Manual Excel Oficial

5
Aplicación de Microsoft Excel en labores

administrativas
2020
Aplicación de Microsoft
Excel en labores
administrativas
MANUAL DEL CURSO MICROSOFT OFFICE

TEL: (507) 560-3770 | E-MAIL: INFO.CIDITIC@UTP.AC.PA
WEB: HTTP://WWW.CIDITIC.UTP.AC.PA
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Tabla de contenido
MÓDULO 1. USO DE LA HOJA DE CÁLCULO. 4
ELEMENTOS DE LA VENTANA PRINCIPAL. 4
MOVERSE POR LA HOJA DE EXCEL 5
MODIFICAR UNA CELDA 5
FORMATOS DE LAS CELDAS 6
CAMBIAR EL COLOR DEL FONDO Y DEL TEXTO 6
ALINEAR TEXTO EN LA CELDA 8
CAMBIAR TIPO DE LETRA 9
DAR FORMATO A UNA CELDA 11
FORMATO DE COLUMNAS Y FILAS 14
TRABAJANDO CON FILAS Y/O COLUMNAS 15
AGRUPAR FILAS Y/O COLUMNAS 15
INMOVILIZAR FILAS Y/O COLUMNAS 18
MOSTRAR U OCULTAR FILAS O COLUMNAS 19
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ABRIR UN LIBRO GUARDADO 22
AGREGAR Y ELIMINAR HOJAS DE CÁLCULO 23
COPIAR HOJAS DE CÁLCULO 23
DESPLAZAMIENTO POR ETIQUETAS 24
INTRODUCIR FECHAS Y HORAS 25
MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA 26
REEMPLAZAR TODO EL CONTENIDO DE LA CELDA 26
RELLENAR CELDAS 26
COPIAR, MOVER Y ELIMINAR 27
RANGOS CON NOMBRE 28
SELECCIÓN DE RANGOS CON EL TECLADO 28
VER COMENTARIOS 31
ELIMINAR COMENTARIOS 31
AÑADIR UN TÍTULO AL GRÁFICO 33
AÑADIR ETIQUETAS DE DATOS 34
MOVER EL GRÁFICO A OTRA HOJA DE CÁLCULO 34
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INSERTAR UNA FUNCIÓN 35

CONFIGURAR PÁGINA 37
MÓDULO 2. PRÁCTICAS DE EXCEL. 40
PRÁCTICA N° 1. 41
PRÁCTICA N° 2. 43
PRÁCTICA N° 3. 52
ANEXOS 54
MÓDULO 1. USO DE LA HOJA

DE CÁLCULO.
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Objetivo General Excel es una hoja de cálculo en la que se pueden crear todo tipo
de operaciones. Está basado en libros con diferentes hojas. Cada
libro se podría decir que es un archivo y este archivo a su vez se
Capacitar a los
participantes para utilizar divide en sub-archivos llamados hojas que a su vez está
y trabajar con las compuesta por celdas.
aplicaciones de Excel,
donde podrán diseñar y
construir planillas ELEMENTOS DE LA VENTANA
electrónicas, con el fin de
optimizar su trabajo y PRINCIPAL.
lograr un desempeño más
eficiente en sus
Excel es la herramienta que necesita para obtener información a
funciones.
partir de grandes cantidades de datos y también para realizar
cálculos sencillos y el seguimiento de información.
Objetivos A continuación, te presentamos la ventana principal de Excel y
Específicos los elementos que la componen:
 Diseñar y gestionar
hojas de cálculo.
 Utilizar Fórmulas
básicas.
 Diseñar diferentes tipos
de gráficos para
presentaciones de alta
calidad.
 Aprender a configurar
la impresión de las
hojas de cálculo.
Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo

electrónica.
1. Botón de control.
¿QUÉ 2.
3.
4.
Barra de herramientas de acceso rápido.
Barra de título.
Botón de ayuda.
ES 5. Botón de opciones de presentación de la cinta de
opciones
EXCEL 6. Botón de minimizar.

7. Botón de restaurar.
8. Botón de cerrar.
?
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10. Barra de menús principal.
11. Iniciar sesión
12. Cinta de opciones.
13. Cuadro de nombres.
14. Barra de fórmulas.
15. Botón de insertar función.
16. Cuadro de contenido.
17. Columnas.
18. Filas.
19. Celda activa.
20. Barra de navegación de hojas.
21. Hoja activa.
22. Indicador de hojas.
23. Barra de desplazamiento horizontal.
24. Barra de desplazamiento vertical.
25. Barra de estado.
26. Modos de presentación de la hoja de cálculo
27. Zoom.
Estos son los elementos más importantes que necesita conocer

para trabajar con Excel:
 Fila: Línea horizontal representada por un número.

 Columna: Línea vertical representada por una letra.
 Celda: Intersección de una fila y una columna.
 Libro: Cada uno de los documentos de Excel.
 Hoja: Cada una de las páginas de un libro.
 Creación de libros de trabajo
MOVERSE POR LA HOJA DE

EXCEL
Para moverse por la hoja basta con que pulsemos la tecla del
Intro, esto hará que nos desplacemos a la celda inferior. Si
pulsamos el tabulador (tecla encima del bloque mayúsculas) nos
desplazaremos a la derecha. También podemos usar las flechas
del teclado para desplazarnos en todas las direcciones, además
de poder usar el ratón para ir rápidamente a la celda que
deseemos. Siempre podremos usar el ratón para ir a cualquier
celda con rapidez.
MODIFICAR UNA CELDA

Para modificar el tamaño de una celda basta simplemente con
que nos en la línea que divide las celdas y el puntero cambiará al
9. Botón opción de la
archivo.
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imagen, hacemos clic izquierdo y podremos determinar el ancho

de la columna, podemos hacer lo mismo con el ancho de las filas.
Como podemos ver en la siguiente captura, ya hemos cambiado

el tamaño de la celda, esto nos permite adaptarla celda a todo
tipo de tamaño, para tener la información siempre visible.
FORMATOS DE LAS CELDAS
CAMBIAR EL COLOR DEL FONDO Y

DEL TEXTO
Cambiar el color de fondo de una celda en Excel es bastante
fácil, solamente tenemos que seleccionar la celda o grupo de
celda al que queremos cambiar el color.
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Nos dirigimos a la pestaña inicio, y dentro de ella encontraremos
una especie de bote de pintura un poco inclinado. Si hacemos
clic directamente sobre él, se cambiará el color de fondo de las
celdas al color que aparezca debajo del cubo. Si nos interesa otro
color tendremos que pulsar en el triángulo invertido que aparece
a su derecha. Esto desplegará un menú con abundantes colores
para elegir.
Aquí podemos ver el resultado después de haber hecho clic en el

cubo de pintura.
Para cambiar el color del texto seguiremos exactamente el

mismo procedimiento. Solo que esta vez pulsaremos en la A que
hay en la pestaña de inicio. Esta junto al bote de pintura. Si
pulsamos directamente en la A con una celda seleccionada, el
texto que haya en la celda cambiará al color que está debajo de la
A. También si pulsamos sobre el triángulo invertido se nos
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desplegará un menú con
abundantes colores para
elegir.
Aquí podemos observar el resultado después de haber pulsado la

A con el color rojo.
Podemos mezclar los colores tanto del fondo de la celda como el

de la letra. Eso sí, ten en cuenta de si pones colores muy
parecidos puede que no se distinga lo que hay escrito en la celda.
Evita también utilizar colores llamativos si tienes pensado
imprimir la información contenida en el Excel, ya que puede
resultar difícil el entender la información si se imprime en
blanco y negro.
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ALINEAR
TEXTO EN LA
CELDA
Alinear texto en la celda
quiere decir en que
parte de la celda va a
aparecer el texto que
insertemos en ella. Para
poder realizar los
alineamientos
tendremos que irnos a
la pestaña de inicio y
buscar los iconos que
aparecen en la imagen
de abajo.
En la siguiente imagen podemos ver cómo se pueden alinear el

texto dentro de la celda del Excel.
 De Izquierda a derecha y de arriba abajo:

