Tarea 1

MS Excel

Diana Berenice Rodriguez

Nava
 Tarea 1 Ms Excel

Microsoft Excel 

Es un programa para el análisis de datos. Se basa en una hoja de cálculo, que contiene una serie
de columnas y filas, donde cada intersección de una columna y una fila es una (celda). Cada celda
contiene un punto de datos o una pieza de información. Al organizar la información de esta
manera, podemos lograr que la información sea más fácil de encontrar y extraer automáticamente.
Es una forma sencilla y fácil de entender en el manejo de datos.

Este programa, creado por Microsoft, utiliza fórmulas y funciones para aplicar en sus números y
datos, lo que hace que Excel sea usado en todo el mundo y por empresas de todos los tamaños
para realizar análisis financieros.

En los primeros días de la informática empresarial, Excel desempeñó un papel fundamental en la

contabilidad y el mantenimiento de datos para las operaciones empresariales. Uno de los mejores
ejemplos es el uso de Excel en una tabla con formato de autosuma.

Los principales usos de Excel incluyen la entrada de datos, la gestión de datos, la contabilidad, el
análisis financiero, la programación, la gestión del tiempo, la administración de tareas, el
modelamiento financiero y la gestión de relaciones con el cliente (CRM). Básicamente, cualquier
tarea que requiera la organización de datos.

- Usos de Excel

Excel es una aplicación utilizada para ayudar a simplificar las tareas como:  

 Registrar bases de datos.  

 Realizar gráficas de datos y tablas dinámicas.  

 Hacer cálculos matemáticos. 

 Calcular presupuestos. 

 Realizar informes contables.  

Asimismo, en la vida diaria se puede hacer uso de este programa para hacer, entre muchas otras,
algunas de las siguientes actividades:  

 Llevar un registro de gastos personales o del hogar. 

 Planificar eventos.  

 Organizar agendas e itinerarios. 

 Organizar los pagos de créditos, tarjetas, hipotecas, entre otros.  

 Elaborar planes de alimentación.  

Independientemente de la profesión, oficio o actividad a la que te dediques, el dominio de Excel es

de mucha utilidad y trae incontables beneficios para tu perfil en el competido mercado laboral, así
 Tarea 1 Ms Excel

como en tu cotidianidad, al ayudarte a simplificar muchas de las tareas que de otra manera te
pueden demandar mucho tiempo. 

La pantalla principal de Excel

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil
entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de
este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario
puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

ELEMENTOS:

BARRA DE TITULO:
 Tarea 1 Ms Excel

La barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta
que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están
los botones para minimizar, restaurar y cerrar. 

                                                  

    BARRA  DE  MENUS

Es el sistema  central de EXCEL ya que ahi  se encuientran  casi todas la  funciones de
EXCEL
contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic
en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes
elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir
de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los
iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo
derecho, nos permite cerrar el libro actual. 

                    BARRA DE HERRAMIENTAS  ESTANDAR 

La barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los
comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más
frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros. 

                   BARRA DE FORMATO 

Con la Barra de Formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números.
Como los números representan tanto, dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo,
Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para dar
formato  funcionan como se espera.   

Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puededar

formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de
fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y sangrías
solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados solo dentro de
la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.  
 Tarea 1 Ms Excel

                                         

                       BARRA DE FORMULAS   

 La barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la celda
contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el contenido de la
celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las celdas o en la barra de
fórmulas. 

                               CUADRO DE NOMBRES 

 Muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda seleccionada en la siguiente

imagen es en la intersección de la columna A y fila 15. "A15" aparecerá en el cuadro
Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El contenido de la celda seleccionada
aparece en la barra de fórmula a la derecha del cuadro Nombre. 

                        CELDA  ACTIVA 

Es la celda en la que se pueden introducir datos; números , palabras símbolos, en este caso
la B3.

                     BARRA DE ESTADO 
 Tarea 1 Ms Excel

Muestra mensajes y comentarios. Si la barra de estado está activada aparecerá en la parte

inferior de la pantalla. Para activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen
los siguientes pasos: 

 Seleccione ver de la barra de menús

 Hacer clic para abrir el menú desplegable.

