado en la pestaña Revisar.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas.

 Si marcamos la caja de selección Ventanas, entonces las ventanas de las hojas quedarán también fijas y no se
podrán maximizar para ocupar toda el área de la ventana de Excel. Generalmente con dejar seleccionada la
opción Estructura será suficiente para proteger el libro. Recuerda que al proteger la estructura de un libro
impedimos eliminar o insertar nuevas hojas.

Una vez establecida la contraseña y pulsar el botón Aceptar se solicitará confirmar la contraseña y entonces la
protección del libro quedará establecida.

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 Para remover la protección debemos ir de nuevamente a la pestaña Revisar y pulsar el botón Proteger
libro y proporcionar la contraseña correspondiente.

Cifrar

 Cifrar con contraseña

El último método que mostraré en esta ocasión es el de cifrar un libro con contraseña. Este método solicitará una
contraseña al momento de intentar abrir el archivo. Para utilizar esta protección en nuestro libro debemos ir a la
pestaña Archivo y seleccionar la opción Información donde observaremos un botón Proteger libro y al pulsarlo
encontraremos la opción Cifrar con contraseña.

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Excel solicitará la contraseña dos veces antes de realizar la protección del archivo.

Una vez protegido, la próxima vez que se intente abrir el libro de Excel se solicitará la contraseña:

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Si no se especifica la contraseña adecuada no se podrá abrir el libro y por lo tanto no se podrá ver el contenido del
archivo. Para remover este tipo de protección debemos ir de nuevo a la pestaña Archivo en la sección Información
y pulsar el botón Proteger libro para seleccionar la opción Cifrar con contraseña y en esta ocasión será suficiente
con remover la contraseña para quitar la protección del libro.

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