Alineamiento arriba izquierdo, alineamiento arriba y
centrado, alineamiento arriba derecho, alineamiento en el
medio e izquierda, alineamiento en el medio y en el centro,
alineamiento en el medio y derecho, alineamiento en la parte
inferior e izquierdo, alineamiento en la parte inferior y
centrado y por último alineamiento en la parte inferior y
derecho.
Como podemos ver, el alineamiento es bastante fácil de usar y

muy útil, sobre todo para tener un aspecto visual más atractivo
dentro de la hoja de Excel.
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CAMBIAR
TIPO DE
LETRA
Excel nos permite poner
una amplia variedad de
tipos y tamaños de
letras. Para poder
hacerlo tenemos que
irnos a la pestaña de
inicio de Excel.
Ahí encontraremos en primer lugar el tipo de letra. Si pulsamos

en el triángulo invertido que hay, se nos desplegará un menú con
una amplia variedad de tipos de letras. Podemos elegir la que
más nos guste.
A la derecha del tipo de letra encontraremos un número, este

nos indica el tamaño de la letra. Si pulsamos en el triángulo
invertido se nos desplegará un menú para seleccionar el tamaño
de la letra.
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Las letras A con un

triángulo hacía arriba y
el otro hacía abajo,
sirven para aumentar o
disminuir en un punto
el tamaño de la letra que
hayamos escrito en la
celda del Excel.
Las letras que nos

aparecen debajo del tipo
de letra (N, K, S), la N se
utiliza para poner el
texto en negrita, es decir
un poco más gruesa la
letra. La K es para poner
la letra en cursiva, un
poco inclinada, y la S es
para poner el texto
subrayado.
Es muy útil usar los atajos de teclado para su uso, ya que te

permite usar estas tres opciones sin necesidad de usar el ratón
mientras escribes, lo que hace que no pierdas el ritmo.
Los atajos de teclado son los siguientes:

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 Pulsamos la tecla
Control y la n, en el
caso de que
queramos poner una
palabra en negrita,
volvemos a pulsar la
misma combinación
de teclas y se volverá
a escribir en normal.
 Pulsamos control y
K para la cursiva y
control y S para el
subrayado.
Seleccionamos la celda o conjunto de celdas que deseamos
Es realmente útil cambiar el formato y nos vamos a la pestaña inicio y Estilos de
cuando escribes con una celda.
laptop ya que no tienes
que quitar las manos del
teclado.
DAR
FORMATO A
UNA CELDA
El formato de celda de
Excel se divide en dos,
por un lado, tenemos el
formato visual, es decir,
el tipo de letra, el
tamaño, si es cursiva o
subrayada, etc. Y por
otro, tenemos el que le
otorga una determinada
característica, como
puede ser el punto de
los miles, la coma de los
decimales, que tengo
formato moneda, hora o
fecha, etc.
Para este ejemplo

vamos a utilizar esta
simple tabla.
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irnos a la celda a la cual queremos cambiar el formato, hacer clic
en ella para seleccionarla y luego pulsamos el botón derecho del
ratón.
Se nos despliega el siguiente menú, hacemos clic en formato de

celdas.
Al hacer clic se nos

despliega un menú con
una amplia variedad de
opciones para dar un
formato rápido a
nuestra celda.
Solamente tenemos que
elegir el que más nos
guste y hacer clic en él.
También tenemos otra

opción que nos permite
una mayor
personalización del
formato. Para ello
solamente tenemos que
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un formato específico para el valor introducido en la
celda. Configurar las opciones adicionales según la
categoría elegida.
 Alineación: Permite configurar varias opciones
referentes al texto que se visualizará en la celda (el valor
contenido en la celda no tiene por qué ser texto).
 Fuente: Permite elegir el tipo de letra y demás
formatos que le son propios, como estilo, tamaño o
color.
 Bordes: En esta ficha se pueden aplicar bordes a cada
lado de la celda y escoger el tipo de línea.
 Relleno: Permite aplicar un color y una trama para el
fondo de la celda.
 Proteger: Aquí se puede decidir entre bloquear u
ocultar la celda para evitar su modificación.
Como podemos ver tenemos una amplia variedad de opciones

para elegir.
En la pestaña Número podemos encontrar en primer la

categoría, aquí, nos permite elegir que categoría queremos que
tenga la celda seleccionada. Si queremos que sea número,
Y nos aparecerá el moneda, fecha, porcentaje, texto, etc.
siguiente menú:
 Número:
Permite elegir
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tengamos seleccionado. Cada categoría ofrece opciones
personalizadas para cada formato.
Aquí podemos ver un ejemplo de cómo quedaría el formato que

le hemos puesto a las celdas de ventas. De arriba abajo, moneda,
número, porcentaje, fracción y científica.
La mejor forma de aprender a usar estos formatos es

practicando y probar cual se adapta más a nuestras necesidades.
FORMATO DE COLUMNAS Y FILAS

Para aplicar formato a una fila o columna:
1. Seleccione un rango que contenga las filas o las columnas

cuyo formato desee modificar.
A la derecha nos
aparece la muestra, que
es el resultado que 2. Haga clic en el botón Formato que se encuentra en el
obtendremos con las grupo Celdas de la ficha Inicio y seleccione alguna de las
opciones que opciones del menú.
seleccionemos.
Entre otras, las opciones posibles son:
En Posiciones
decimales podemos  Aplicar la anchura de las columnas o la altura de las filas.
elegir la cantidad de  Determinar el ancho estándar de todas las columnas de la
números que queremos hoja.
que aparezcan detrás de  Ocultar o mostrar las columnas o las filas.
la coma. Si queremos
que aparezca el punto
de los miles
marcaremos la casilla, y
luego si el número es
negativo como
queremos que aparezca.
Abajo del todo Excel nos

ofrece una explicación
del apartado que
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AGRUPAR FILAS Y/O COLUMNAS
Vamos a suponer que tenemos una gran cantidad de datos en
nuestra hoja de Excel y necesitamos agruparlos para tener una
mayor perspectiva o simplemente para ocultar los datos que no
necesitamos. Es importante dejar una fila vacía entre los datos
que queremos agrupar, ya que de otra manera Excel los
agrupara en un solo grupo y nos interesa que nos deje crear
varios.
En este ejemplo utilizaremos los datos del mes, cantidad y precio

que me he inventado y vamos a agruparlos para poder
examinarlos con más facilidad.
En primer lugar, tenemos que seleccionar el rango de datos que

queremos agrupar, un rango de datos es simplemente
seleccionar todas las celdas que queremos en este caso agrupar.
En este caso, seleccionaremos el mes de enero junto con la
información contenida en las celdas de cantidad y precio.
TRABAJAN
DO CON
FILAS Y/O
COLUMNAS
Después nos dirigiremos a la pestaña de Datos.
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Y luego pulsaremos el botón de agrupar.
Nos aparecerá el siguiente cuadro de texto preguntándonos si

queremos agrupar por filas o columnas. En este caso
seleccionaremos por filas.
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Automáticamente nos aparecerá a la izquierda de la hoja de
Excel la agrupación que acabamos de realizar. Si pulsamos sobre
el cuadrado con el símbolo – en su interior.
Esto ocultará toda la información del mes de enero, OJO no se

borrará, solo se ocultará. Basta con hacer clic en el cuadrado con
el + en su interior para que vuelva a aparecer la información.
Repetimos el mismo proceso con el mes de febrero y con el mes

de marzo.
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De esta forma podemos agrupar y ocultar toda la información
que no necesitemos. Para realizar este proceso con columnas se
hace exactamente de la misma forma solo que seleccionando
columna en lugar de fila.
INMOVILIZAR FILAS Y/O COLUMNAS