 En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla
de verificación

 La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.

 Se verá la palabra LISTO en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado derecho.
Esto los indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.

                               ETIQUETAS DE HOJAS 

Las barras de desplazamiento vertical y horizontal están disponibles para ayudarnos a

desplazarnos en las hojas de cálculo.

                   

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal
muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por filas y por columnas. De esta
manera se forman pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de ellas
tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es
decir, la dirección será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior
izquierda de la matriz tiene la dirección A1.
 Tarea 1 Ms Excel

Editar el contenido de la celda

Excel para Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007

Puede editar el contenido de una celda directamente en la celda. También puede editar el
contenido de una celda escribiendo en el barra de fórmulas.

Al editar el contenido de una celda, Excel está funcionando en modo de edición. Algunas Excel
características funcionan de forma diferente o no están disponibles en el modo de edición.

Cuando Excel está en modo edición, la palabra Editar aparece en la esquina inferior izquierda de

la ventana Excel programa, como se muestra en la siguiente ilustración.

¿Cómo Excel funciona de forma diferente en el modo de edición?

En el modo edición, muchos comandos no están disponibles. Por ejemplo, cuando Excel está en
modo de edición, no puede aplicar formato condicional ni cambiar la alineación del contenido de
una celda.

Además, las teclas de dirección se comportan de forma algo diferente cuando Excel está en modo
de edición. En lugar de mover el cursor de una celda a otra, en el modo Edición, las teclas de
dirección mueven el cursor por la celda.

Habilitar o deshabilitar el modo de edición

 Tarea 1 Ms Excel

Si intenta usar el modo edición y no ocurre nada, es posible que esté deshabilitado. Puede habilitar
o deshabilitar el modo de edición cambiando una Excel opción.

1. Haga clic en Archivo, Opciones, Avanzadas.

—O BIEN—

En Excel 2007: Haga clic en el botón Microsoft Office de  , haga clic en Excelopciones y, a
continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

2. En Opciones de edición,realice una de las siguientes acciones:

 Para habilitar el modo de edición, active la casilla Permitir edición directamente

en celdas.

 Para deshabilitar el modo de edición, desactive la casilla Permitir edición

directamente en celdas.

Entrar en el modo de edición

Para empezar a trabajar en modo edición, realice una de las siguientes acciones:

 Haga doble clic en la celda que contiene los datos que desea editar.

Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la celda en la ubicación en la que hizo doble
clic. El contenido de la celda también se muestra en la barra de fórmulas.

 Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, a continuación, haga clic
en cualquier lugar de la barra de fórmulas.

Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor en la barra de fórmulas en la ubicación en la que
hizo clic.

 Haga clic en la celda que contiene los datos que desea editar y, después, presione F2.

Esto inicia el modo de edición y coloca el cursor al final del contenido de la celda.

Insertar, eliminar o reemplazar contenido de celdas

 Para insertar caracteres, haga clic en la celda donde quiera insertarlos y, a continuación,
escriba los nuevos caracteres.

 Para eliminar caracteres, haga clic en la celda donde quiera eliminarlos y, después,
presione RETROCESO, o bien seleccione los caracteres y, después, presione SUPRIMIR.

 Para reemplazar caracteres específicos, selecciónelos y, a continuación, escriba los

nuevos caracteres.

 Para activar el modo de sobretipo para que los caracteres existentes se sustituyes por
caracteres nuevos mientras escribe, presione INSERTAR.

 Para iniciar una nueva línea de texto en un punto específico de una celda, haga clic en el
lugar donde quiera romper la línea y, después, presione ALT+ENTRAR.
 Tarea 1 Ms Excel

Cancelar o deshacer ediciones

Antes de presionar ENTRAR o TAB y antes o después de presionar F2, puede presionar ESC para
cancelar las modificaciones que realizó en el contenido de la celda.

Después de presionar ENTRAR o TAB, puede deshacer las ediciones presionando CTRL+Z o
haciendo clic en Deshacer  en la barra de herramientas de acceso rápido.

Ajustar la forma en que se muestra el contenido de la celda

Después de editar el contenido de la celda, es posible que desee ajustar la forma en que se
muestran.