Para inmovilizar filas y/o abrimos el Excel y nos dirigimos a la
pestaña de vista.
Una vez ahí nos dirigimos al botón de inmovilizar.
Al hacer clic en el botón nos aparecerá el siguiente menú

despegable.
 Inmovilizar paneles sirve para que, al seleccionar una

celda, todas las columnas a su izquierda se queden
bloqueadas, es decir que, si nos desplazamos a la derecha de
la hoja del Excel, esas columnas siempre estarían visibles.
Lo mismo pasaría con las filas superiores, siempre estarán
visibles.
 Inmovilizar fila superior sirve para hacer visible
siempre la fila superior que hemos seleccionado, de esta
forma podremos ir hacia abajo en la hoja de Excel y
seguiríamos viendo esa fila superior que bloqueamos con
anterioridad.
 Inmovilizar primera columna sirve para hacer visible
la primera columna, no importa cuánto nos vayamos a la
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administrativas
derecha de la hoja
esta columna
siempre será
visible.
Cuando pulsemos la opción correspondiente podremos ver como
el Excel nos muestra una línea de un grosor superior, lo que nos
indica que, al desplazarnos por la hoja, tanto la fila superior a la
celda que se encuentra dentro del círculo rojo, como la columna
a su izquierda, serán siempre visibles.
MOSTRAR U OCULTAR FILAS O

COLUMNAS
Excel tiene una opción que nos permite ocultar o mostrar las
filas o columnas para poder tener en la pantalla la información
que nos es realmente útil.
En este caso utilizaremos un ejemplo básico con los meses del

año y unas columnas que hemos denominado Tipos del 01 al 03.
Para poder ocultar una fila o columna tenemos que seleccionar

toda la fila o columna para ello nos dirigimos al extremo
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administrativas
izquierdo en donde
aparecen los números o
al extremo superior
donde aparecen las
letras.
En este caso hemos

seleccionado el mes de
junio.
Para ocultar la fila nos vamos a la pestaña de inicio, y al botón de

formato.
Nos aparecerá el siguiente menú despegable.
Ahí nos dirigiremos al apartado de visibilidad, ocultar y mostrar.
Y nos aparecerá otro menú desplegable donde podremos elegir

la opción que deseemos.
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administrativas
En nuestro caso
elegiremos ocultar fila.
Y nos oculta, sin eliminar, la fila con los datos del mes de julio.
También pues usar un atajo de teclado, en este caso sería control
+ 9, en el caso de una columna sería control + 0 y se ocultaría las
filas o columnas que tengas seleccionadas.
Para volver a hacerlas visibles solo tienes que volver a ir a la

pestaña de inicio, pulsar el botón de formato, al apartado de
visibilidad y seleccionar mostrar filas o columnas, según sea lo
que hayas ocultado.
CREACIÓN DE
LIBROS DE
TRABAJO
Para comenzar a trabajar en Excel, puede abrir un libro nuevo
en blanco:
 Seleccione la opción Nuevo en la ficha Archivo.

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administrativas
Para trabajar con Excel a partir de una plantilla:
1. Seleccione la opción Nuevo de la ficha Archivo.
2. Seleccione una de las plantillas ofrecidas y haga clic en
Crear.
3. Si no encuentra una plantilla, escriba una palabra dentro
del cuadro Buscar plantillas en línea y haga clic en el
botón de búsqueda o pulse Intro.
4. Seleccione la plantilla deseada y haga clic en Crear.
ADMINISTRACIÓN
DE LIBROS DE
TRABAJO
ABRIR UN LIBRO GUARDADO
1. Haga clic en la opción Abrir de la ficha Archivo.
2. Haga doble clic sobre uno de los archivos mostrados dentro
de la sección Libros recientes.
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administrativas
AGREGAR Y ELIMINAR HOJAS DE
CÁLCULO
Los libros nuevos incluyen, de forma predeterminada, una hoja
de cálculo (representada por una etiqueta con su nombre en la
parte inferior de la ventana) y un botón Hoja Nueva ( ) sobre
la que se puede hacer clic para agregar una nueva hoja de
cálculo. Asimismo, para agregar una nueva hoja en una posición
determinada y con un determinado diseño:
 Seleccione la etiqueta de la hoja posterior a la nueva hoja

que desea insertar.
 Para insertar una hoja basada en una plantilla, haga clic con
el botón derecho sobre una ficha y seleccione Insertar.
Haga clic en la plantilla deseada en el cuadro de diálogo
Insertar y por último en el botón Aceptar.
Para eliminar una hoja:

 Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de
la hoja que desea quitar y seleccione Eliminar.
COPIAR HOJAS DE CÁLCULO

Para hacer una copia de una hoja:
1. Haga clic con el botón derecho
del ratón sobre una etiqueta de
hoja.
2. Seleccione Mover o copiar y,
posteriormente, la hoja que
desee copiar.
3. Marque la casilla Crear una
copia y haga clic en Aceptar.
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administrativas
Puede realizar una copia rápidamente mientras arrastra la ficha

de la hoja manteniendo pulsada la tecla CONTROL.
DESPLAZAMIENTO POR ETIQUETAS

Para desplazarse por las etiquetas de las hojas, haga clic sobre
ellas o utilice uno de los botones siguientes:
Ir a la etiqueta anterior.
Ir a la siguiente etiqueta.
Ir a la primera o a la última etiqueta.
Ampliar o reducir la barra de etiquetas.
Para seleccionar varias hojas:

 Haga clic sobre las etiquetas manteniendo pulsada la tecla
Control para seleccionar etiquetas no contiguas.
 Haga clic sobre las etiquetas manteniendo pulsada la tecla
Mayús para seleccionar etiquetas contiguas.
INTRODUCCIÓN DE
DATOS
Para introducir datos en una celda:
1. Seleccione una celda haciendo clic sobre ella.
2. Escriba directamente los datos y pulse Intro o active otra
celda seleccionándola.
Los datos se muestran en el interior de la celda y en la barra de

fórmulas y estos son los tipos que se pueden introducir en una
hoja de Excel:
 Texto: Se puede utilizar el texto para describir y organizar

los datos. Por ejemplo, se pueden crear rótulos de filas y de
columnas.
 Números: Se puede introducir valores constantes en forma
de números positivos, negativos, decimales y en notación
científica.
 Fórmulas: Las fórmulas permiten realizar operaciones con
valores constantes o con el contenido de otras celdas. Van
precedidas del signo =. Las funciones son un tipo de
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administrativas
fórmulas que
realizan operaciones
predeterminadas
con una serie de
argumentos.
 Fechas y horas: Las fechas y horas deben adoptar alguno

de los formatos reconocidos por Excel a fin de evitar que las
considere texto.
En la barra de fórmulas podrá ver la fórmula del dato de la

celda seleccionada.
INTRODUCIR FECHAS Y HORAS

Excel identifica automáticamente si ha introducido una fecha o
una hora si las escribe con un determinado formato. Estos son
algunos ejemplos de este tipo de formato:
 Fechas: 21/02/2013, 21-02-13, 1 febrero, feb-13.

 Horas: 10:15, 22:15:00, 22:15 PM.
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administrativas
En la barra de fórmulas
verá el valor que guarda
Excel y que puede ser
diferente al escrito en la
celda.
MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA

CELDA
Cuando quiera modificar el contenido de una celda, siga estos
pasos:
1. Haga doble clic en la celda cuyo contenido quiere modificar.

2. Modifique el contenido como quiera, desplazándose con las
teclas del cursor dentro de la celda o en la barra de fórmulas.
3. Pulse la tecla Intro cuando haya terminado la edición.
REEMPLAZAR TODO EL CONTENIDO

DE LA CELDA
Para reemplazar todo el contenido de la celda haga lo siguiente:
1. Haga clic en la celda cuyo contenido quiere reemplazar.

2. Empiece a escribir el contenido nuevo. En cuanto empiece a
escribir, el contenido antiguo se borra automáticamente por
el nuevo.
3. Pulse Intro cuando haya terminado.
RELLENAR CELDAS
En ocasiones, es necesario que el contenido de varias celdas
consecutivas sea el mismo. En tal caso basta con escribir el dato
en una de las celdas y rellenar las demás:
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administrativas
 Escriba el dato que
desee repetir en
una celda y arrastre
con el botón del
ratón el
controlador de
relleno hasta la
celda en la que va a
incluir ese dato.
Para rellenar datos con

una serie:
1. Seleccione la celda
donde quiere
comenzar la serie y
arrastre con el botón
del ratón el
controlador de
relleno hasta la
celda en la que va a
incluir los datos.
2. Suelte el botón del ratón y seleccione una de las opciones de

relleno ofrecidas por el botón Opciones de autorrelleno.
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administrativas
Modificar en la ficha Inicio y seleccionar una de las
opciones ofrecidas.
Para eliminar celdas:
1. Seleccione la celda o rango de celdas que desee eliminar y

haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la
opción Eliminar del menú contextual.
2. Seleccione una de las opciones del cuadro Eliminar celdas
y haga clic en Aceptar.
COPIAR,
MOVER Y
ELIMINAR
Para cortar, copiar o
pegar datos puede
utilizar los comandos
Copiar, Cortar y
Pegar. También puede
utilizar las
combinaciones de
teclas:
 Control + C:
Copiar
 Control + X:
Cortar
 Control + V:
Pegar
Para borrar el
contenido de una celda
o un rango:
1. Seleccione la celda o
el rango cuyo
contenido desea
borrar.
2. Pulse Supr o haga
clic con el botón
derecho del ratón
sobre la celda o
rango y seleccione
Borrar
contenido.
3. También puede
utilizar el comando
Borrar dentro
del grupo
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administrativas
2. Pulse Intro.
Para seleccionar un rango con nombre, haga clic en la flecha

desplegable del Cuadro de nombres y seleccione el nombre
de la lista.
TRABA
JO CON SELECCIÓN DE RANGOS CON EL
RANGO TECLADO
Para dar nombre a un rango de celdas con el teclado:
S DE 1. Haga clic en la celda de la esquina superior izquierda del

rango que desea seleccionar.
CELDA 2. Pulse la tecla Mayús y manténgala pulsada mientras se

desplaza con las teclas del cursor hasta la esquina opuesta
del rango.
S O bien:
1. Haga clic en la celda de la esquina superior izquierda del

RANGOS CON rango que desee seleccionar.
NOMBRE 2. Pulse F8 y desplácese a la esquina opuesta del rango con
las teclas del cursor.
Para dar nombre a un
3. Pulse de nuevo F8 para seleccionar el rango.
rango de celdas,
selecciónelas y luego:
1. Haga clic en el
Cuadro de
nombres, situado
a la izquierda de la
barra de fórmulas,
y escriba un
nombre para el
rango.
5
administrativas
Una referencia en Excel identifica a una celda (o rango de
celdas) dentro de una hoja de trabajo y le hace saber a Excel en
dónde buscar los valores que se quieren utilizar en una fórmula.
Pero ¿Cuál es la diferencia entre las referencias absolutas y
las referencias relativas?
Una referencia relativa es cuando Excel puede modificar

libremente dicha referencia para ajustarla al utilizarla dentro de
una fórmula. Por ejemplo, si la fórmula de la celda D1 es la
siguiente:
=C1*2
Si arrastramos el controlador de relleno hacia abajo, Excel

copiará la fórmula y la ajustará de manera que la referencia se
modifique automáticamente conforme va avanzando la fila.
En este ejemplo la referencia C1 de la fórmula se fue

incrementando automáticamente a C2, C3, C4 y C5 conforme
fue cambiando de fila.
Ahora analicemos el caso de las referencias absolutas. Una

referencia es absoluta cuando Excel no la puede ajustar para
adaptarse a la fórmula conforme cambia de fila o de columna.
Las referencias absolutas permanecen constantes sin importar
a dónde se copie la fórmula y se definen utilizando el símbolo
“$”. Por ejemplo, la referencia $A1 significa que en esta
referencia la columna A será siempre fija mientras que la fila
podría ajustarse automáticamente. Por otro lado, la referencia
A$1 significa que la fila 1 permanecerá siempre fija. Si quieres
que tanto la columna como la fila permanezcan siempre fijas la
referencia debe ser $A$1.
Con un ejemplo similar al anterior veamos lo que sucede

LAS cuando hacemos que la referencia sea absoluta. Nota que ahora
la fórmula de la celda D1 está escrita de la siguiente manera:
REFER =$C$1*2
ENCIAS
5
administrativas
referencia siempre se mantiene hacia $C$1. Es decir, aun
cuando se haya copiado la fórmula a filas diferentes la
referencia dentro de la fórmula permaneció constante. Es
importante que entiendas la diferencia entre estos dos tipos de
referencias porque te permitirá escribir fórmulas efectivas en
Excel.
En Excel se denotan así las referencias:
 Para hacer referencia a una celda determinada, indique la

letra de su columna seguida del número de su fila. Por
ejemplo: B8.
 Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas,
indique la referencia de una de las celdas de su esquina
seguida de dos puntos (:) y la referencia de la celda de la
esquina opuesta. Por ejemplo: C9:F14.
 Las referencias a rangos de otras hojas van precedidas del
nombre de la hoja y el signo de cierre de exclamación (!).
Las referencias pueden ser relativas o absolutas. Para

indicar una referencia absoluta, preceda la letra de columna o el
número de la fila con un signo de dólar ($).
USO DE
COMENTARIOS
En Excel también puede añadir comentarios con notas relativas
a la celda o selección correspondiente. Para añadir un
comentario:
1. Haga clic en la celda donde quiere añadir un comentario.
2. Haga clic en el botón Nuevo comentario del grupo

Comentarios de la ficha Revisar para abrir un cuadro de
texto con el nombre del usuario.
3. Escriba la nota dentro del comentario. Cuando haya
terminado, haga clic fuera del cuadro de texto del
comentario para añadirlo a la celda.
Observa que sin

importar a qué fila se
copió la fórmula, la
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administrativas
VER COMENTARIOS
Las celdas con un comentario tienen un pequeño triángulo de
color en su esquina superior derecha. Para ver el comentario
añadido en una celda:
1. Sitúe el cursor del ratón encima de la celda, sin

seleccionarla. El comentario se mostrará en la pantalla.
Para ver todos los comentarios incluidos en una hoja de cálculo:
2. Haga clic en el botón Mostrar todos los comentarios en

el grupo Comentarios de la ficha Revisar.
Para ir de un comentario a otro, pulse los botones Siguiente y