 A veces, una celda puede mostrar #####. Esto puede ocurrir cuando la celda contiene un
número o una fecha y el ancho de su columna no puede mostrar todos los caracteres que
su formato requiere. Por ejemplo, supongamos que una celda con el formato fecha
"mm/dd/ayy" contiene 12/31/2007. Sin embargo, la columna solo es lo suficientemente
ancha como para mostrar seis caracteres. La celda mostrará #####. Para ver todo el
contenido de la celda con su formato actual, debe aumentar el ancho de la columna.

Cambiar el ancho de una columna

a. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.

b. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato.

c. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:

 Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Autoajustar ancho de

columna.

 Para especificar un ancho de columna más grande, haga clic en Ancho de

columna y, a continuación, escriba el ancho que desee en el cuadro
Ancho de columna.

Nota: Como alternativa para aumentar el ancho de una columna, puede cambiar el formato de
dicha columna o incluso de una única celda. Por ejemplo, podría cambiar el formato de fecha de tal
modo que una fecha se muestre únicamente como mes y día (formato "dd/mm"), como 12/31, o
represente un número en un formato científico (exponencial), como 4E+08.

 Si hay varias líneas de texto en una celda, es posible que parte del texto no se muestre de
la manera que desee. Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando
un ajuste de texto.

Nota: Cuando Excel está en modo edición, no puede cambiar la forma en que se ajusta el texto.
 Tarea 1 Ms Excel

Ajustar el texto en una celda

a. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.

b. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

Nota: Si el texto es una sola palabra larga, los caracteres no se ajustarán; puede ampliar la
columna o reducir el tamaño de fuente para ver todo el texto. Si no todo el texto está visible en la
celda después de ajustar el texto, es posible que tenga que ajustar el alto de la fila.

En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, dentro de Tamaño de Celda, haga

clic en Autoajustar alto de fila.

Salir del modo de edición

Para dejar de trabajar en modo edición, realice una de las siguientes acciones:

 Presione ENTRAR.

Excel sale del modo edición y selecciona la celda directamente debajo de la celda actual.

También puede especificar que al presionar ENTRAR seleccione una celda adyacente diferente.

a. Haga clic en Archivo, Opciones, Avanzadas.

—O BIEN—

En Excel 2007: Haga clic en el botón Microsoft Office de  , haga clic en Excelopciones y, a
continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.

b. En Opciones de edición,realice una de las siguientes acciones:

 Para que la selección permanezca en la celda que estaba editando,

desactive la casilla Después de presionar Entrar, mover la selección.

 Para controlar la dirección de la selección, active la casilla Después de

presionar Entrar, mover la selección, haga clic en la flecha situada junto a
Dirección y, a continuación, seleccione una dirección de la lista.

 Pulse la tecla TAB.

Esto detiene el modo edición y selecciona la celda a la derecha de la celda actual. Al presionar
MAYÚS+TAB, se selecciona la celda a la izquierda.

 Haga clic en una celda diferente.

Excel sale del modo edición y selecciona la celda en la que hizo clic.
 Tarea 1 Ms Excel

 Presione F2.

Excel sale del modo edición y deja el cursor donde está.

Moverse entre hojas de excel

Si alguna ocasión has tenido tantas hojas en tu libro de Excel que se dificulta encontrar alguna hoja
específica y moverse hacia ella, entonces los consejos que compartiré contigo en esta ocasión
serán de gran ayuda para encontrar fácilmente la hoja que buscas.

Definitivamente la opción más conocida por todos los usuarios de Excel para moverse a otra hoja,
es hacer clic sobre su nombre entre las pestañas que se muestran en la parte inferior de la ventana
de Excel.

Sin embargo, si tienes una gran cantidad de hojas es probable que demores un tiempo en
desplazarte entre los nombres de las hojas hasta encontrar la que necesitas. Por esa razón, es
conveniente conocer diferentes métodos para moverse entre las hojas de manera que podamos
ahorrar algunos segundos de nuestro preciado tiempo.

Atajo de teclado para moverse entre hojas

El primer método que aprenderemos para movernos entre las hojas de un libro es un atajo de
teclado. Utiliza la combinación de teclas CTRL + AVPÁG para moverte una hoja a la derecha y
utiliza la combinación CTRL + REPÁG para moverte una hoja a la izquierda.
 Tarea 1 Ms Excel

Puedes dejar pulsada la tecla CTRL mientras oprimes varias veces la tecla AVPÁG para avanzar
rápidamente por las hojas a la derecha o también puedes pulsar múltiples veces la tecla REPÁG
para regresar varias hojas a la izquierda.

Si tu teclado está en inglés, la tecla AVPÁG equivale a la tecla PgDn y la tecla REPÁG equivale a
la tecla PgUp.

Controles de navegación de hojas

Aunque el método tradicional para cambiar de hoja es haciendo clic en la pestaña con el nombre
de la hoja que deseamos activar, existen controles que pueden ayudarnos a llegar más rápido a
esa hoja que estamos buscando.

Los controles de navegación de hojas se muestran en la esquina inferior izquierda de la ventana de

Excel, justo a la izquierda de las pestañas que tienen los nombres de las hojas.

Si hacemos clic en alguna de las flechas, las pestañas se desplazarán en la dirección

seleccionada. Esto nos permite visualizar los nombres de las hojas que no pueden ser mostradas
debido al espacio reducido que pudiera tener la ventana de Excel. Al hacer visibles el resto de las
pestañas, podremos activar aquella que necesitamos.

Además de esta funcionalidad que tienen los controles de navegación, al colocar el puntero del
ratón sobre una de las flechas, se mostrará un mensaje informándonos sobre otras maneras en
que podemos utilizar estos controles.
 Tarea 1 Ms Excel

Este mensaje nos quiere decir que, si mantenemos pulsada la tecla CTRL al momento de hacer
clic sobre una de las flechas, Excel moverá los nombres de las pestañas hasta el extremo derecho
o izquierdo según haya sido la flecha seleccionada. Por ejemplo, el archivo que estoy utilizando en
este momento tiene 15 hojas, así que al oprimir la tecla CTRL y hacer clic sobre la flecha derecha
obtengo el siguiente resultado.

Excel desplaza automáticamente todos los nombres de las hojas a la izquierda hasta mostrar la
última hoja del libro. De esta manera, si necesitas moverte a una de las hojas finales, este método
te llevará rápidamente a esa ubicación.

La otra opción que nos ofrecen los controles de navegación es hacer clic derecho sobre cualquiera
de las flechas lo cual mostrará la ventana Activar que contiene un listado de todas las hojas del
libro donde podremos seleccionar aquella que necesitamos activar.
 Tarea 1 Ms Excel

Insertar o eliminar una columna

1. Seleccione cualquier celda de la columna y luego, vaya a Inicio > Insertar > Insertar

columnas en la hoja o Eliminar columnas de la hoja.

2. O bien, haga clic con el botón derecho en la parte superior de la columna y luego,
seleccione Insertar o Eliminar. 

Insertar o eliminar una fila

1. Seleccione cualquier celda de la fila y luego, vaya a Inicio > Insertar > Insertar filas en la

hoja o Eliminar filas de la hoja.

2. También puede hacer clic con el botón derecho en el número de fila y, a continuación,
seleccionar Insertar o Eliminar.

Opciones de formato

Si selecciona alguna fila o columna a la que se aplicó formato, ese formato se transferirá a la fila o
columna nueva que inserte. Si no quiere que se aplique el formato, puede seleccionar el
botón Opciones de inserción después de insertar y elegir una de las siguientes opciones:
 Tarea 1 Ms Excel

Si no aparece el botón de Opciones de inserción, vaya a Archivo > Opciones > Avanzado y en el

grupo Cortar, copiar y pegar, marque la opción Mostrar botones de las opciones de inserción.

Ordenar los datos

-
- Por criterios personalizados

Con la ordenación personalizada puedes organizar datos según el criterio de tu elección. Por
ejemplo, identificando los días de la semana o los tamaños de menor a mayor de unas camisetas
(Small, Medium, Large y X-Large).