Anterior.
ELIMINAR COMENTARIOS
Para eliminar un comentario:
1. Seleccione la celda cuyo comentario quiere eliminar

haciendo clic sobre ella.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione
Eliminar comentario.
O bien:
3. Tras seleccionar la celda que contiene el comentario que

desea eliminar, haga clic en el botón Eliminar
comentario del grupo Comentarios dentro de la ficha
Revisar.
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administrativas
USO DE LISTAS
DESPLEGABLES
Para crear una lista desplegable:
1. Escriba las entradas que quiere que aparezcan en la lista

dentro de una fila o una columna sin celdas en blanco.
2. Seleccione todas las entradas, haga clic con el botón derecho
del ratón y seleccione Definir nombre.
3. Escriba un nombre en el cuadro Nombre (sin espacios) y

haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde quiere

crear la lista desplegable.
5. Haga clic en Validación de datos de la ficha Datos en el
grupo Herramientas de datos.
6. Seleccione Lista en la ficha Configuración de Permitir
en el cuadro de diálogo Validación de datos.
7. En el cuadro Origen, escriba =¸seguido del nombre dado a
la lista anteriormente.
8. Haga clic en Aceptar.
Ahora podrá ver la lista al hacer clic en el botón

correspondiente.
5
administrativas
INSERCIÓN DE
GRÁFICOS
La inserción de gráficos permiten apreciar la relación entre los
distintos datos con mayor facilidad. Para crear un gráfico
rápidamente:
1. Seleccione el rango de datos con los que se desea crear el

gráfico.
2. Haga clic en una de las opciones presentadas por el grupo
Gráficos dentro de la ficha Insertar y seleccione una de las
opciones de gráfico de la lista.
3. El gráfico se insertará en la misma página de los datos
seleccionados.
Para modificar las características del gráfico, utilice las

opciones disponibles en Herramientas de gráficos.
AÑADIR UN TÍTULO AL GRÁFICO

Al crear un gráfico, seguramente ha incluido un título en el
asistente, pero si no es así y quiere añadir un título o modificar
el existente, siga estos pasos:
1. Seleccione el gráfico haciendo clic sobre él.

5
administrativas
2. En la parte derecha
del gráfico, haga
clic en el botón
Elementos de
gráfico y
seleccione la casilla
Título del
gráfico.
3. Seleccione la
posición del título
haciendo clic en la
flecha que se
encuentra a la
derecha de esta
casilla y
seleccionando una
ubicación.
4. Haga clic en el
cuadro de texto del
título y escriba el
título deseado.
AÑADIR ETIQUETAS DE DATOS

Para añadir etiquetas de datos al gráfico:
1. Seleccione el gráfico haciendo clic sobre él.

2. En la parte derecha del gráfico, haga clic en el botón
Elementos de gráfico y seleccione la casilla Etiquetas
de datos. Aparecerán las etiquetas del gráfico sobre este.
3. Añada las opciones que desee desde la flecha desplegable de
la opción.
5
administrativas
MOVER EL
GRÁFICO A
OTRA HOJA
DE CÁLCULO
Cuando una hoja de
cálculo tiene
demasiados datos, es
mejor guardar el gráfico
que los representa en
una hoja de cálculo
distinta:
1. Seleccione el gráfico
que quiere mover
haciendo clic sobre
él.
2. Haga clic en el
botón Mover
gráfico dentro del
grupo Ubicación
en la ficha Diseño.
3. Seleccione Hoja nueva y elija la hoja a la que quiere mover
el gráfico.
4. Haga clic en Aceptar.
USO DE FÓRMULAS
Y FUNCIONES
5
administrativas
Una fórmula en Excel Agrupación =(325+500)/5 165
es una expresión que se
utiliza para realizar
cálculos. Para escribir INSERTAR UNA FUNCIÓN
una fórmula Para insertar funciones rápidamente:
manualmente en una
celda, siga estos pasos: 1. Seleccione la celda donde desee escribir la función.
2. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en uno de los
1. Haga clic en la botones del grupo Biblioteca de funciones.
celda en la que
desea incluir la
fórmula.
2. Escriba el signo =
seguido de los
valores y
operadores
aritméticos que
quiere utilizar.
3. Haga clic en Intro.
Aparecerá el valor
calculado en la celda y
en la barra de fórmulas
podrá ver la fórmula
introducida.
En la siguiente tabla
encontrará algunos de
los operadores
aritméticos simples
que puede utilizar en
sus cálculos manuales
junto con ejemplos
para que sepa cómo
utilizarlos durante la
introducción de la
fórmula:
Nom Eje Res

bre mpl ulta
o do
Sum =450 4,52
a 0+20 0
Rest =645 6,40
a 0-50 0
Divi =800 2
sión /400
Mult =320 4,80
iplic *15 0
ació
n
5
administrativas
En ambos casos se abrirá el cuadro de diálogo Argumentos
de función:
1. Escriba los datos solicitados o haga clic en los botones de

selección para efectuar la selección del rango de datos
dentro del documento.
2. Haga clic en Ayuda sobre esta función si desea obtener
más ayuda sobre la función.
3. Haga clic en Aceptar para aplicar la función en la celda
activa.
CONFIGURACIÓN
DEL ÁREA DE
IMPRESIÓN
Cuando sólo se desea imprimir una parte determinada de una
hoja de cálculo, resulta muy útil definir un área de impresión
que incluya únicamente esa parte que se desea imprimir. El área
de impresión está formada por un rango de celdas, al imprimir
la hoja sólo se imprime el rango indicado y el resto de la hoja no
Para insertar funciones
se imprime.
con ayuda de un
cuadro de diálogo:
1. Seleccione la celda
donde desee
escribir la función.
2. Seleccione la ficha
Fórmulas y haga
clic en Insertar
función en el
grupo Bibliotecas
de funciones o en
el botón Insertar
función de la
barra de fórmulas.
3. En el cuadro de
diálogo Insertar
función, localice
la función que
desee utilizar y
haga clic en
Aceptar.
5
administrativas
Para crear varias áreas de impresión, hay que mantener

presionada la tecla CONTROL y hacer clic en las áreas que se
desean definir.
Para eliminar un área de impresión, en la pestaña Diseño de

página, dentro del grupo Configurar página, clic en Borrar
área de impresión.
Es posible definir una o

más áreas de impresión
dentro de una misma
IMPRESIÓN DE LA
hoja, pero se debe tener
en cuenta que cada área
definida se imprimirá
HOJA DE CÁLCULO
en una página diferente.
En la hoja de cálculo, se
CONFIGURAR PÁGINA
seleccionan las celdas
Antes de imprimir una hoja de cálculo, es conveniente que
que desee definir como
configuremos la página, para modificar factores que afectan a la
el área de impresión. En
presentación de las páginas impresas, como
la pestaña Diseño de
la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del
página, dentro del
papel, ...
grupo Configurar
Para ello, nos situaremos en la pestaña Diseño de página.
página, se hace clic
en Área de
impresión y, a
continuación, clic
en Establecer área de
impresión.
5
administrativas
muchas de las opciones: para configurar márgenes, la
orientación del papel, el tamaño, etc.
Pero si lo que queremos es acceder a todas las opciones de

configuración, deberemos pulsar el pequeño botón de la esquina
inferior derecha. Como siempre, se abrirá una nueva ventana.
El cuadro de diálogo Configurar página está organizado en

varias pestañas: La primera de las fichas se denomina Página y
permite indicar características como la orientación del papel, el
tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la

impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).
El recuadro Ajuste de escala nos permite ajustar la impresión

de la hoja de cálculo a las necesidades que se requieran.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e

izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.
En la
sección Configurar
página, encontraremos
botones rápidos a
5
administrativas
permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel
queremos que se sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal

como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente
activando las casillas Horizontalmente y / o
Verticalmente respectivamente.
En la ficha Encabezado y pie de página podrás

personalizarlos y ajustar diferentes parámetros.
Si la hoja
tiene encabezado: o pie
de página:, también nos
5
administrativas
MÓDULO 2.
PRÁCTICAS
DE EXCEL.
5
administrativas
PRÁCTICA
Ejercicio paso a paso.
N° 1.
1. Si no tienes abierto Excel 2016, ábrelo para ir probando
todo lo que te explicamos.
DESPLAZA
Empezaremos por manejar las teclas del teclado.
MIENTO
POR LA Al entrar estaremos situados en la celda A1.
HOJA DE 2. Pulsa la tecla FLECHA ABAJO del teclado. Observa como la