Paso 1: 

Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

Paso 2:  

Haz clic en la pestaña Datos. Luego, ubica y haz clic en el comando Ordenar.

Paso 3:   

Se abrirá el cuadro de diálogo Ordenar. Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el

campo Columna e identifica aquella que quieres ordenar. En este ejemplo, elegiremos Talla. 

Paso 4: 

Asegúrate de que el campo Ordenar según muestre el ítem Valores.

 Tarea 1 Ms Excel

Paso 5:  

Haz clic en la flecha desplegable del campo Orden y selecciona Lista personalizada.

Paso 6:  

Selecciona la opción NUEVA LISTA y escribe cómo deseas ordenar los datos en el

cuadro Entradas de lista. En este ejemplo ordenaremos las camiseta por tallas, de menor a
mayor.

Paso 7:  

Haz clic en Agregar para guardar la lista y finaliza haciendo clic en el Aceptar. Verás que la hoja
de cálculo se ordenará  por tallas así: Small, Medium, Large y X-Large.
 Tarea 1 Ms Excel

- Ordenar por color de celda, fuente o ícono

Ordenar datos por color de fuente:

Paso 1:   

Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. 

Paso 2:  

En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo. 

Paso 3:  

En el cuadro de diálogo, haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e

identifica aquella que vas a ordenar.
 Tarea 1 Ms Excel

Paso 4:  

Ahora, en el campo Ordenar según, haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona alguna de las
opciones del menú desplegable. En este ejemplo, elegiremos Color de fuente.

Paso 5:  

En el campo Criterio de ordenación, haz clic en las flechas para abrir los menús desplegables y
así, seleccionar un color y la parte en que quieres que se vea el mismo. 

Paso 6:  

Haz clic en el botón Aceptar. Verás que los datos quedan ordenados por su atributo de color.
 Tarea 1 Ms Excel

- Ordenar datos por categoría

Otra de las características de la ordenación personalizada es la selección de múltiples niveles que

te permite organizar varias columnas a la vez con diferentes criterios. Así tienes más control sobre
la organización de los datos. Solo sigue estos pasos:

Paso 1:

Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

Paso 2: 

En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo.

Paso 3: 

Identifica el primer elemento que deseas ordenar. En este ejemplo, vamos a ordenar la
columna Apellido por orden alfabético.

Paso 4: 

Ahora, haz clic en la opción Agregar Nivel para añadir otro elemento.

Paso 5: 
 Tarea 1 Ms Excel

Identifica el siguiente elemento que quieres ordenar. Aquí, vamos a ordenar la columna Edad de
menor a mayor.

Paso 6: 

Para terminar, haz clic en Aceptar. Verás que la lista de funcionarios queda organizada
alfabéticamente y por su edad.

- Agrupar los datos de una hoja de cálculo

Agrupar los datos que tienes en una hoja de cálculo es útil para organizarlos. De esta manera
podrás hacer análisis rápidos utilizando el comando Subtotal y además, decidir si quieres ocultar o
mostrar información. Veamos de qué se trata.

El comando Subtotal se puede utilizar para organizar la hoja de cálculo de muchas maneras.

Utiliza funciones comunes como SUM, COUNT, AVG y más, para resumir los datos y colocarlos en
un grupo.

- Agrupar datos con Subtotal

Vamos a suponer que vendes camisetas y necesitas saber cuántas debes entregar por talla. Sigue
estos pasos:

Paso 1:

Ordena los datos de acuerdo a lo que quieras contar. En este ejemplo, vamos a organizar la hoja
de trabajo por talla de camiseta. 
 Tarea 1 Ms Excel

Paso 2: 

Selecciona una celda vacía que esté justo sobre los datos que vas a contar. Luego, haz clic en la
ficha Datos y ubica el grupo Esquema.

Paso 3:

Haz clic en el comando Subtotal. Verás una ventana pequeña con una advertencia. Allí, pulsa el
botón Aceptar. A continuación, se desplegará el cuadro de diálogo Subtotales.

Paso 4: 

En el campo Para cada cambio en, haz clic en la columna que contiene los datos que vas a
contar. En este caso, elegiremos la columna Talla.

Paso 5:  

En el campo Usar función, selecciona una de las opciones disponibles en la lista. Aquí, vamos a
utilizar la función CONTAR para obtener el total de camisetas por talla.

Paso 6: 

Ahora, en el campo Agregar subtotal a, selecciona la columna en la que aparecerá el conteo. En

este caso, vamos a elegir la columna Talla.
 Tarea 1 Ms Excel

Paso 7:

Para terminar, haz clic en Aceptar.

- Mostrar u ocultar datos

Ocultar grupos es una buena idea cuando tienes mucha información y necesitas ver solo lo
necesario. Veamos cómo hacerlo.

Paso 1: 

Haz clic en el signo menos, también conocido como el símbolo Ocultar detalle, para contraer el
grupo.

Paso 2:
 Tarea 1 Ms Excel

Haz clic en el signo más, también conocido como el símbolo Mostrar detalle, para ampliar el grupo
de nuevo.

Para realizar este procedimiento también puedes utilizar los comandos de la

pestaña Datos ubicados en el grupo Esquema.

- Grupos por niveles

Los grupos, en función de su jerarquía, se colocan en diferentes niveles. De esta manera, puedes
ver tanta información como quieras haciendo clic en los símbolos de nivel ubicados a la izquierda
de la hoja de cálculo.

Paso 1: 

Haz clic en el nivel más alto (en este ejemplo, nivel 3) para ver y expandir todos los grupos.
Cuando visualizas los grupos por su nivel más alto, obtienes la totalidad de los datos que se
encuentran en la hoja de cálculo.
 Tarea 1 Ms Excel

Paso 2:

Haz clic en el siguiente nivel (en este ejemplo, nivel 2) para ocultar el detalle del nivel anterior. En
este ejemplo, el nivel 2 contiene cada subtotal.

Paso 3:

Haz clic en el nivel más bajo (nivel 1) para visualizar el nivel más bajo de detalle. En este ejemplo,
el nivel 1 sólo contiene el total general.  
 Tarea 1 Ms Excel

Guardar un libro con otro formato de archivo

La mayor parte del tiempo, probablemente deseará guardar los libros en el formato de archivo
actual (.xlsx). Sin embargo, quizás necesite guardar un libro en otro formato de archivo, tal como
en el formato de una versión anterior de Excel, un archivo de texto o un archivo PDF o XPS. Tenga
en cuenta que cuando guarde un libro en otro formato, es posible que no se guarden todos sus
formatos, datos y características.

Para obtener una lista de los formatos de archivo (también conocidos como tipos de archivo) que
puede o no abrir o guardar en Excel 2013, consulte Formatos de archivo que admite Excel al final
de este artículo.

1. Abra el libro que desee guardar.

2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

3. En Sitios, seleccione el lugar donde desea guardar el libro. Por ejemplo,

seleccione OneDrive para guardarlo en una ubicación web o en Equipo para guardarlo en
una carpeta local, tal como la carpeta Documentos.
 Tarea 1 Ms Excel

4. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación deseada.

5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo deseado. Haga clic en
las flechas para desplazarse a los formatos de archivo que no se vean en la lista.

6. En el cuadro Nombre de archivo, acepte el nombre sugerido o escriba otro nombre para

el libro.

Abrir un libro existente

 Tarea 1 Ms Excel

La apertura de un libro existente hace que se cargue en la memoria del ordenador un determinado
documento de hoja de cálculo, permitiéndonos así consultar su contenido o realizar las
modificaciones necesarias. La apertura de un libro se efectúa mediante el procedimiento siguiente:

1. Elija el comando Abrir del menú Archivo.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir (véase figura 5.1). Las opciones disponibles son las
siguientes:

 Hacer clic en la lista Buscar en y seleccionar el sitio FTP o la unidad y carpeta locales en
la que se encuentra almacenado el libro que se desee abrir. También podrá seleccionar un
libro en uno de los accesos directos de la Barra de ubicaciones, situada en el lado
izquierdo del cuadro de diálogo Abrir, y que permiten ver el contenido de las carpetas
Historial, Mis documentos o Personal, Escritorio y Mis sitios de red. Haga clic en un acceso
directo para ver su contenido.