celda activa pasa a ser A2, es decir, la FLECHA ABAJO sirve
CÁLCULO. para situarnos en la celda siguiente a la que nos
encontramos, dentro de la misma columna.
3. Pulsa la tecla FLECHA ARRIBA del teclado. Ahora la celda

activa volverá a ser A1, ya que la FLECHA ARRIBA nos sitúa
en la celda anterior a la que nos encontramos, dentro de la
Objetivo. misma columna.
Utilizar los métodos de
desplazamiento dentro de 4. Pulsa la tecla FLECHA DERECHA del teclado. Nos
una hoja de cálculo, para situaremos en la celda B1, es decir, en la celda que se
poder situarnos de forma encuentra a la derecha de la que nos encontramos, dentro
más sencilla y rápida en de la misma fila.
cualquier lugar dentro de
5. Pulsa la tecla FLECHA IZQUIERDA del teclado.
ésta.
Volveremos a la celda A1, a la celda que se encuentra a la
izquierda de donde nos encontramos, dentro de la misma
fila.
6. Fíjate en cuál es la última fila que ves, sin utilizar la barra de

desplazamiento. En nuestro caso es la A23.
7. Pulsa la tecla AV PAG del teclado. Nos situaremos en la

celda siguiente a la última. En nuestro caso, la A24: es decir,
se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla
hacia abajo. Según el número de filas que nos quepan en
pantalla, estaremos en una u otra celda.
8. Pulsa la tecla RE PAG del teclado. Volvemos a la celda A1.

Se ha producido un desplazamiento vertical de la pantalla
hacia arriba.
5
administrativas
9. Haz clic sobre la
celda D5.
Automáticamente
pasa a ser ésta la
celda activa.
10. Pulsa la tecla

INICIO del teclado.
Con esta tecla
observa cómo nos
situamos en A5, es
decir, en la primera
celda de la fila
donde nos
encontramos.
11. Ve a la celda F9
haciendo clic sobre
ésta.
12. Pulsa la combinación de teclas CTRL+INICIO (Pulsando la

tecla CTRL del teclado, manteniéndola pulsada, y pulsando
la tecla INICIO. Al final puedes soltar las dos teclas).
Observa cómo nos situamos automáticamente en la primera
celda de la hoja, es decir, A1.
13. Pulsa la tecla FIN, y a continuación la tecla FLECHA

ABAJO. La celda activa pasa a ser la última hacia abajo
dentro de la misma columna, es decir, A1048576.

DERECHA. Nos situamos en la última celda hacia la
derecha dentro de la misma fila, es decir, XFD1048576.

ARRIBA. La celda activa pasa a ser XFD1, es decir, la última
hacia arriba (la primera) dentro de la misma columna.

IZQUIERDA. Volvemos a la celda A1, es decir, la última
hacia la izquierda (la primera) dentro de la misma fila.
Como puedes observar este método equivale a pulsar la
tecla INICIO.
Ahora vamos a probar a utilizar la barra de desplazamiento.
17. Haz clic varias veces sobre la flecha hacia abajo

desplazamiento abajo de la barra de desplazamiento vertical
hasta que se visualice la fila 50. Observa cómo se realiza un
desplazamiento vertical de la pantalla, pero observa que la
5
administrativas
celda activa sigue desplazamientos más rápidos arrastrando el cuadro que se
siendo la celda encuentra en la barra de desplazamiento.
donde nos
encontrábamos
antes del
desplazamiento, es
decir, A1.
18. Haz clic varias

veces sobre la
flecha hacia
derecha
desplazamiento
derecha de la barra
de desplazamiento
horizontal, hasta
que se visualice la
columna Z.
19. Para situarnos en la

celda Z5, haz clic
sobre ésta. Ahora
ya habrá cambiado
la celda activa.
20. Utiliza la flecha

hacia arriba
desplazamiento
arriba de la barra
de desplazamiento
vertical y la flecha
hacia la izquierda
desplazamiento
izquierda de la
barra de
desplazamiento
horizontal para
situarnos en la
celda N50. Te
habrás dado cuenta
de que, si queremos
realizar un
desplazamiento
lejano dentro de la
hoja, este método
puede resultar
lento; por ello, se
pueden utilizar las
barras de
desplazamiento
para realizar
5
administrativas
1. Si no tienes abierto Excel 2016, ábrelo para realizar el
ejercicio.
21. Arrastra el cuadro 2. Sitúate en la celda A1 y escribe 1995

de la barra de
desplazamiento 3. Pulsa la tecla INTRO
vertical hacia abajo
(es decir, pulsa el Este es un dato de tipo número, y por defecto Excel lo alinea a la
botón del ratón derecha.
sobre éste y,
manteniéndolo 4. Sitúate en la celda A2 y escribe 1.995 y pulsa la tecla
pulsado, arrastra el INTRO.
ratón hacia abajo,
sin soltar el botón Los números se pueden escribir con o sin punto de miles.
del ratón). Observa Excel también lo alinea a la derecha.
cómo el
desplazamiento es 5. Sitúate en la celda A3 y escribe 1995,12
mucho más rápido.
6. Pulsa FLECHA ABAJO
22. Arrastra el cuadro
de la barra de Excel por defecto admite como símbolo decimal la coma ","
desplazamiento y sus reglas corresponden a las de cualquier número
horizontal hacia la decimal. Observa también que al pulsar FLECHA ABAJO, al
derecha. Observa el igual que con la tecla INTRO, se introducirá el valor de A3 y
resultado. automáticamente el cursor se posicionará en la celda
inferior.
PRÁCTICA 7. Escribe 12345678901234 en la celda A4
N° 2.
INTRODUC
CIÓN DE
DATOS.
Objetivo.
Practicar la introducción
de los distintos tipos de
datos de Excel 2016,
tanto valores como
fórmulas.
Ejercicio paso a paso.
Empezaremos por
trabajar con valores
constantes.
5
administrativas
11. Sitúate en la celda A6 y escribe (2950)
12. Pulsa INTRO
Excel también lo tomará como un valor numérico negativo y

lo modificará por -2950 tanto en la celda como en la Barra
de Fórmulas.
13. Sitúate en la celda A7 y escribe 12%
14. Pulsa INTRO
Excel también nos permite introducir un número como un

porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12.
15. Sitúate en la celda A8 y escribe 12,7%
16. Pulsa INTRO
Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en

la celda le asignará dos dígitos para los decimales.
17. Sitúate en la celda A9 y escribe 1200€
18. Pulsa INTRO
Excel visualizará en la celda el valor tal y como se introdujo,

8. Pulsa FLECHA añadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de
ABAJO Fórmulas el valor será 1200. Recuerda que para comprobar
el valor en la Barra de Fórmulas basta con volver a situarse
Si el número no en la celda y mirar arriba en la Barra de fórmulas. El
cabe en la celda, símbolo monetario (€) deberá escribirse correctamente,
Excel lo visualizará sino Excel lo tomará como dato tipo texto y lo alineará a la
con formato izquierda.
Exponencial,
aparecerá 19. Sitúate en la celda A10 y escribe 12/12
1,23457E+13 que
equivale a 20. Pulsa INTRO
1,234567*1013.
9. Escribe -2950 en la
celda A5
10. Pulsa INTRO
Para introducir un
valor negativo,
basta con escribir el
signo "-" delante
del valor numérico.
5
administrativas
colocar delante un 0 (CERO) y un espacio en blanco. Si no
dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomará como un
texto.
Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo

por otro valor basta con situarse sobre la celda a modificar e
introducir el nuevo valor.
Sin moverse de celda, escribe 0 12/12
21. Pulsa INTRO

Excel calcula automáticamente el valor de la fracción. Si
el resultado de la fracción corresponde a un número
entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra
de Fórmulas.
22. Sitúate en la celda A11 y escribe 0 1/3
23. Pulsa INTRO
Excel escribirá en la celda la fracción (1/3), pero en la