 En el recuadro Nombre podrá escribir el nombre (o cualquier parte de él) del libro que se

desee abrir o seleccionarlo en la lista.

 Haga clic en el botón de flecha situado a la derecha del botón Abrir y elija el

comando Abrir como de sólo lectura para abrir el libro; de esta forma solo podrá verlo sin
poder modificarlo.

 Haga clic en el comando Conectar a una unidad de red para conectarse a un

determinado recurso compartido de la red.

3. Haga clic en el botón Abrir o pulse la tecla ENTRAR.

Si Microsoft Excel ya estuviera abierto con otro libro el nuevo se añadiría en una nueva ventana de
documento).

Guardar un libro

Guardar un libro es almacenar en disco ficheros de hoja de cálculo, con todo su contenido: datos,
valores, fórmulas, formatos. Se puede utilizar para grabar nuevos documentos o para reemplazar al
ya existente cuando se han realizado modificaciones sobre él.

El archivo donde se almacenan los datos es denominado por Excel Libro de trabajo. Cada libro de
trabajo puede contener varias hojas (el libro predeterminado se abre con tres hojas de cálculo,
aunque se puede modificar este valor, como hemos tratado en el epígrafe 4.5.1).

- Cuando se graba un documento por primera vez

1. Elija el comando Guardar como del menú Archivo o haga clic en el botón Guardar de la

barra de herramientas de acceso rápido.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como (véase figura 5.5). Seleccione la unidad y

carpeta donde desee guardar el archivo y proporciónele un nombre en el cuadro de
texto Nombre de archivo. Excel, automáticamente le asignará el tipo Libro de Microsoft
Excel (*.xlsx).
 Tarea 1 Ms Excel

Figura 5.5. Cuadro de diálogo Guardar como.

Para simplificar la búsqueda de los documentos, podrá usar nombres de archivos largos y
descriptivos. La ruta de acceso al archivo, incluidos letra de unidad, nombre de servidor, ruta de la
carpeta y nombre del archivo pueden contener hasta 218 caracteres. Los nombres de archivos no
pueden contener los siguientes caracteres: barra oblicua (/), barra inversa (\ ), signo mayor que (>),
signo menor que (<), asterisco (*), interrogación de cierre (?), comillas dobles («), barra vertical (|),
dos puntos (:), punto y coma (;).

3. Haga clic en el botón Guardar.

- Cuando se grabe periódicamente durante la sesión de trabajo, o en sesiones posteriores,

es decir, cuando ya se ha grabado anteriormente

Seleccione el comando Guardar del menú Archivo o haga clic en el botón Guardar de la barra de

herramientas de acceso rápido; Excel lo grabará en el mismo destino y con el mismo nombre.

- Guardar con otro formato

1. Elija el comando Guardar como del menú Archivo.

2. Seleccione el cuadro de lista Guardar como tipo (véase figura 5.5) y elija el tipo de

formato en la lista. Escriba el nombre del fichero y seleccione el destino donde desea
guardarlo y haga clic en el botón Aceptar o pulse la tecla ENTRAR.
 Tarea 1 Ms Excel

Referencia:

1) Soporte de Microsoft. Microsoft. 2021. [Citado 21 de Noviembre de 2021]. Recuperado a

partir de: https://support.microsoft.com/es-es/office/
2) Microsoft Excel. 2010. [Citado 21 de Noviembre de 2021]. Recuperado a partir
de:https://edu.gcfglobal.org/es/microsoft-excel-2010/ordenar-los-datos-por-criterios-
personalizados/1/
3) ¿Qué es Microsoft Excel? Apen30.España. [Citado 21 de Noviembre de 2021].
Recuperado a partir de: https://apen.es/glosario-de-informatica/microsoft-excel/
4) Moverse entre hojas de Excel. Excel total.2021. [Citado 21 de Noviembre de 2021].
Recuperado a partir de: https://exceltotal.com/moverse-entre-hojas-de-excel/
5) La pantalla principal de Excel. [Citado 21 de Noviembre de 2021]. Recuperado a partir
de: https://sites.google.com/site/comicsmarvydcs/partes-de-excel