Barra de Fórmulas aparecerá el resultado final de la
fracción (0,333333333333).
24. Sitúate en la celda A12 y escribe 0 12/24
25. Pulsa INTRO
En caso de poder simplificar la fracción, Excel lo hará

automáticamente para visualizarla en la celda, es decir,
en la celda colocará la fracción simplificada (1/2) y en la
Barra de Fórmulas, el resultado de la fracción (0,5).
26. Sitúate en la celda B1 y escribe 1/1/1900
27. Pulsa la tecla INTRO
Este es un dato de tipo fecha. Verás que al introducirlo en

la celda se alineará también a la derecha, como los
Queríamos números.
introducir la
fracción 12/12; sin 28. Sitúate en la celda B2 y escribe 12-12-1900
embargo, Excel lo
ha tomado como 29. Pulsa INTRO
fecha y visualiza la
fecha Verás que al introducirlo en la celda, por defecto le
correspondiente a asignará como formato dd/mm/aa, es decir, dos dígitos
la fracción para el día, dos para el mes y dos para el año, todos ellos
introducida. Para separados por la barra inclinada.
escribir una
fracción, hay que
5
administrativas
31. Pulsa INTRO
Parece que Excel no distinga entre los años de siglo

distintos con el formato de fechas asignado por defecto,
pero más adelante veremos que sí los distingue; es
solamente un efecto de visualización, ya que si observas
la Barra de Fórmulas, verás como el contenido real sigue
siendo 1/1/2000.
33. Pulsa INTRO
Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como

si fuese un texto, no una fecha, por esto lo alinea a la
izquierda.
34. Sitúate en la celda B5 y escribe 30-02-1994
35. Pulsa INTRO
Al ser una fecha errónea, Excel lo introduce también

como un texto.
36. Sitúate en la celda B6 y escribe 12-MAYO
37. Pulsa INTRO
Excel colocará en la celda la fecha introducida pero

usando únicamente los tres primeros caracteres del mes.
Y en la Barra de Fórmulas colocará la fecha con el
formato dd-mm-aaaa tomando como año el del sistema
del ordenador.
38. Sitúate en la celda B7 y escribe 12-mayo-1995
39. Pulsa INTRO
En la celda aparecerá la fecha introducida con dos dígitos

para el día, los tres primeros caracteres para el mes y dos
para el año.
40. Sitúate en la celda B8 y escribe mayo-1995
41. Pulsa INTRO
En la celda aparecerá los tres primeros caracteres del

mes y dos para el año, y en la Barra de Fórmulas
aparecerá la fecha introducida tomando como día el 1.
5
administrativas
42. Sitúate en la celda C1 y escribe 0:0
43. Pulsa INTRO
Este es un dato de tipo hora. También se alinea

automáticamente a la derecha.
44. Sitúate en la celda C2 y escribe 12:30:12
45. Pulsa INTRO
46. Sitúate en la celda C3 y escribe 22:12
47. Pulsa INTRO
48. Sitúate en la celda C4 y escribe 10 pm
49. Pulsa INTRO
En la celda aparecerá 10:00 pm, pero en la Barra de

Fórmulas aparecerá la hora con el formato 22:00:00.
50. Sitúate en la celda C5 y escribe 10AM
51. Pulsa INTRO
Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el

símbolo, Excel lo tomará como un texto.
52. Estando situado en la celda C5, Escribe 10 Am
53. Pulsa INTRO
54. Sitúate en la celda C7 y escribe 1/1/95 1:1
55. Pulsa INTRO
Verás como Excel también admite la introducción de una

fecha y hora simultáneamente; si no cabe en la celda la
columna se ampliará automáticamente.
56. Sitúate en la celda C8 y escribe 12/12/95 12:30
57. Pulsa INTRO
58. Sitúate en la celda D1 y escribe Casa
59. Pulsa INTRO
Este es un dato de tipo texto que Excel alinea

automáticamente a la izquierda.
5
administrativas
60. Sitúate en la celda D2 y escribe La Hoja de Cálculo Excel
61. Pulsa INTRO
Al introducir el texto verás como en la Hoja ocupa más

de una celda, la D2 y la E2. Los datos tipo texto pueden
ocupar más de una celda en la Hoja mientras no se
escriba nada en las celdas que ocupa.
62. Sitúate en la celda E2 y escribe Hombre
63. Pulsa INTRO
Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero

no es cierto, lo que ocurre es que el contenido de E2
oculta parte del texto de D2, pero no lo borra. Si nos
situamos sobre la celda D2 y observamos su contenido en
la Barra de Fórmulas, veremos cómo no se ha borrado.
Para solucionar dicho problema bastará con ampliar la
anchura de la celda D2, pero esto lo veremos más
adelante.
64. Sitúate en la celda D3 y escribe grande
El cursor se moverá automáticamente a la celda inferior

D4.
66. Escribe La Hoja de Cálculo Excel que vamos a estudiar

corresponde a la versión 2013 en la celda D4.
67. Pulsa la tecla INTRO
Observa cómo el texto introducido ocupa varias celdas en

la Hoja, aunque el texto realmente permanece en la celda
D4.
Ahora vamos a practicar la introducción de fórmulas.
1. Haz clic sobre la pestaña de la Hoja2.
2. Sitúate sobre la celda A1 y escribe =1200+12, para sumar 12

a 1200.
No olvides empezar siempre una fórmula con el signo "="
Observarás cómo en la celda aparece el resultado de la

fórmula u operación anterior, pero que en la Barra de
5
administrativas
Fórmulas aparece
la fórmula
introducida.
4. Escribe =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11.
5. Escribe =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2.
6. Escribe =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2.
7. Escribe =10^2 en la celda A5, para realizar la operación 10

elevado a 2. Si no sale el símbolo ^ al pulsar su tecla, no
pasa nada. Cuando pulses el siguiente carácter saldrá el
símbolo.
Ahora vamos a utilizar referencias a otras celdas y

operadores aritméticos.
Queremos que, en la celda B1, Excel nos realice la suma del

contenido de la celda A1 y A2.
8. Escribe =A1+A2 en la celda B1.
Al introducir la fórmula anterior observarás cómo en la

celda aparece el resultado de la operación anterior, pero en
la Barra de Fórmulas aparece la fórmula introducida. De
esta forma si modificamos el valor de la celda A1 y/o A2,
Excel recalculará automáticamente las fórmulas que
contengan referencias a las celdas modificadas.
9. Sitúate en la celda A1.
10. Escribe 1000
11. Pulsa INTRO
Observa cómo el resultado de la celda B1 se modifica

también.
Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de

texto.
1. Escribe La en la celda E1.
2. Escribe casa en la celda E2.
Queremos escribir en la celda E3 la concatenación del

contenido de la celda E1 y E2.
3. Escribe =E1&E2 en la celda E3.

5
administrativas
Observa como
aparece la
concatenación del
contenido de las
dos celdas
mencionadas.
Resultaría mejor si
dejáramos un
espacio en blanco
entre las dos
celdas.
4. Escribe =E1&"
"&E2 en la celda
E4. 5. Escribe =E1&" gran "&E2 en la celda E5.
También se pueden concatenar con valores numéricos.
6. Escribe =E2&A4 en la celda E7.
7. Escribe =C1&12 en la celda E8.
Pasemos a estudiar los operadores relacionales.
8. Escribe =10>12 en la celda F3.
Excel nos devolverá el valor VERDADERO si es cierta la

comparación o el valor FALSO en caso contrario. En
nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que
el valor 12, lo cual es Falso. Este será el valor que aparecerá
en la celda.
9. Escribe =A1>1 en la celda F4.
El resultado será cierto, ya que el contenido de A1 (1000) es

mayor que 1. En la celda aparecerá el valor Verdadero (Se
ampliará la columna automáticamente para que quepa en la
celda).
10. Escribe =A1=A4 en la celda F5.
Excel comprobará si el valor de la celda A1 (1000) es igual al

valor de la celda A4 (12), lo cual es falso.
Ahora estudiaremos algunas funciones predefinidas de

Excel.
Queremos escribir en la celda D1 el valor 10,123 redondeado

con 1 decimal. Para ello Excel dispone de una función
llamada Redondear cuyos parámetros son: primero el
5
administrativas
número a
redondear, un
punto y coma
(como separador de
parámetros) y por
fin el número de
decimales deseados
en el redondeo.
11. Escribe
=redondear(10,123;
1) en la celda D1.
Observa cómo en la
celda D1 aparece el
resultado deseado.
También se pueden
utilizar referencias
a otras celdas.
12. Escribe 10,123 en la

celda D2.
13. Escribe
=REDONDEAR(D2
;1) en la celda D3.
Observa cómo el resultado es idéntico al de la celda D1.
Ahora queremos sumar el contenido de la celdas A1,A2 y

A3.
14. Sitúate en la celda A7.
15. Escribe =A1+A2+A3
Otra forma consiste en utilizar la función SUMA de Excel, la

cual utiliza muchas veces operadores de referencia (para
indicar un conjunto de celdas).
17. Escribe =SUMA(A1:A3) en la celda A8.
Lo cual quiere decir que se van a sumar los contenidos del

conjunto de celdas empezando por A1 y terminando con A3
(A1,A2,A3).
18. Pulsa FLECHA ABAJO.
19. Escribe =SUMA(A1:A4;A7) en la celda A11.

5
administrativas
Esto equivale a
realizar la
operación
=A1+A2+A3+A4+A
7.
20. Pulsa FLECHA

ABAJO.
21. Escribe
=SUMA(A1:D3) en
la celda A12.
Esto equivale a
realizar la
operación
=A1+A2+A3+B1+B
2+B3+C1+C2+C3+
D1+D2+D3.
22. Cierra el libro sin

guardar los
cambios, es decir:
haz clic sobre el
botón Cerrar de la
barra de menú.
Cuando pregunte si
queremos guardar
los cambios
realizados, elige
No.
5
administrativas
PRÁCTICA N° 3.
DATOS, HOJAS Y FORMATO
Objetivo.
Aplicar los conceptos aprendidos sobre el uso de datos, hojas y
formato dentro de una hoja de cálculo, así como el uso de funciones y
gráficos.
1. Crea un archivo de Excel y guárdalo con el nombre:

Apellido paterno Ejemplo: lopez
2. Nombra las hojas. A la hoja 1 con la etiqueta Tabla y a la
hoja 2 con la etiqueta Gráficas.
3. Configura la hoja en orientación horizontal. Inserta un
encabezado con el nombre de UNIVERSIDAD
TECNOLOGICA DE PANAMA a la izquierda y tu nombre a
la derecha. En el pie de página inserta la fecha de hoy
alineada a la derecha.
4. En la primera hoja captura la siguiente tabla:
5. Aplica bordes, sombreados y un tipo de letra diferente al

definido por Excel
OPERACIONES BÁSICAS
1. Calcula los siguientes datos:

5
administrativas
ITBM=
COSTO*ITBM
(emplea referencias
absolutas)
TOTAL= COSTO+ITBM
2. Aplica formato número dos decimales y estilo millares a las
columnas COSTO e ITBM, y estilo monetario a la columna
TOTAL.
FUNCIONES BÁSICAS
1. Calcula la suma de la columna total.

2. Utiliza las funciones correspondientes para calcular el
promedio, máximo y mínimo de unidades solicitadas.
3. Con la función CONTAR.SI, calcula cuántos bienes se
solicitaron más de 12 unidades.
4. Si más de 4 bienes solicitaron más de 12 unidades entonces
“APLICA DESCUENTO”, en caso contrario “NO APLICA
DESCUENTO”. Utiliza la función SI.
GRÁFICOS
1. En la hoja gráficos crea una gráfica de columnas en 3D

utilizando los rangos Descripción y Unidades.
2. Crea una gráfica circular en 3D para mostrar un
comparativo entre el máximo y el mínimo de unidades
solicitadas.
3. Aplica formato a tu gusto utilizando colores, texturas,
títulos, leyendas, etc.
4. Una vez terminado el examen guarde el archivo.
5
administrativas
ANEXOS
5
administrativas
58
Introducción a la Hoja de Cálculo
58
58
58

Manual Excel Oficial

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Aplicación de Microsoft Excel en labores

MANUAL DEL CURSO MICROSOFT OFFICE

INSERTAR UNA FUNCIÓN 35

MÓDULO 1. USO DE LA HOJA

Componentes de la pantalla principal de la hoja de cálculo

EXCEL 6. Botón de minimizar.

Estos son los elementos más importantes que necesita conocer

 Fila: Línea horizontal representada por un número.

MOVERSE POR LA HOJA DE

MODIFICAR UNA CELDA

imagen, hacemos clic izquierdo y podremos determinar el ancho

Como podemos ver en la siguiente captura, ya hemos cambiado

FORMATOS DE LAS CELDAS

CAMBIAR EL COLOR DEL FONDO Y

Aquí podemos ver el resultado después de haber hecho clic en el

Para cambiar el color del texto seguiremos exactamente el

Aquí podemos observar el resultado después de haber pulsado la

Podemos mezclar los colores tanto del fondo de la celda como el

En la siguiente imagen podemos ver cómo se pueden alinear el

 De Izquierda a derecha y de arriba abajo:

Como podemos ver, el alineamiento es bastante fácil de usar y

Ahí encontraremos en primer lugar el tipo de letra. Si pulsamos

A la derecha del tipo de letra encontraremos un número, este

Las letras A con un

Las letras que nos

Es muy útil usar los atajos de teclado para su uso, ya que te

Los atajos de teclado son los siguientes:

Para este ejemplo

Se nos despliega el siguiente menú, hacemos clic en formato de

Al hacer clic se nos

También tenemos otra

Como podemos ver tenemos una amplia variedad de opciones

En la pestaña Número podemos encontrar en primer la

Aquí podemos ver un ejemplo de cómo quedaría el formato que

La mejor forma de aprender a usar estos formatos es

FORMATO DE COLUMNAS Y FILAS

1. Seleccione un rango que contenga las filas o las columnas

Abajo del todo Excel nos

En este ejemplo utilizaremos los datos del mes, cantidad y precio

En primer lugar, tenemos que seleccionar el rango de datos que

Y luego pulsaremos el botón de agrupar.

Nos aparecerá el siguiente cuadro de texto preguntándonos si

Esto ocultará toda la información del mes de enero, OJO no se

Repetimos el mismo proceso con el mes de febrero y con el mes

INMOVILIZAR FILAS Y/O COLUMNAS

Una vez ahí nos dirigimos al botón de inmovilizar.

Al hacer clic en el botón nos aparecerá el siguiente menú

 Inmovilizar paneles sirve para que, al seleccionar una

MOSTRAR U OCULTAR FILAS O

En este caso utilizaremos un ejemplo básico con los meses del

Para poder ocultar una fila o columna tenemos que seleccionar

En este caso hemos

Para ocultar la fila nos vamos a la pestaña de inicio, y al botón de

Nos aparecerá el siguiente menú despegable.

Ahí nos dirigiremos al apartado de visibilidad, ocultar y mostrar.

Y nos aparecerá otro menú desplegable donde podremos elegir

Para volver a hacerlas visibles solo tienes que volver a ir a la

 Seleccione la opción Nuevo en la ficha Archivo.

 Seleccione la etiqueta de la hoja posterior a la nueva hoja

Para eliminar una hoja:

COPIAR HOJAS DE CÁLCULO

Puede realizar una copia rápidamente mientras arrastra la ficha